II SA/Wa 1042/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak (spr.), , Protokolant referent Magdalena Morawiec, , po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 3 grudnia 2025 r. sprawy ze skargi Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w [...] na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] kwietnia 2025 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w [...] (dalej, jako: skarżący lub BIG) wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej, jako: organ lub PUODO) z dnia [...] kwietnia 2025 r., którą organ udzielił BIG upomnienia za naruszenie art. 12 ust. 3 w zw. z art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), dalej, jako: RODO, polegające na niewykonaniu żądania M. M. (dalej, jako: uczestnik), zawartego we wniosku z dnia [...] czerwca 2024 r. dostarczenia kopii jego danych osobowych na podstawie art. 15 ust. 3 RODO, w terminie wynikającym z art. 12 ust. 3 RODO. W uzasadnieniu zaskarżonej decyzji wskazano, że w dniu [...] sierpnia 2024 r. wpłynęła do PUODO skarga uczestnika na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez BIG polegające na niespełnieniu żądania wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO. Uczestnik podniósł, że w dniu [...] czerwca 2024 r. zwrócił się do BIG z żądaniem sporządzenia i dostarczenia kopii jego danych osobowych przetwarzanych przez BIG. W dniu [...] lipca 2024 r. powiadomił BIG o upływie terminu na realizację ww. żądania i ponownie wniósł o niezwłoczne przekazanie mu kopii danych, o które wnioskował. W odpowiedzi BIG, e-mailem z dnia [...] lipca 2024 r. poinformował uczestnika, że cyt.: "ze względu w szczególności na znaczną liczbę obsługiwanych przez nas żądań" przedłuża termin na wydanie kopii danych o kolejne dwa miesiące. Uczestnik podniósł, że BIG naruszył art. 12 ust. 3 RODO, gdyż poinformował o przedłużeniu terminu z upływem miesięcznego terminu, a ponadto dokonał jego wydłużenia w okolicznościach, które tego nie uzasadniały. Wobec powyższego uczestnik zakwestionował działanie BIG i zwrócił się do PUODO o nakazanie BIG udostępnienia mu niezwłocznie kopii jego danych osobowych jakie przetwarza BIG. Organ ustalił w toku postępowania, że BIG przetwarza dane osobowe uczestnika na podstawie art. 6 ust 1 lit. c RODO w zw. z art. 27 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. z 2020 r. poz. 389 ze zm.) tj. w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z ww. ustawy dotyczących prowadzenia rejestru zapytań. Jednocześnie BIG wskazał, że na temat uczestnika nie jest obecnie udostępniania w BIG informacja gospodarcza (zarówno negatywna, jak i pozytywna). BIG wyjaśnił, że w dniu [...] czerwca 2024 r. uczestnik złożył, wniosek o kopię jego danych osobowych. W dniu [...] lipca 2024 r. przesłał kolejną wiadomość w zw. ze złożonym wnioskiem. W dniu [...] lipca 2024 r. otrzymał od BIG informację o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi. BIG podkreślił, że przekroczenie terminu przesłania ww. wiadomości uczestnikowi spowodowane było błędem ludzkim, na który mógł mieć wpływ ograniczony skład osobowy zespołu rozpatrującego wnioski podmiotów danych w zw. z okresem urlopowym. BIG wyjaśnił również że, uczestnik otrzymał odpowiedź na złożony wniosek w dniu [...] września 2024 r. zawierający wykaz podmiotów, które w ostatnich 12 miesiącach pobrały raport na temat numeru PESEL uczestnika. W dniu [...] listopada 2024 r. BIG poinformował uczestnika o przesłaniu mu w dniu [...] września 2024 r. niepełnego pliku, i jednocześnie przekazał brakujący arkusz z kopią jego danych osobowych w zakresie: imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, numeru PESEL, numeru telefonu i adresów email. Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego materiału dowodowego PUODO uznał, że zachodzi podstawa do udzielenia BIG upomnienia za naruszenie art. 12 ust. 3 w zw. z art. 15 ust. 3 RODO. Organ przytoczył treść ww. przepisów oraz motyw 63 RODO i odnosząc się do poglądów doktryny wskazał, że przyznane prawo dostępu do danych, uzyskania ich kopii, a także uprawnienia informacyjne są jednymi z najważniejszych praw podmiotu danych. Mają one charakter gwarancyjny i kontrolny, pozwalając np. na zweryfikowanie zgodności przetwarzania z prawem, oraz pozostają w związku funkcjonalnym zarówno z naczelnymi zasadami przetwarzania danych, jak i z innymi obowiązkami informacyjnymi administratora. W niniejszej sprawie, uczestnik zwrócił się do BIG z wnioskiem o realizację jego prawa wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO drogą mailową w dniu [...] czerwca 2024 r. W dniu [...] lipca 2024 r. zwrócił się ponownie z żądaniem realizacji wniosku w związku z upływem terminu wskazanego w art. 12 ust. 3 RODO. W odpowiedzi udzielonej [...] lipca 2024 r. BIG poinformował uczestnika o przedłużeniu terminu do udzielenia odpowiedzi na jego wniosek. BIG zrealizował żądanie uczestnika przesyłając mu arkusz z kopią jego danych dopiero w dniu [...] listopada 2024 r. Zdaniem organu należy zgodzić się z uczestnikiem, że przedłużenie przez BIG terminu do udzielenia odpowiedzi na wniosek nastąpiło z naruszeniem art. 12 ust. 3 RODO tj. po upływie terminu miesiąca od otrzymania żądania. Obowiązek dostarczenia kopii wszystkich wnioskowanych danych osobowych BIG zrealizował z kolei w dniu [...] listopada 2024 r. Organ podkreślił, że przepis art. 12 ust. 3 RODO w sposób jasny i klarowny określa termin ustosunkowania się do żądania osoby składającej wniosek w oparciu o m.in. art. 15 ust. i 3 RODO, a także warunki przedłużenia miesięcznego terminu do udzielania odpowiedzi na przedmiotowe żądanie. Ustawodawca wyraźnie uzależnił możliwość przedłużenia miesięcznego terminu do udzielenia osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15-22 RODO o kolejne 2 miesiące od poinformowania o przedłużeniu w terminie miesiąca od otrzymania żądania oraz od wystąpienia przesłanki skomplikowanego charakteru żądań lub liczby żądań podmiotu danych. Nie można zatem uznać w niniejszej sprawie za uzasadnione przedłużenie przez BIG terminu do udzielenia uczestnikowi informacji z powodu znacznej liczby obsługiwanych żądań. Ponadto, organ jednoznacznie wskazał, że błąd pracownika, na który mógł mieć wpływ okres urlopowy, również nie uzasadnia w świetle przepisów RODO, uchybienia ww. terminowi przewidzianemu w przepisach RODO do wykonania ciążącego na BIG obowiązku wynikającego z art 15 ust. 3 RODO. Zdaniem organu, nie ulega zatem jakimkolwiek wątpliwością, że w niniejszej sprawie doszło do naruszeniem przez BIG terminu określonego w art. 12 ust. 3 RODO. Niezależnie od powyższego BIG nie dochował również terminu wskazanego w wiadomości do uczestnika z dnia [...] lipca 2024 r., o który przedłużył udzielenie odpowiedzi. BIG jako administrator danych ponosi odpowiedzialność za wdrożenie odpowiednich środków z uwagi na konieczność zapewnienia skutecznej realizacji praw osób, których dane dotyczą. BIG powinien zatem umożliwić uczestnikowi realizację jego prawa wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w terminie określonym w art. 12 ust. 3 RODO. Organ wyjaśnił dalej, że postępowanie administracyjne prowadzone przez PUODO służy kontroli zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych i jest ukierunkowane na wydanie decyzji administracyjnej nakazującej przywrócenie stanu zgodnego z prawem. Materiał dowodowy zgromadzony w sprawie potwierdził, że BIG spełnił wprawdzie żądanie uczestnika, dotyczące wydania mu kopii jego danych osobowych na podstawie art. 15 ust. 3 RODO, jednak uczynił to z naruszeniem terminu określonego w art. 12 ust. 3 RODO. Brak jest zatem podstaw faktycznych, jak i prawnych do wydania w sprawie jakiegokolwiek nakazu, na podstawie art. 58 ust. 2 RODO, zgodnie z którym PUODO w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem. Naruszenie przepisów RODO, do którego doszło w niniejszej sprawie, ma charakter nieodwracalny, w związku z czym, PUODO korzystając z przysługującego mu uprawnienia określonego w art. 58 ust. 2 lit. b RODO udzielił BIG upomnienia. Z tym rozstrzygnięciem BIG nie zgodził się i wywiódł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz o zasądzenie na rzecz skarżącego kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych oraz kwoty 51 zł uiszczonej tytułem opłaty od pełnomocnictwa. Wniesiono również o wyznaczenie rozprawy. Zaskarżonej decyzji zarzucono: 1. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 12 ust. 3 RODO poprzez jego błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że miesięczny termin na realizację wniosku podmiotu danych powinien być liczony od daty złożenia wniosku przez podmiot danych, podczas gdy zgodnie z prawidłową wykładnią tego przepisu termin ten powinien być liczony od daty otrzymania tego wniosku przez administratora danych, co skutkowało bezzasadnym wydaniem przez PUODO upomnienia w sytuacji, gdy wniosek o kopię danych został wysłany do BIG w dniu [...] czerwca 2024 r. czyli w sobotę, a zatem datą wpływu wniosku był poniedziałek [...] lipca 2024 r.; 2. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 12 ust. 3 RODO poprzez jego błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że administrator nie może przedłużyć terminu rozpoznania wniosku podmiotu danych z uwagi na dużą liczbę żądań, podczas gdy zgodnie z prawidłową wykładnią tego przepisu administrator może przedłużyć termin rozpoznania wniosku z tej przyczyny, co skutkowało bezzasadnym udzieleniem BIG upomnienia; 3. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 12 ust. 3 RODO w zw. z art. 15 ust. 3 RODO poprzez jego niewłaściwe zastosowanie i uznanie, że BIG nie zrealizowało w terminie wniosku podmiotu danych o kopię jego danych, podczas gdy skarżący zrealizował ten wniosek w terminie, a jedynie później go uzupełniła, co skutkowało bezzasadnym udzieleniem upomnienia; 4. naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 7, 77 § 1 oraz art. 105 § 1 K.p.a. poprzez wydanie przez organ decyzji na podstawie niepełnego stanu faktycznego istniejącego w dacie wydania decyzji, bez uwzględnienia, że odpowiedź na wniosek podmiotu danych w momencie wydania decyzji została uzupełniona i była kompletna, co miało istotny wpływ na wynik sprawy, ponieważ skutkowało niezgodnym z prawem brakiem umorzenia postępowania w tym zakresie i udzieleniem skarżącemu upomnienia; 5. naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 K.p.a. poprzez brak wszechstronnej analizy materiału dowodowego i przyjęcie błędnych ustaleń faktycznych, że BIG otrzymało wniosek o kopię danych w dniu [...] czerwca 2024 r. (w sobotę), podczas gdy otrzymała go [...] lipca 2024 r. (w poniedziałek), co miało istotny wpływ na wynik sprawy, ponieważ skutkowało błędnym nieumorzeniem postępowania w tym zakresie i udzieleniem upomnienia. W uzasadnieniu skargi przedstawiono argumentację na poparcie stawianych zarzutów. Skarżący przede wszystkim wskazał, iż wbrew twierdzeniom organu, terminowo odpowiedział na wniosek uczestnika o kopię danych osobowych gdyż za wpływ wniosku z dnia [...] czerwca 2024 r. przekazanego drogą mailową w dzień wolny od pracy (w sobotę), winien być uznany pierwsze dzień roboczy tj. [...] lipca 2024. (poniedziałek). W tym bowiem dniu BIG mógł zapoznać się z żądaniem uczestnika, nadać wnioskowi bieg i rozpocząć zbieranie informacji w celu udzielenia odpowiedzi na wniosek. Skarżący przedłużył zatem termin na udzielenie odpowiedzi w terminie wynikającym z art. 12 ust. 2 RODO ponieważ zrobił to w dniu [...] lipca 2024 r. BIG wskazało również, iż przyczyny przedłużenia terminu były uzasadnione. W ocenie skarżącego nawet najsprawniej działający system rozpatrywania wniosków podmiotów danych w sytuacji zwiększenia ich liczby w okresie urlopowym może nie umożliwić rozpatrzenia wszystkich wniosków podmiotów danych w terminie. Taka sytuacja miała miejsce w niniejszej sprawie. Pomimo posiadania przez BIG sprawnie działającego systemu obsługi wniosków z uwagi na zwiększoną liczbę wniosków w okresie urlopowym nie było możliwe terminowe rozpoznanie wszystkich wniosków. Skarżący podniósł, że wniosek uczestnika o kopię danych został rozpatrzony w terminie wynikającym RODO. BIG przedłużył termin na odpowiedź na wniosek w dniu [...] lipca 2024 r., czyli termin ten upływał [...] września 2024 r., a skarżący odpowiedział na wniosek podmiotu danych w dniu [...] września 2024 r. Zatem, skierował odpowiedź do podmiotu danych kilka dni przed upływem terminu. Z kolei pismo BIG do M. M. z dnia [...] listopada 2024 r. było jedynie doprecyzowaniem i uzupełnieniem wcześniej przedstawionych informacji. Dlatego terminem odpowiedzi na wniosek był termin wysłania pierwszej odpowiedzi na wniosek podmiotu danych czyli [...] września 2024 r. Nawet gdyby wskazywać, że odpowiedź na wniosek o kopię danych z [...] września 2024 r. była niekompletna, BIG uzupełniła ją w dniu [...] listopada 2024 r., a zatem odpowiedź bez wątpienia była kompletna przed zakończeniem postępowania. Organ winien tę okoliczność uwzględnić i umorzyć postępowanie. Organ nie przeanalizował rzetelnie całego materiału dowodowego, co skutkowało błędnymi ustaleniami faktycznymi, na podstawie których wydano zaskarżoną decyzję. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko. PUODO ustosunkowując się do zarzutów skargi podniósł, że skarżący w toku postepowania nie tylko nie zaprzeczył, aby doszło do przekroczenia terminu przesłania ww. wiadomości uczestnikowi, ale przyznał, że doszło do przekroczenia terminu oraz że spowodowane było to błędem ludzkim, na który mógł mieć wpływ ograniczony skład osobowy zespołu rozpatrującego wnioski podmiotów danych w związku z okresem urlopowym. BIG nie podnosił w toku postępowania przez PUODO okoliczności otrzymania wniosku z dnia [...] czerwca 2024 r. w dniu [...] lipca 2024 r. Argument ten pojawił się dopiero na etapie skargi do Sądu i jest on sprzeczny z treścią wyjaśnień BIG składanych w toku postępowania administracyjnego. Powyższe zachowanie BIG należy uznać za niedopuszczalne, w świetle przepisów RODO (art. 31 RODO). Organ podał, że w jego ocenie BIG otrzymał żądanie uczestnika w dniu [...] czerwca 2024 r., niezależnie od tego, iż dzień ten był sobotą i od tego dnia należało liczyć bieg terminu na udzielenie odpowiedzi, o którym mowa w art. 12 ust. 3 RODO. Organ podał, że BIG przytoczył na poparcie swoich twierdzeń stanowisko zaprezentowane w wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych, dalej EROD, pomijając jednak istotne fragmenty tych wytycznych. W wytycznych 01/2022 z dnia 28 marca 2023 dotyczących praw osób, których dane dotyczą - Prawa dostępu EROD wskazał bowiem cyt. "Bieg terminu rozpoczyna się w momencie otrzymania przez administratora żądania, o którym mowa art. 15, co oznacza, że żądanie dociera do administratora za pośrednictwem jednego z jego oficjalnych kanałów. Nie jest konieczne, aby administrator faktycznie wiedział o żądaniu." Administrator, który udostępnia osobom, których dane dotyczą możliwość komunikowania się z nim drogą elektroniczną musi liczyć się z tym, że zgodnie z treścią art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu "Najczęściej spotykaną formą komunikacji elektronicznej jest tzw. poczta elektroniczna (e- mail). Oświadczenie woli przesłane za pomocą poczty elektronicznej uważa się za złożone z chwilą, gdy wiadomość zostanie zapisana na serwerze adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jej treścią (wejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę oraz zarejestrowania na nim odpowiednich danych; por. post. SN z 10.12.2003 r., V CZ 127/03. OSNC 2005, Nr 1, poz. 12). (W. Borysiak (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 33, 2024). Organ odwołując się do art. 24 ust. 1 i art. 59 RODO podniósł, że BIG jako administrator zapewniający możliwość wnoszenia żądań drogą elektroniczną, musi liczyć się z tym, że żądanie takie może otrzymać również w sobotę, co wymusza na nim wdrożenia również odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią realizację tych żądań w terminach wynikających z RODO. W ocenie organu należy uznać, że miesięczny termin na udzielenie uczestnikowi odpowiedzi w związku z jego żądaniem wniesionym w sobotę [...] czerwca 2024 r. upływał w poniedziałek [...] lipca 2024 r. - równo po 30 dniach od momentu wprowadzenia żądania do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający BIG zapoznanie się z jego treścią. Nadto uczestnik w dniu [...] lipca 2024 r. przesłał kolejną wiadomość w zw. ze złożonym wnioskiem. BIG zareagował dopiero w dniu [...] lipca 2024 r., w którym wskazał, że przedłuża termin udzielenia odpowiedzi, a tym samym nadal nie spełnił żądania. Ostatecznie BIG spełnił żądanie uczestnika dopiero [...] listopada 2024 r. Organ podniósł też, że art. 12 ust. 3 RODO jest jasny. Prawodawca wyraźnie uzależnił możliwość przedłużenia miesięcznego terminu do udzielenia osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15-22 RODO o kolejne 2 miesiące od poinformowania o przedłużeniu w terminie miesiąca od otrzymania żądania oraz od wystąpienia przesłanki skomplikowanego charakteru żądań lub liczby żądań podmiotu danych. BIG w toku postępowania przyznał, że dopuścił się nieprawidłowości niezasadnie przedłużając termin na udzielenie odpowiedzi na żądanie uczestnika. BIG jako administrator danych ponosi pełną odpowiedzialność za wdrożenie odpowiednich środków z uwagi na konieczność zapewnienia skutecznej realizacji praw osób, których dane dotyczą. BIG powinien zatem umożliwić uczestnikowi realizację jego prawa wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w terminie określonym w art 12 ust. 3 RODO. W ocenie organu, w realiach niniejszej sprawy należało uznać, że BIG nie wykazał, aby istniała przyczyna uzasadniająca przedłużenie terminu wynikającego z art. 12 ust. 3 RODO o kolejne dwa miesiące. Nawet jednak, gdyby uznać, że taka przyczyna zaistniała, BIG poinformował uczestnika o przedłużeniu terminu po upływie miesiąca od otrzymania żądania. Organ podał, że BIG w dniu [...] września 2024 r. przesłał uczestnikowi wykaz podmiotów, które w ostatnich 12 miesiącach pobrały raport na temat jego numeru PESEL. W dniu [...] listopada 2024 r. BIG natomiast poinformował uczestnika o przesłaniu mu w dniu [...] września 2024 r. niepełnego pliku i jednocześnie przekazał brakujący arkusz z kopią jego danych osobowych w zakresie: imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, numeru PESEL, numeru telefonu i adresów e-mail. BIG spełnił zatem żądanie uczestnika dopiero [...] listopada 2024 r. Abstrahując nawet od tego, iż w ocenie PUODO częściowa realizacja żądania osoby, której dane dotyczą nie może niejako przerywać biegu terminu do spełnienia żądania określonego w art. 12 ust. 3 RODO, organ wskazał, że wniosek uczestnika z dnia [...] czerwca 2024 r. zawierał żądanie dostarczenia kopii jego danych osobowych przetwarzanych przez BIG. BIG w żaden sposób, nawet częściowo na to żądanie nie odpowiedział w dniu [...] września 2024 r. Informacje zgodne z żądaniem uczestnika tj. kopie jego danych przetwarzanych przez BIG zostały przekazane przez BIG dopiero w dniu [...] listopada 2024 r. Organ nie dopatrzył się nadto żadnych innych naruszeń postępowania zarzucanych w skardze. Zdaniem organu postępowanie zostało przeprowadzone prawidłowo, a zaskarżona decyzja odpowiada prawu. W piśmie procesowym z dnia [...] października 2025 r. stanowiącym replikę na odpowiedź na skargę, skarżący podtrzymał swoje dotychczasowe zarzuty i wnioski oraz ponownie przedstawił obszerną argumentację na ich poparcie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej: P.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta polega na ocenie zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. W myśl natomiast art. 134 § 1 P.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2). Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów nie zasługuje na uwzględnienie. Nie budzi wątpliwości, że osoby, których dane dotyczą, powinny mieć dostęp wszystkich informacji na swój temat, które administrator przetwarza. Zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji: a) cele przetwarzania; b) kategorie odnośnych danych osobowych; c) informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych; d) w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu; e) informacje o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania; f) informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego; g) jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą - wszelkie dostępne informacje o ich źródle; h) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz - przynajmniej w tych przypadkach - istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46, związanych z przekazaniem (art. 15 ust. 2 RODO). Z kolei na podstawie art. 15 ust. 3 RODO administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej (art. 15 ust. 3 RODO). Obowiązek dostarczenia kopii służy osiągnięciu celów prawa dostępu, tj. by osoba, której dane dotyczą, miała świadomość przetwarzania i mogła zweryfikować zgodność przetwarzania z prawem (motyw 63 RODO). Aby możliwe było osiągnięcie tych celów, osoba, której dane dotyczą, będzie w większości przypadków potrzebowała wglądu do informacji nie tylko tymczasowo. W związku z tym osoba, której dane dotyczą, będzie potrzebowała uzyskać dostęp do informacji poprzez otrzymanie kopii danych osobowych. Kwestia sposobu realizacji przez administratora obowiązku z art. 15 ust. 1-3 RODO uregulowana została w art. 12 RODO. Stosownie do art. 12 ust. 1 administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem - w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka - udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15-22 i 34 w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach - elektronicznie. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Zgodnie natomiast z art. 12 ust. 3 RODO administrator bez zbędnej zwłoki - a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania - udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15-22. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy. Zasadniczo cały art. 12 RODO nawiązuje do zasady przejrzystości przetwarzania danych, przejrzystego informowania, komunikacji i trybu wykonywania praw przez osobę, której dane dotyczą. Przepis ten określa podstawowe wymogi odnoszące się do sposobu informowania, nakłada na administratora obowiązek ułatwienia osobie której dane dotyczą wykonanie jej praw (ust. 2), czy właśnie m.in. udzielenia informacji o działaniach jakie podjął w ramach realizacji tych uprawnień lub przyczynach niepodjęcia takich działań (ust. 3). W rozpoznawanej sprawie słusznie obie strony odwołały się w omawianej materii do Wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) 01/2022 dotyczących praw osób, których dane dotyczą – Prawo dostępu z dnia 23 marca 2023 r. Jak wynika z Wytycznych 01/2022, z dniem otrzymania żądania przez administratora, co do zasady, rozpoczyna się bieg miesięcznego terminu na przekazanie przez administratora informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO. Skarżący nie dostrzegł jednak, na co słusznie zwrócił uwagę organ, że "Bieg terminu rozpoczyna się w momencie otrzymania przez administratora żądania, o którym mowa art. 15, co oznacza, że żądanie dociera do administratora za pośrednictwem jednego z jego oficjalnych kanałów. Nie jest konieczne, aby administrator faktycznie wiedział o żądaniu. Jeżeli jednak administrator musi skontaktować się z osobą, której dane dotyczą, ze względu na niepewność co do tożsamości osoby występującej z żądaniem, może nastąpić zawieszenie biegu terminu do czasu uzyskania przez niego niezbędnych informacji od osoby, której dane dotyczą, pod warunkiem że administrator zwrócił się o dodatkowe informacje bez zbędnej zwłoki. To samo dotyczy sytuacji, gdy administrator zwrócił się do osoby, której dane dotyczą, o określenie operacji przetwarzania, których dotyczy żądanie, jeżeli spełnione są warunki określone w motywie 63." (zob. sekcja 5.3). W tej sprawie uczestnik przesłał swoje żądanie do administratora za pośrednictwem jednego z jego oficjalnych kanałów – drogą mailową, czego skarżący nie kwestionuje. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że RODO nie nakłada na osoby, których dane dotyczą, żadnych wymogów dotyczących formy żądania dostępu do danych osobowych. W związku z tym, co do zasady, w RODO nie ustanowiono żadnych wymogów, które osoby, których dane dotyczą, muszą przestrzegać przy wyborze kanału komunikacyjnego, za pośrednictwem którego nawiązują kontakt z administratorem. Natomiast administratorzy powinni podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu ułatwienia wykonania praw przysługujących osobie, której dane dotyczą (zob. Wytyczne 01/2022, sekcja 3.1). Powyższe skutkuje uznaniem, że nieprawidłowa jest wykładnia art. 12 ust. 3 RODO prezentowana przez skarżącego. W okolicznościach tej sprawy nie można przyjąć aby fakt, iż skarżący przesłał żądanie doręczenia jego kopii danych w dniu [...] czerwca 2024 r. tj. w dzień wolny od pracy (sobota) musiało skutkować uznaniem, że żądanie zostało złożone w pierwszy dzień roboczy w dniu [...] lipca 2024 r. tj. w dzień gdy administrator mógł zapoznać się z jego treścią. Wykładnia zaproponowana przez skarżącego jest sprzeczna Wytycznym 01/2022, na które skarżący sam się powołuje. Wyjaśnienia również wymaga, iż błędne jest przekonanie skarżącego, iż wykładnia prezentowane w tej kwestii przez organ (również i Sąd) narzuca w efekcie administratorom 24 godzinny obowiązek pracy. Powyższe oznacza jedynie tyle, że administrator musi liczyć się, że w każdym możliwym czasie, na jeden z dostępnych kanałów komunikacji może wpłynąć żądanie tak jak w tej sprawie, a na administratorze ciążą określone obowiązki wynikające z RODO. Administratorzy powinni być gotowi do rozpatrywania żądań dostępu do danych osobowych. Oznacza to, że administrator powinien być przygotowany na otrzymanie żądania, przeprowadzenie jego prawidłowej oceny oraz udzielenie stosownej odpowiedzi osobie występującej z żądaniem bez zbędnej zwłoki. Sposób, w jaki administratorzy przygotują się do rozpatrywania żądań dostępu, powinien być odpowiedni i proporcjonalny oraz zależeć od charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania, a także ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych zgodnie z art. 24 RODO. W zależności od konkretnych okoliczności administratorzy mogą być na przykład zobowiązani do wdrożenia odpowiedniej procedury, co powinno zagwarantować bezpieczeństwo danych, pozostając bez uszczerbku dla wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw (zob. Wytyczne 01/2022, sekcja 3.1.). Nie można tracić z pola widzenia tego, że art. 12 ust. 3 RODO wymaga się, aby administrator udzielił osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15. - bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, pod warunkiem że osoba, której dane dotyczą, została poinformowana o przyczynach takiego opóźnienia w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania przez administratora. Tego obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o przedłużeniu terminu i jego powodach nie należy mylić z informacjami, które należy przekazać niezwłocznie, a najpóźniej w terminie jednego miesiąca, w przypadku gdy administrator nie podejmie działań w związku z żądaniem, jak określono w art. 12 ust. 4 RODO. Należy podkreślić, że możliwość przedłużenia terminu stanowi odstępstwo od zasady ogólnej i nie powinna być nadużywana. Jeżeli administratorzy często są zmuszeni do przedłużenia terminu, może to wskazywać na potrzebę dalszego rozbudowania ogólnych procedur rozpatrywania żądań (tak ww. Wytyczne). Priorytet dla administratora powinno być udzielenie informacji bez zbędnej zwłoki. Wykładni omawianych przepisów nie można dokonywać w oderwaniu o materii sprawy. Prawo dostępu zgodnie z przepisami w dziedzinie ochrony danych należy odróżnić od podobnych praw o innych celach, na przykład prawa dostępu do dokumentów urzędowych, które ma na celu zagwarantowanie przejrzystości procesu decyzyjnego organów publicznych i dobrych praktyk administracyjnych, czy prawa otrzymania (doręczenia) określonych rozstrzygnięć (decyzji administracyjnych) organów administracji publicznej. Przypomnienia także wymaga, że termin na udzielenie odpowiedzi na żądanie dostępu należy obliczać zgodnie z rozporządzeniem nr 1182/71 (zob. Wytyczne 01/2022, sekcja 5.3). Zgodnie z art. 3 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 z dnia 3 czerwca 1971 r. określające zasady mające zastosowanie do okresów, dat i terminów (Dz. Urz. UE.L 1971 Nr 124, str. 1), jeżeli okres wyrażony w godzinach nalicza się od chwili zaistnienia wydarzenia lub wykonania czynności, do okresu nie zalicza się godziny, w której miało miejsce to wydarzenie lub czynność. Jeżeli okres wyrażony w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach nalicza się od chwili zaistnienia wydarzenia lub wykonania czynności, do okresu nie zalicza się dnia, w którym miało miejsce to wydarzenie lub czynność (ust. 2). Z zastrzeżeniem przepisów ust. 1 i 4: a) okres wyrażony w godzinach rozpoczyna się na początku pierwszej godziny i wygasa wraz z upłynięciem ostatniej godziny okresu; b) okres wyrażony w dniach rozpoczyna się na początku pierwszej godziny pierwszego dnia i wygasa wraz z upływem ostatniej godziny ostatniego dnia okresu; c) okres wyrażony w tygodniach, miesiącach lub latach rozpoczyna się na początku pierwszej godziny pierwszego dnia okresu i wygasa wraz z upływem ostatniej godziny dnia ostatniego tygodnia, miesiąca lub roku, który jest takim samym dniem tygodnia lub przypada na te samą datę, co dzień, w którym okres się rozpoczyna. Jeżeli w okresie wyrażonym w miesiącach lub latach dzień, w którym powinien wygasnąć okres, nie wystąpił w tym miesiącu, okres kończy się wraz z upływem ostatniej godziny ostatniego dnia tego miesiąca; d) jeżeli okres zawiera części miesiąca, przy obliczaniu tych części bierze się pod uwagę miesiąc liczący trzydzieści dni. ust. 3. Dany okres obejmuje dni ustawowo wolne od pracy, niedziele i soboty, z wyjątkiem przypadków wyraźnie wyłączonych lub jeżeli okres wyrażony jest w dniach roboczych, ust. 4. Jeżeli ostatni dzień okresu wyrażonego inaczej niż w godzinach jest dniem ustawowo wolnym od pracy, niedzielą lub sobotą, okres wygasa wraz z upływem ostatniej godziny następnego dnia roboczego. Niniejszego przepisu nie stosuje się do okresów liczonych wstecznie począwszy od określonej daty lub wydarzenia, ust. 5. Każdy okres trwający dwa lub więcej dni zawiera przynajmniej dwa dni robocze. Mając powyższe na uwadze Sąd rozpoznający sprawę niniejszą podziela stanowisko organu, że miesięczny termin na udzielenie uczestnikowi odpowiedzi w związku z jego żądaniem wniesionym w dniu [...] czerwca 2024 r. upływał w dniu [...] lipca 2024 r. - po 30 dniach od momentu wprowadzenia żądania do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający BIG zapoznanie się z jego treścią. To z kolei oznacza, że podjęcie pierwszej czynności w dniu [...] lipca 2024 r., która jedynie przedłużała termin do udzielenia informacji (dostarczenia kopii danych) przesądza o zasadności twierdzenia o naruszeniu przez BIG art. 12 ust. 3 w zw. z art. 15 ust. 3 RODO, polegające na niewykonaniu żądania M. M. dostarczenia kopii jego danych osobowych. Zauważyć trzeba, że skarżący odpowiedział na wniosek uczestnika dopiero w dniu [...] września 2024 r., a z uwagi na co najmniej niepełną informację, uzupełnił ją w dniu [...] listopada 2024 r. Już tylko te ustalenia potwierdzają zasadność udzielenia skarżącemu upomnienia za ww. naruszenia przepisów RODO. Zaskarżona decyzja odpowiada prawu. W ocenie Sądu, w świetle powyższych rozważań, prawidłowa jest ocena PUODO, że doszło do naruszenia przez BIG wskazanych przepisów RODO. Właściwe zatem było nałożenie na skarżącego kary upomnienia na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b RODO, która jest karą najłagodniejszą. Odnosząc się jednak do argumentacji skarżącego dotyczącej przyczyn przedłużenia terminu, to ponownie odwołać należy się do Wytycznych 01/2022, w których wyraźnie wskazano, że sam fakt, że duże przedsiębiorstwo otrzymuje dużą liczbę żądań, nie spowodowałby automatycznego przedłużenia terminu ich wykonania. Jeżeli jednak administrator otrzymuje tymczasowo dużą liczbę żądań, na przykład ze względu na nadzwyczajne rozpowszechnienie informacji o jego działalności, można to uznać za uzasadniony powód przedłużenia czasu reakcji. Niemniej administrator, szczególnie gdy zajmuje się dużą ilością danych, powinien dysponować procedurami i mechanizmami umożliwiającymi rozpatrywanie żądań w określonych terminach w normalnych okolicznościach (zob. sekcja 5.3.). Zauważyć i podkreślić trzeba, że skarżący w swoich wyjaśnieniach przed organem jasno wskazał, że "przekroczenie terminu przesłania ww. wiadomości[...] spowodowane było błędem ludzkim, na który mógł mieć wpływ ograniczony skład osobowy zespołu rozpatrującego wnioski podmiotów danych w zw. z okresem urlopowym.". Uwypuklić jednak trzeba, że administratorzy powinni – jak już była o tym mowa - podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu ułatwienia wykonania praw przysługujących osobie, której dane dotyczą. Wytyczne 01/2022 również i w przypadku wskazanym przez skarżącego wskazują rozwiązania. Podano bowiem, że na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, wysyła żądanie dostępu pracownikowi, który jest na urlopie, automatyczna wiadomość informująca osobę, której dane dotyczą, o alternatywnym kanale komunikacyjnym dotyczącym tego żądania może stanowić uzasadnione staranie (zob. sekcja 3.1.2.). Te ostatnie kwestie pozostają jednak, w ocenie Sądu, bez znaczenia dla rozstrzygnięcia tej sprawy albowiem przesądzono już wyżej, iż skarżący nie zastosował się do dyspozycji art. 12 ust. 3 RODO gdyż w terminie miesiąca od otrzymania żądania administrator nie poinformował osoby, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Mając powyższe na uwadze Sąd doszedł do przekonania, że zaskarżona decyzja PUODO odpowiada prawu. Sąd nie dopatrzył się żadnego naruszenia przepisów prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie, albo też przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania lub stwierdzenia nieważności. Organ prawidło ustalił stan faktyczny sprawy, w wystarczający sposób zebrał i ocenił materiał dowodowy, a następnie w przekonywujący sposób uzasadnił swoje rozstrzygnięcie. Postępowanie administracyjne zostało przeprowadzone zgodnie z zasadami ogólnymi K.p.a., a w szczególności art. 7, art. 77 § 1, art. 80 oraz art. 107 § 3 K.p.a., a zaskarżone rozstrzygnięcie zostało oparte na prawidłowej interpretacji norm prawa materialnego. W tym stanie sprawy, nie podzielając argumentów zawartych w złożonej skardze, oraz uznając iż organ w sposób prawidłowy zebrał i ocenił materiał dowodowy, oraz iż przy wykonywaniu tych czynności nie naruszył przepisów prawa, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł jak w sentencji wyroku na podstawie art. 151 P.p.s.a.