§ 13

§ 13. 1. W przypadku uzasadnionej konieczności wyłączenia z akt osobowych dokumentu:1) na stałe – w miejsce tego dokumentu włącza się notatkę służbową funkcjonariusza lub pracownika realizującego za-gadnienia kadrowe określającą nazwę dokumentu i przyczynę wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowy-wania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu; przepisy § 14 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio;2) czasowo – w miejsce tego dokumentu włącza się kserokopię wyłączonego dokumentu wraz z odręczną adnotacją funkcjonariusza lub pracownika realizującego zagadnienia kadrowe określającą przyczyny wyłączenia dokumentu oraz miejsce jego przechowywania, datę wyłączenia dokumentu oraz datę wystawienia i sygnaturę dokumentu.2. W razie konieczności przesłania akt osobowych funkcjonariusza do sądu, prokuratury lub innego uprawnionego organu państwowego funkcjonariusz lub pracownik realizujący zagadnienia kadrowe, który prowadził akta osobowe funkcjonariusza, odwzorowuje cyfrowo wszystkie dokumenty znajdujące się w częściach A, B, C i D akt osobowych funkcjonariusza, w szczególności w formie skanów. W celu przechowywania dokumentów wytworzonych po przesłaniu akt osobowych pro-wadzi się akta zastępcze w formie papierowej do momentu zwrotu akt osobowych. W okresie prowadzenia akt zastępczych przepisy § 4 ust. 1–3, § 6–12 i § 14 ust. 1–5 stosuje się odpowiednio.3. Odwzorowane cyfrowo akta osobowe są przechowywane w systemie teleinformatycznym zapewniającym:1) zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian;3) stały dostęp do dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym;4) funkcjonalność wydruku dokumentacji.4. Po zwrocie akt osobowych dokumenty włączone do akt zastępczych w okresie, o którym mowa w ust. 2, wpina się odpowiednio do części A, B, C i D akt osobowych. Dziennik Ustaw – 6 – Poz. 578 § 14. 1. Wpisów w aktach osobowych i na dokumentach włączonych do akt dokonuje się w sposób czytelny, niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie treści dokonywanych zapisów. Koniecznych zmian wpisu lub popra-wek dokonuje się w miarę możliwości w tej samej rubryce.3. Zmian lub poprawek dokonuje się przez:1) skreślenie kolorem czerwonym dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności wpisu;2) wpisanie właściwej treści, umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej zmiany lub poprawki.4. Zmiany we wpisach znajdujących się na zewnętrznych stronach okładki akt osobowych nanosi się w takim kolorze, jakim został naniesiony zmieniany wpis, przez skreślenie dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytel-ności tego wpisu; przepisu ust. 3 pkt 2 nie stosuje się.5. Akta osobowe prowadzi się i przechowuje w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym oraz zapewniający zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.6. Akta osobowe po zakończeniu ich prowadzenia przekazuje się do archiwum zakładowego właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia służby przez funkcjonariusza.