II SAB/Wa 443/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska, Sędzia WSA Danuta Kania, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 11 września 2025 r. sprawy ze skargi K. B. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie skargi z dnia [...] czerwca 2024 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu skargi K. B. z dnia [...] czerwca 2024 r.; 2. stwierdza, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. oddala skargę w pozostałej części; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego K. B. kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. W piśmie z dnia 12 kwietnia 2025 r. K. B. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie jego skargi z dnia [...] czerwca 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez [...] sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w [...]. Skarżący wniósł o zobowiązanie organu do rozpoznania wniosku, stwierdzenie, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, zasądzenie na rzecz skarżącego sumy pieniężnej w wysokości 500 zł, a także o zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi skarżący podniósł, że w dniu [...] lipca 2024 r. złożył ponaglenie w sprawie, gdyż w żaden sposób nie został poinformowany o wszczęciu postępowania. W piśmie z dnia [...] sierpnia 2024 r. organ wezwał go do uzupełnienia braków formalnych w zakresie adresu podmiotu skarżonego. W piśmie tym zarzucano mu także wniesienie skargi na niewłaściwy adres elektroniczny pomimo korzystania z platformy usług ePUAP przy składaniu skargi do UODO. W dniu [...] sierpnia 2024 r. skarżący przesłał do organu pismo i uzupełnił braki adresowe podmiotu skarżonego w oparciu o ogólnodostępne w Internecie dane. Dnia [...] września 2024 r. otrzymał informację, że organ wszczął postępowanie w sprawie. W dniu [...] października 2024 r. skarżący wysłał powtórne ponaglenie w sprawie. W dniu [...] października 2024 r. organ poinformował, że w związku z brakiem odpowiedzi przez spółkę, której dotyczyła skarga, organ ponownie zwrócił się do tej spółki z żądaniem wyjaśnień. Dnia [...] grudnia 2024 r. otrzymał od organu pismo z informacją, że kierowana przez organ do spółki korespondencja nie została podjęta i wróciła z adnotacją "adresat wyprowadził się". Organ podał, że zwrócił się do Sądu Rejonowego [...] w [...], [...] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego celem ustalenia, czy posiada informacje dotyczące aktualnego adresu spółki. Skarżący stwierdził, że organ nie zakończył postępowania w sprawie do dnia wniesienia skargi. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Prezes UODO przedstawił przebieg postępowania w sprawie, wskazując, że w jego ocenie w niniejszej sprawie nie doszło bezczynności. Organ wyjaśnił, że nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie sprawy. Przeciwnie, przedsięwziął możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania przewidziane prawem, służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. W szczególności przedsięwziął czynności służące rzetelnemu ustaleniu stron postępowania, ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do wydania rozstrzygnięcia. Organ zauważył, że skoro pismo z dnia [...] czerwca 2024 r. nie spełniało warunków formalnych skargi uregulowanych w treści art. 63 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.), to oznacza, że termin do załatwienia sprawy należy liczyć od momentu uzupełnienia przez skarżącego braków formalnych tego pisma, tj. od dnia [...] sierpnia 2024 r. Organ wskazał, że dwukrotnie zwrócił się do skarżonego podmiotu o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień w sprawie. Korespondencja z dnia [...] września 2024 r. kierowana na adres wskazany przez skarżącego, jak również zgodnie z ostatnim adresem siedziby widniejącym w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego została przez Pocztę Polską zwrócona w dniu [...] października 2024 r. z adnotacją o niepodjęciu przesyłki w terminie. Ponowna korespondencja została skierowana w dniu [...] października 2024 r. i została zwrócona w dniu [...] listopada 2024 r. z adnotacją: "adresat wyprowadził się". Dodatkowo organ - w celu ustalenia aktualnego adresu podmiotu skarżonego - wystąpił do Sądu Rejonowego w [...] z prośbą o udzielenie informacji w sprawie. Zdaniem organu, przedstawione wyżej czynności świadczą o tym, że organ nie pozostawał w bezczynności w tej sprawie. Organ nie podejmował przy tym czynności pozornych, zbędnych, czy nieskutecznych w znaczeniu nieprowadzących do zebrania materiału dowodowego w sprawie. Organ działał również z należytą starannością i na bieżąco informował skarżącego o podejmowanych czynnościach. Organ dodatkowo podniósł, że nie może stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania, z uwzględnieniem złożoności sprawy. Liczna korespondencja w prowadzonych postępowaniach, czas potrzebny na jej wymianę, w tym oczekiwanie na złożenie wyjaśnień, bez wątpienia wynika z przyczyn niezależnych od organu. Nie można zatem uznać, że organ cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. W piśmie procesowym z dnia 19 sierpnia 2024 r. skarżący podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko i podkreślił, że organ pozostawał bezczynny przez 140 dni od wniesienia skargi do podjęcia czynności w sprawie. Przy piśmie procesowym z dnia [...] sierpnia 2025 r. organ nadesłał do Sądu odpis decyzji z dnia [...] sierpnia 2025 r. [...] umarzającej postępowanie administracyjne w sprawie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych), trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostawał w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania organu w toku rozpoznawania sprawy (jak też zaniechania) oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy ocenie Sądu, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia [...] czerwca 2024 r., które wpłynęło do organu drogą elektroniczną w tym samym dniu, K. B. złożył do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jego danych osobowych. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 termin do załatwienia sprawy upłynął zatem w dniu [...] września 2024 r. Tymczasem organ wydał decyzję kończącą postępowanie administracyjne w tej sprawie w dniu [...] sierpnia 2025 r., co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia sprawy 11 miesięcy. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a. w zw. z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Odnosząc się do argumentacji organu, że termin do zakończenia postępowania w sprawie winien być liczony od dnia uzupełnienia przez skarżącego braków formalnych skargi z dnia [...] czerwca 2024 r., tj. od dnia [...] sierpnia 2024 r., należy stwierdzić, że to twierdzenie jest nieuprawnione, bowiem skarga K. B. nie była obarczona brakami formalnymi, które należało uzupełnić w trybie art. 64 § 2 k.p.a. O ile bowiem należy zgodzić się z organem, że dla skutecznego wniesienia skargi na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych konieczne jest jednoznaczne określenie przez skarżącego tożsamości podmiotu skarżonego, to zdaniem Sądu w niniejszej sprawie z treści pisma z dnia [...] czerwca 2024 r. w sposób precyzyjny wynikało, że podmiotem skarżonym jest spółka [...] Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w [...]. Brak danych adresowych spółki na tym etapie postępowania nie uniemożliwiał organowi wszczęcia postepowania administracyjnego, aby ewentualnie w toku tego postępowania, wykorzystując przysługujące organowi administracji uprawnienia, ustalić okoliczności niezbędne do uzyskania wyjaśnień od stron postępowania. Z tych przyczyn Sąd uznał, że postępowanie w tej sprawie zostało skutecznie wszczęte w dniu [...] czerwca 2024 r. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostawał bezczynny w tej sprawie, przy czym bezczynność ta ustała przed wydaniem wyroku. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji stwierdził, że organ pozostawał w bezczynności w rozpatrzeniu skargi skarżącego z dnia [...] czerwca 2024 r. Brak było natomiast podstaw do zobowiązania organu do wydania w określonym terminie aktu, skoro w dniu [...] sierpnia 2025 r. została wydana decyzja kończąca postępowanie. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja nie wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, zasadniczą przyczyną przedłużenia trwania postępowania w tej sprawie był brak możliwości uzyskania wyjaśnień skarżonej spółki wskutek dwukrotnego nieodbierania kierowanej do niej korespondencji. Organ kierował do spółki wezwania o złożenie wyjaśnień w dniach [...] września 2024 r. oraz [...] października 2024 r. W związku z adnotacją na skierowanej do spółki kopercie "adresat wyprowadził się" organ w dniu [...] grudnia 2024 r. zwrócił się do Sądu Rejonowego w [...] z prośbą o udzielenie informacji dotyczącej adresu spółki. Jednak pomimo podjęcia tych działań organ nie uzyskał informacji o aktualnym adresie do korespondencji spółki. Ostatecznie decyzja kończąca postępowanie została wydana w dniu [...] sierpnia 2025 r. Przedstawiona wyżej sekwencja czynności wskazuje, że podstawową przyczyną tak znacznego opóźnienia były trudności w ustaleniu adresu skarżonej spółki, które nie wynikały z błędnego działania organu w zakresie kierowania korespondencji. Wprawdzie od momentu uzyskania przez organ odpowiedzi z Sądu Rejonowego w [...] w dniu [...] stycznia 2025 r. do dnia wydania decyzji administracyjnej, tj. do [...] sierpnia 2025 r. upłynęło niespełna 9 miesięcy, co oznacza, że organ naruszył wyrażoną w art. 12 k.p.a. zasadę szybkości postępowania, która w konsekwencji doprowadziła do przekroczenia terminu załatwienia sprawy wskazanego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. jednak – zdaniem Sądu – przedstawione wyżej trudności w uzyskaniu odpowiedzi jednej ze stron postępowania świadczą o tym, że organowi nie można w tej sprawie przypisać złej woli lub celowego działania zmierzającego do niezałatwienia sprawy w terminie. Organ po uzyskaniu informacji o wykreśleniu skarżonej spółki z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, podjął czynności zmierzające do zakończenia postępowania, które skutkowały wydaniem decyzji z dnia [...] sierpnia 2025 r. W związku z powyższym Sąd przyjął, że bezczynności organu w tej sprawie nie można przypisać rażącego charakteru w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Mając na względzie, że organ zakończył już postępowanie administracyjne w sprawie ze skargi skarżącego z dnia [...] czerwca 2024 r., zaś uchybienie terminowi do załatwienia sprawy było skutkiem okoliczności niezależnych od organu, Sąd uznał, że w niniejszej sprawie nie wystąpiły okoliczności przemawiające za przyznaniem od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, suma pieniężna, o której mowa w art. 149 § 2 p.p.s.a. ma charakter kompensacyjny, natomiast ocena, czy okoliczności sprawy wskazują na potrzebę zadośćuczynienia stronie skarżącej za oczekiwanie na rozpoznanie jej sprawy, pozostawiona została uznaniu sądu. Ten dodatkowy środek powinien być stosowany w szczególnie drastycznych przypadkach zwłoki organu, to jest wówczas, gdy brak jest okoliczności, które ten stan rzeczy mogłyby tłumaczyć, a przy tym istnieje uzasadniona obawa, że bez nałożenia tej sankcji organ sprawy nadal nie załatwi. W ocenie Sądu, taka sytuacja nie wystąpiła w rozpoznawanej sprawie, w szczególności biorąc pod uwagę, że wydana została decyzja kończąca postępowanie. Z tych przyczyn Sąd w pkt 3 wyroku oddalił skargę w części dotyczącej wniosku o przyznanie od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. Rozstrzygnięcie zawarte w punkcie 3 sentencji Sąd wydał na podstawie art. 151 w zw. z art. 149 § 2 p.p.s.a. O kosztach w punkcie 4 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. Zasądzoną od organu na rzecz skarżącego kwotę stanowi uiszczony wpis od skargi w wysokości 100 zł. Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.