II SAB/Wa 503/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Sędzia WSA Danuta Kania, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 3 września 2025 r. sprawy ze skargi M. K. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] października 2023 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu skargi M. K. z dnia [...] października 2023 r. na przetwarzanie danych osobowych; 2. stwierdza, że bezczynność organu w rozpoznaniu skargi z dnia [...] października 2023 r. miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego M. K. kwotę 580 (słownie: pięćset osiemdziesiąt) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania. W piśmie z dnia [...] listopada 2024 r. M. K. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie jego skargi z dnia [...] października 2023 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez [...] z o.o. Skarżący wniósł o stwierdzenie, że doszło rażącego naruszenia prawa przez organ. Podkreślił, że organ pomimo wielokrotnego ponaglania nie załatwił sprawy. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Prezes UODO wyjaśnił, że po wpłynięciu skargi w dniu [...] października 2023 r. pierwsze czynności w sprawie podjęte zostały w dniu [...] listopada 2023 r. poprzez wystąpienie przez organ do spółki [...] o pisemne ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień. Odpowiedź spółki wpłynęła do organu w dniu [...] listopada 2023 r. Następnie, pismami z dnia [...] grudnia 2023 r. oraz [...] maja 2024 r., organ wezwał spółkę do złożenia uzupełniających wyjaśnień niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w rozpatrywanej sprawie. Odpowiedzi spółki wpłynęły do organu nadzorczego odpowiednio w dniach [...] grudnia 2023 r. oraz [...] maja 2024 r. Pismem z dnia [...] lipca 2024 r. organ poinformował skarżącego i spółkę o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej. W dniu [...] sierpnia 2024 r. skarżący złożył do organu stanowisko końcowe dotyczące zebranego materiału dowodowego. W dniu [...] września 2024 r. skarżący złożył do organu ponaglenie na podstawie art. 37 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.). Pismem z dnia [...] września 2024 r. organ ponownie poinformował skarżącego i spółkę o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej. W dniu [...] października 2024 r. skarżący złożył do organu kolejne ponaglenie na podstawie art. 37 k.p.a. W dniu [...] listopada 2024 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał decyzję administracyjną w niniejszej sprawie, która została przesłana do stron. Organ podkreślił, że w żadnym razie nie uchylał się od wydania rozstrzygnięcia w tej sprawie. Przeciwnie, przedsięwziął możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania przewidziane prawem, służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych sprawy i zebraniu kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Trzykrotnie zwrócił się do skarżonego podmiotu o złożenie wyjaśnień w niniejszej sprawie. W takiej sytuacji czas trwania postępowania w głównej mierze determinowany był okresami oczekiwania na korespondencję od strony w niej skarżonej, w tym na zwrotne potwierdzenia odbioru pism kierowanych przez organ. Dodatkowo organ podniósł, że nie podejmował czynności pozornych, zbędnych, czy nieskutecznych w znaczeniu nieprowadzących do zebrania materiału dowodowego w sprawie. Pytania zadawane spółce były merytoryczne w odniesieniu do przedmiotu sprawy. Organ działał przy tym z należytą starannością, na bieżąco informował skarżącego o podejmowanych czynnościach. Organ wskazał ponadto, że nie może stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli, swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania, z uwzględnieniem złożoności sprawy. Liczna korespondencja w prowadzonych postępowaniach, czas potrzebny na jej wymianę, w tym oczekiwanie na złożenie wyjaśnień, bez wątpienia wynika z przyczyn niezależnych od organu. Nie można zatem uznać, że organ cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. Organ powołał się na znaczną liczbę i stopień skomplikowania spraw przez niego rozpatrywanych. W piśmie procesowym z dnia [...] sierpnia 2024 r. skarżący podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko i podkreślił, że organ pozostawał bezczynny przez 140 dni od wniesienia skargi do podjęcia czynności w sprawie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych), trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostawał w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania organu w toku rozpoznawania sprawy (jak też zaniechania) oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy ocenie Sądu, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia [...] października 2023 r., które wpłynęło do organu drogą elektroniczną w tym samym dniu, M. K. złożył do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jego danych osobowych. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 termin do załatwienia sprawy upłynął zatem w dniu [...] stycznia 2024 r. (poniedziałek). Tymczasem organ wydał decyzję kończącą postępowanie administracyjne w tej sprawie w dniu [...] listopada 2024 r., co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia sprawy ponad 10 miesięcy. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a. w zw. z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostawał bezczynny w tej sprawie, przy czym bezczynność ta ustała przed wydaniem wyroku. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji stwierdził, że organ pozostawał w bezczynności w rozpatrzeniu skargi skarżącego z dnia [...] października 2023 r. Brak było natomiast podstaw do zobowiązania organu do wydania w określonym terminie aktu, skoro w dniu [...] listopada 2024 r. została wydana decyzja kończąca postępowanie. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, organ po wpłynięciu w dniu [...] października 2023 r. skargi M. K. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych pierwszą czynność w sprawie podjął dopiero w dniu [...] listopada 2023 r., tj. po upływie ponad 5 tygodni. Następnie trzykrotnie zwracał się do skarżonego podmiotu o udzielenie wyjaśnień. Jednak – co istotne – po uzyskaniu w dniu [...] grudnia 2023 r. odpowiedzi spółki [...] na drugie wezwanie, organ kolejną czynność w sprawie podjął w dniu [...] maja 2024 r. (tj. po upływie prawie 5 miesięcy). Po uzyskaniu odpowiedzi skarżonego podmiotu na trzecie wezwanie o udzielenie wyjaśnień w dniu [...] maja 2024 r. organ kolejną czynność w sprawie podjął w dniu [...] lipca 2024 r. (tj. po upływie ponad 2 miesięcy), informując strony, że materiał dowodowy zgromadzony w sprawie okazał się wystarczający do wydania decyzji. Pomimo zgromadzenia niezbędnego materiału dowodowego organ w dalszym ciągu nie zakończył jednak postępowania administracyjnego, wydając decyzję administracyjną w sprawie dopiero po wpłynięciu skargi na bezczynność, tj. w dniu [...] listopada 2024 r. Organ od momentu zgromadzenia materiału dowodowego zwlekał zatem kolejne 3,5 miesiąca z zakończeniem postępowania. Z akt administracyjnych nie wynika, by istniało jakiegokolwiek racjonalne uzasadnienie tak istotnej zwłoki w rozpatrzeniu sprawy. W opisanych wyżej wielomiesięcznych okresach organ nie podejmował jakichkolwiek czynności w sprawie. Przedstawiona wyżej sekwencja działań organu w najmniejszym stopniu nie świadczy o tym, by organ podejmował czynności, dążąc do załatwienia sprawy zgodnie z wyrażoną w art. 12 § 1 k.p.a. zasadą szybkości postępowania. Sąd ocenił, że brak jakiejkolwiek aktywności organu w tak długich, wielomiesięcznych okresach pomiędzy poszczególnymi czynnościami procesowymi świadczy o zlekceważeniu przez organ prawa strony do rozpatrzenia jej sprawy bez zbędnej zwłoki, a także o tym, że długość trwania postępowania nie była skutkiem (jak twierdzi organ) konieczności wnikliwego zebrania materiału dowodowego. Również okoliczność, że organ jest zobowiązany do rozpatrywania według kolejności wpływu licznych spraw należących do jego właściwości, a także stopień skomplikowania tych spraw nie zwalnia organu z konieczności realizacji zasady szybkości postępowania wyrażonej w art. 12 k.p.a., a także zakończenia postępowania administracyjnego w terminie wynikającym z treści art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Rolą organu administracji jest bowiem zorganizowanie pracy podległego mu aparatu urzędniczego w taki sposób, aby terminy wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego nie były przekraczane. Z tej przyczyny, zdaniem Sądu, bezczynności organu w tej sprawie można przypisać rażący charakter w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. O kosztach w punkcie 3 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. Zasądzoną od organu na rzecz skarżącego kwotę stanowi wynagrodzenie jego pełnomocnika procesowego (480 zł), zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r., poz. 1964 ze zm.) oraz uiszczony wpis od skargi w wysokości 100 zł. Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.