IV SA/Po 809/04

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Bożena Popowska Sędziowie WSA Maciej Dybowski As. sąd. Izabela Kucznerowicz (spr.) Protokolant ref.-staż. Małgorzata Błoszyk po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 20 kwietnia 2006 r. przy udziale J. W.B .Prokuratora Prokuratury Apelacyjnej w P. sprawy ze skargi P. O. na postanowienie Prokuratora Apelacyjnego w P. z dnia [...] nr [...] w przedmiocie wydania zaświadczenia uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prokuratora Okręgowego w S. nr [...] z dnia [...] /-/ I.Kucznerowicz /-/ B.Popowska /-/ M.Dybowski IV SA/PO 809 /04 Uzasadnienie Pismem z dnia [...] P. O. zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w S. wnosząc o wydanie zaświadczenia potwierdzającego jego pobyt w więzieniu od [...] 11.1949r do [...] 02.1950r. W uzasadnieniu podniósł, że od kilku lat stara się o potwierdzenie swojego pobytu więzieniu w latach 1949-1950. Zwracał się tez do Instytutu Pamięci Narodowej , który poinformował go , że należy zwrócić się do właściwych w tej sprawie organów. W odpowiedzi na to pismo Naczelnik III Wydziału Organizacyjnego pismem z dnia [...] zawiadomił zainteresowanego, że zaświadczenie takie nie może być mu wydane ponieważ poza zapisem w repertorium nie ma innych urządzeń ewidencyjnych z lat 1949-1950, w których figurowałby zapis dotyczący jego osoby. Postanowieniem z dnia [...] w sprawie [...] Prokurator Prokuratury Okręgowej w S. odmówił P. O. wydania zaświadczenia o żądanej treści. W uzasadnieniu stwierdzono, że zgodnie z art. 217 § 1 i 2 kpa organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie , jeżeli wykaże ona swój interes prawny lub powoła przepis prawny dający podstawę tych starań. P.O. wykazał swój interes prawny w piśmie z dnia [...] W myśl art. 218 § 1 kpa organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Kwerenda akt sprawy karnej przeciwko P.O. o sygn. [...] nie jest możliwa albowiem akta uległy brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania. Kwerenda urządzeń ewidencyjnych Prokuratury z lat 1949-1950, a mianowicie repertoriów, wykazów, rejestrów - w chwili obecnej także nie jest możliwa. Akta sprawy [...] i urządzenia ewidencyjne zawierające zapisy z lat 1949-1950 stanowią dokumentację, co do której tryb postępowania został uregulowany w ustawie z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. nr 38, poz. 173 ze zm. ), rozporządzeniu Ministra Nauki , Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25.07. 1984r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. nr 41, poz. 216 ) i zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28.12.1990r. w sprawie wewnętrznej organizacji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji ( Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości nr 1, poz. 3 ze zm. ), wydanym na podstawie art.22 ust. 2 ustawy z dnia 20.06.1985r o prokuraturze ( Dz. U. nr 31,poz. 138 ze zm.). Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez ustalony okres, po tym zaś okresie : - dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych, - natomiast inna niż wymieniona dokumentacja, może ulec brakowaniu. Prokuratura Okręgowa w S. protokołem zdawczo - odbiorczym z dnia [...] 2001r przekazała wszystkie będące w posiadaniu archiwum zakładowego urządzenia ewidencyjne za lata 1949-1950 do Archiwum Państwowego w S. Obecnie Prokuratura nie dysponuje więc żadną wytworzoną przez nią dokumentacją, w oparciu o którą mogłaby wydać zaświadczenie o żądanej treści. Dokumenty przekazane w załączeniu do wniosku i wynikające z nich informacje , nie stanowią danych znajdujących się w posiadaniu organu w rozumieniu art. 218 § 2 kpa. Są to jedynie dane dostarczone organowi przez osobę ubiegającą się o zaświadczenie. P. O. złożył zażalenie na powyższe postanowienie. W uzasadnieniu podniósł, że dokumenty dotyczące jego sprawy znajdują się w posiadaniu Prokuratury Okręgowej w K. i Prokuratury Okręgowej w S. i dlatego nie wie dlaczego odmawia się mu wydania zaświadczenia żądanej treści. Postanowieniem z dnia [...] w sprawie [...] Prokurator Apelacyjny w P. na podstawie art. 219 kpa i art. 124, 144 w zw. z art. 138 § 1 pkt 1 kpa utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu powołał się na argumenty zawarte w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Nadto stwierdził, że przedstawienie przez wnioskodawcę kserokopii dokumentów potwierdzających jego pobyt w więzieniu nie dawało podstaw do wystawienia zaświadczenia o treści żądanej przez P. O., bowiem fakty i okoliczności wynikające z tych dokumentów nie znalazły potwierdzenia w posiadanej przez Prokuraturę ewidencji, rejestrach czy zbiorach danych innego rodzaju zgodnie z wymogami art. 218 kpa. W skardze na powyższe postanowienie P.O. podniósł, że zostały naruszone przepisy art. 217 § 1 kpa, art. 227 kpa, art. 35 § 1kpa, art. 36 § 1 kpa i art. 38 kpa. Zdaniem Skarżącego przedmiotowe postanowienie jest niezgodne z art. 40 , 41 i art. 38 Konstytucji. W odpowiedzi na skargę Prokuratura Apelacyjna w P. wniosła o oddalenie skargi, podtrzymując swoje dotychczasową argumentację, która sprowadza się do stwierdzenia, że obecnie Prokuratura nie dysponuje żadną, wytworzoną przez nią dokumentacją, w oparciu o którą mogłaby wydać zaświadczenie o żądanej przez wnioskodawcę treści. Stąd dokumenty przekazane przez wnioskodawcę, których prawidłowości i wynikających z nich informacji organy Prokuratury nie kwestionują, nie mogą stanowić podstawy do wydania zaświadczenia przez organy Prokuratury. Nadto stwierdzono, że dokumenty źródłowe dołączone przez Skarżącego są wystarczające w każdym postępowaniu, w którym konieczne jest udokumentowanie faktu uwięzienia w latach 1949-1950, a w szczególności przyznania uprawnień kombatanckich. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje : Skarga zasługuje na uwzględnienie. Postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń unormowane jest bardzo lakonicznie w dziale VII kpa. Zgodnie z art. 217 § 1 kpa postępowanie to jest wszczynane na wniosek strony. Zaświadczenie wydaje się , jeżeli : 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa, 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W niniejszej sprawie zastosowanie ma przepis § 2 pkt. 2 cytowanego przepisu, a zatem organ powinien zbadać w postępowaniu wyjaśniającym czy strona ma interes prawny w ubieganiu się o stosowne zaświadczenie. Skarżący w piśmie z dnia [...] stwierdził, że przedmiotowe zaświadczenie konieczne mu jest do przedłożenia w Urzędzie d/s Kombatantów celem przyjęcia go w poczet Kombatantów. Zatem organ słusznie przyjął, że Skarżący ubiega się o przedmiotowe zaświadczenie z uwagi na swój interes prawny. Okoliczność ta jest bezsporna. W myśl art. 218 § 1 kpa w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2 kpa organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Bezsporne jest to, że w chwili wydawania zaskarżonego postanowienia Prokuratura nie dysponowała żadną wytworzoną przez siebie dokumentacją , w oparciu o którą mogłaby wydać zaświadczenie o treści żądanej przez Skarżącego. W niniejszej sprawie zasadniczą kwestią jest rozstrzygnięcie czy w tym stanie faktycznym, właściwe było postanowienie o odmowie wydania takiego zaświadczenia. W postępowaniu na podstawie art. 217 i następne kpa organ winien respektować niektóre zasady ogólne kpa, odnoszące się wyraźnie do strony : zasadę uwzględniania z urzędu interesu publicznego i słusznego interesu obywatela, zasadę dochodzenia prawdy obiektywnej, zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa, szybkości i prostoty, zasadę udzielania pomocy prawnej - art. 7, 8 ,9 i 12 kpa ( Z. Janowicz " Kpa - komentarz " W. Pr. PWN 1999 uw. 1 do art. 217 ). Zasady te mają na celu ochronę obiektywnie słabszej pozycji strony. Zarówno Sąd Najwyższy, jak i doktryna , trafnie wskazują na potrzebę odpowiedniego stosowania przepisów kpa dotyczących postępowania administracyjnego sensu stricto ( odpowiednio postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 26.03.1997r - III RN 9/97 -OSNP 20/97/395 ; Z. R. Kmiecik " Instytucja zaświadczenia w prawie administracyjnym " Lublin 2002r, str. 83 ; J. Lang " Zaświadczenia w rozumieniu kpa " . ( OMT 2/ 88/15-16 ). Skarżący dołączył do skargi szereg dokumentów w tym zaświadczenie z Archiwum Państwowego w S. z dnia [...] z treści którego wynika, że P. O. został zwolniony z Zakładu Karnego w S. w miesiącu lutym 1950r. Nadto przedłożył zawiadomienie Prokuratora Sądu Okręgowego w S. z dnia [...]1950r o umorzeniu postępowania, kartę zwolnienia więźnia śledczego z dnia [...] 1959r, wyciąg z Raportu Sprawozdawczego z Więzienia Karno- Śledczego w S. z dnia [...] 1950r za okres od [...] 01.1950r do [...] 03.1950r, wyciąg z Raportu Sprawozdawczego z dnia [...] 1950r z Więzienia Specjalnego w S. za okres od [...] 12.1949r do [...] 01.1950r oraz kserokopię karty repertorium Prokuratury Wojewódzkiej w S. dotyczącą sprawy [...] Z dokumentów tych bezspornie wynika, że Skarżący w okresie od [...] 11.1949 do [...]02.1950r przebywał w więzieniu . Prokuratura odmawiając wydania zaświadczenia o żądanej treści stwierdziła, że w chwili złożenia wniosku nie dysponowała danymi potrzebnymi do wystawienia zaświadczenia. Powołano się także na wyrok NSA z 21.01.1997r (OSP 1998r, nr 6, poz. 106 ) w którym stwierdzono, że " określenie danych znajdujących się w jego posiadaniu - nie może być rozumiane dowolnie i rozszerzająco poprzez obejmowanie nimi także danych dostarczonych właściwemu organowi przez osobę ubiegającą się o zaświadczenie w celu potwierdzenia faktów z tych danych wynikających". Stąd też przedstawione przez wnioskodawcę dokumenty potwierdzające jego pobyt w więzieniu nie dają podstaw do wystawienia przez Prokuraturę żądanego zaświadczenia. Sąd podziela pogląd Prokuratury, iż dokumenty przedstawione przez Skarżącego nie mogą stanowić podstawy do wydania zaświadczenia przez organ. W ocenie Sądu niezasadne jest natomiast stwierdzenie, że z uwagi na brak dokumentów niemożliwe jest wydanie przedmiotowego zaświadczenia. Z treści art. 218 § 1 kpa wynika, że organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie , gdy chodzi o potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Bezsporne jest to, że sprawę dotyczącą Skarżącego o nr [...] prowadziła Prokuratura Wojewódzka w S. i to ona dysponowała wszelkimi dokumentami związanymi z tą sprawą. A zatem była w posiadaniu akt sprawy karnej oraz wszelkich urządzeń ewidencyjnych , w tym repertoriów, wykazów i rejestrów. Nie było żadnych przeszkód, aby zwrócić się do Archiwum Państwowego w S. o udostępnienie zachowanych dokumentów, które pozwoliłyby na wydanie przedmiotowego zaświadczenia. Zdaniem Sądu okoliczność , że w chwili złożenia wniosku organ nie był już w posiadaniu potrzebnych dokumentów nie zwalnia go od obowiązku potwierdzenia faktów albo stanu prawnego , wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Prokuratura prowadziła ewidencję, rejestry dotyczące przedmiotowej sprawy. Skarżący zatem miał prawo domagać się od tego organu wydania zaświadczenia o żądanej treści a organ winien je wydać. Zdaniem Sądu na tle tej konkretnej sprawy konieczna jest analiza art.218 § 1 kpa. Przepis ten skonstruowany jest w ten sposób, że organ zawsze ma obowiązek potwierdzić fakty albo stan prawny, wynikający z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów, natomiast z innych danych tylko wówczas, gdy znajdują się w jego posiadaniu. Stosowne urządzenia rejestracyjne, jak ewidencje, wykazy i rejestry nie muszą być w posiadaniu tego organu w chwili złożenia wniosku. Istotne jest to, że organ takie urządzenia rejestracyjne prowadził. Prokuratura poinformowała Skarżącego , że zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego ( Dz. U. nr 42/ 02, poz.371 ze zm ), na wniosek osoby zainteresowanej Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu potwierdza okoliczność osadzenia w latach 1944 -1956 bez wyroku w więzieniu lub innym miejscu odosobnienia na terytorium Polski za działalność polityczną bądź religijną związaną z walką o suwerenność i niepodległość. Bezsporne jest to, że w myśl art.8 ust. 2 pkt 2 wyżej cytowanej ustawy istnieje możliwość potwierdzenia tych faktów przez Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. Skarżący ma prawo jednak domagać się uzyskania potwierdzenia tych faktów także przez Prokuraturę. Ustawodawca w szeregu aktów prawnych wskazuje, że nie bez znaczenie jest, od kogo takie zaświadczenie pochodzi. Przykładowo należy wskazać na art. 3. 1 ustawy z dnia 2.09.1994r o świadczeniu pieniężnym i uprawnieniach przysługujących żołnierzom zastępczej służby wojskowej przymusowo zatrudnianym w kopalniach węgla, kamieniołomach, zakładach rud uranu i batalionach budowlanych ( Dz. U. z 2001r, nr.60, poz. 622 ), który stanowi, że świadczenie pieniężne oraz ryczałt energetyczny przyznaje i wypłaca właściwy organ emerytalno - rentowy na wniosek osoby uprawnionej złożony w tym organie wraz z zaświadczeniem, o którym mowa w art. 5 ust. 1. Artykuł 5 ust. 1 określa organy od których ma pochodzić zaświadczenie, a mianowicie jest to zaświadczenie organu wojskowego . A zatem ustawa precyzuje od kogo powinno pochodzić takie zaświadczenie. Na marginesie Sąd podnosi, że z treści pisma Skarżącego z dnia [...] ( data wpływu do Prokuratury Apelacyjnej w P. [...]) wynika, że w przedmiotowej sprawie zwracał się do Instytutu Pamięci Narodowej w Warszawie o wydanie mu przedmiotowego zaświadczenia, ale odmówiono mu jego wydania . Poinformowano go także o tym, że powinien zwrócić się do dysponentów dokumentów, którzy sporządzali z nich wyciągi, czyli do właściwych Prokuratur. W dziale I rozdział II kpa umieszczono zasady ogólne postępowania administracyjnego, wśród nich zasadę wyrażoną w art. 7 , który stanowi, że w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Z zasady zawartej w art. 8 kpa wynika, że organy administracji publicznej obowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów Państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli. Na mocy art. 12 § 1 kpa organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. W ocenie Sądu organ naruszył te zasady, prowadząc przedmiotowe postępowanie. Nie bez znaczenia w niniejszej sprawie jest fakt, że Skarżący jest osobą starszą i schorowaną, której nie jest łatwo dochodzić Swoich praw. Nadto szczególny jest także charakter sprawy bowiem chodzi o potwierdzenie zdarzeń , mających miejsce ponad 55 lat temu. To właśnie takie organy, jak sądy i prokuratury powinny a nawet są zobowiązane do dołożenia wszelkich starań , aby obywatelowi pomóc i ułatwić załatwienie sprawy. Na tych właśnie organach ciąży szczególny obowiązek takiego działania, aby przy wykorzystaniu prawem dozwolonych zachowań pomóc obywatelowi. Odmowa wydania przedmiotowego zaświadczenia, z powołaniem się na stosowny przepis , z argumentacją braku dokumentów w danej chwili w ocenie Sądu nie jest właściwa . Na marginesie Sąd podaje, że różne instytucje wydają stosowne zaświadczenia tylko na podstawie : zeznań świadków, zaświadczenia o zwolnieniu z obozu wystawionego przez władze niemieckie a nawet karty pocztowej nadanej z obozu . Dowodem tego jest zaświadczenie z dnia [...].01.1989r wydane przez Okręgową Komisję Badania Zbrodni Hitlerowskich w Ł., [...] w sprawie C. J. Podkreślenia wymaga to, że Skarżący po raz pierwszy zwrócił się do Prokuratury Wojewódzkiej w S. domagając się wydania przedmiotowego zaświadczenia w dniu [...] 1997r, kiedy to w odpowiedzi przesłano mu kserokopię kart z repertorium Prokuratury Wojewódzkiej w S. z zapisami dotyczącymi sprawy [...]. W związku z powyższym Sąd na podstawie art.145 § 1 pkt 1 lit. c i art. 135 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi z dnia 30.08.2002r ( Dz. U. nr 153, poz 1270 ze zm.) orzekł jak w sentencji wyroku. /-/ I.Kucznerowicz /-/ B.Popowska /-/ M.Dybowski jf