II SA/Wa 1941/15

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Kwiecińska Sędziowie WSA Sławomir Antoniuk Olga Żurawska-Matusiak (spr.) Protokolant starszy sekretarz sądowy Izabela Kaliszewska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 18 maja 2016 r. sprawy ze skargi M. D. na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] września 2015 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla zaskarżoną decyzję, 2. zasądza od Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego M. D. kwotę 200 zł (dwieście) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania. Pismem z 9 czerwca 2013 r. M.D. (dalej jako skarżący) zwrócił się do Komendanta Głównego Policji o udzielenie informacji w jaki sposób są wykorzystywane i przetwarzane jego dane osobowe przez Krajowy System Informacji Policji i System Informacji Schengen. Pismem z 24 czerwca 2013 r. skarżący został poinformowany, że Policja nie jest zobowiązana do informowania określonej osoby o fakcie przetwarzania jej danych osobowych i ich udostępnianiu. Pismem z 4 lipca 2013 r. skarżący wystąpił do Komendanta Głównego Policji o usunięcie jego danych osobowych ze zbioru KSIP, dołączając kopię zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Organ nie uczynił zadość powyższemu wnioskowi, o czym powiadomił skarżącego pismem z 31 lipca 2013 r. 7 sierpnia 2013 r. skarżący wystąpił zatem do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ze skargą na przetwarzanie jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji, którą sprecyzował w piśmie z 31 października 2013 r. poprzez żądanie usunięcia jego danych osobowych ze zbioru KSIP. Po uzyskaniu wyjaśnień ze strony Komendanta Głównego Policji, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych decyzją z [...] lipca 2014 r. nakazał Komendantowi Głównemu Policji usuniecie uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego poprzez usunięcie jego danych osobowych z Krajowego Systemu Informacji Policji w zakresie danych wprowadzonych do tego zbioru w ramach postępowania karnego prowadzonego w sprawie popełnienia przez skarżącego przestępstwa określonego w art. 227 K.k. oraz art. 278 § 2 K.k. W uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia organ podał, iż przepisami prawa, które regulują przetwarzanie danych osobowych skarżącego przez Policje są przepisy ustawy o Policji i aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Organ uznał jednakże, po przeprowadzeniu analizy przepisów ustawy o Policji i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję, że w kwestii przetwarzania danych osobowych w KSIP zastosowanie będą miały przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Zdaniem organu każdy przypadek przetwarzania w KSIP danych osobowych musi odbywać się z poszanowaniem zasad wyznaczonych przepisami powyższej ustawy. Dalsze przetwarzanie w KSIP danych skarżącego organ ocenił jako zbędne dla realizacji celu, jakim jest realizacja zadań ustawowych Policji oraz możliwości wykorzystania gromadzonych informacji w innych postępowaniach, skoro nie są prowadzone przez Policję jakiekolwiek czynności przeciwko skarżącemu, a zatem działanie powyższe naraża Komendanta Głównego Policji jako administratora przedmiotowych danych, na zarzut naruszenia art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Powyższa decyzja, jak wynika z potwierdzenia odbioru została odebrana przez Komendanta Głównego Policji 22 lipca 2014 r. Wnioskiem bez daty o ponowne rozpatrzenie sprawy, nadanym 25 lipca 2014 r., który wpłynął do organu 28 lipca 2014 r., Komendant Główny Policji wystąpił o uchylenie skarżonej decyzji i uznanie, że dane osobowe skarżącego przetwarza zgodnie z prawem. Organ stanął na stanowisku, że ustawą, o której mowa w art. 51 Konstytucji RP, stanowiącą normy gwarancyjne dla przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, jest nie tylko ustawa o ochronie danych osobowych, lecz również – jako lex specialis – ustawa o Policji. Ustawa ta reguluje przetwarzanie danych osobowych przez Policję i stanowi samodzielną przesłankę przetwarzania tych danych. Decyzją z [...] września 2015 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a., uchylił zaskarżoną decyzję z [...] lipca 2014 r. i odmówił uwzględnienia wniosku w sprawie ze skargi M.D., dotyczącej przetwarzania jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w zbiorze danych Krajowy System Informacji Policji. Organ ocenił, że zaskarżona decyzja jest nieprawidłowa. Nie można organowi Policji nakazać usunięcia danych osobowych skarżącego z KSIP, ponieważ Komendant Główny Policji przechowuje te dane legalnie. Z analizy materiału dowodowego sprawy wynika, że Komendant Główny Policji dokonał przydatności informacji dotyczących skarżącego zawartych w KSIP pod kątem ich niezbędności dla realizacji zadań ustawowych Policji i w konsekwencji uznał, że informacje te nadal są niezbędne do realizacji zadań ustawowych Policji. W skardze na powyższą decyzję, która wpłynęła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji i zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu decyzji skarżący w pierwszej kolejności wyeksponował możliwość złożenia przez Komendanta Głównego Policji wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy z uchybieniem terminu. Wskazał, iż w sytuacji gdy nie udało mu się uzyskać informacji o dacie doręczenia przesyłki dla uczestnika postępowania, zwrócił się do organu o zweryfikowanie faktycznej daty doręczenia decyzji KGP. Organ nie podjął w tym zakresie jednak żadnych czynności. Jak podał skarżący potwierdzeniem dla jego wątpliwości jest informacja ze strony Poczty Polskiej – śledzenie przesyłek, z której wynika, że list z decyzją do KGP doręczono 7 lipca 2014 r. Gdyby tak w istocie było, to oznaczałoby to, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został złożony z uchybieniem terminu. Nadto skarżący podniósł, iż praktyka udostępniania danych z KSIP innym podmiotom do prowadzenia polityki kadrowej, może ograniczać pełnienie pewnych funkcji społecznych, w których wymagana jest m.in. nieposzlakowana opinia. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, uznając, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został wniesiony w terminie, o czym skarżący został poinformowany pismem z 18 lutego 2015 r. i podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko. W odpowiedzi na zapytanie Sądu Poczta Polska S.A., w piśmie z 13 kwietna 2016 r., wskazała, że przesyłka o wskazanym numerze została doręczona do Komendy Głównej Policji 7 lipca 2014 r., zaś odbiór przesyłki pokwitowała A.K., legitymująca się pełnomocnictwem pocztowym. Jednocześnie podano, że jest to masowy odbiorca przesyłek, adresat nie ma możliwości pokwitowania ich w momencie doręczenia, dlatego też odbiór przedmiotowej przesyłki na potwierdzeniu odbioru został pokwitowany przez osobę uprawnioną z datą późniejszą. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę zgodności z prawem działalności administracji publicznej, która w myśl art. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm., dalej jako P.p.s.a.) odbywa się na zasadach określonych w przepisach tej ustawy. W ramach kontroli działalności administracji publicznej przewidzianej w art. 3 P.p.s.a., sąd uprawniony jest do badania, czy przy wydaniu zaskarżonego aktu nie doszło do naruszenia przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania, nie będąc przy tym związanym zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 P.p.s.a.), zaś jedynym ograniczeniem w tym zakresie jest zakaz przewidziany w art. 134 § 2 P.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie Sąd, przed przystąpieniem do kontroli legalności zaskarżonej decyzji, w związku z zarzutami skargi obowiązany był zbadać czy dochowany został 14 dniowy termin do wystąpienia z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy. Organ stoi na stanowisku, że termin ten został zachowany, natomiast skarżący wskazuje, że Komendant Główny Policji odebrał przesyłkę 7 lipca 2014 r., co wynika z dokumentu pod nazwą "śledzenie przesyłek". W okolicznościach przedmiotowej sprawy kluczowe znaczenie ma regulacja zawarta w art. 45 K.p.a. Stosownie do tego przepisu jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Przepis art. 44 stosuje się odpowiednio. Zatem przepis art. 45 K.p.a. zawiera dwie przesłanki skuteczności doręczenia, jedną związaną z adresem i drugą związaną z osoba odbierającą. Stosownie do pierwszej z przesłanek skuteczności doręczenia wymagane jest, aby doręczenie było dokonywane w lokalu siedziby adresata. Odnosząc się do przesłanki drugiej zwrócić należy uwagę, iż w licznym orzecznictwie sądowym podkreśla się, że przepis ten posługuje się pojęciem osoby uprawnionej do odbioru pism, a nie upoważnionej. Przez osobę uprawnioną do odbioru pisma należy rozumieć każdą osobę, która ze względu na wykonywaną funkcje została regulaminowo lub tylko zwyczajowo uprawniona do odbierania korespondencji przesyłanej do siedziby adresata. To na podmiotach stosunków administracyjnych ciąży obowiązek takiej organizacji pracy, by doręczenie pism w lokalu ich siedziby było możliwe, a także, że osobę prawną obciąża takie zorganizowanie odbioru korespondencji, by odbioru dokonywała właściwa osoba. Zaniedbania w tym zakresie obciążają adresata korespondencji (por. wyrok WSA w Warszawie z 1 grudnia 2015 r., IV SA/WA 2125/15 i powołane w nim orzecznictwo). Powyższe zasady odnieść należy również do Komendanta Głównego Policji, który w niniejszym postępowaniu występuje w charakterze uczestnika. Dowodem doręczenia decyzji w postępowaniu administracyjnym powinno być zwrotne potwierdzenie odbioru, w którym odbierający pismo potwierdza jego doręczenie swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Ustalając datę doręczenia stronie decyzji, nie można przyjąć daty doręczenia wskazanej przez odbierającego tę decyzje, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że nie jest ona prawidłowa. O dacie doręczenia nie przesądza wyłącznie data umieszczona na dowodzie doręczenia. Data ta ma znaczenie wówczas, gdy w sprawie nie istnieją dowody wskazujące na inna datę doręczenia decyzji. Jak wskazał NSA w wyroku z 23 lutego 2012 r., II OSK 2328/10, gdy na zwrotnym potwierdzeniu odbioru widnieje inna data aniżeli wskazywana przez stronę, organ zobowiązany jest do wyjaśnienia tej rozbieżności. Co do zasady możliwe jest ustalenie innej daty doręczenia decyzji niż wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, w sytuacji gdy z okoliczności sprawy wynika, że została ona podana omyłkowo (zob. też postanowienie SN z 11 stycznia 1995 r., III ARN 73/94, opubl. OSNP z 1995 r., nr 9, poz. 105). W rozpoznawanej sprawie skarżący, jeszcze przed wydaniem decyzji drugoinstancyjnej, zwracał się do organu o wyjaśnienie kwestii doręczenia Komendantowi Głównemu Policji decyzji z [...] lipca 2014 r., wnosząc o zweryfikowanie faktycznej daty odbioru decyzji przez uczestnika postępowania – Komendanta Głównego Policji i podając okoliczności wskazujące, iż faktyczna data odbioru decyzji była inna niż podana na potwierdzeniu odbioru. Podkreślenia przy tym wymaga, że skarżący nie będąc ani nadawcą ani odbiorcą przedmiotowej przesyłki, nie mógł uzyskać stosownych informacji z Poczty Polskiej na potwierdzenie swoich zastrzeżeń i przedłożyć je organowi. Organ natomiast, pomimo składanych przez skarżącego wniosków, na etapie postępowania administracyjnego nie podjął żadnych czynności zmierzających do wyjaśnienia tej kwestii. Stanowiło to naruszenie zasad wynikających z art. 7, 77 § 1 i 80 K.p.a., które powinny być odnoszone nie tylko do fazy decydowania, ale do wszystkich działań organów podejmowanych w toku postępowania administracyjnego, w tym dotyczących również kwestii czysto formalnych, wiążących się z prawidłowością i terminowością doręczenia wydanego w sprawie rozstrzygnięcia. Przyjął natomiast, w oparciu o datę ze zwrotnego poświadczenia odbioru, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został złożony w terminie. O wyjaśnienie powyższych kwestii organ wystąpił dopiero 20 października 2015 r., na co wskazuje pismo Poczty Polskiej S.A. z 20 listopada 2015 r., ale miało to miejsce już po wydaniu skarżonej decyzji. Na etapie postępowania sądowoadministracyjnego Sąd uzyskał informację, tożsamą z tą zawartą w powyższym piśmie, że przesyłka polecona o podanym numerze została doręczona do Komendy Głównej Policji 7 lipca 2014 r. do rąk osoby dysponującej pełnomocnictwem pocztowym. Zaś data na zwrotnym potwierdzeniu odbioru to 22 lipca 2014 r., a więc data dwa tygodnie późniejsza. Rozpoznając ponownie sprawę organ będzie obowiązany ocenić dowody zgromadzone dotychczas w sprawie i wyłaniające się z nich okoliczności faktyczne, ewentualnie uzupełniając postępowanie dowodowe, gdy uzna to za potrzebne i uzyskując wyjaśnienia uczestnika postępowania co do występującej rozbieżności dat, poddać je ocenie i odnieść do regulacji z art. 45 K.p.a. W zależności od dokonanej oceny organ wyda stosowne rozstrzygnięcie, albo stwierdzi uchybienie terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, bądź też, gdy oceni, że termin został dochowany, wyda decyzję merytoryczną. Mając wszystkie powyższe względy na uwadze Sąd, na zasadzie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku. Rozstrzygnięcie o kosztach zostało oparte na art. 200 i 205 § 1 P.p.s.a.