§ 44

§ 44. 1. Księgi rachunkowe oraz dowody. na których podstawie dokonywane są w nich zapisy, powinny być przechowywane w siedzibie ubezpieczyciela lub jego samo-dzielnie bilansujących placówek organizacyjnych. Mogą one przejściowo znajdować się w innej jednostce, której powie-rzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ubezpieczyciele mają obowiązek zawiadomić właściwy terytoriahie urząd skarbowy o przejściowym przekazaniu ksiąg rachmkowych i dowodów księgowych poza ich siedzibę. 2. Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu spra-wozdawczego wszelkie dowody księgowe i ich zestawienia, które stanowiły podstawę księgowań, oraz dokumenty in-wentaryzacyjne należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunko-wych i przechowywać w sposób zapewniający ich nienaru-szalność i łatwe odszukanie. 3. Po zakończeniu księgowań dotyczących minionego roku obrotowego księgi rachunkowe należy przecrowywać w siedzibie ubezpieczyciela lub w jego placówkach samo-. dzielnie bilansujących w sposób określony w ust. 2. Księgi wiązane lub konta, które zgodnie z § 16 ust. 2 zostaną wykorzystane w latach następnych. wyłącza się z prcwadzo-nych dla minionego roku obrotowego ksiąg rachunkowych i rozpoczyna ich przechowywanie po całkowitym zapisaniu i zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły ostatnie dokonane w nich zapisy. 4. Do przechowywania sprawozdań finansow~ch sto-suje się odpowiednio przepis ust. 2. 5. Dowody księgowe, dokumenty inwentary~acyjne, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe, upolZądko­wane i podzielone na odpowiednie zbiory, zwam dalej zbiorami dokumentacji księgowej. oznacza się: 1) nazwą ubezpieczyciela, do którego należą, 2) znakiem wskazującym rodzaj grupy tematycznej zbioru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentary:acyjne itd.), 3) symbolem kwalifikacyjnym akt (kategoria A lub B): a) symbol A oznacza materiały archiwalne przecnowy-wane trwale, b) symbol B, wraz z oznaczoną cyfrą arabską lic!bą lat przechowywania, oznacza dokumentację niearchi-walną. którą po upływie czasu przechow~wania przekazuje się na makulaturę. Poz. 23 4) określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego doty-czy grupa tematyczna zbioru, 5) pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kart ksiąg rachun-kowych itp. lub innym oznaczeniem części zbioru doku-mentacji księgowej. pozwalającym stwierdzić jego kom-pletność. 6. Ubezpieczyciele, którzy ulegają przekształceniu. za-kończyli likwidację lub postępowanie upadłościowe, zawia-domią właściwy dla ich siedziby urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbiorów dokumentacji księgowej. 7. Zbiory dokumentacji księgowej ubezpieczyciela za zgodą kierownika mogą być udostępnione osobie trzeciej. 8. Wydanie dowodów, dokumentów itp. ze zbiorów dokumentacji księgowej może nastąpić wyłącznie za pisem-ną zgodą kierownika. 9. Archiwa państwowe przejmują od ubezpieczycieli tę część dokumentacji księgowej, która stanowi materiały ar-chiwalne trwale przechowywane według zasad określonych w odrębnych przepisach.