§ 15 ust. 1

§ 15. 1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:a) poświadczoną przez uczelnię kopię:– dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,–5) dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia posiadającego dyplom w postaci papierowej,aa)6) informację o posiadaniu dyplomu ukończenia studiów w repozytorium dyplomów elektronicznych, o którym mowa w art. 347a ust. 1 ustawy, zwanym dalej „RDE”, wraz z identyfikatorem tego dyplomu w RDE – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia posiadającego dyplom w postaci elektronicznej,b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziem-ców – również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;3) podpisany przez studenta akt ślubowania;4) (uchylony);5) karty okresowych osiągnięć studenta;6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;7) pracę dyplomową;8) recenzję pracy dyplomowej;9) protokół egzaminu dyplomowego;10)7) dyplom ukończenia studiów w postaci papierowej – egzemplarz do akt;11)7) suplement do dyplomu w postaci papierowej – egzemplarz do akt;12)7) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu oraz odpisów tych dokumentów w po-staci papierowej, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania;13)8) informację o wydaniu dyplomu ukończenia studiów w RDE wraz z identyfikatorem tego dyplomu w RDE;14)8) informację o wydaniu suplementu do dyplomu w RDE wraz z identyfikatorem tego suplementu w RDE;15)8) informację o wydaniu odpisu dyplomu w RDE;16)8) informację o wydaniu odpisu suplementu do dyplomu w RDE.5) W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 19 czerwca 2026 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie studiów (Dz. U. poz. 832), które weszło w życie z dniem 30 czerwca 2026 r.6) Dodana przez § 1 pkt 1 lit. a tiret drugie rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5.7) W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5.8) Dodany przez § 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5. Dziennik Ustaw – 10 – Poz. 1207 2. Decyzje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.2a. W przypadku gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.2b. Jeżeli w uczelni jest prowadzona baza pisemnych prac dyplomowych, zapewniająca ich przechowywanie co naj-mniej przez okres, o którym mowa w ust. 4, w teczce akt osobowych studenta zamiast pracy dyplomowej może być prze-chowywana informacja o przechowywaniu pracy dyplomowej w tej bazie zawierająca dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie.3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej, w celu włączenia do niej doku-mentu, który został sporządzony w postaci papierowej, sporządza się odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika uczelni albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni. Dokument sporządzony w postaci papierowej brakuje się.3a. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu sporządza się w formacie PDF, zapewniając jego czytelność oraz stosując zasadę, zgodnie z którą jeden plik PDF odpowiada jednemu odwzorowywanemu dokumentowi.3b. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego spo-rządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.3c. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 10 i 11, przechowuje się w niej odwzorowania cyfrowe dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu, sporządzone zgodnie z ust. 3 zdanie pierwsze i ust. 3a.4.9) Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 i 3, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.