art. 4

Artykuł 4 Wymogi w zakresie zarządzania i konfliktów interesów 1.   Administrator posiada solidne rozwiązania w zakresie zarządzania, obejmujące wyraźną strukturę organizacyjną z dobrze określonymi, przejrzystymi i spójnymi rolami i podziałem odpowiedzialności wszystkich osób biorących udział w opracowywaniu wskaźnika referencyjnego. Administrator podejmuje odpowiednie działania, aby wykrywać wystąpienie konfliktów interesów pomiędzy sobą, w tym swoimi kierownikami, pracownikami lub innymi osobami bezpośrednio i pośrednio związanymi z nim przez kontrolę, a podmiotami przekazującymi dane lub użytkownikami, aby zapobiegać tym konfliktom lub nimi zarządzać, oraz aby zapewnić, aby w sytuacji, w której proces wyznaczania wskaźnika referencyjnego wymaga oceny lub swobody uznania, dokonanie oceny lub skorzystanie ze swobody uznania przebiegało niezależnie i uczciwie. 2.   Pod względem operacyjnym opracowywanie wskaźnika referencyjnego odbywa się niezależnie od jakiejkolwiek części działalności administratora, która może powodować rzeczywisty lub potencjalny konflikt interesów. 3.   W przypadku gdy konflikt interesów występuje w ramach administratora ze względu na jego strukturę własnościową, udziały kontrolujące lub inne działania prowadzone przez podmiot będący właścicielem lub kontrolujący administratora lub podmiot, który jest własnością administratora lub jest przez niego kontrolowany, lub przez podmiot powiązany z administratorem, a konflikt ten nie może zostać odpowiednio złagodzony, odpowiedni właściwy organ może zwrócić się do administratora o utworzenie niezależnej jednostki nadzorczej, w której reprezentowane są zainteresowane podmioty, w tym użytkownicy i podmioty przekazujące dane. 4.   Jeżeli nie można odpowiednio zarządzać takim konfliktem interesów, odpowiedni właściwy organ może zwrócić się do administratora o zaprzestanie wszelkich działań lub relacji, które powodują ten konflikt interesów, lub o zaprzestanie opracowywania wskaźnika referencyjnego. 5.   Administrator publikuje lub ujawnia informacje dotyczące wszelkich istniejących lub potencjalnych konfliktów interesów wobec użytkowników wskaźnika referencyjnego i odpowiednich właściwych organów, a w stosownych przypadkach również wobec podmiotów przekazujących dane; informacje te dotyczą również konfliktów interesów wynikających ze struktury własnościowej lub kontroli sprawowanej przez administratora. 6.   Administrator określa i stosuje odpowiednie zasady i procedury oraz skuteczne rozwiązania w zakresie kwestii organizacyjnych w celu wykrywania i ujawniania konfliktów interesów, zapobiegania im, zarządzania nimi oraz ich łagodzenia, aby chronić integralność i niezależność wyznaczania wskaźnika referencyjnego. Takie zasady i procedury podlegają regularnym przeglądom i aktualizacjom. Zasady i procedury uwzględniają konflikty interesów, stopień swobody uznania stosowanej w procesie wyznaczania wskaźnika referencyjnego oraz zagrożenia, jakie stwarza wskaźnik referencyjny oraz odnoszą się do tych kwestii; mają one także pełnić następujące funkcje: a) gwarantować poufność informacji przekazywanych administratorowi lub przezeń opracowywanych, z zastrzeżeniem zobowiązań dotyczących ujawniania informacji i przejrzystości na podstawie niniejszego rozporządzenia; oraz b) służyć łagodzeniu szczególnie tych konfliktów interesów, które wynikają ze struktury własnościowej lub kontroli sprawowanej przez administratora lub z innych interesów w jego grupie, lub są powodowane przez inne osoby mogące mieć wpływ na administratora lub mogące sprawować nad nim kontrolę w odniesieniu do wyznaczania wskaźnika referencyjnego. 7.   Administrator zapewnia, aby jego pracownicy i inne osoby fizyczne, z których usług korzysta lub których usługi pozostają pod jego kontrolą i które bezpośrednio biorą udział w opracowywaniu wskaźnika referencyjnego, spełniali następujące wymagania: a) posiadali niezbędne kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie w zakresie powierzonych im obowiązków oraz podlegali efektywnemu zarządzaniu i nadzorowi; b) nie ulegali nienależytemu wpływowi ani konfliktom interesów, a wynagrodzenie i ocena wyników tych osób nie stwarzały konfliktów interesów ani nie naruszały w inny sposób rzetelności procesu wyznaczania wskaźnika referencyjnego; c) ich interesy i powiązania biznesowe nie wpływały na działalność danego administratora; d) podlegali zakazowi przekazywania danych na potrzeby wyznaczania wskaźnika referencyjnego poprzez udział w ofertach sprzedaży i kupna oraz transakcjach w imieniu własnym lub uczestników rynku, z wyjątkiem przypadku, gdy taki sposób przekazywania danych jest wyraźnie wymagany przez metodę dotyczącą wskaźnika referencyjnego i podlega konkretnym zasadom określonym w tej metodzie; oraz e) podlegali skutecznym procedurom mającym na celu kontrolowanie wymiany informacji z innymi pracownikami uczestniczącymi w działaniach, które mogą stwarzać ryzyko powstania konfliktów interesów oraz stronami trzecimi, w przypadku gdy wymieniane informacje mogą mieć wpływ na wskaźnik referencyjny. 8.   Administrator ustanawia szczególne procedury kontroli wewnętrznej, aby zapewnić rzetelność i wiarygodność pracownika lub osoby wyznaczającej wskaźnik referencyjny, w tym co najmniej wewnętrzną procedurę zatwierdzania przez kierownictwo przed rozpowszechnieniem wskaźnika referencyjnego.