0113-KDIPT2-1.4011.272.2026.3.MAP

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe Szanowny Panie, stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do możliwości dokumentowania wskazanych we wniosku wydatków na podstawie: ·      dowodu wewnętrznego (pytanie Nr 1) - jest prawidłowe, ·      zbiorczego dowodu wewnętrznego (pytanie Nr 2) - jest nieprawidłowe. Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej 26 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 18 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan pismem z 13 czerwca 2026 r. (wpływ 19 czerwca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca: Opis zdarzenia przyszłego Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie Spółki cywilnej z żoną. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Spółka jest zarejestrowana, jako podatnik podatku VAT. W ramach działalności, Wnioskodawca prowadzi dwa sklepy - sklep spożywczy oraz sklep z przewagą warzyw i owoców, który zaopatruje w hurtowniach oraz na giełdach towarowych, gdzie kupuje produkty rolne, tj. owoce i warzywa, m in. od rolników ryczałtowych, z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży. Jednak co raz częściej Wnioskodawca spotyka się z sytuacją, gdy sprzedawca na giełdzie odmawia podania danych koniecznych do sporządzenia faktury RR. Wnioskodawca ma zamiar nabywać także towar na targowisku lub indywidualnie od poszczególnych rolników, którzy są producentami krajowymi (skala zakupów jest dużo mniejsza niż na giełdzie). Zatem dochodzi i będzie dochodzić do sytuacji, gdy rolnicy - sprzedawcy stanowczo odmawiają podania swoich danych osobowych (m.in. NIP, PESEL, nr dowodu osobistego) co uniemożliwia wystawienie faktury RR (art. 116 ust. 2 i 3 ustawy o VAT) rezygnując tym samym z przysługującego im zryczałtowanego zwrotu podatku, a także sporządzenia umowy kupna-sprzedaży. Rolnicy uważają również, że oni sami nie mają obowiązku wystawiania rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży na mocy art. 87 § 2 Ordynacji podatkowej. Zakupy takie będą rozliczane gotówką, bezpośrednio u sprzedawcy a wartość transakcji nie przekroczy 15 000,00 zł. W takich sytuacjach - zdaniem Wnioskodawcy - właściwe jest sporządzenie dowodu wewnętrznego dokumentującego poniesiony wydatek, co jest niezbędne dla prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów. Natomiast art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zgodnie z treścią art. 22 ust. 5d cyt. ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Z kolei, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - § 6 ust. 3 podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są - pkt 3 - inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane: a)  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy, b)  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c)  przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych, d)  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Przy czym, zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia (Dowody wewnętrzne): 1.  Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu). 2.  Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie: 1)  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt; 2)  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0); 3)  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika. Zatem na podstawie przywołanych przepisów, w omawianych przypadkach, tj. przy braku danych sprzedawcy – rolnika, od którego dokonywany jest zakup produktów rolnych zastosowanie wspomnianego dowodu zastępczego jest niezbędne w celu wykazania przez przedsiębiorcę kosztów poniesionych przez niego w celu uzyskania przychodu. W uzupełnieniu wniosku doprecyzował Pan, że działalność w formie Spółki cywilnej „...” została rozpoczęta 1 grudnia 2010 r. (Spółka powstała 2 listopada 2010 r). Od stycznia br. wybrana przez Wnioskodawcę forma opodatkowania to zasady ogólne, tj. podatek obliczany wg skali podatkowej. Spółka rozlicza koszty uzyskania przychodów metodą uproszczoną (w dacie poniesienia kosztu). Wnioskodawca wskazał, że towary handlowe (warzywa i owoce) będą nabywane na giełdach i targowiskach przede wszystkim od rolników ryczałtowych, a w części przypadków także od osób nieposiadających statusu rolnika ryczałtowego. Produkty rolne są kupowane również w hurtowniach i od osób prowadzących działalność gospodarczą w tym zakresie. Wówczas to sprzedawca wystawia fakturę VAT. Natomiast opisane we wniosku sytuacje dotyczą przede wszystkim przypadków, gdy sprzedawca będący rolnikiem ryczałtowym odmówi podania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR. W sytuacjach, gdy sprzedawca będący rolnikiem ryczałtowym odmawia podania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR (m in. imię i nazwisko, NIP / PESEL, numer/seria dowodu osobistego), transakcje będą dokumentowane dowodami wewnętrznymi na potrzeby ewidencji kosztów w KPiR. Dowody wewnętrzne będą zawierały pozostałe elementy wymagane dla dowodów wewnętrznych, umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami w księgach (w szczególności: datę zdarzenia, przedmiot i wartość zakupu oraz jego ilościowe określenie a także podpis osoby dokonującej wydatku) i będą oznaczone numerem w sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Opisane dowody wewnętrzne będą zawierały wszelkie niezbędne dane określone w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku) 1.  Czy w sytuacji braku możliwości uzyskania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR (m.in. imię i nazwisko, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego sprzedawcy będącego rolnikiem), Wnioskodawca ma prawo udokumentować zakup produktów rolnych na giełdzie/targowisku poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego niezawierającego w swej treści oznaczenia strony sprzedającej, ale zawierającego wszelkie pozostałe dane wymagane przepisami o PKPiR i na podstawie takiego dowodu wewnętrznego zaliczyć wartość zakupu do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? 2.  Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w danym dniu na zakupy produktów rolnych dokonane na giełdzie/targowisku, jeżeli zostaną one ujęte w jednym zbiorczym dowodzie wewnętrznym sporządzonym dla tego dnia (zamiast odrębnych dowodów dla każdego sprzedawcy), przy założeniu, że dokument ten będzie odpowiadał warunkom wymaganym dla dowodów wewnętrznych i pozwalał na powiązanie zapisów księgowych z tym zdarzeniem, gdy zbiorczy dowód wewnętrzny będzie obejmował zakupy dokonane w jednym miejscu (jedna giełda/targowisko) w ramach jednego dnia? Pana stanowisko w sprawie Ad 1. W Pana ocenie, wydatki na zakup towarów handlowych (warzyw i owoców) stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, ponieważ są ponoszone w celu osiągania przychodów z tytułu dalszej odsprzedaży tych towarów w prowadzonych przez Pana sklepach. W sytuacji braku możliwości uzyskania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR będzie miał Pan prawo udokumentować zakup produktów rolnych na giełdzie/targowisku poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego niezawierającego w swej treści oznaczenia strony sprzedającej, ale zawierającego wszystkie pozostałe dane wynikające z - § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i na podstawie tak wystawionych dowodów wewnętrznych będzie miał prawo do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z przepisów art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazującego, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Natomiast wg art. 22 ust. 5d cyt. ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Ad 2. Uważa, Pan że możliwe jest ujęcie w jednym zbiorczym dowodzie wewnętrznym zakupów dokonanych w danym dniu na jednej konkretnej giełdzie/targowisku, zamiast sporządzania odrębnych dowodów dla każdego sprzedawcy, o ile dowód zbiorczy odnosi się do zdarzeń z tego dnia i pozwala powiązać ujęte kwoty z rzeczywistym przebiegiem zakupów w tym okresie. Ocena stanowiska Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w odniesieniu możliwości dokumentowania wskazanych we wniosku wydatków na podstawie: ·      dowodu wewnętrznego (pytanie Nr 1) - jest prawidłowe, ·      zbiorczego dowodu wewnętrznego (pytanie Nr 2) - jest nieprawidłowe. Uzasadnienie interpretacji indywidualnej Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.): Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące warunki: ·      pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, ·      nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ·      być właściwie udokumentowany. W tym miejscu należy podkreślić, że koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ww. ustawy oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, iż przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu. Ponadto, w myśl art.22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W myśl art. 22 ust. 6 ww. ustawy: Zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Należy ponadto podkreślić, że dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o. Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 r. poz. 1299). W myśl § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6 - 9 . Stosownie do treści § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia: Podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 2) dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej następujące dane: a) datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury – wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów, c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, d) podpis osoby sporządzającej dowód, lub 3) inne dowody, wymienione w § 7 i § 8 , potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. W myśl § 7 cyt. rozporządzenia: Za dowody księgowe uznaje się również: 1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; 2) dowody opłat pocztowych i bankowych; 3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dowody zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3. Zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: 1. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu). 2. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie: 1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt; 2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0); 3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika; 4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących; 5) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych; 6) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele; 7) opłat sądowych i notarialnych; 8) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3 ; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. Analizując powyższe regulacje w kontekście wydatków ponoszonych na nabycie towarów handlowych lub materiałów, należy zauważyć, że podstawę zapisu w księdze mogą stanowić m.in.: ·      faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, ·      inne dowody wymienione w § 7 i § 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem, spełniające kryteria określone w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia (do których zalicza się dowody wewnętrzne sporządzone w celu udokumentowania zapisów w księdze dotyczących wydatków (kosztów) wymienionych w § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Jak wynika z treści § 8 ust. 2 pkt 1 ww. rozporządzenia dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt. Zatem, koszty nabycia produktów rolnych mogą być ujmowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie: ·      faktur wystawianych przez producentów/hodowców rolnych albo ·      wystawianych przez nabywcę faktur VAT RR albo dowodów wewnętrznych. Ustawa z 11 marca 2024 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) reguluje kwestie dotyczące wystawiania faktur. Sprzedaż produktów rolnych na rzecz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (w tym innych rolników) oraz osób fizycznych musi być udokumentowana wystawioną fakturą VAT. Rolnicy prowadzący własne uprawy lub hodowle, którzy zarejestrowali się jako czynni podatnicy VAT (zrezygnowali ze statusu rolnika ryczałtowego), mają obowiązek dokumentowania dokonywanych sprzedaży fakturami. Z powyższego obowiązku zwolnieni są tzw. rolnicy ryczałtowi. Jeżeli produkty rolne od rolnika ryczałtowego nabywa podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT, to na nim spoczywa obowiązek wystawienia faktury VAT RR dokumentującej nabycie tych produktów. Nabywca może jednak wystawiać takie faktury tylko, gdy uzyska od dostawcy produktów rolnych oświadczenie, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Natomiast, gdy nabywca produktów rolnych nie dysponuje takim oświadczeniem faktura VAT RR nie może zostać wystawiona. W takim przypadku w celu udokumentowania zakupu osoba prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów może skorzystać z uprawnienia do sporządzenia dowodu wewnętrznego. Sporządzony dowód powinien spełniać wymogi formalne określone w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli być zaopatrzony w datę i podpis osoby, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne) oraz określać przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu). Wystawianie faktur VAT nie jest obligatoryjne. Fakultatywność rozwiązania polega na tym, że rolnik ryczałtowy może, ale nie musi wskazać nabywcy (podatnika VAT czynnego) jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR. Jeżeli rolnik ryczałtowy: ·      nie dokona takiego wskazania, to nabywca (podatnik VAT czynny) nie będzie wystawiał faktur VAT RR dokumentujących zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od tego rolnika ·      wskaże nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany do wystawiania faktur VAT RR. Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan pozarolniczą działalność gospodarczą w formie Spółki cywilnej z żoną. Zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonowane są w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Spółka jest zarejestrowana, jako podatnik podatku VAT. W ramach działalności prowadzi Pan m.in. sklep z przewagą warzyw i owoców, który zaopatruje Pan w hurtowniach oraz na giełdach towarowych, gdzie kupuje produkty rolne, tj. owoce i warzywa, m in. od rolników ryczałtowych, z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży. Jednak co raz częściej spotyka się z sytuacjami, gdy sprzedawca na giełdzie odmawia podania danych koniecznych do sporządzenia faktury RR. Rolnicy - sprzedawcy stanowczo odmawiają podania swoich danych osobowych (m.in. NIP, PESEL, nr dowodu osobistego) co uniemożliwia wystawienie faktury RR. Opisane we wniosku sytuacje dotyczą przede wszystkim przypadków, gdy sprzedawca będący rolnikiem ryczałtowym odmówi podania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT RR. W sytuacjach, gdy sprzedawca będący rolnikiem ryczałtowym odmawia podania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR (m in. imię i nazwisko, NIP/PESEL, numer/seria dowodu osobistego), zamierza Pan dokumentować transakcje będą dowodami wewnętrznymi na potrzeby ewidencji kosztów w KPiR. Jak sam Pan wskazał, opisane dowody wewnętrzne będą zawierały wszelkie niezbędne dane określone w § 6 ust. 3 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W świetle powyższego stwierdzić należy, że w przypadku, gdy sprzedawcy produktów rolnych nie przedstawią Panu oświadczenia, że są rolnikami ryczałtowymi korzystającymi ze zwolnienia z VAT, nie będzie ciążył na Panu obowiązek dokumentowania nabycia produktów rolnych fakturą VAT RR. Zakupy towarów określonych w § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie Pan mógł dokumentować dowodami wewnętrznymi spełniającymi warunki określone w art. 6 ust. 3 pkt 3 oraz 8 ust. 1 ww. rozporządzenia. W sytuacji braku możliwości uzyskania danych koniecznych do wystawienia faktury VAT RR (m.in. imię i nazwisko, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego sprzedawcy będącego rolnikiem), będzie miał Pan prawo udokumentować zakup produktów rolnych na giełdzie/targowisku poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego niezawierającego w swej treści oznaczenia strony sprzedającej, ale zawierającego wszelkie pozostałe dane wymagane przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na podstawie powyższego dowodu wewnętrznego będzie Pan mógł zaliczyć wartość zakupu do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pana stanowisko w odniesieniu do pytania Nr 1 jest zatem prawidłowe. Jednakże każdy wystawiony dowód wewnętrzny stanowiący podstawę do zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może dotyczyć tylko jednej pojedynczej transakcji (zakupu od jednego sprzedawcy). Każda transakcja zakupu na targowisku musi zostać udokumentowana oddzielnie. Każda odrębna operacja gospodarcza powinna być traktowana jako osobne zdarzenie i stanowić odrębny koszt uzyskania przychodu. Zbiorczy dowód wewnętrzny nie stanowi dokumentu księgowego w świetle przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że nie będzie Pan uprawniony, do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w danym dniu na zakupy produktów rolnych dokonanych na giełdzie/targowisku od różnych sprzedawców, które zostaną ujęte w jednym zbiorczym dowodzie wewnętrznym. Pana stanowisko w odniesieniu do pytania Nr 2 należało uznać za nieprawidłowe. Dodatkowe informacje Informacja o zakresie rozstrzygnięcia Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji. Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji ·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji. ·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej: 1) z zastosowaniem art. 119a; 2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści. ·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych. Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): ·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo ·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA). Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA). Podstawa prawna dla wydania interpretacji Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.