art. 38

Artykuł 38 Przepisy ogólne 1. Bez uszczerbku dla odpowiedzialności Komisji za wykonanie ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich Państwa Członkowskie biorą w pierwszej instancji odpowiedzialność za finansową kontrolę pomocy. W tym celu podjęte środki obejmują: a) sprawdzenie zarządzania i uzgodnień dotyczących kontroli zostały ustanowione i są wykonywane w sposób zapewniający efektywne i prawidłowe wykorzystanie funduszy Wspólnoty; b) dostarczenie Komisji opisu tych rozwiązań; c) zapewnienie, że pomoc jest zarządzana zgodnie ze wszystkimi stosowanymi regułami wspólnotowymi, a środki postawione do ich dyspozycji są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami; d) poświadczenie, że deklaracje wydatków przedstawione Komisji są właściwe, oraz zapewnienie, że wynikają one z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach uzupełniających; e) zapobieganie, wykrywanie i poprawianie nieprawidłowości, informowanie o nich Komisji zgodnie z przepisami oraz informowanie Komisji o postępie postępowań administracyjnych i procedur sądowych; f) przedstawienie Komisji, po zakończeniu danej pomocy, deklaracji przygotowanej przez osobę lub departament, posiadający funkcje niezależne od wyznaczonego organu zarządzającego. Deklaracja ta zawiera streszczenie wniosków z kontroli prowadzonych w poprzednich latach, jak również ocenę ważności wniosku o płatność salda końcowego oraz legalności i prawidłowości transakcji objętych końcowym poświadczeniem wydatków. Jeżeli Państwa Członkowskie uznają to za konieczne, mogą dołączyć własną opinię do wyżej wymienionego poświadczenia; g) współpraca z Komisją w celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty są wykorzystywane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami; h) windykacja kwot utraconych w wyniku stwierdzonych nieprawidłowości wraz z naliczeniem, gdzie sytuacja tego wymaga, odsetek za zwłokę. 2. Komisja w ramach odpowiedzialności za wykonanie ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich zapewnia, że Państwa Członkowskie mają sprawnie funkcjonujące systemy zarządzania i kontroli, tak że wspólnotowe fundusze wykorzystywane są skutecznie i prawidłowo. W tym celu, bez uszczerbku dla kontroli prowadzonych przez Państwa Członkowskie zgodnie z krajowymi przepisami ustawowymi, wykonawczymi i administracyjnymi, urzędnicy Komisji lub pracownicy mogą, zgodnie z ustaleniami uzgodnionymi z Państwem Członkowskim w ramach współpracy opisanej w ust. 3, prowadzić kontrole na miejscu, w tym kontrole wyrywkowe, w zakresie operacji finansowanych przez fundusze oraz systemów zarządzania i kontroli, przy czym konieczne jest zawiadomienie o kontroli przynajmniej na jeden dzień roboczy przed jej rozpoczęciem. Komisja powiadamia dane Państwo Członkowskie, mając na uwadze otrzymanie wszelkiej niezbędnej pomocy. Urzędnicy lub pracownicy danego Państwa Członkowskiego mogą brać udział w takich kontrolach. Komisja może zażądać od danego Państwa Członkowskiego przeprowadzenia kontroli na miejscu w celu sprawdzenia prawidłowości jednej lub więcej transakcji. Urzędnicy lub pracownicy Komisji mogą brać udział w takich kontrolach. 3. Komisja i Państwa Członkowskie na podstawie dwustronnych ustaleń administracyjnych współpracują w zakresie koordynowania planów, metod i wykonania kontroli, tak aby maksymalizować użyteczność prowadzonych kontroli. Niezwłocznie wymieniają wyniki przeprowadzonych kontroli. Przynajmniej raz w roku, a w każdym razie przed rocznym przeglądem, przewidzianym w art. 34 ust. 2, następujące elementy zostaną zbadane i ocenione: a) wyniki kontroli przeprowadzanych przez Państwo Członkowskie i Komisję; b) wszelkie uwagi zgłoszone przez inne krajowe lub wspólnotowe organy lub instytucje kontrolne; c) finansowe oddziaływanie stwierdzonych nieprawidłowości, kroków już podjętych lub wymaganych w zakresie ich poprawienia i, w miarę potrzeby, dostosowania systemów zarządzania i kontroli. 4. Po przeprowadzeniu badania i oceny i z zastrzeżeniem dla środków, które mają być podjęte niezwłocznie przez Państwo Członkowskie w ramach niniejszego artykułu i art. 39, Komisja może sformułować uwagi, szczególnie w zakresie finansowego oddziaływania stwierdzonych nieprawidłowości. Uwagi te są adresowane do Państwa Członkowskiego i organu zarządzającego daną pomocą. Do uwag mogą być dołączone, w danym przypadku, wnioski o podjęcie działań naprawczych w celu usunięcia błędów powstałych w wyniku ograniczeń w zakresie zarządzania oraz skorygowania tych nieprawidłowości, które nie zostały jeszcze skorygowane. Państwo Członkowskie ma możliwość ustosunkowania się do tych uwag. W przypadku gdy w wyniku lub przy braku opinii Państwa Członkowskiego odnoszących się do wyżej wymienionych uwag Komisja przyjmuje wnioski, Państwo Członkowskie w nieprzekraczalnym terminie podejmuje konieczne kroki, zgodne z wymogami Komisji, i powiadamia Komisję o swoich działaniach. 5. Bez uszczerbku dla niniejszego artykułu Komisja, po odpowiednim sprawdzeniu, może zawiesić całość lub część płatności okresowej, jeżeli stwierdzi, że dany wydatek wiąże się z poważną nieprawidłowością, która nie została skorygowana, i konieczne jest natychmiastowe działanie. Komisja powiadamia dane Państwo Członkowskie o podjętym działaniu i jego przyczynach. Jeśli po upływie pięciu miesięcy powód zawieszenia płatności nie został usunięty lub Państwo Członkowskie nie powiadomiło Komisji o środkach podjętych w celu skorygowania poważnej nieprawidłowości, mają zastosowanie przepisy ustanowione na mocy art. 39. 6. W okresie trzech lat, o ile nie zostanie to inaczej postanowione w dwustronnych uregulowaniach administracyjnych, od wypłaty przez Komisję ostatniej raty dla danej pomocy, odpowiedzialne organy zachowają w imieniu Komisji wszystkie dokumenty towarzyszące (albo oryginały, albo wersje poświadczające będą w zgodności zgodne z oryginałami na powszechnie akceptowanych nośnikach danych), dotyczące wydatków i kontroli związanych z daną pomocą. Termin ten zostanie zawieszony w przypadku postępowania prawnego lub na należycie uzasadniony wniosek Komisji.