art. 23a

Art. 23a.45) 1. Punkt kontaktowy, przy użyciu systemu teleinformatycznego, prowadzi system zarządzania sprawami, dotyczący co najmniej: 1) wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1 i 2, odmowy udzielenia informacji na taki wniosek, wniosków w sprawie uzupełnienia wniosku o udzielenie informacji lub przeka-zania wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku; 2) wymiany korespondencji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi w sprawie wniosku o udzielenie informacji składanego przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmioty uprawnione; 3) informacji udzielonych podmiotom, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1. 2. System zarządzania sprawami zawiera minimalne wymogi funkcjonalne, obejmujące co najmniej: 1) datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji; 2) numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji; 3) nazwę i dane kontaktowe podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, składającego wniosek o udzielenie informacji; 41) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 19 lit. c ustawy, o której mowa w odnośniku 2. 42) W brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 20 lit. a ustawy, o której mowa w odnośniku 2. 43) Przez art. 1 pkt 20 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 2. 44) Przez art. 1 pkt 21 ustawy, o której mowa w odnośniku 2. 45) Dodany przez art. 1 pkt 22 ustawy, o której mowa w odnośniku 2. Dziennik Ustaw – 17 – Poz. 230 4) termin udzielenia odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji, w tym informację dotyczącą wniosków, które mają charakter pilny; 5) oznaczenie postępowania, w związku z którym złożono wniosek o udzielenie informacji; 6) przedmiot wniosku o udzielenie informacji; 7) wskazanie daty oraz sposobu rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji; 8) informacje dotyczące korespondencji punktu kontaktowego z podmiotami uprawnionymi, w tym datę i godzinę prze-kazania wniosku o udzielenie informacji oraz datę i godzinę uzyskania odpowiedzi na wniosek złożony przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1; 9) podstawę odmowy przekazania informacji; 10) wskazanie daty wystąpienia o uzupełnienie wniosku o udzielenie informacji lub przekazanie wyjaśnień w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wniosku o udzielenie informacji; 11) wskazanie daty i godziny wystąpienia do organu prowadzącego postępowanie karne o wyrażenie zgody na udzielenie informacji oraz daty i godziny przekazania informacji po uzyskaniu zgody; 12) numer referencyjny prowadzonej w systemie sprawy. 3. System zarządzania sprawami spełnia wymogi funkcjonalne pozwalające na tworzenie statystyk do celów oceny i monitorowania wymiany informacji z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. 4. System teleinformatyczny, przy użyciu którego punkt kontaktowy prowadzi system zarządzania sprawami, zapewnia w szczególności: 1) zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające dostęp osobie nieuprawnionej; 2) możliwość ustalenia osoby uzyskującej dostęp do systemu zarządzania sprawami oraz wykonanych operacji przetwa-rzania zgromadzonych w nim danych; 3) interoperacyjność z kanałem komunikacji wykorzystującym aplikację sieci bezpiecznej wymiany informacji SIENA, kanałem komunikacji udostępnianym przez Międzynarodową Organizację Policji Kryminalnej – Interpol oraz przez Krajowy System Informatyczny (KSI); 4) możliwość weryfikacji wniosków o udzielenie informacji składanych przez podmioty, o których mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, z informacjami zgromadzonymi w systemie zarządzania sprawami; 5) monitorowanie wymaganych terminów udzielenia informacji na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 1 ust. 1 pkt 1, lub podmiotu uprawnionego. 5. Punkt kontaktowy przetwarza dane osobowe zgromadzone w systemie zarządzania sprawami tak długo, jak jest to konieczne, i proporcjonalnie do realizacji zadań, o których mowa w art. 5, a następnie nieodwracalnie usuwa te dane. 6. Punkt kontaktowy systematycznie, nierzadziej niż co 2 lata, weryfikuje dane zgromadzone w systemie zarządzania sprawami, usuwając dane zbędne. Pierwszą weryfikację punkt kontaktowy przeprowadza niepóźniej niż 6 miesięcy po za-kończeniu wymiany informacji.