art. 51

Artykuł 51 Dostępność dokumentów 1.   Na żądanie instytucja zarządzająca zapewnia udostępnienie Komisji i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkich dokumentów pomocniczych dotyczących wydatków wspieranych z Funduszu na rzecz operacji, w przypadku których łączne publiczne wydatki kwalifikowalne wynoszą mniej niż 1 000 000 EUR; instytucja zarządzająca udostępnia je przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto wydatki dotyczące danej operacji. W przypadku operacji innych niż operacje, o których mowa w akapicie pierwszym, wszystkie dokumenty pomocnicze udostępnia się przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. W przypadku operacji, których łączna kwota kwalifikowalnych wydatków nie przekracza 1 000 000 EUR, instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o zastosowaniu zasady, o której mowa w akapicie drugim. Okres, o którym mowa w akapicie pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji. 2.   Instytucja zarządzająca informuje beneficjentów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust. 1. 3.   Dokumenty przechowuje się bądź w formie oryginałów, bądź ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej. 4.   Dokumenty przechowuje się w formie, która pozwala na zidentyfikowanie podmiotów danych przez czas nie dłuższy niż jest to konieczne do celów, dla których dane były gromadzone lub dla których są przetwarzane dalej. 5.   Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych na powszechnie akceptowanych nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana przez organy krajowe i gwarantuje, że wersje te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu. 6.   Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa gwarantujące, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu.