III SAB/Kr 24/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący - Sędzia WSA Maria Zawadzka Sędzia WSA Michał Niedźwiedź (spr.) Sędzia WSA Urszula Zięba po rozpoznaniu 6 sierpnia 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym skargi K. R. na bezczynność Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej w przedmiocie wydania decyzji o przyznaniu stypendium rektora - oddala skargę - K. R. - nazywany dalej "Skarżącym", w piśmie z 16 grudnia 2024 r. zawarł ponaglenie w związku z bezczynnością Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Stasica w Krakowie w sprawie wydania decyzji o przyznaniu stypendium rektora na rok akademicki 2024/25. W motywach pisma Skarżący wyjaśnił, że 7 października 2024 r. złożył za pośrednictwem platformy USOS wniosek o przyznanie wspomnianego stypendium. Z uwagi na brak reakcji ze strony organu Skarżący złożył 28 listopada 2024 r. wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy. 2 grudnia 2024 r. miał otrzymać odpowiedź, że jego wniosek nie zostanie rozpoznany, ponieważ został uznany za niezłożony. Odwołując się do treści regulaminu w sprawie przyznawania stypendium Skarżący zwrócił uwagę, że w postępowaniu powinny znaleźć zastosowanie przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775; dalej jako "k.p.a."). Dalej wskazał, że zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a., jeżeli podanie nie spełnia wymogów ustalonych w przepisach prawa, wówczas należy wezwać wnoszącego do uzupełnienia jego braków. W sprawie Skarżącego tego nie uczyniono, a o tym, że jego wniosek był niekompletny dowiedział się dopiero wówczas, gdy zostały rozpoznane wnioski innych osób. W sekretariacie został powiadomiony, że nie złożył podpisu pod wnioskiem, a ponadto nie złożył go w formie fizycznej. W tym stanie rzeczy, zdaniem Skarżącego, organ powinien był wezwać go do uzupełnienia wymienionych powyżej braków. W odpowiedzi na ponaglenie Skarżącego, Rektor wyjaśnił, że zgodnie z § 5 ust. 1 regulaminu świadczeń dla studentów wniosek generowany jest i rejestrowany w systemie USOS. Następnie wniosek ten należy wydrukować, podpisać i dostarczyć w formie papierowej w raz załącznikami. Ponadto w § 5 ust. 2 regulaminu wprost jest mowa o tym, że zarejestrowanie wniosku w systemie USOS nie jest równoznaczne z jego złożeniem - to bowiem następuje dopiero wraz z dostarczeniem podpisanego i wydrukowanego wniosku. W tej sytuacji należało przyjąć, że Skarżący wniosku nie złożył. W tym stanie rzeczy Skarżący wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skargę na bezczynność organu, dotyczącą nie rozpoznania wniosku z 7 października 2024 r. o przyznanie stypendium rektora na rok 2024/25. Skarżący wyjaśnił, że bezczynność organu polegała na naruszeniu art. 64 § 2 k.p.a. poprzez zaniechanie wezwania Skarżącego do uzupełnienia braku formalnego podania w postaci podpisu i w konsekwencji uznanie złożonego przez niego drogą elektroniczną wniosku za nieistniejący oraz odmowie podjęcia jakichkolwiek czynności w sprawie. W motywach skargi na bezczynność Skarżący zasadniczo powtórzył dotychczas prezentowana argumentację. Dodał przy tym, że regulamin uczelni nie może wyłączać stosowania przepisów regulujących uzupełnianie braków formalnych pisma. W jego ocenie, nie było również podstaw, aby uznać wniosek złożony w USOS za niebyły. Skarżący zaznaczył również, że spełniał materialne przesłanki do przyznania mu stypendium. Ponadto wyjaśnił, że składając ponaglenie złożył również wydrukowany i podpisany wniosek. Skarżący wniósł między innymi o zobowiązanie Rektora do rozpoznania złożonego wniosku oraz zobowiązanie Rektora do wskazania ilości punków, które miała ostatnia z osób, której przyznano stypendium w celu wykazania, że w przypadku braku bezczynności Skarżący otrzymałby stypendium. W odpowiedzi na skargę na bezczynność organ wniósł o jej oddalenie oraz zasądzenie na jego rzecz zwrotu kosztów postępowania. Uzasadniając swoje stanowisko pełnomocnik organu przywołał art. 95 ust. 1 pkt 2 ustawy z 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.; dalej jako "p.s.w.n."), zgodnie z którym kryteria i tryb przyznawania świadczeń dla studenta - w tym stypendium rektorskiego - określany jest w regulaminie świadczeń dla studentów. Przepis ten deleguje na organ ustanowienie procedury przyznawania stypendiów. Regulamin świadczeń dla studentów Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Stasica w Krakowie wprowadzony zarządzeniem Rektora nr 48/2024 z 16 września 2024 r. w§ 5 ust. 1 oraz ust. 2 przewiduje, że wnioski generowane są w systemie USOS, następnie zaś należy je wydrukować, podpisać oraz złożyć je w formie papierowej wraz z wymaganymi załącznikami. Postępowanie w sprawie przyznania stypendium wszczyna zatem nie rejestracja wniosku w systemie USOS ale jego złożenie w formie papierowej. W konsekwencji nie było podstaw, aby wzywać Skarżącego na podstawie § 5 ust. 6 regulaminu do uzupełnienia braku formalnego wniosku. 3. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Stasica w Krakowie okazała się bezzasadna, dlatego została oddalona. Spór w sprawie ogniskuje się w pierwszej kolejności na tym, czy Skarżący złożył wniosek o przyznanie stypendium rektora, który wszcząłby postępowanie administracyjne w tym przedmiocie. Zwięźle rzecz ujmując, Skarżący zajął stanowisko, zgodnie z którym zarejestrowanie wniosku w systemie USOS było równoznaczne z jego złożeniem - a co za tym idzie na podstawie art. 64 § 2 k.p.a. organ powinien był go wezwać do uzupełnienia jego braków poprzez złożenie wniosku w formie papierowej oraz jego odręczne podpisanie. Rektor zaś podnosi, że w świetle § 5 ust. 1-2 regulaminu złożenie wniosku wymaga zachowania formy pisemnej, natomiast sama jego rejestracja w systemie USOS nie jest równoznaczna z jego wniesieniem. Rejestracja wniosku w systemie USOS służy bowiem jedynie wygenerowaniu wniosku, a do zamknięcia procedury jego składania wymagane jest, aby wniosek ten został wydrukowany, podpisany oraz złożony w formie papierowej. Tym samym, postępowanie administracyjne nie zostało skutecznie wszczęte, a organ nie miał podstaw, aby kierować do Skarżącego wezwanie przewidziane w art. 64 § 2 k.p.a. oraz § 5 ust. 6 regulaminu o uzupełnienie wniosku. Sąd podziela stanowisko organu, stąd też uznał, że skarga na bezczynność nie zasługiwała na uwzględnienie. Rozpoznając sprawę Sąd miał na względzie, że zgodnie z art. 134 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako "P.p.s.a.") sąd administracyjny rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Niezwiązanie zarzutami i wnioskami skargi oznacza, że sąd administracyjny bada w pełnym zakresie zgodność z prawem zaskarżonego aktu organu administracji publicznej. O bezczynności organu można mówić jedynie wówczas, gdy organ zobowiązany jest do podjęcia aktów lub czynności w toku postępowania administracyjnego lub podatkowego - co wynika z art. 3 § 2 pkt 9-10 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako "P.p.s.a."). Tym samym zakreślone powyżej zagadnienie ma decydujące znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Jeżeli bowiem rejestracja wniosku w systemie USOS nie była wystarczającą aby wszcząć postępowanie - organ nie miał podstaw, aby podejmować jakichkolwiek czynności, w tym kierować do Skarżącego wezwania do uzupełnienia wniosku. W przeciwnym przypadku, tj. gdyby rejestracja wniosku była równoznaczna z wszczęciem postępowania administracyjnego, a wniosek ten dotknięty byłby brakami formalnymi, w gestii rektora leżałoby skierowanie do Skarżącego wezwania przewidzianego w art. 64 § 2 k.p.a. oraz § 5 ust. 6 regulaminu - czego nie uczynił. W tym przypadku należałoby rozważyć, czy brak reakcji organu spełniał kryteria bezczynności w rozumieniu art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a., a przez to usprawiedliwiał rozpoznawaną skargę. W art. 63 § 1 k.p.a. przewidziano dwa tryby wnoszenia podań inicjujących postępowanie administracyjne. Pierwszy z nich wiąże się z wniesieniem podania w formie ustnej do protokołu, telefaksu i co najistotniejsze, na piśmie. Drugi z nich przewiduje utrwalenie podania w formie elektronicznej i przekazania go na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. W tym miejscu należy wyjaśnić, że pojęcia "adresu do doręczeń elektronicznych" oraz "konta w systemie teleinformatycznym" nie zostały zdefiniowane w Kodeksie postępowania administracyjnego. Są one właściwe w pierwszej kolejności dla ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadanie publiczne (Dz. U. z 2024 r., poz. 1557 ze zm.; dalej jako "ustawa o informatyzacji"). Przepisy tej ustawy znajdują zastosowanie względem uczelni, te bowiem są podmiotami publicznymi w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 8 tej ustawy. W świetle art. 3 pkt 3 ustawy o informatyzacji system teleinformatyczny to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Definicja ta ma szeroki zakres, a wynika z niej, że system teleinformatyczny ma służyć wymianie danych. Jego szczególną cechą jest mechanizm weryfikacji danych nadawcy oraz odbiorcy oraz generowanie informacji o dacie nadania i odbioru przesyłki. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że w art. 61 § 3a k.p.a. mowa jest o tym, że datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W art. 2 pkt 1 powyższej ustawy pojęcie "adres do doręczeń elektronicznych" zostało zdefiniowane w następujący sposób: "adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług." Z kolei we wspomnianym art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną pojęcie "adresu elektronicznego" rozumiane jest jako oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. W konsekwencji pojęcie "adresu do doręczeń elektronicznych" należy rozumieć, jako swoistą elektroniczną skrzynkę, która zapewnia możliwość oficjalnego przekazywania organowi pism w ten sposób, że fakt ich złożenia podlega weryfikacji poprzez wygenerowanie dowodu doręczenia. Organ zaś, mając dostęp do tej skrzynki (adresu elektronicznego) może zapoznać się z treścią pisma oraz uzyskać urzędowo poświadczoną informacje o dacie jego wpływu. Ponadto ten sposób komunikacji wiąże się z jednoznaczną możliwością zidentyfikowania nadawcy poprzez opatrzenia pisma podpisem zaufanym (art. 3 pkt 14a oraz art. 20a ust. 1 pkt 1-3 ustawy o informatyzacji). Jednym z wymogów stawianych przesyłkom elektronicznym doręczanych w ramach systemów teleinformatycznych jest uwierzytelnienie jego użytkownika, stąd też jednym z elementów takich systemów jest zapewnienie jej użytkownikom możliwość jednoznacznej identyfikacji (art. 7 pkt 1 lit. b/ ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Pojęcie "konta w systemie teleinformatycznym" nie zostało wprost zdefiniowane w żadnej z tych ustaw. Potoczne rozumienie słowa "konto" w kontekście komunikacji elektronicznej wiąże się z częścią serwera przypisaną użytkownikowi, z poziomu którego może on wykonywać dostępne w danym systemie operacje oraz stanowi synonim pojęcia adresu i skrzynki poczty elektronicznej. Podania przesyłane za jego pośrednictwem muszą jednak spełniać zakreślone powyżej wymogi, ponieważ ma do nich zastosowanie art. 61 § 3a k.p.a. Prima facie wydawać może się zatem, że - tak jak podnosi to Skarżący - organ powinien był potraktować wygenerowany w systemie USOS wniosek, jako podanie w formie elektronicznej wniesione za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym. Rzecz jednak w tym, że sprawy, dla których materialnoprawną podstawą są przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce prowadzone są nie tylko w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, ale również na podstawie procedur uszczegółowionych w tejże ustawie. Odnotować zatem należy, że zgodnie z art. 358a ust. 1 p.s.w.n. w celu umożliwienia wnoszenia i doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej, w tym decyzji administracyjnych, w sprawach, o których mowa w art. 72 ust. 2-4, art. 86 ust. 1 pkt 1-4, art. 108 ust. 3, art. 178 ust. 1 pkt 1, art. 200 ust. 4 i 5, art. 203 ust. 3, art. 323 ust. 1 pkt 6 i art. 324 ust. 1 pkt 1, uczelnia może używać systemu teleinformatycznego, spełniającego warunki techniczne i organizacyjne, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Biorąc pod uwagę treść regulaminu świadczeń dla studentów Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Stasica w Krakowie, na który powołuje się w swojej argumentacji organ - należy dojść do wniosku, że w przypadku postępowania prowadzonego w przedmiocie przyznania stypendium rektorskiego uczelnia zrezygnowała z używania systemu teleinformatycznego. W jego § 5 pkt 2 wprost wskazano, że rejestracja wniosku w systemie USOS nie jest jednoznaczna z jego złożeniem. Dalej w tym przepisie mowa jest o tym, że złożenie wniosku ma miejsce "po dostarczeniu jego papierowej, podpisanej wersji do odpowiedniej jednostki Uczelni". Równie istotne są informacje zawarte w § 5 pkt 1 regulaminu, zgodnie z którym "wnioski o świadczenia są dostępne w USOS". Dalej w tym przepisie mowa jest o tym, że "wniosek wygenerowany w USOS należy zarejestrować, wydrukować, podpisać i dostarczyć w formie papierowej wraz z niezbędnymi załącznikami". Tym samym wygenerowanie i zarejestrowanie wniosku w systemie USOS stanowi pierwszy etap czynności koniecznych, aby wniosek taki skutecznie złożyć. Drugi etap polega zaś na dostarczeniu fizycznej wersji tego wniosku wraz z załącznikami do właściwej jednostki uczelni. Treść omawianych przepisów jest jednoznaczna i nie może budzić jakichkolwiek wątpliwości. Z ich perspektywy system USOS nie służy wnoszeniu wniosków, ale wygenerowaniu ich jednolitej wersji. Ma on zatem wymiar pomocniczy i stanowi narzędzie porządkujące proces składania wniosków. W świetle tych postanowień regulaminu postępowanie w przedmiocie przyznania stypendium zostaje wszczęte dopiero wraz ze złożeniem papierowej (wydrukowanej i podpisanej) wersji wniosku generowanego w systemie USOS. Powyższe pozostaje w zgodzie z treścią art. 61 § 1 i 3 k.p.a., zgodnie z którymi o ile postępowanie wszczyna się na żądanie strony, żądanie to musi zostać organowi doręczone. Dopiero wówczas - tj. wraz z doręczeniem żądania - postępowanie administracyjne rozpoczyna swój bieg. Z przywołanych powyżej przepisów regulaminu wynika, że wygenerowanie i zarejestrowanie wniosku w USOS nie jest równoznaczne z jego doręczeniem organowi. To bowiem - jak już było o tym mowa powyżej - następuje w momencie złożenie jego papierowej wersji. Tak długo, jak wniosek pozostaje wyłącznie w systemie USOS, dla uczelni jest on tylko zbiorem danych odwzorowujących treść wniosku, który dopiero może zostać złożony. Raz jeszcze należy podkreślić: wygenerowanie wniosku w USOS i jego rejestracja w tym systemie nie oznacza wniesienia podania w formie elektronicznej. Regulamin wprost i w sposób jednoznaczny wyklucza możliwość składania wniosku poprzez konto w systemie teleinformatycznym USOS. W tym stanie rzeczy Skarżący nie mógł oczekiwać od Rektora, że ten podejmie czynności zmierzające do uzupełnienia przez zainteresowanego wniosku o przyznania stypendium. Artykuł 64 § 2 k.p.a. znajduje bowiem zastosowanie wyłącznie w stosunku do podań, które zostały złożone. W istocie rzeczy tym czego domagał się Skarżący od organu było skierowanie do niego wezwania o wniesienie wniosku, a nie jego uzupełnienie. Ponadto przepisy regulaminu wyłączające składanie wniosku za pośrednictwem systemu USOS mają o tyie donośne znaczenie, że zgodnie z art. 358a ust. 1 p.s.w.n. uczelnia nie jest zobligowana do prowadzenia postępowań z użyciem systemów teleinformatycznych. To zaś oznacza, że w jej gestii pozostaje, czy wdanym rodzaju spraw korzystać będzie z tych systemów, czy też wyłączy taką możliwość na podstawie przepisów wewnętrznych - a właśnie to uczyniła w stosunku do postępowań toczących się w przedmiocie przyznania stypendium rektorskiego. Rację w tym kontekście ma również organ, gdy odwołując się do art. 95 ust. 1 pkt 2 u.p.s.w.n. wywodzi, że w jego gestii leżało ukształtowanie trybu przyznawania spornego świadczenia (stypendium rektorskiego). Ustawodawca przewidział bowiem, że szczegółowy tryb, czyli poszczególne elementy postępowania, zostanie unormowany przez rektorów uczelni w porozumieniu z samorządem studenckim (art. 95 ust. 2 tej ustawy). W świetle przedstawionej powyżej argumentacji należy przyjąć, że uregulowanie to nie narusza przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Sąd odnotowuje, że wspomniany regulamin nie został załączony do akt administracyjnych sprawy, a jego treść ustalona została na podstawie załączonego do odpowiedzi na skargę zarządzenia Rektora (k. 23-35). Możliwość taką daje art. 106 § 3 P.p.s.a., zgodnie z którym sąd administracyjny może z urzędu przeprowadzić dowód uzupełniający z dokumentów, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie powoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie. W tym przypadku uwzględnienie tego dokumentu było o tyle konieczne, że treść regulaminu stanowiła zasadniczy punkt odniesienia w pismach kierowanych przez organ do Skarżącego w toku postępowania administracyjnego. W konsekwencji ponaglenie Skarżącego w przedmiocie bezczynności nie mogło odnieść pożądanych przez niego skutków. Bezczynność organu to stan, w którym organ ten nie podejmuje działań koniecznych do załatwienia sprawy, to zaś powoduje, że nie załatwia jej w przewidzianym terminie. W tym przypadku sprawy jednak nie ma, skoro Skarżący nie zainicjował jej w sposób przewidziany przez regulamin. To zaś oznacza, że po stronie organu nie powstał ustawowy obowiązek przeprowadzenia kontroli formalnej kompletności wniosku oraz ewentualnego wezwania zainteresowanego do jego uzupełnienia. Mając na uwadze przedstawione wyżej okoliczności Sąd orzekło oddaleniu skargi na podstawie art. 151 P.p.s.a. Nie uwzględnił jednak wniosku pełnomocnika organu o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania, ponieważ przepisy ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie przewidują możliwości zasądzenia tych kosztów od strony skarżącej w postępowaniu prowadzonym przez sąd pierwszej instancji (por. art. 200 P.p.s.a). ----------------------- sygn. akt III SAB/Kr 24/25 2 sygn. akt III SAB/Kr 24/25