II OSK 2330/24

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący sędzia NSA Arkadiusz Despot-Mładanowicz (spr.) Sędziowie: sędzia NSA Grzegorz Czerwiński sędzia del. WSA Magdalena Dobek-Rak po rozpoznaniu w dniu 13 stycznia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej L. K. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 10 kwietnia 2024 r. sygn. akt VII SA/Wa 2900/23 w sprawie ze skargi L. K. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z dnia 23 października 2023 r. nr WSO-I.6231.1.26.2023 w przedmiocie sprostowania aktu urodzenia oddala skargę kasacyjną. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 10 kwietnia 2024 r., VII SA/Wa 2900/23, oddalił skargę L. K. (dalej: skarżąca) na decyzję Wojewody Mazowieckiego z 23 października 2023 r. nr WSO-I.6231.1.26.2023 utrzymującą w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego m. st. Warszawy z 21 sierpnia 2023 r. nr USC-WAKSC.5352.1.1042.2023.MTY w przedmiocie odmowy sprostowania aktu urodzenia nr [...] sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy na imię i nazwisko A. D., w zakresie daty i miejsca urodzenia w ten sposób, żeby zamiast 22 marca 1910 r., W., wpisać 22 marca 1909 r., S. (Włochy). Skargę kasacyjną od powyższego wyroku złożyła skarżąca, zaskarżając go w całości, wnosząc o jego uchylenie w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, ewentualnie o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i rozpoznanie skargi, a także o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego, w tym kosztów zastępstwa prawnego, według norm przepisanych. Skarżąca kasacyjnie zrzekła się przy tym przeprowadzenia rozprawy. Sądowi I instancji zarzucono: I. na podstawie art. 174 pkt 1 p.p.s.a. naruszenie prawa materialnego, tj.: 1. art. 35 ust. 1 w zw. z art. 35 ust. 2 ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1378 z późn. zm.; dalej: p.a.s.c.) przez niewłaściwe zastosowanie tych przepisów polegające na błędnym uznaniu, że w niniejszej sprawie nie było podstaw do sprostowania na drodze administracyjnej, w zakresie daty (roku) i miejsca urodzenia, aktu urodzenia nr [...] sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy, zgodnie z którym A. D. urodziła się w dniu 22 marca 1910 r. w W., a to w oparciu o odpis z rejestru aktów urodzenia tysiąc dziewięćset dziewiątego roku Urzędu Stanu Cywilnego Gminy S. (dokument z 28 sierpnia 1948 r.), z którego wynika, że w rzeczywistości ww. urodziła się w dniu 22 marca 1909 r., w sytuacji gdy powyższy włoski dokument stanu cywilnego (odpis aktu urodzenia) potwierdza zdarzenie wcześniejsze, albowiem wynika z niego, że ww. urodziła się w dniu 22 marca 1909 r. (a nie w dniu 22 marca 1910 r.) i tym samym przy właściwym zastosowaniu ww. przepisów w niniejszej sprawie (na drodze administracyjnej) powinno było nastąpić wnioskowane sprostowanie polskiego aktu urodzenia; 2. art. 36 pkt 1 i pkt 2 p.a.s.c. przez niewłaściwe zastosowanie tego przepisu polegające na odesłaniu skarżącej w zakresie wnioskowanego sprostowania aktu urodzenia na drogę sądowego postępowania nieprocesowego, w sytuacji gdy w niniejszej sprawie nie zostały spełnione przesłanki ww. przepisu, a zostały spełnione przesłanki sprostowania aktu urodzenia wskazane w art. 35 ust. 1 p.a.s.c. w zw. z art. 35 ust. 2 p.a.s.c.; II. na podstawie art. 174 pkt 2 p.p.s.a. naruszenie przepisów postępowania, mogące mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj.: 1. art. 151 p.p.s.a. w zw. z art. 7 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 775 z późn. zm.; dalej: k.p.a.) i art. 8 § 1 k.p.a., jak też w zw. z art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a. w zw. z art. 140 k.p.a. przez wadliwe zastosowanie tego przepisu i niezasadne oddalenie skargi na zaskarżoną decyzję, a to przy uwzględnieniu, że w zaskarżonej decyzji doszło do naruszenia przepisów postępowania (tj. art. 7 k.p.a. i art. 8 § 1 k.p.a., jak też art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a. w zw. z art. 140 k.p.a.), które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy i które to naruszenie zaistniałe w zaskarżonej decyzji polegało na dokonaniu błędnego i niepełnego ustalenia stanu faktycznego sprawy i wyprowadzeniu ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego wniosków, które z niego nie wynikają, tj. polegało na błędnym uznaniu (za decyzją Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego m.st. Warszawy z 21 sierpnia 2023 r., że akt urodzenia nr [...] sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy oraz odpis z rejestru aktów urodzenia tysiąc dziewięćset dziewiątego roku Urzędu Stanu Cywilnego Gminy S. (dokument z 28 sierpnia 1948 r.) nie dotyczą tej samej osoby, a ponadto włoski dokument stanu cywilnego (akt urodzenia) nie potwierdza zdarzenia wcześniejszego w porównaniu ze zdarzeniem potwierdzonym przez polski akt stanu cywilnego, w sytuacji gdy przy prawidłowym zastosowaniu ww. przepisów na etapie postępowania administracyjnego należało ustalić, że obydwa dokumenty dotyczą tej samej osoby, a ponadto włoski dokument stanu cywilnego (akt urodzenia) potwierdza zdarzenie wcześniejsze, albowiem wynika z niego, że A. D. urodziła się w dniu 22 marca 1909 r. (a nie w dniu 22 marca 1910 r.) i tym samym w niniejszej sprawie (na drodze administracyjnej) powinno było nastąpić wnioskowane sprostowanie polskiego aktu urodzenia, a zatem wadliwie decyzja Kierownika USC m.st. Warszawy została utrzymana w mocy zaskarżoną decyzją i tym samym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wadliwie oddalił skargę na zaskarżoną decyzję; 2. art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. w zw. z art. 7 k.p.a. i art. 8 § 1 k.p.a., jak też z zw. z art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a. w zw. z art. 140 k.p.a. przez niezastosowanie tego przepisu i brak uchylenia w całości zaskarżonej decyzji, a to przy uwzględnieniu, że w zaskarżonej decyzji doszło do naruszenia przepisów postępowania (tj. art. 7 k.p.a. i art. 8 § 1 k.p.a., jak też art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a. w zw. z art. 140 k.p.a.), które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy i które to naruszenie zaistniałe w zaskarżonej decyzji polegało na dokonaniu błędnego i niepełnego ustalenia stanu faktycznego sprawy i wyprowadzeniu ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego wniosków, które z niego nie wynikają, tj. polegało na błędnym uznaniu, że akt urodzenia nr [...] sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st Warszawy oraz odpis z rejestru aktów urodzenia tysiąc dziewięćset dziewiątego roku Urzędu Stanu Cywilnego Gminy S. (dokument z 28 sierpnia 1948 r.) nie dotyczą tej samej osoby, a ponadto włoski dokument stanu cywilnego (akt urodzenia) nie potwierdza zdarzenia wcześniejszego w porównaniu ze zdarzeniem potwierdzonym przez polski akt stanu cywilnego, w sytuacji gdy przy prawidłowym zastosowaniu ww. przepisów na etapie postępowania administracyjnego należało ustalić, że obydwa dokumenty dotyczą tej samej osoby, a ponadto włoski dokument stanu cywilnego (odpis aktu urodzenia) potwierdza zdarzenie wcześniejsze, albowiem wynika z niego, że A. D. urodziła się w dniu 22 marca 1909 r. (a nie w dniu 22 marca 1910 r.) i tym samym w niniejszej sprawie (na drodze administracyjnej) powinno było nastąpić wnioskowane sprostowanie polskiego aktu urodzenia ww., a zatem wadliwie decyzja organu I instancji została utrzymana w mocy zaskarżoną decyzją i tym samym WSA wadliwie nie uchylił w całości zaskarżonej decyzji; 3. art. 151 p.p.s.a. w zw. z art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. przez jego wadliwe zastosowanie i niezasadne oddalenie skargi na zaskarżoną decyzję, w sytuacji gdy w zaskarżonej decyzji doszło do naruszenia przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (tj. art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a.), które to naruszenie zaistniałe w zaskarżonej decyzji polegało na utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji pomimo istnienia przesłanek do uchylenia w całości decyzji organu I instancji i orzeczenia w tym zakresie co do istoty sprawy przez wnioskowane sprostowanie aktu urodzenia, a ewentualnie zachodziły podstawy do uchylenia decyzji organu I instancji w całości i przekazania sprawy w całości do ponownego rozpoznania organowi I instancji (co w tym ostatnim przypadku powinno poskutkować także uchyleniem w zaskarżonym wyroku w całości decyzji organu I instancji w trybie art. 135 p.p.s.a.); 4. art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. w zw. z art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. przez jego niezastosowanie i brak uchylenia w całości zaskarżonej decyzji, w sytuacji gdy w zaskarżonej decyzji doszło do naruszenia przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (tj. art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a.), które to naruszenie zaistniałe w zaskarżonej decyzji polegało na utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji pomimo istnienia przesłanek do uchylenia w całości decyzji organu I instancji i orzeczenia w tym zakresie co do istoty sprawy przez sprostowanie aktu urodzenia A. D., a ewentualnie zachodziły podstawy do uchylenia decyzji organu I instancji w całości i przekazania sprawy w całości do ponownego rozpoznania organowi I instancji (co w tym ostatnim przypadku powinno poskutkować także uchyleniem w zaskarżonym wyroku w całości decyzji organu I instancji w trybie art. 135 p.p.s.a.). Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga kasacyjna nie zawiera usprawiedliwionych podstaw. Zgodnie z art. 183 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935; dalej: p.p.s.a.), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, z urzędu biorąc pod uwagę tylko nieważność postępowania. W niniejszej sprawie nie stwierdzono żadnej z przesłanek nieważności wymienionych w art. 183 § 2 p.p.s.a., wobec czego rozpoznanie sprawy nastąpiło w granicach zgłoszonych podstaw i zarzutów skargi kasacyjnej. Na wstępie wyjaśnienia wymaga, że sprostowanie aktu stanu cywilnego uregulowane zostało w ustawie z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej: p.a.s.c.). W związku zaś z przedmiotem sporu w niniejszej sprawie podkreślić należy, że ustawa ta przewiduje dwie odrębne procedury sprostowania aktu stanu cywilnego: procedurę administracyjną (art. 35), w toku której sprostowania dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego w drodze czynności materialno-technicznej oraz procedurę sądową (art. 36), w ramach której orzeka sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym. Zgodnie z art. 35 ust. 1 p.a.s.c. akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził. Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych (art. 35 ust. 2 p.a.s.c.). Z powyższych przepisów wyraźnie zatem wynika, że kierownik urzędu stanu cywilnego może sprostować akt stanu cywilnego jedynie na podstawie dokumentów, przy czym muszą to być dokumenty dotyczące zdarzeń wcześniejszych niż to zdarzenie, którego dotyczy akt stanu cywilnego podlegający sprostowaniu, a nadto muszą to być dokumenty dotyczące osoby, której dane podlegają sprostowaniu, lub dokumenty dotyczące wstępnych tej osoby. Nie mogą to być jakiekolwiek dokumenty, lecz dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, akty stanu cywilnego lub zagraniczne dokumenty stanu cywilnego. Z kolei art. 36 p.a.s.c. stanowi, że sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli: 1) sprostowanie aktu stanu cywilnego jest niemożliwe na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, o których mowa w art. 35 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego; 2) sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego nie jest możliwe wyłącznie na podstawie dokumentów wymienionych w pkt 1. Uprawnienie kierownika urzędu stanu cywilnego do sprostowania aktu stanu cywilnego obejmuje "dane niezgodne", co wymaga przede wszystkim rozważenia, które akty zawierają dane niezgodne, a które odpowiadają prawdzie. Jak wskazuje się w orzecznictwie nie chodzi tylko o zapewnienie spójności rejestru, ale odzwierciedlenie obiektywnej prawdy, zgodnej z rzeczywistością. Organ może rozstrzygnąć samodzielnie tę kwestię, jeżeli dysponuje niebudzącymi wątpliwości dokumentami, które mu na to zezwalają. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i 2 p.a.s.c. mają to być dokumenty urzędowe stanu cywilnego, których treść stanowi dowód na to, co zostało w nich urzędowo potwierdzone. Każdy z tych dokumentów jest więc wiążący, a rola organu sprowadza się do porównania dokumentów znajdujących się w dyspozycji organu i oceny, które dane należy uznać za odpowiadające prawdzie. Dopiero po rozważeniu, które dane należy uznać za niezgodne ze stanem faktycznym – w następnej kolejności, organ może analizować, czy dokument, który ma stanowić podstawę sprostowania, stwierdza zdarzenie wcześniejsze i dotyczy tej samej osoby lub jej wstępnych, a więc oceniać, czy jest uprawniony do dokonania sprostowania we własnym zakresie. Jeżeli zaś ustalenie prawidłowej treści aktu stanu cywilnego wymaga dokonania ustaleń faktycznych oraz przeprowadzenia postępowania dowodowego, to taka sprawa zgodnie z art. 36 p.a.s.c. powinna być rozstrzygnięta w postępowaniu nieprocesowym przed sądem powszechnym z uwagi na brzmienie art. 3 p.a.s.c. W świetle tego przepisu, akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Powołane regulacje prawne nie pozostawiają wątpliwości co do tego, że aby sprostowania danego aktu mógł dokonać kierownik urzędu stanu cywilnego, muszą zostać spełnione określone warunki, wyszczególnione w art. 35 ust. 1 p.a.s.c. Ze względu na to, że kierownik może oprzeć się w takim wypadku jedynie na określonych dokumentach i nie może wziąć pod uwagę innych, tego rodzaju procedura zastrzeżona została tylko i wyłącznie do sytuacji jasnych, w których porównanie przez kierownika badanego aktu stanu cywilnego z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego czy też z innymi aktami stanu cywilnego prowadzi do jednoznacznej konkluzji co do właściwej treści aktu. Rozpoznając wniosek o sprostowanie aktu stanu cywilnego kierownik nie prowadzi zatem postępowania w oparciu o przepisy k.p.a. i poza zakresem wyraźnie wskazanym w powołanym art. 35 ust. 1 p.a.s.c. nie dopuszcza dowodów celem ustalenia prawidłowej treści aktu. Postępowanie przed kierownikiem ma więc charakter uproszczony. Sprostowaniu w nim podlegają oczywiste (czyli bezsporne, pewne, niebudzące wątpliwości) błędy, najczęściej pisarskie, np. ewidentnie mylna pisownia, niezamierzone opuszczenie jakiegoś wyrazu, niewłaściwe użycie wyrazu, przeinaczenie, przeoczenie. Kierownik urzędu stanu cywilnego działa zatem tylko w ograniczonym zakresie, bowiem może dokonywać sprostowania wyłącznie na podstawie określonych przez ustawodawcę środków dowodowych. Tego rodzaju ograniczenia nie obowiązują zaś w postępowaniu sądowym przed sądem powszechnym, w którym sąd może wziąć pod uwagę różnego rodzaju dowody i na ich podstawie dokonać obiektywnego rozstrzygnięcia co do istoty sprawy. W tym miejscu wskazania wymaga, że do akt niniejszego postępowania skarżąca dołączyła: poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy zagranicznych aktów stanu cywilnego dotyczących A. D.1 wraz z ich poświadczonym tłumaczeniem na język polski, tj. odpis aktu urodzenia i odpis aktu zgonu, polski odpis skrócony aktu małżeństwa A. D., fotokopię polskiego odpisu skróconego aktu urodzenia A. D. wraz z kopią postanowienia Sądu Grodzkiego z 30 września 1947 r., sygn. akt Ns 2123/47 o odtworzeniu aktu urodzenia A. D., a także kopie aktów stanu cywilnego dotyczące skarżącej, wraz z ich tłumaczeniem na język polski. Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sąd I instancji zasadnie oddalił skargę stwierdzając, że organy obu instancji przeprowadziły szczegółową analizę dokumentów przedłożonych przez skarżącą i prawidłowo wykazały, że dokumenty te nie spełniają w istocie kryteriów, o których mowa w art. 35 ust. 1 i 2 p.a.s.c. W sprawie trafnie stwierdzono, że zestawienie aktu urodzenia nr [...] A. D., którego sprostowania domagała się skarżąca, z aktami zbiorowymi nie wykazuje sprzeczności pozwalającej na zastosowanie art. 35 p.a.s.c., albowiem zawiera on dane tożsame z danymi określonymi w postanowieniu z 30 września 1947 r. sygn. akt Ns 2123/47 Sądu Grodzkiego w Warszawie o odtworzeniu aktu urodzenia A. D., na podstawie którego został on sporządzony. Ponadto, podstawą sprostowania powyższego aktu urodzenia, w trybie art. 35 p.a.s.c., nie może być polski odpis skrócony aktu małżeństwa ww., albowiem potwierdza zdarzenie późniejsze względem aktu urodzenia. Z kolei przedłożone do akt sprawy odpisy aktu urodzenia i małżeństwa skarżącej w ogóle nie mogą być podstawą do sprostowania aktu urodzenia jej matki, a to z tego względu, że córka nie należy do wstępnych, o których mowa w art. 35 p.a.s.c. Natomiast pozostałe przedłożone przez skarżącą akty stanu cywilnego dotyczące A. D.1, tj. akt urodzenia i akt zgonu, nie mogą stanowić podstawy do sprostowania, w trybie art. 35 ust. 2 p.a.s.c., aktu urodzenia nr [...], gdyż zawierają różne informacje co do imienia oraz daty i miejsca urodzenia w stosunku do powyższego aktu urodzenia, co nie pozwala stwierdzić, że dotyczą tej samej osoby. W takiej sytuacji sprostowanie aktu urodzenia nr [...] wykracza poza kompetencje kierownika urzędu stanu cywilnego wynikające z art. 35 ust. 1 i 2 p.a.s.c., albowiem tego rodzaju niezgodność z prawdą wymaga dokonania ustaleń faktycznych oraz przeprowadzenia postępowania dowodowego i może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. W związku z powyższym, zarówno Sąd I instancji jak i orzekające w sprawie organy prawidłowo stwierdziły, że akt ten może być sprostowany jedynie przez sąd powszechny na podstawie art. 36 p.a.s.c. Zarzuty dotyczące naruszenia przepisów prawa materialnego okazały się zatem bezzasadne. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego Sąd I instancji, akceptując rozstrzygnięcie zawarte w zaskarżonej decyzji, nie naruszył przepisów prawa materialnego, tj. art. 35 ust. 1 i ust. 2 p.a.s.c., jak i art. 36 p.a.s.c., przez ich niewłaściwe zastosowanie. Tym samym, wbrew zarzutom skargi kasacyjnej, w sprawie nie doszło również do naruszenia wskazanych przepisów postępowania. Mając powyższe na uwadze podane, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji. Jednocześnie na mocy art. 182 § 2 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznał skargę kasacyjną na posiedzeniu niejawnym, gdyż strona, która ją wniosła, zrzekła się rozprawy, a pozostałe strony, w terminie czternastu dni od dnia doręczenia skargi kasacyjnej, nie zażądały przeprowadzenia rozprawy.