II SAB/Sz 40/22

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Anna Sokołowska, Sędziowie Sędzia WSA Marzena Kowalewska,, Sędzia WSA Joanna Wojciechowska (spr.), po rozpoznaniu w Wydziale II w trybie uproszczonym w dniu 11 maja 2022 r. sprawy ze skargi P. S. na bezczynność Burmistrza w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej 1. odrzuca skargę w zakresie żądania udostępnienia korespondencji między państwem B. a Gminą oraz dokumentów z Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Gminy, dotyczących działki nr 80 od 2007 r. do dnia 25 września 2019 r., objętych postępowaniem sądowym w sprawie o sygn. akt II SAB/ Sz 111/20; 2. zobowiązuje Burmistrza do rozpoznania wniosku P. S. z dnia 18 marca 2021 r., uzupełnionego pismem z dnia 18 sierpnia 2021 r. w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu prawomocnego wyroku w części dotyczącej: żądania udostępnienia pisma J. B. z dnia 13 marca 2009 r., stanowiącego sprzeciw od usytuowania słupa oświetleniowego na działce nr 80 oraz pisma J. B. z dnia 27 lipca 2009 r. o rozgraniczenie działek nr 79/1, 79/2 i 138/1 z działką nr 80; żądania udostępnienia notatki z ustnego podania Z. B. z dnia 28 października 2010 r.; 3. stwierdza, że Burmistrz dopuścił się bezczynności z rażącym naruszeniem prawa; umarza postępowanie sądowe w pozostałym zakresie; wymierza Burmistrzowi grzywnę w wysokości 500 (pięćset) złotych; 6. oddala wniosek P. S. o przyznanie od Burmistrza sumy pieniężnej w wysokości jednokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 7. zasądza od Burmistrza na rzecz skarżącego P. S. kwotę [...] złotych tytułem poniesionych kosztów postępowania sądowego. P. S. (dalej "skarżący") złożył w dniu 18 marca 2021 r. do Burmistrza M. (dalej "organ") wniosek o udostępnienie informacji publicznej na podstawie art. 2 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176; dalej "u.d.i.p.") w zakresie udostępnienia i dostarczenia pocztą kopii informacji, dokumentów dotyczących drogi publicznej numer [...] jaką wymieniały sobie strony, tj. państwo B. i Urząd Miasta i Gminy M. począwszy od 2007 r. do 28 lutego 2021 r. oraz pełnej dokumentacji dotyczącej drogi publicznej nr [...] znajdującej się w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta i Gminy M., a w szczególności w zakresie w jakim Gmina nie rozpoznała jego wniosku z 25 września 2019 r. (znak organu [...]), przez niedostarczenie do dnia dzisiejszego: a) wykazu dokumentów, które uległy brakowaniu, a które dotyczyły wymiany korespondencji pomiędzy Gminą a państwem B. i dotyczyły działki nr [...] zgodnie ze złożonym przez niego wnioskiem z 25 września 2019 r. (pismo organu z 18 września 2020 r. wraz z odpowiedzią skarżącego z 30 października 2020 r.); b) kopii pism, które Gmina złożyła do akt postępowania sądowego toczącego się w przedmiocie rozgraniczenia działki nr [...] z działką nr [...], [...], [...], [...] i zasiedzenia części działki nr [...], ponad sprzeciw J. B. w przedmiocie ustalenia granic pomiędzy działką nr [...] a działkami nr [...], [...], [...], [...], który zainicjował postępowanie sądowe (zawisłe w chwili obecnej przed Sądem Okręgowym w S.) oraz pisma J. B. z 18 listopada 2010 r. zawierającej wniosek o odszkodowanie za wycięte drzewa i krzewy (te dokumenty znajdują się w aktach sprawy sądowej i skarżący ma o nich wiedzę), w tym uwzględnienia dokumentacji dotyczącej drogi publicznej nr [...] znajdującej się w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta i Gminy M. oraz dokumentacji odnoszącej się do korespondencji pomiędzy Gminą a państwem B. dotyczącej również okresu od 25 września 2019 r. do 28 lutego 2021 r. Pismem z 29 marca 2021 r. organ poinformował skarżącego, że odpowiedź na jego wniosek z 18 marca 2021 r. zostanie udzielona na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. w terminie 2 miesięcy z powodu konieczność przygotowania materiału oraz panującej sytuacji epidemiologicznej. Pismem z 14 maja 2021 r. organ, odpowiadając na wniosek z 18 marca 2021 r. poinformował skarżącego, że: 1. po przeprowadzeniu przeglądu wszystkich archiwalnych dokumentów, które mogły zawierać dane, o które skarżący wnioskował, organ stwierdził, że wszystkie dokumenty objęte wnioskiem skarżącego zostały przekazane do akt sprawy sądowej. Na okoliczność przekazania dokumentów nie wykonano ich kopii, stąd stwierdzone braki w dokumentacji (obowiązujące wówczas przepisy nie wymagały przeprowadzenia takiej czynności); 2. odnosząc się do wniosku skarżącego o udostępnienie kopii pism, które Gmina złożyła do akt postępowania sądowego, organ poprosił o dokładne wskazanie jakiego rodzaju konkretnie pisma bądź dokumenty są objęte jego wnioskiem. Organ poinformował skarżącego, że jako uczestnikowi postępowania sądowego przysługuje mu prawo do wglądu w akta sprawy, nawet do tych dokumentów, które Gmina nie posiada. W tym celu skarżący winien udać się do sekretariatu właściwego sądu. Pismem z 18 sierpnia 2021 r. skarżący, odpowiadając na pismo organu z 14 maja 2021 r. w zakresie pkt 2, wyjaśnił, że chodzi mu o pisma procesowe, zawierające wnioski dowodowe, stanowisko organu- jako uczestnika postępowania sądowego, które zostały złożone do akt postępowania sądowego toczącego się obecnie przed Sądem Rejonowym w M. Wydział I Cywilny pod sygn. I NS [...], ponad przekazany przez organ do tego sądu sprzeciw K. K. z 26 sierpnia 2010 r. od decyzji rozgraniczeniowej z 17 sierpnia 2010 r. nr [...] oraz pisma J. B. z 18 listopada 2020 r., zawierającego wniosek o odszkodowanie za wycięcie drzew i krzewów, w których to pismach procesowych Gmina jako uczestnik broni swojego stanowiska w zakresie prawidłowości władania działką nr [...], zbijając argumenty podnoszone przez K. K. i J. B. oraz ich następców prawnych w zakresie podnoszonych przez nich przesłanek zasiedzenia części działek i wykonywania prawa własności na tych fragmentach działek przez K. K. i J. B. raz ich spadkobierców. Według skarżącego, z treści pism składanych przez J. B. wynikało, że organ jest w posiadaniu następujących pism: - pisma J. B. z 20 lutego 2008 r. skierowanego do organu dotyczącego modernizacji drogi usytuowanej na działce nr [...]; - pisma J. B. z 14 kwietnia 2008 r. wniesionego do Starostwa, w którym wnosi ona o przeprowadzenie rozgraniczenia pomiędzy działkami nr [...] i [...] a działką nr [...]; - pisma J. B. z 13 marca 2009 r., stanowiącego sprzeciw od usytuowania słupa oświetleniowego na działce nr [...]; - pozwu z 10 kwietnia 2009 r., którym Gmina inicjuje postępowanie sądowe w zakresie przywrócenia stanu zgodnego z prawem i zaniechania naruszeń w zakresie usunięcia leżącego w granicach działki nr [...] wraz z orzeczeniem kończącym niniejsze postępowanie; - pisma J. B. z 27 lipca 2009 r. o rozgraniczenie działek nr [...], [...] i [...] z działką nr [...] wraz z pismem Gminy z 7 sierpnia 2020 r., stanowiącego odpowiedź na to pismo; - pisma J. B. z 14 października 2009 r. (wpływ do urzędu 15 października 2009 r.) zatytułowane wezwanie do zaniechania naruszenia stanu posiadania; - pisma J. B. z 18 sierpnia 2010 r. do Gminy w sprawie nakazu; - pisma Gminy z 21 września 2020 r. do J. B. w sprawie kamieni ułożonych przy drodze; - ustnego podania Z. B. z 28 października 2010 r. (zapewne opatrzonego stosowną notatką urzędową), na które urząd udzielił odpowiedzi w piśmie z 19 stycznia 2011 r. (znak [...]); - notatki ze spotkania, które odbyło się 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek; - notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 sierpnia 2012 r., w którym uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B.; - notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 26 listopada 2012 r. w sprawie remontu drogi – działka nr [...]; - notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 kwietnia 2013 r. w sprawie remontu drogi – działka nr [...]. Skarżący wskazał, że podtrzymuje swój wniosek z 18 marca 2021 r. i wnosi o udostępnienie mu ww. pism wraz z pismami stanowiącymi stanowisko organu na każde z nich, a w zakresie złożonego przez Gminę pozwu z 10 kwietnia 2009 r. o podanie jak zakończyło się przedmiotowe postępowanie sądowe. Skarżący wyraził swój żal wobec organu, gdyż jego zdaniem, bierne zachowanie się Gminy w postępowaniu sądowym o zasiedzenie może prowadzić do utraty przez Gminę prawa własności do znacznej części działki nr [...]. W ocenie skarżącego, stanowisko Gminy i jego w tym zakresie powinno być zbieżne. Ponadto, stanowisko organu z pkt 1 pisma z 14 maja 2021 r. jest nieprawdziwe, gdyż jego zdaniem, organ jest w posiadaniu znacznej korespondencji prowadzonej w okresie od 2007 r. do 28 lutego 2021 r. pomiędzy organem a państwem B. i K. w zakresie działek nr: [...], [...], [...] i [...]. Pismem z 30 sierpnia 2021 r. organ poinformował skarżącego, odpowiadając na jego pismo z 18 sierpnia 2021 r., że odpowiedź zostanie mu udzielona na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. w terminie 2 miesięcy z uwagi na bardzo dużą ilość pism wskazanych we wniosku oraz fakt przekazania dokumentów do postępowania sądowego. Pismem z 8 września 2021 r. skarżący, odpowiadając na pismo organu z 30 sierpnia 2021 r., wskazał, żeby Gmina, udzielając mu odpowiedzi podała, które z udostępnionych mu dokumentów zostały przekazane do postępowania sądowego i czy jest to postępowanie prowadzone przed Sądem Rejonowym w M. I Wydział Cywilny pod sygn. I Ns [...], czy też inne postępowanie sądowe. Pismem z 18 października 2021 r. organ, odpowiadając na pismo skarżącego z 18 sierpnia 2021 r. udostępnił mu: 1) pismo J. B. z 20 lutego 2008 r. (1 karta); 2) pismo J. B. z 14 kwietnia 2008 r. (1 karta); 3) pismo Starostwa Powiatowego do J. B. z 17 kwietnia 2008 r. (1 karta); 4) pismo Urzędu Miasta i Gminy w M. do K. K. i J. B. z 7 sierpnia 2009 r.(4 karty); 5) pozew do Sądu Rejonowego w M. z 10 kwietnia 2019 r. (6 kart); 6) pismo J. B. z 14 października 2009 r. (2 karty); 7) pismo J. B. z 18 sierpnia 2010 r.(4 karty); 8) pismo Urzędu Miasta i Gminy w M. do J. B. z 21 września 2010 r. (1 karta); 9) pismo Urzędu Miasta i Gminy w M. do Z. B. z 19 stycznia 2011 r. (1 karta); 10) notatkę służbową z 26 listopada 2012 r. (4 karty); 11) notatkę służbową z 3 kwietnia 2013 r. (4 karty). Ponadto organ poinformował skarżącego, że jest w trakcie weryfikacji materiałów archiwalnych w celu ich udostępnienia skarżącemu, tj. notatki ze spotkania, które odbyło się 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek; notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 sierpnia 2021 r., w której uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B.. Odnośnie pisma skarżącego z 8 września 2021 r. organ poinformował skarżącego, że trwa weryfikacja wskazanych przez niego pism w celu ustalenia, w którym postępowaniu zostały złożone oraz odpowiedź zostanie udzielona w terminie do 2 listopada 2021 r. Pismem z 19 listopada 2021 r. skarżący ustosunkował się do pisma organu z 18 października 2021 r. i wskazał, że do dnia dzisiejszego nie otrzymał: a) informacji, które z przekazanych mu dokumentów zostały przez Gminę przekazane do postępowania sądowego - pismo z 8 września 2021 r., które wpłynęło do organu w tym samym dniu - w związku z jego wnioskiem z 18 marca 2021 r., który dotyczy przedstawienia przez Gminę pism, które skierowane zostały przez nią jako uczestnika postępowania sądowego toczącego się przed Sądem Rejonowym w M. Wydział I Cywilny sygn. I Ns [...], zawierające wnioski dowodowe, stanowisko organu, w których to pismach procesowych Gmina- jako uczestnik postępowania broni swojego stanowiska w zakresie nieprawidłowości władania działką nr [...] zbijając argumenty podnoszone przez K. K. i J. B. oraz ich następców prawnych w zakresie podnoszonych przez nich przesłanek zasiedzenia części działek i wykonywania prawa własności na tych fragmentach działek przez wyżej wymienionych; b) pisma J. B. z 13 marca 2009 r. stanowiącego sprzeciw od usytuowania słupa oświetleniowego na działce nr [...]; c) pisma J. B. z 27 lipca 2009 r. o rozgraniczenie działek nr [...], [...] i [...] z działką nr [...] wraz z pismem Gminy z 7 sierpnia 2009 r. stanowiącego odpowiedź na to pismo; d) notatki, zapisków urzędowych pracownika Gminy z ustnego podania Z. B. z 28 października 2010 r. (zapewne opatrzonego stosowną notatka urzędową), na które urząd udzielił odpowiedzi w piśmie z 19 stycznia 2011 r. (znak [...]); e) notatki ze spotkania które odbyło się 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek zgodnie z zobowiązaniem organu wyrażonym w piśmie z 18 października 2021 r., które miało być doręczone skarżącemu w terminie do 2 listopada 2021 r.; f) notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 sierpnia 2012 r., w której uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B. zgodnie z zobowiązaniem organu wyrażonym w piśmie z 18 października 2021 r., które miało być doręczone skarżącemu w terminie do 2 listopada 2021 r. Skarżący podał, że analiza dokumentów skłoniła go do rozszerzenia wniosku o przedłożenie pisma z 29 lipca 2010 r. (nr [...]), w którym organ wezwał J. B. do usunięcia kamieni, krzewów i krawężników występujących w pasie drogi 80. Pismem z 1 grudnia 2021 r. organ, odpowiadając na pismo skarżącego z 9 listopada 2021 r. poinformował skarżącego, że wszystkie posiadane dokumenty jakimi organ dysponuje zostały mu już przekazane przy piśmie z 18 października 2021 r. Organ podał, że w dalszym ciągu trwa weryfikacja materiałów archiwalnych w przedmiotowej sprawie i po ich odszukaniu zostaną mu one udostępnione bez zbędnej zwłoki. Pismem z 29 grudnia 2021 r. skarżący ustosunkował się do pisma organu z 1 grudnia 2021 r. i wskazał, że nadal nie uzyskał informacji żądanych we wniosku z 18 marca 2021 r. w zakresie od pkt a do pkt d, o których pisał w piśmie z 19 listopada 2021 r. oraz pisma z 29 lipca 2010 r. (znak [...]), w którym J. B. został wezwana do usunięcia kamieni, krzewów i krawężników występujących w pasie drogi 80. Skarżący podał, że organ zobowiązał się udostępnić mu żądane dokumenty do 2 listopada 2021 r., czego nie uczynił i jest zatem dla niego niezrozumiała odpowiedź organu z 1 grudnia 2021 r. zdanie pierwsze - że wszystkie dokumenty zostały mu już udostępnione. Skarżący poprosił organ o wskazanie realnego terminu w jakim udostępnione zostaną mu żądane dokumenty. W piśmie z 27 stycznia 2022 r. organ, odpowiadając na pismo skarżącego z 29 grudnia 2021 r., podał, że ostatecznym terminem udzielenia skarżącemu informacji będzie 28 luty 2022 r. Pismem z 25 lutego 2022 r. organ poinformował skarżącego, że przekazuje mu kopię pisma z 7 sierpnia 2009 r. znak [...] oraz z 29 lipca 2010 r. [...] Ponadto organ poinformował skarżącego, że wszystkie pisma złożone przez Gminę M. do postępowania sądowego toczącego się przed Sądem Rejonowym w M. Wydział I Cywilny sygn. akt I Ns [...] znajdują się w aktach sprawy, w których skarżący jest uczestnikiem i do lat ma do nich nieskrępowany dostęp. W piśmie z 21 marca 2022 r. (wpływ do organu 22 marca 2022 r.) skarżący, odpowiadając na pismo organu z 25 lutego 2022 r. podał, że nadal nie otrzymał: - notatki ze spotkania, które odbyło się 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek; - notatki ze spotkania z udziałem Burmistrza M. z 3 sierpnia 2012 r., w którym uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B. (skarżący podał, że dokumenty miały mu zostać mu przekazane do 2 listopada 2021 r.); - wykazu dokumentów, które uległy brakowaniu, a które dotyczyły wymiany korespondencji pomiędzy Gminą a Państwem B. i dotyczyły działki nr [...] zgodnie z wnioskiem skarżącego z 25 września 2019 r. Skarżący podał, że organ nie ustosunkował się do powodów braku tych pism. Skarżący podał, że jeśli chodzi o wniosek w zakresie wskazania pism, które Gmina złożyła do akt postępowania sądowego toczącego się w przedmiocie rozgraniczenia działki nr [...] z działkami nr [...], [...], [...] i [...] i zasiedzenia części działki nr [...] ponad sprzeciw J. B. w przedmiocie ustalenia granic pomiędzy działką nr [...], a działkami nr [...], [...], [...] i [...], które zapoczątkowało postępowanie sądowe, które ponownie toczy się przed Sądem Rejonowym w M. oraz pisma J. B. z 18 listopada 2010 r. zawierającego jej wniosek o odszkodowanie za wycięcie drzew i krzewów, wyjaśnił, że ma dostęp do akt postępowania sądowego, o którym organ wspomniał w piśmie z 25 lutego 2022 r. Skarżący wyjaśnił, że z uwagi na dostęp do akt sądowych, wie, iż w aktach tych nie ma nic oprócz sprzeciwu J. B. w przedmiocie ustalenia granic pomiędzy działką nr [...] a działkami nr [...], [...], [...] i [...] oraz sprzeciwu K. K., które to zainicjowały postępowanie sądowe oraz pisma J. B. z 18 listopada 2010 r. zawierającego jej wniosek o odszkodowanie za wycięcie drzew i krzewów. W aktach postępowania sądowego brak jest też pisma procesowego, którego autorem jest Gmina jako uczestnik postępowania. Według skarżącego, skoro Gmina twierdzi, że występuje czynnie w postępowaniu sądowym, to niech wskaże jakie konkretnie pisma procesowe składała w tym postępowaniu. Skarżący złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie za pośrednictwem organu (wpływ skargi w dniu 1 lutego 2022 r.), skargę bezczynność organu w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej zgodnie z wnioskiem skarżącego z 18 marca 2021 r. Skarżący zarzucił organowi naruszenie: 1. art. 61 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. w zakresie w jakim przepis ten stanowi podstawę prawa do uzyskania informacji publicznej przez błędne zastosowanie polegające na nieudostępnieniu informacji publicznej na wniosek; 2. art. 10 ust.1 w zw. z art. 13 ust. 1 i art. 13 ust. 2 u.d.i.p. w zakresie w jakim z przywołanych przepisów wynika, że informacja nieudostępniona w Biuletynie Informacji publicznej jest udostępniana na wniosek bez zbędnej zwłoki nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku, a jeżeli informacja publiczna powinna być udostępniona, w terminie nie dłuższym niż miesiąc od dnia złożenia wniosku- w zakresie wniosku skarżącego o udostępnienie informacji publicznej z 18 marca 2021 r. Skarżący wniósł o: 1. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności w związku z rozpoznaniem złożonego przez skarżącego wniosku z 18 marca 2021 r. o udostępnienie informacji publicznej; 2. zobowiązanie organu do załatwienia wniosku o udostępnienie informacji publicznej z 18 marca 2021 r. doprecyzowanego pismem z 18 sierpnia 2021 r. oraz pismem z 18 października 2021 r.; 3. wymierzenie organowi grzywny w wysokości dwukrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 4. przyznanie skarżącemu sumy pieniężnej w wysokości jednokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego; 5. stwierdzenie, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 6. rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym; 7. zwrot od organu na rzecz skarżącego poniesionych przez niego kosztów postępowania sądowego. W odpowiedzi na skargę, organ wniósł o jej oddalenie. Organ wskazał, że skarżący od wielu lat jest czynnym uczestnikiem postępowania sądowego o rozgraniczenie i ma nieskrępowany dostęp do akt tego postępowania, co wynika wprost z pism skarżącego składanych do organu. Niezależnie od tego organ udzielała skarżącego żądanych informacji i informował o przyczynach wydłużenia terminu do udzielenia odpowiedzi. W piśmie procesowym z 22 marca 2022 r. skarżący wniósł o przeprowadzenie dowodu z: 1. pisma organu z 25 lutego 2022 r. znak [...] (bez załączników); 2. pisma skarżącego z 22 marca 2022 r., stanowiącego odpowiedź na pismo organu z 25 lutego 2022 r.; 3. odpis pisma skarżącego z 9 listopada 2021 r. skierowany do Sądu Rejonowego w M. Wydział I Cywilny, sygn. akt I Ns [...]. Skarżący podał, że pismo organu z 14 maja 2021 r. nie zawierało wykazu dokumentów jakie miały być przekazane do ww. sprawy sądowej. Według skarżącego, notatki z 21 października 2011 r. i 3 sierpnia 2012 r., choć wymienione w piśmie organu z 18 sierpnia 2021 r. nie zostały mu przekazane, zatem niezrozumiale jest stanowisko organu, że ww. dokumenty miały mu być przekazane do 2 listopada 2021 r. Zdaniem skarżącego, organ udziela mu niepełnych informacji, co świadczy że pozostaje w stanie bezczynności. Skarżący podał, że organ kilkukrotnie powoływał się na fakt, iż żądane informacje są w jego archiwum, lecz nie wskazywał o jakie dokumenty chodzi. Powoływanie się przez organ na fakt, że dokumentacja jest w archiwum nie świadczy o tym, iż tych dokumentów nie ma w archiwum, lecz że dostęp do nich jest utrudniony, co nie powinno rzutować na termin udzielenia skarżącemu informacji publicznej. W piśmie procesowym z 1 kwietnia 2022 r. organ wyjaśnił, że aktualnie przed Sądem Rejonowym w M. toczy się postępowanie o sygn. I Ns [...] (a nie jak błędnie skarżący podaje I Ns [...]), w którym rozpatruje się powtórnie wniosek skarżącego o dopuszczenie go do udziału w sprawie. Odbyło się jedno posiedzenie w dniu 4 listopada 2021 r. z aktywnym udziałem skarżącego, w którym ten wniosek został złożony, zaś organ nie sprzeciwił się wnioskowi. Według organu, skarżący będąc od wielu lat aktywnym uczestnikiem postępowania sądowego miał dostęp do akt sądowych. Organ stwierdził też, że pomiędzy skierowaniem sprawy przez Sąd Okręgowy do ponownego rozpoznania, jej stan faktyczny i prawny nie uległ żadnej zmianie. Obecnie sprawa jest odroczona na termin z urzędu. Organ potwierdził, że w piśmie z 29 marca 2021 r. poinformował skarżącego, że wniosek jego zostanie zrealizowany w ciągu 2 miesięcy, gdyż przyczyna tego stanu rzeczy była rozwijająca się epidemia. W dniu 14 maja 2021 r. organ poinformował skarżącego o sposobie załatwienia jego wniosku. Ponadto z pismem z 18 października 2021 r. przekazano skarżącemu żądane dokumenty. W piśmie tym wymieniono notatki z 21 października 2011 r. i 3 sierpnia 2012 r., lecz miały one być udostępnione skarżącemu po ich ewentualnym odnalezieniu w archiwum, co dotychczas nie przyniosło rezultatu, o czym powiadomiono skarżącego w dniu 1 grudnia 2021 r. W piśmie z 1 grudnia 2021 r. poinformowano skarżącego, że przekazano mu wszystkie dokumenty będące w dyspozycji organu. W piśmie procesowym z 12 kwietnia 2022 r. skarżący ustosunkował się do twierdzeń organu zawartych w piśmie 1 kwietnia 2022 r. Skarżący dołączył do ww. pisma kopię pisma organu z 5 kwietnia 2022 r., w którym poinformowano go, że organ nie posiada: notatki ze spotkania z 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek; notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 sierpnia 2012 r., w którym uczestniczyli Z. B. i A. B.; wykazu dokumentów, które dotyczyły wymiany korespondencji pomiędzy Gminą a państwem B. dotyczących działki nr [...]. Wraz z pismem z 15 kwietnia 2022 r. skarżący nadesłał do Sądu kopię pisma organu z 18 września 2020 r. (bez załączników) oraz kopię swojego pisma z 28 października 2020 r. do organu. Wniósł o przeprowadzenie dowodu z pisma organu z 5 kwietnia 2022 r. oraz własnego pisma z 14 kwietnia 2022 r. do organu. Wraz z pismem z 13 kwietnia 2022 r. organ przesłał do Sądu kopię własnego pisma z 18 września 2020 r. (bez załączników) oraz kopię pisma skarżącego z 28 października 2020 r. Wraz z pismem z 22 kwietnia 2022 r. organ nadesłał kopię załącznika do własnego pisma z 18 września 2020 r. w postaci wykazu pism udostępnionych skarżącemu. Wraz z pismem z 28 kwietnia 2022 r. skarżący nadesłał kopię załącznika do pisma organu z 18 września 2020 r. w postaci kopii pism udostępnionych mu przez organ oraz ich wykazu. Skarżący podał, że żądane przez niego dokumenty, objęte wnioskiem z 18 sierpnia 2021 r. o udostępnienie informacji publicznej nie znajdują się w aktach postępowania cywilnego i nie zostały mu przekazane przez organ. Przewodniczący Wydziału skierował sprawę do rozpoznania w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329), dalej "p.p.s.a". Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wskazał, że: Na wstępie wskazać należy, że organem uprawnionym do udzielenie informacji publicznej był Burmistrz M. . Skarżący błędnie określił organ jako Burmistrza Miasta i Gminy M.. Spór w sprawie dotyczy kwestii czy organ pozostawał w bezczynności przy rozpoznawaniu wniosku skarżącego z 18 marca 2021 r. W pierwszej kolejności należy odnieść się do wyroku WSA w Szczecinie z dnia 3 grudnia 2020 r. o sygn. akt II SAB/Sz [...] w sprawie ze skargi skarżącego na bezczynność Burmistrza M. w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej, w którym: 1. umorzono postępowanie sądowe; 2. stwierdzono, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądzono od organu na rzecz skarżącego zwrot kosztów postępowania sądowego. Jak wynikało z akt sądowych sprawy o sygn. II SAB/Sz 111/20, skarżący pismem z 25 września 2019 r. zwrócił się do organu z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej w zakresie: 1. całej korespondencji zarówno tradycyjnej, jak i mailowej odnośnie drogi nr [...] pomiędzy państwem B. a Urzędem Miasta i Gminy M. z lat 2007-25.09.2019 r.; 2. całej dokumentacji dotyczącej drogi nr [...] znajdującej się w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Organ nie wzywał skarżącego do sprecyzowania ww. wniosku i sam skarżący też nie dokonał jego sprecyzowania. Organ wezwał skarżącego do wykazania interesu prawnego i/lub prawnego dla udostępnienia żądanie informacji (pismo organu z 9 października 2019 r.). Skarżący odmówił wskazania interesu prawnego lub faktycznego (pismo skarżącego z 7 listopada 2019 r.). Wobec braku reakcji organu na jego wniosek z dnia 25 września 2019 r., skarżący złożył w dniu 11 września 2020 r. do WSA w Szczecinie skargę na bezczynność Burmistrza M.. Jak wynikało z uzasadnienia ww. wyroku, w dniu 18 września 2020 r. skarżącemu przekazano wszystkie dokumenty, które udało się organowi zidentyfikować, a które mieściły się w katalogu żądań wymienionych we wniosku z 25 września 2019 r. i które nie zostały przekazane (w oryginale) do Sądu Rejonowego w M.. WSA w Szczecinie, rozpoznając sprawę uznał, że po wniesieniu skargi (tj. po 11 września 2020 r.) skarżącemu została przekazana informacja publiczna w poprawnej formie wraz z pismem z 18 września 2020 r., wobec czego ustał stan bezczynności organu i nie występował on już w chwili orzekania przez sąd. WSA w Szczecinie odniósł się do pisma skarżącego z 28 października 2020 r., w którym skarżący kwestionował udzielenie mu żądanej informacji przez organ w pełnym zakresie. WSA w Szczecinie wskazał, że skarżący nie podał konkretnie powodów dla takiego twierdzenia, lecz dla oceny, czy organ pozostaje w bezczynności pozostaje fakt, czy udzielona odpowiedź satysfakcjonuje wnioskodawcę. Udzielenie żądanej informacji przez organ było podstawą do umorzenia postępowania przez WSA w Szczecinie. Z uwagi na fakt, że udzielenie żądanej informacji nastąpiło po wniesieniu skargi, WSA w Szczecinie stwierdził, że bezczynność organu trwała do dnia udzielenia skarżącemu żądanej informacji i uznał, że bezczynność ta miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Powyższy wyrok jest prawomocny. Na podstawie art.170 p.p.s.a orzeczenie prawomocne wiąże nie tylko strony i sąd, który je wydał, lecz również inne sądy i inne organy państwowe, a w przypadkach w ustawie przewidzianych także inne osoby. Zgodnie z art. 171 p.p.s.a, wyrok prawomocny ma powagę rzeczy osądzonej tylko co do tego, co związku ze skargą stanowiło przedmiot rozstrzygnięcia. Konsekwencją procesową faktu, że prawomocny wyrok korzysta z powagi rzeczy osądzonej, jest to, że nie można skutecznie wszcząć postępowania w tym samym przedmiocie i między tymi samymi stronami. W takiej sytuacji zachodzi podstawa do odrzucenia skargi jako niedopuszczalnej na podstawie art. 58 § 1 pkt 4 p.p.s.a. Analizując wniosek skarżącego z 18 marca 2021 r. o udostępnienie informacji publicznej, Sąd stwierdził, że pokrywał się on w części z wnioskiem z 25 września 2019 r. przez określenie żądanie w postaci "udostępnienia i dostarczenia pocztą kopii informacji, dokumentów dotyczących drogi publicznej numer [...] jaką wymieniały sobie strony, tj. państwo B. i Urząd Miasta i Gminy M. począwszy od 2007 r. do 28 lutego 2021 r. oraz pełnej dokumentacji dotyczącej drogi publicznej nr [...] znajdującej się w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta i Gminy M.". Użycie przez skarżącego w dalszej treści wniosku z 18 marca 2021 r. sformułowania "a w szczególności w zakresie w jakim Gmina nie rozpoznała jego wniosku z 25 września 2019 r." - wskazywało na dodatkowe żądanie udzielenia informacji publicznej, oprócz dokumentów wymienionych wyżej we wniosku. To dodatkowe żądanie zostało sprecyzowane przez skarżącego w piśmie z 18 sierpnia 2021 r. przez wskazanie konkretnych dokumentów, jakie oczekuje skarżący dostać od organu. Potwierdzeniem takiego stanowiska skarżącego jest jego skarga, w której domaga się on zobowiązania organu do rozpoznania jego wniosku z 18 marca 2021 r. w całości. Z uwagi na ustalenie, że w niniejszej sprawie wniosek skarżącego w części pokrywał się z wnioskiem z 25 września 2019 r. w zakresie żądania udostępnienia skarżącemu korespondencji między państwem B. a Gminą M. oraz dokumentów z Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska dotyczących działki nr [...] z okresu 2007 r. - 25 września 2019 r. - skarga podlegała odrzuceniu. W niniejszej sprawie Sąd jest związany wyrokiem o sygn. akt II SAB/Sz 111/20 i nie może ponownie zajmować się bezczynnością organu związaną z przekazaniem skarżącemu żądanych dokumentów, które jak wynikało z załącznika do pisma z 18 września 2020 r. zostały mu udostępnione w ramach postępowania o sygn. akt II SAB/Sz 111/20. Nie zmienia tego również fakt przekazania przez organ skarżącemu ponownie tych dokumentów w ramach niniejszego postępowania. Po sprecyzowaniu swojego wniosku w piśmie z 18 sierpnia 2021 r. skarżący wyjaśnił, że chodzi mu o pisma procesowe Gminy zawierające wnioski dowodowe i stanowisko Gminy (jako uczestnika postępowania sądowego w sprawie o sygn. akt I NS [...] przed Sądem Rejonowym w M.), w których Gmina broni swojego stanowiska w zakresie prawidłowości władania działką nr [...], zbijając argumenty K. K. i J. B. oraz ich następców prawnych (pismo z 18 sierpnia 2021 r.). Skarżący domagał się udostępnienia dokumentów postaci: 1) pisma J. B. z 20 lutego 2008 r.; 2) pisma J. B. z 14 kwietnia 2008 r.; 3) pisma J. B. z 13 marca 2009 r.; 4) pozwu Gminy z 10 kwietnia 2009 r.; 5) pisma J. B. z 27 lipca 2009 r. wraz z pismem Gminy z 7 sierpnia 2020 r., stanowiącego odpowiedź na to pismo; 6) pisma J. B. z 14 października 2009 r.; 7) pisma J. B. z 18 sierpnia 2010 r.; 8) pisma Gminy z 21 września 2020 r. do J. B. w sprawie kamieni ułożonych przy drodze; 9) notatki z ustnego podania Z. B. z 28 października 2020 r., na które urząd udzielił odpowiedzi w piśmie z 19 stycznia 2011 r.; 10) notatki ze spotkania z 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek; 11) notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 sierpnia 2012 r., w którym uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B.; 12) notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 26 listopada 2012 r. w sprawie remontu drogi – działka nr [...]; 13) notatki ze spotkania z Burmistrzem M. z 3 kwietnia 2013 r. w sprawie remontu drogi – działka nr [...]. W ocenie Sądu, należało zatem zbadać czy organ udzielił skarżącemu żądanej powyżej informacji publicznej. Powyższy wniosek winien zostać rozpoznany przez organ zgodnie z przepisami u.d.i.p. Podkreślić należy, że wniosek o udostępnienie informacji publicznej winien być sformułowany precyzyjnie zwłaszcza gdy strona domaga się wydania określonych dokumentów, żeby uniknąć niejasności w kwestii uznania czy organ udostępnił stronie żądane dokumenty, czy też tego nie zrobił. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej winien być załatwiony najpóźniej w terminie 14 dni od jego złożenia go w organie. Jeżeli organ nie może załatwić wniosku w ww. terminie powinien powiadomić stronę o przyczynach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (art. 13 ust. 1 i 2 u.d.i.p.). W niniejszej sprawie organ naruszył termin wynikający z art. 13 u.d.i.p. Według Sądu, organ poprawnie wezwał skarżącego do sprecyzowania wniosku, lecz uczynił to z naruszeniem art. 13 u.d.i.p. Wezwanie do sprecyzowania wniosku winno być przez organ wystosowane do skarżącego niezwłocznie po jego otrzymaniu i zapoznaniu się z jego treścią, a najpóźniej w terminie w terminie 14 dni od jego otrzymania. Termin na załatwienie wniosku o udostępnienie informacji publicznej jest ustalony sztywno przez ustawodawcę na 2 miesiące od jego otrzymania przez organ i to w sytuacji, gdy wcześniej powiadomi on wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia, do których zaliczyć można brak w postaci sprecyzowania wniosku. Udzielenie żądanej informacji po tym terminie powoduje, z organ pozostawał w bezczynności do czasu udzielenie ww. informacji. Okoliczność, że wniosku skarżącego nie załatwiono w terminie z uwagi na epidemię COVID -19 nie ma znaczenia dla przyjęcia, iż organ pozostawał w bezczynności. W niniejszej sprawie organ w sposób nieuzasadniony przesuwał termin załatwienia sprawy z naruszeniem art. 13 u.d.i.p. Stosownie do art. 1 u.d.i.p., każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów u.d.i.p. Przedmiot informacji publicznej określony został w art. 6 u.d.i.p. Sposób udostępnienia informacji publicznej zawarty został w art. 7, art. 8, art. 10, art. 11 u.d.i.p., zaś odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w art. 16 u.d.i.p. Po otrzymaniu wniosku o udzielenie informacji publicznej, organ powinien wniosek ten dokładnie przeanalizować pod kątem czy żądana informacja ma charakter informacji publicznej i dalej postąpić według reguł dotyczących udzielenia informacji lub odmówić jej udzielenia. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnym z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot zobowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku (art. 14 ust. 1 u.d.i.p.). Natomiast w myśl art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 u.d.i.p. odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 u.d.i.p. następuje w drodze decyzji administracyjnej. Ponadto, organ może poprzestać na pisemnym zawiadomieniu wnioskodawcy: - gdy nie jest podmiotem zobowiązanym w świetle art. 4 u.d.i.p.; - gdy żądana informacja nie stanowi informacji publicznej; - gdy nie dysponuje on przedmiotową informacją; - gdy wnioskowane dane są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium; - gdy w zakresie żądanej informacji publicznej przepisy prawa wprowadzają odrębny tryb dostępu. Podsumowując, z chwilą wpłynięcia do organu wniosku o udostępnienie informacji publicznej, organ obowiązany jest ustalić, czy przedmiot wniosku rzeczywiście dotyczy informacji publicznej, a jeśli tak to o jakim charakterze (informacje proste czy przetworzone), czy informacje te znajdują się w posiadaniu zobowiązanego podmiotu, czy podmiot zobowiązany posiada środki techniczne umożliwiające udostępnienie informacji w sposób wskazany przez wnioskodawcę oraz czy udostępnienie żądanych informacji nie podlega ograniczeniu ze względu na tajemnice prawnie chronione. Jeżeli wniosek dotyczy informacji publicznej, a brak jest ustawowych ograniczeń w jej udostępnieniu, organ jest zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej w drodze czynności materialno-technicznej. W rozpoznawanej sprawie nie jest sporne, że organ jest podmiotem zobowiązanym do udzielenia informacji publicznej, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Wskazać należy, że co do zasady wszystko, co wiąże się bezpośrednio z funkcjonowaniem i trybem działania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 u.d.i.p. stanowi informację publiczną. Pojęcie informacji publicznej ustawodawca określa w art. 1 ust. 1 i art. 6 u.d.i.p., przy czym art. 1 u.d.i.p. zawiera bardzo ogólne ujęcie materii poddanej regulacji w tym akcie, natomiast art. 6 u.d.i.p. konkretyzuje przedmiot informacji publicznej, lecz nie tworzy zamkniętego katalogu źródeł i rodzajów informacji. O zakwalifikowaniu określonej informacji jako podlegającej udostępnieniu w rozumieniu ustawy decyduje kryterium rzeczowe, tj. treść i charakter informacji. Ocena, czy określona informacja ma walor informacji publicznej, nie może być uzależniona od tego, kto i dla jakich celów ubiega się o jej udostępnienie. Informacja publiczna powinna istnieć w formie utrwalonej w chwili złożenia wniosku, a więc odnosić się do istniejącego już stanu rzeczy, do czynności już dokonanych przez podmiot zobowiązany i tylko w takiej formie może być udostępniona. Natomiast sam wniosek nie może służyć wytworzeniu takiej informacji, tak więc wniosek zawierający pytania o zdarzenia przyszłe lub takie, które jeszcze nie nastąpiły, należy zakwalifikować jako niedotyczący informacji publicznej. Artykuł 6 ust. 1 pkt 5 lit.b u.d.i.p., stanowi o obowiązku informowania o majątku publicznym, w tym o innych prawach majątkowych przysługujących państwu i jego długach. W związku z tym do informacji o majątku, którym dysponują podmioty zobowiązane do udostępniania informacji, należy zaliczyć informacje o nieruchomościach, rzeczach ruchomych oraz innych prawach majątkowych. Przepis art. 6 ust. 1 pkt 4 lit.a u.d.i.p. przewiduje udostępnienie danych publicznych, w tym treści i postaci dokumentów urzędowych. W prawie krajowym decyzje administracyjne i inne dokumenty zawarte w aktach administracyjnych stanowią informacje publiczne, które podlegają udostępnieniu w całości lub w części jedynie do granic kolizji z przepisami, które zawierają wyłączenie dostępności albo nie podlegają udostępnieniu właśnie z tych powodów, przy czym wyraźne wskazówki ograniczające można znaleźć w treści art. 5 ust. 1 i 2 u.d.i.p. Dlatego organ orzekający o udostępnieniu takich dokumentów każdorazowo ustala granice kolizji i wydaje rozstrzygnięcia stosowne do tych ustaleń, przy czym ochrona prywatności i danych osobowych obejmuje zatarcie takich informacji zawartych w dokumentach, które bezpośrednio ich dotyczą. Informacją publiczną co do zasady są tylko dokumenty urzędowe, a więc wytworzone przez organ w ramach realizacji powierzonych mu zadań. Nie wszystkie pisma będące w posiadaniu urzędu mają ten walor. Dokument prywatny, który trafia do organu, nie staje się z tego tytułu dokumentem urzędowym. Organ nie może go więc udostępnić osobom trzecim w ramach wniosku o dostęp do informacji publicznej (por. wyrok NSA z 13 czerwca 2014 r., I OSK 3070/13). Z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit.b u.d.i.p., wynika, że informacją publiczną są również stanowiska w sprawach publicznych zajęte przez organy władzy publicznej i przez funkcjonariuszy publicznych, w tym radnych, i to niezależnie od formy utrwalenia tych stanowisk. W tym kontekście drugorzędne znaczenie ma to, do kogo dane pismo jest kierowane. Wprawdzie dokument – w szerokim tego słowa rozumieniu – będzie podstawowym nośnikiem informacji publicznej, ale wyraz "informacja" obejmuje swoim znaczeniem znacznie szerszy zakres pojęciowy niż wyraz "dokumenty" i nie można ograniczać dostępu do informacji publicznej postrzeganiem go tylko jako dostępu do dokumentów. Należy jednak pamiętać, że informacja tego rodzaju powinna być w jakieś formie uprzednio uzewnętrzniona, utrwalona, a przez to możliwa do udostępnienia. Tej kwestii dotyczył wyrok WSA w Białymstoku z 9 sierpnia 2011 r. o sygn. akt II SAB/Bk 34/11, w którym wypowiedziano się na temat charakteru notatek ze spotkań organów władzy dotyczących spraw publicznych, uznając je za informację publiczną. Należy pamiętać, że żądanie udostępnienia akt sprawy jako całości nie jest wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, ale żądaniem udostępnienia określonego zbioru materiałów. Tak sformułowany wniosek nie wskazuje na informacje publiczne, których udostępnienia domaga się wnioskodawca. Należy przy tym mieć na uwadze, że prawo do informacji dotyczy informacji o sprawie publicznej, a więc informacji o czymś, a nie udostępnienia zbioru materiałów jako takich. Wniosek taki nie może być załatwiony w oparciu o przepisy komentowanej ustawy (por. wyrok WSA w Warszawie z 21 marca 2014 r., II SA/Wa 1562/13). Zasadą jest jawność urzędowych dokumentów, a nie akt administracyjnych, w których się one znajdują. Za informację publiczną uważa się nie tylko dokumenty wytworzone przez organ, lecz także takie, których używa on do realizacji swoich zadań, nawet gdy nie pochodzą wprost od niego. Jednakże nie dotyczy to dokumentów prywatnych, które nie podlegają udostępnieniu na podstawie przepisów u.d.i.p., nawet gdy są w posiadaniu organu. Przepisy u.d.i.p. nie definiują pojęcia dokumentu prywatnego. Według Sądu Najwyższego, dokumentem prywatnym jest każde pismo będące dokumentem, jeśli nie jest ono dokumentem urzędowym (zob. wyrok SN z 3 października 2000 r., I CKN 804/98). Niewątpliwie wniosek (pismo) osoby fizycznej jest dokumentem prywatnym. A zatem wszelkiego rodzaju dokumenty prywatne, które podmiot prywatny kieruje do organu administracji publicznej, bez względu na to, jakiego rodzaju postępowanie wszczyna dokument prywatny lub też jakiej czynności oczekuje podmiot, składając ten dokument, nie stanowią informacji publicznej. Dokument prywatny, niezależnie od tego, czy inicjuje postępowanie w konkretnej sprawie przed organem administracji publicznej, czy też nie, współtworzy wespół z innymi dokumentami całość akt prowadzonej przed nim sprawy. Okoliczność, że dokument prywatny trafia do organu i służy realizacji powierzonych prawem zadań organu, nie oznacza, że przez to nabiera on cech dokumentu urzędowego. Dokument skierowany do organu administracji publicznej przez podmiot prywatny nigdy nie stanie się dokumentem urzędowym tylko dlatego, że został doń zaadresowany i znajduje się w jego posiadaniu. Nie nabierze zatem cech dokumentu urzędowego w rozumieniu przepisów u.d.i.p. nawet wówczas, jeśli jego forma będzie miała postać oficjalnego wzoru (por. wyroki WSA: w Warszawie z 4 czerwca 2012 r., II SAB/Wa 102/12; z 24 marca 2014 r., II SA/Wa 10/14; z 24 lutego 2014 r., II SAB/Wa 450/13 i w Gdańsku z 20 marca 2013 r., II SAB/Gd 92/12). Również akta administracyjne, w których znajduje się ten wniosek, nie są dokumentem urzędowym i dlatego żądanie kopii dokumentów znajdujących się w nich jest bezzasadne. Informacją publiczną może być dopiero rozstrzygnięcie wniosku przez uprawniony organ. Wskazać należy również, że doktryna i orzecznictwo sądów administracyjnych posługuje się pojęciem "dokumentu wewnętrznego". Dokument wewnętrzny zawiera informacje o charakterze nieoficjalnym, tzw. roboczym, jest opracowany na potrzeby wytworzenia informacji czy też niezbędny dla dalszego procesu decyzyjnego. Dokumenty wewnętrzne służą wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk, nie są informacją ostateczną, a jedynie są potrzebne do wytworzenia "ostatecznego produktu" w postaci informacji publicznej, która ma cechę oficjalności. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 czerwca 2012 r. o sygn. akt I OSK 666/12 zwrócił uwagę na to, że "od "dokumentów urzędowych" w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p. odróżnia się "dokumenty wewnętrzne", służące wprawdzie realizacji jakiegoś zadania publicznego, ale nie przesądzające o kierunkach działania organu. Dokumenty takie służą wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk. Mogą mieć dowolną formę, nie są wiążące, co do sposobu załatwienia sprawy, nie są w związku z tym wyrazem stanowiska organu, nie stanowią więc informacji publicznej". Dokumenty wewnętrzne, wytworzone w zakresie działania danego podmiotu nie podlegają udostępnieniu, o ile nie zostały włączone do akt sprawy albo nie zostały wyekspediowane do innego podmiotu. walor dokumentu wewnętrznego mają dokumenty, które nie zostały wykorzystane w procesie decyzyjnym oraz takie, które dotyczą jedynie sfery zamierzeń. W sytuacji gdy żądana informacja jest kwalifikowana jako dokument wewnętrzny, nie ma zastosowania ustawa o dostępie do informacji publicznej i załatwienie zgłoszonego we wniosku żądania następuje w drodze pisma informacyjnego (por. Komentarz do ustawy o dostępie do informacji publicznej. I. Kamińska, M. Rozbicka – Ostrowska, wydanie III, Warszawa, wydawnictwo Wolters Kluwer do art. 6). Odnosząc ww. uwagi do treści wniosku skarżącego z 18 marca 2021 r. wskazać należy, że organ winien był przeanalizować: 1. żądanie udostępnienia wykazu dokumentów, które uległy brakowaniu dotyczących wymiany korespondencji pomiędzy Gminą a państwem B. w związku z działką nr [...] (pkt a) wniosku z 18 marca 2021 r.). Z pisma organu z 5 kwietnia 2022 r. wynika, że udzielono skarżącemu odpowiedzi, że organ nie posiada ww. wykazu, zatem na dzień orzekania przez Sąd, organ nie pozostawał już w bezczynności. 2. żądanie udostępnienia kopii pism procesowych sporządzonych przez Gminę do postępowania sądowego o sygn. I Ns [...], zawierających jej stanowisko w sprawie oraz kopii pism wymienionych w pkt 1 - 13, opisanych powyżej w uzasadnieniu (pkt b - wniosku z 18 marca 2021 r., sprecyzowany w piśmie z 18 sierpnia 2021 r.) - w tym zakresie organ częściowo udostępnił skarżącemu żądane dokumenty, dołączając je do pisma z 18 października 2021 r. (poz. 1-11), które zostały opisane powyżej w uzasadnieniu. W tym zakresie organ nie pozostaje w bezczynności. Podkreślić należy jednak, że udostępnienie przez organ skarżącemu dokumentów prywatnych w postaci pism J. B. naruszało przepisy u.d.i.p. (dokumenty prywatne nie podlegają udostępnieniu na podstawie przepisów u.d.i.p.) Wskazać należy również, że organ udostępnił skarżącemu pozew, który złożył do sądu cywilnego, i jak sam skarżący podał w piśmie z 21 marca 2022 r. - w aktach sądowych brak jest innych pism Gminy, w których broni ona swoich racji. Według Sądu, organ nie pozostaje zatem w bezczynności w udzieleniu skarżącemu informacji publicznej w tym zakresie. Podnoszony przez skarżącego zarzut o bierności organu w toku postępowania cywilnego nie ma znaczenia dla rozpoznania niniejszej sprawy, gdyż sąd administracyjny nie jest uprawniony do badania prawidłowości działań podejmowanych Gminę lub braku właściwych działań Gminy przed sądem powszechnym. - ww. żądanie obejmowało również udostępnienie pisma J. B. z 13 marca 2009 r., stanowiącego sprzeciw od usytuowania słupa oświetleniowego na działce nr [...] oraz pisma J. B. z 27 lipca 2009 r. o rozgraniczenie działek nr [...], [...] i [...] z działką nr [...] wraz z pismem Gminy z 7 sierpnia 2009 r. stanowiącego odpowiedź na to pismo. Organ powinien odnieść się zatem do żądania strony i jeśli posiada ww. pisma J. B. - powinien pismem poinformować skarżącego, że nie podlegają one udostępnieniu jako dokumenty prywatne na podstawie przepisów u.d.i.p. lub poinformować pismem wnioskodawcę, że ich nie posiada. Wobec nierozpoznania wniosku skarżącego w tym zakresie - organ pozostaje w bezczynności. Jak wynikało z akt, pismo organu z 7 sierpnia 2009 r. zostało skarżącemu udostępnione, co wynika z pisma organu z 25 lutego 2022 r., zatem w tej części - organ nie pozostaje w tym zakresie w bezczynności. Skarżącemu przekazano również wtedy pismo organu z 29 lipca 2010 r. (o które wystąpił w piśmie z 19 listopada 2021 r.). - ww. żądanie obejmowało też udostępnienie notatki ze spotkania, które odbyło się 21 października 2011 r. w sprawie rozgraniczenia działek oraz notatki ze spotkania z udziałem Burmistrza M. z 3 sierpnia 2012 r., w którym uczestniczyli, m.in. Z. B. i A. B.. W ocenie Sądu, notatki mogą być uznane za dokumenty zawierające informację publiczną i ewentualnie po ich częściowej anonimizacji mogą być udostępniane. Jak wynikało z pisma organu z 5 kwietnia 2022 r., organ poinformował skarżącego, że ww. notatek nie posiada. Zatem na dzień orzekania przez Sąd organ nie pozostaje już w bezczynności. - ww. żądanie obejmowało także notatkę z ustnego podania Z. B. z 28 października 2010 r., na którą organ udzielił odpowiedzi w piśmie z 19 stycznia 2011 r. Zdaniem Sądu, notatka z ustnego przyjęcia podania ma nadal cechy dokumentu prywatnego i nie podlega udostępnieniu na podstawie przepisów u.d.i.p. i jeśli organ ją posiada winien pismem o tym poinformować skarżącego; jeśli organ nie posiada ww. notatki powinien także pismem powiadomić o tym skarżącego. W ocenie Sądu, organ pozostaje w bezczynności, gdyż nie rozpoznał wniosku skarżącego w tym zakresie zgodnie z przepisami u.d.i.p. Wskazać należy, że pisma organu, zawierające zapewnienia, że poszuka żądanych dokumentów w archiwum i przekaże je wnioskodawcy w terminie późniejszym, nie mogą zostać uznane przez Sąd za udzielenie przez organ żądanej informacji publicznej w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami u.d.i.p. Organ ma określony ustawowo czas na udzielenie informacji publicznej i nie może przedłużać w ten sposób terminu do udostępnienia żądanej informacji. Także pisma organu zawierające informację, że wszystkie żądane dokumenty zostały przekazane do postępowania cywilnego, nie mogą być uznane za udzielenie przez organ żądanej informacji publicznej w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami u.d.i.p. Słusznie zauważył bowiem skarżący, że mimo takich informacji w wyniku kolejnych jego pism, poszczególne żądane przez niego dokumenty były mu jednak przekazywane, co oznacza, że organ był w ich posiadaniu. Sąd uznał, że organ pozostawał w rażącej bezczynności odnośnie nieudostępnienia informacji publicznej skarżącemu zgodnie z przepisami u.d.i.p. w zakresie wyżej opisanym w uzasadnieniu. Świadczy o tym zwłaszcza okres czasu jaki upłynął od złożenia wniosku. Organ nie dokonał właściwej analizy treści wniosku i w sposób nieuzasadniony przedłużał postępowanie o udzielenie informacji publicznej oraz udzielał informacji dopiero po kolejnych pismach skarżącego. Powyższe skłoniło Sąd do wymierzenia organowi grzywny w wysokości [...] zł. W ocenie Sądu, tak wymierzona grzywna spełni swoją rolę represyjno-prewencyjną i zapobiegnie w przyszłości nierespektowaniu przez organ terminów do udzielenia informacji publicznej, wynikających z przepisów u.d.i.p. oraz skłoni organ do wnikliwej analizy wniosków stron, składanych na podstawie przepisów u.d.i.p. Podkreślić należy, że jest to już druga sprawa sądowa o bezczynność organu z wniosku skarżącego. Wobec wymierzenia organowi grzywny, Sąd oddalił wniosek skarżącego złożony na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. o zasądzenie na jego rzecz sumy pieniężnej. Odnoście części wniosku, co do którego udzielono informacji publicznej, opisanej powyżej w uzasadnieniu, po złożeniu skargi przez skarżącego, Sąd umorzył postępowanie sądowe jako bezprzedmiotowe. Podkreślić należy, że w aktach sprawy brak jest pisma z 18 października 2021 r. w którym skarżący miałby sprecyzować swój wniosek z 18 marca 2021 r., mimo powołania się na to pismo w skardze w części zobowiązania organu do załatwienia wniosku skarżącego. Wobec powyższych ustaleń Sąd na podstawie: - art. 58 § 1 pkt 4 p.p.s.a. orzekł o odrzuceniu skargi w zakresie żądania udostępnienia korespondencji między państwem B. a Gminą M. oraz dokumentów z Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Gminy M. dotyczących działki nr [...] z okresu 2007 r. - 25 września 2019 r.; - art. 149 § 1 pkt 3 oraz § 1a p.p.s.a stwierdził, że organ dopuścił się bezczynności z rażącym naruszeniem prawa; - art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a., zobowiązał organ do rozpoznania wniosku skarżącego z 18 marca 2021 r., uzupełnionego pismem z 18 sierpnia 2021 r. w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu prawomocnego wyroku w części dotyczącej: żądania udostępnienia pisma J. B. z 13 marca 2009 r. stanowiącego sprzeciw od usytuowania słupa oświetleniowego na działce nr [...] oraz pisma J. B. z 27 lipca 2009 r. o rozgraniczenie działek nr [...], [...] i [...] z działką nr [...]; żądania udostępnienia notatki z ustnego podania Z. B. z 28 października 2010 r.; - na podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. umorzył postępowanie sądowe w pozostałym zakresie; - na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. wymierzył organowi grzywnę w wysokości 500 zł; - na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. oddalił wniosek skarżącego o zasądzenie sumy pieniężnej. O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a. w zw. § 14 ust. 1 pkt 1 lit.c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2015 r. poz. 1800 ze zm.). Sąd przyznał na rzecz skarżącego kwotę 597 zł tytułem poniesionych kosztów postępowania, w tym 100 zł tytułem wpisu sądowego, 480 zł tytułem wynagrodzenia pełnomocnika i 17 zł tytułem opłaty skarbowej od złożonego pełnomocnictwa. Przywołane orzeczenia sądów administracyjnych dostępne są na www.orzeczenia.nsa.gov.pl.