§ 7

§ 7. 1. Uznaje się, że koszty kwalifikowalne zostały poniesione w wyniku wyboru przez podmiot uprawniony wykonawcy danego zamówienia publicznego z zachowaniem konkurencyjnego trybu jego wyboru, jeżeli: 1) wybór tego wykonawcy nastąpił na podstawie najkorzystniejszej oferty spośród ofert: a) otrzymanych od podmiotów niepowiązanych osobowo lub kapitałowo z podmiotem uprawnionym, b) złożonych w terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym, c) których treść odpowiada treści zapytania ofertowego, d) spełniających warunki określone w zapytaniu ofertowym; 2) koszty te zostały poniesione na podstawie umowy zawartej z wybranym wykonawcą, zgodnej z ofertą złożoną przez tego wykonawcę, a w przypadku gdy umowa została zmieniona, jeżeli możliwość zmiany tej umowy została przewidziana w zapytaniu ofertowym i zmiana ta jest zgodna z warunkami przewidzianymi w tym zapytaniu. 2. Przez najkorzystniejszą ofertę należy rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów określonych przez podmiot uprawniony w zapytaniu ofertowym. 3. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a, rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem uprawnionym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu w odniesieniu do danego zamówienia publicznego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające na: 1) uczestniczeniu jako wspólnik w spółce cywilnej lub osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji spółki kapitałowej; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; 5) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tego podmiotu lub tych osób. 4. Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia publicznego, który: a) jest jednoznaczny i wyczerpujący, uwzględniający wszystkie wymagania i okoliczności, w tym termin realizacji zamówienia publicznego, mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, b) nie odnosi się do określonego wyrobu lub źródła, szczególnych sposobów postępowania lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności, 2) informację o możliwości składania ofert częściowych, jeżeli przedmiot zamówienia publicznego jest podzielny i podmiot uprawniony dopuścił taką możliwość, 3) warunki udziału w postępowaniu, które nie utrudniają uczciwej konkurencji oraz zapewniają równe traktowanie wykonawców, oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, 4) kryteria oceny oferty, które nie utrudniają uczciwej konkurencji oraz zapewniają równe traktowanie wykonawców, oraz informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, 5) opis sposobu przyznawania punktów za spełnienie danego kryterium oceny oferty, 6) wskazanie miejsca i terminu składania ofert umożliwiających przygotowanie i złożenie oferty, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni, a w przypadku zamówień publicznych dotyczących remontu i modernizacji - 14 dni, licząc od dnia przesłania zapytania ofertowego - i jest upubliczniane przez przesłanie co najmniej trzem potencjalnym wykonawcom, a gdy jest ich mniej niż trzech - każdemu z nich, a także przez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu uprawnionego, jeżeli posiada on taką stronę. 5. Przed upływem terminu złożenia ofert podmiot uprawniony może zmodyfikować zapytanie ofertowe, jeżeli: 1) zmodyfikowane zapytanie ofertowe zostanie upublicznione przed upływem terminu złożenia oferty przez przesłanie do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których zostało przesłane zapytanie ofertowe, oraz przez przesłanie do wszystkich potencjalnych wykonawców, od których otrzymał ofertę, a także przez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu uprawnionego, jeżeli posiada on taką stronę; 2) w zmodyfikowanym zapytaniu ofertowym zostanie wskazany nowy termin złożenia oferty dostosowanej do tego zapytania dłuższy od pierwotnego terminu składania ofert o nie mniej niż 3 dni, a w przypadku zamówień publicznych dotyczących remontu i modernizacji - 7 dni. 6. Informację o wyborze wykonawcy upublicznia się przez przesłanie jej wszystkim potencjalnym wykonawcom, do których zostało przesłane zapytanie ofertowe, oraz przez przesłanie wszystkim potencjalnym wykonawcom, którzy złożyli ofertę, a także przez umieszczenie na stronie internetowej podmiotu uprawnionego, jeżeli posiada on taką stronę. 7. Z przebiegu postępowania w sprawie wyboru przez podmiot uprawniony wykonawcy zamówienia publicznego sporządza się protokół zawierający co najmniej: 1) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez podmiot uprawniony; 2) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty oraz podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na warunki udziału w tym postępowaniu i kryteria oceny ofert; 3) informację w sprawie spełnienia przez oferentów warunków udziału w tym postępowaniu; 4) opis sposobu przyznawania punktów za spełnienie danego kryterium oceny oferty; 5) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru; 6) datę sporządzenia protokołu i podpis osoby upoważnionej przez podmiot uprawniony do podejmowania czynności w jego imieniu; 7) następujące załączniki: a) kopie przesłanych potencjalnym wykonawcom zapytań ofertowych oraz - w przypadku modyfikacji zapytania ofertowego - kopie przesłanych zmodyfikowanych zapytań ofertowych, a także dokumenty potwierdzające ich przesłanie, b) dokument, na którym jest utrwalona treść strony internetowej podmiotu uprawnionego, potwierdzający zamieszczenie na tej stronie zapytania ofertowego oraz - w przypadku modyfikacji zapytania ofertowego - zmodyfikowanego zapytania ofertowego, w tym dokument, na którym jest utrwalona treść strony internetowej z uwidocznionymi datą zamieszczenia i okresem, przez który zapytanie ofertowe było upublicznione, c) złożone oferty, d) oświadczenia podmiotu uprawnionego, każdej osoby upoważnionej do zaciągania zobowiązań w imieniu podmiotu uprawnionego w odniesieniu do danego zamówienia publicznego oraz każdej osoby wykonującej w imieniu podmiotu uprawnionego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy o braku powiązań kapitałowych i osobowych z potencjalnymi wykonawcami, którzy złożyli oferty, e) dokumenty potwierdzające upublicznienie, zgodnie z ust. 6, informacji o wyborze wykonawcy, f) kopię umowy zawartej z wykonawcą, g) inne dokumenty potwierdzające przebieg tego postępowania. 8. Przebieg postępowania w sprawie wyboru przez podmiot uprawniony wykonawcy zamówienia publicznego dokumentuje się dokumentami sporządzonymi w postaci papierowej lub elektronicznej.