II SA/Bk 1721/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Barbara Romanczuk, Sędziowie asesor sądowy WSA Marta Joanna Czubkowska (spr.) sędzia WSA Małgorzata Roleder, , po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 5 marca 2026 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi M. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Łomży z dnia 28 sierpnia 2025 r. nr S-KO.433/131/2025 w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności odwołania 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku na rzecz skarżącego M. S. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Postanowieniem z 28 sierpnia 2025 r. nr S-KO.433/131/2025 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łomży, działając na podstawie art. 134 K.p.a., stwierdziło niedopuszczalność odwołania M. S. od decyzji Wójta Gminy W. z 11 lipca 2025 r. nr GP.6730.20.2025, ustalającej warunki zabudowy dla inwestycji polegającej na budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego i budynku gospodarczego w zabudowie zagrodowej na części działki nr [...], obręb R., gm. W.. W uzasadnieniu wskazano, że w dniu 1 sierpnia 2025 r. wezwano M. S. do złożenia (nadesłania) odwołania (o treści złożonego odwołania) albo kopii odwołania własnoręcznie podpisanej (w sposób czytelny), w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, pod rygorem wydania postanowienia o niedopuszczalności odwołania. Skutek doręczenia wezwania, zgodnie z art. 44 § 4 K.p.a., nastąpił 19 sierpnia 2025 r. Siedmiodniowy termin do usunięcia ww. braku upływał z dniem 26 sierpnia 2025 r. (wtorek). W związku z tym, że w wyznaczonym terminie M. S. nie usunął przedmiotowego braku formalnego odwołania, to należało stwierdzić jego niedopuszczalność. Skargę na to postanowienie do sądu administracyjnego wniósł M. S. i zarzucił: - dokonanie przez organ powierzchownej i nieprawidłowej oceny zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz okoliczności ujawnionych w toku postępowania, co w konsekwencji skutkowało wydaniem negatywnego orzeczenia i uznaniem, że za niedopuszczalnością odwołania przemawiać ma fakt, że skarżący miał nie wywiązać się z wezwania organu z 1 sierpnia 2025 r., poprzez podpisanie odwołania albo dostarczenie kopii odwołania własnoręcznie podpisanej, czyli usunięcia braku formalnego odwołania, podczas gdy niedopuszczalność odwołania nie powinna dotyczyć takiej okoliczności, niedopuszczalność zachodzi w przypadku m.in. gdy wnosi je osoba niebędąca stroną postępowania, gdy zostało wniesione przedwcześnie lub od decyzji ostatecznej, uwzględniającej żądanie strony, czy od decyzji nie doręczonej stronie, co w niniejszej sprawie nie miało miejsca; - pominięcie okoliczności jaką jest to, że do skarżącego nie dotarła informacja o wysyłanych wezwaniach, nawet na poczcie brak było w tym zakresie korespondencji do odbioru, a dopiero od momentu odebrania niniejszego postanowienia od SKO w Łomży skarżący dowiedział się o problemie z jego podpisem pod odwołaniem jako nieuzupełnionym brakiem formalnym, co jest niezasadnie zmierza do przyjęcia niedopuszczalności odwołania; - niezastosowanie wobec skarżącego zasady rozstrzygania wątpliwości na korzyść strony, podczas gdy takie wątpliwości w niniejszej sprawie wynikły, w szczególności przy badaniu odwołania, czy też uzupełnienia braku formalnego na nim w postaci podpisu, w sytuacji gdy powyższe pozostaje w sprzeczności z poczynionymi ustaleniami w sprawie, za co teraz skarżący zmuszony jest ponosić negatywne konsekwencje; - błąd w ustaleniach faktycznych przyjęty za podstawę orzeczenia i na ich podstawie oparcie swojego rozstrzygnięcia, jakoby skarżący nie dopełnił obowiązku podpisania odwołania, podczas gdy skarżący nie był o niniejszej okoliczności skutecznie informowany, skoro dopiero od momentu odebrania niniejszego postanowienia dowiedział się o przyczynie niedopuszczalności odwołania. Wskazując na powyższe naruszenia skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia. Organ w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje stanowisko zawarte w zaskarżonym postanowieniu. Dodatkowo wskazano, że pismo z 1 sierpnia 2025 r. wzywające skarżącego do złożenia (nadesłania) odwołania (o treści złożonego odwołania) albo kopii odwołania własnoręcznie podpisanej (w sposób czytelny) Poczta Polska awizowała dwukrotnie, tj. 5 sierpnia 2025 r. i 13 sierpnia 2025 r. którego jednak skarżący nie odebrał. Twierdzenie jakoby nie było awiza jest zatem nieprawdziwe. Organ podniósł przy tym, że dysponuje w tej sprawie dokumentem elektronicznym wygenerowanym 21 sierpnia 2025 r. z systemu Poczty Polskiej S.A. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył co następuje. Skarga zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności wskazać należy, że niniejsza sprawa zgodnie z art. 119 pkt 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.; dalej powoływana jako P.p.s.a.). została rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym. Przepis ten stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. Zaskarżone postanowienie zostało wydane na podstawie art. 134 K.p.a. Przepis art. 134 K.p.a. stanowi, że organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Z powyższego wynika, że zaskarżone w sprawie niniejszej postanowienie kończy postępowanie i w związku z tym sprawa mogła być rozpoznana na posiedzeniu niejawnym. Przechodząc do kwestii merytorycznych wskazać należy, że kontrolą sądu objęte było stanowisko organu zgodnie z którym odwołanie od decyzji Wójta Gminy W. z 11 lipca 2025 r. było niedopuszczalne z tego powodu, że w terminie nie uzupełniono jego braku formalnego w postaci czytelnego podpisu. Organ odwoławczy stwierdził, że termin do uzupełnienia tego braku upływał z dniem 26 sierpnia 2025 r. (wtorek). Świadczy o tym to, że przesyłka z wezwaniem była dwukrotnie awizowana 5 sierpnia 2025 r. i 13 sierpnia 2025 r., którego jednak skarżący nie odebrał. Organ stwierdził, że w świetle powyższego twierdzenie skarżącego jakoby nie było awiza jest zatem nieprawdziwe. Tym bardziej, że organ dysponuje w tej sprawie dokumentem elektronicznym wygenerowanym 21 sierpnia 2025 r. z systemu Poczty Polskiej S.A. Stanowisko to, w okolicznościach sposobu doręczenia wezwania, nie zasługuje na uwzględnienie. Nie można bowiem w okolicznościach faktycznych sprawy niniejszej przyjąć, że wezwanie skutecznie doręczono w trybie art. 44 K.p.a. Podnieść należy, że organ do przesyłki poleconej zaadresowanej do skarżącego nie użył formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym. Zdaniem sądu ma to doniosłe znaczenie, bowiem wpływa na ocenę, czy faktycznie w takiej sytuacji spełnione zostały przesłanki fikcji doręczenia, o której mowa w art. 44 K.p.a. i czy można przyjąć, że doręczenie było skuteczne. W tym celu należy wyjaśnić zasady "używania" potwierdzeń nadania przesyłek przez wyznaczonego operatora pocztowego świadczącego usługi powszechne. W myśl art. 17 ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. 2025 r. poz. 366 ze zm. – wersja obowiązująca na datę nadania przesyłki) potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez operatora wyznaczonego oraz wydruk potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego pobrane samodzielnie z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego służącego do nadawania rejestrowanych przesyłek pocztowych lub przekazów pocztowych mają moc dokumentów urzędowych. Przez potwierdzenie nadania należy również rozumieć potwierdzenie odbioru. Zasady wykonywania usług pocztowych, w tym warunki przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych określa natomiast regulamin świadczenia usług pocztowych (art. 21 ust. 2 pkt 3 Prawa pocztowego). Z kolei w § 13 Regulaminu świadczenia usług pocztowych wynika, że nadawca przesyłki rejestrowanej przed nadaniem wypełnia odpowiedni dla danej usługi formularz nakładu Poczty Polskiej (ust. 1 pkt 1 lit. a). Natomiast zgodnie z § 13 ust. 4 Regulaminu stosowanie przez nadawcę przesyłki rejestrowanej nadawanej w obrocie krajowym formularza zgodnego z wzorem umieszczonym przez Pocztę Polską na stronie internetowej www.poczta-polska.pl, a także dostępnego we wszystkich placówkach pocztowych nie wymaga zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 2. Na stronie internetowej Poczty Polskiej można z kolei znaleźć szczegółowo określony wzór formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym, określający zarówno jego wymogi techniczne, jak i jego formę graficzną. Ważnym elementem na tym potwierdzeniu odbioru jest następujące stwierdzenie: "Doręczenie przesyłki następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego". Z tego wynika, że to już tzw. "zwrotka" informuje adresata, czego przesyłka może dotyczyć, a w szczególności, że jej odbiór może wywołać skutek w postaci rozpoczęcia biegu terminu w postępowaniu administracyjnym. "Zwrotka" nie zawierająca tego stwierdzenia może z kolei wprowadzać adresata w błąd, że jest to przesyłka nieistotna, doręczana poza postępowaniem administracyjnym, której odbiór albo jego odmowa nie może wywoływać negatywnych skutków dla adresata. Trzeba zatem przyjąć, że umieszczenie na zwrotce informacji, o której mowa jest realizacją jednej z podstawowych zasad postępowania administracyjnego, czyli nałożonego na organ administracji publicznej obowiązku informowania stron okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego (art. 9 K.p.a.). W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym zastosowanie zwrotki doręczenia przesyłki na zasadach ogólnych może skutkować trudnościami, czy wręcz niemożliwością ustalenia, czy operator pocztowy należycie wykonał usługę doręczenia przesyłki pocztowej doręczanej w trybach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, a konkretnie czy spełnione zostały warunki określone w art. 44 K.p.a. Z powyższego artykułu wynika, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego (§ 1 pkt 1). Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (§ 4). Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy stwierdzić należy, że korespondencja z wezwaniem została wysłana w "zwykłej kopercie" bez dołączenia zwrotki. Na kopercie tej znajdują się wyłącznie podstawowe informacje, takie jak nadawca i adresat oraz znak sprawy i numer dokumentu. Zawarto również informacje o pierwszym awizowaniu przesyłki w dniu 5 sierpnia 2025 r., powtórnym awizowaniu w dniu 13 sierpnia 2025 r. oraz o niepodjęciu przesyłki w terminie – informacja z 20 sierpnia 2025 r. Brak jest informacji czego przesyłka dotyczy a mianowicie, że było to wezwanie do uzupełnienia braku formalnego odwołania. Brak jest także informacji o miejscu pozostawienia przesyłki jak i informacji o miejscu pozostawienia awizo. Kwestia ta jest o tyle istotna, że skarżący zarzuca, że nie miał informacji o awizowaniu przesyłki. Mając powyższe na uwadze nie można odmówić skarżącemu wiarygodności jego twierdzeniom, że nie otrzymał żadnego zawiadomienia o próbie doręczenia mu wezwania do usunięcia braku formalnego odwołania, skoro użyte przez organ potwierdzenie odbioru nie zawierało wymaganych prawem odpowiednich rubryk przedstawiający tok poszczególnych czynności dokonywanych przez doręczyciela. Nie można było zatem stwierdzić, że doręczenie było skuteczne. O skuteczności tego doręczenia nie może świadczyć wygenerowany przez organ w dniu 21 sierpnia 2025 r. dokument elektroniczny z systemu Poczty Polskie. Istotnie z dokumentu tego wynika, że wezwanie dwukrotnie awizowano 5 i 13 sierpnia 2025 r. Z dokumentu tego nie można jednak wywodzić, że skarżący miał informację o awizowaniu przesyłki z wezwaniem. Temu celowi służy właśnie "zwrotka" na podstawie której można prześledzić tok czynności operatora podejmowanych w trybie doręczenia zastępczego. Brak takiej zwrotki czyni niemożliwym ustalenie czy rzeczywiście skarżący otrzymał informację o awizowaniu przesyłki. A w takiej sytuacji jak już przyjęto powyżej nie można posługiwać się domniemaniem doręczenia zastępczego. Nadmienić należy, że z akt sprawy wynika, że organ pierwszej instancji przesyłał korespondencję z wykorzystaniem prawidłowego formularza potwierdzenia odbioru. Rozpoznając sprawę ponownie organ odwoławczy wezwie ponownie skarżącego do uzupełnienia braku formalnego odwołania posługując się prawidłowym formularzem odbioru. Sąd nie podzielił natomiast zarzutu dotyczącego tego, że brak podpisu na odwołaniu nie świadczy o jego niedopuszczalności. Odnosząc się do tego wskazać należy, że przepis art. 134 K.p.a. nie określa, w jakich sytuacjach ma miejsce niedopuszczalność odwołania. Przyjęte zostało, że niedopuszczalność odwołania może wynikać z przyczyn o charakterze przedmiotowym, jak również podmiotowym. Przyczyny przedmiotowe obejmują przypadki braku przedmiotu zaskarżenia oraz braku możliwości zaskarżenia decyzji w toku instancji. Niedopuszczalność odwołania z przyczyn podmiotowych obejmuje natomiast sytuacje wniesienia odwołania przez osobę niemającą legitymacji do jego złożenia zgodnie z art. 28 K.p.a., albo przez stronę niemającą zdolności do czynności prawnych przewidzianych art. 30 § 2 K.p.a., lub odwołanie zawiera braki formalne, np. wynikające z art. 64 K.p.a. (por. wyrok NSA z 16 listopada 2000 r., V SA 235/00, pub. CBOSA). Katalog przyczyn niedopuszczalności odwołania jest jednak otwarty. Zgodnie zaś z art. 64 § 2 K.p.a. jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Regulacja ta dotyczy wezwania do usunięcia braków możliwych do usunięcia w postępowaniu administracyjnym, a do takich braków, które z łatwością mogą być usunięte należy niewątpliwie podpisanie odwołania w sposób czytelny. Jak wynika z treści wezwania z 1 sierpnia 2025 r. na takiej podstawie organ odwoławczy wezwała skarżącego do uzupełninia braku odwołania. Zastosował przy tym rygor stwierdzenia niedopuszczalności odwołania a nie pozostawienia go bez rozpoznania. W ocenie sądu pozostawienie odwołania bez rozpoznania stanowi jedną z postaci stwierdzenia jego niedopuszczalności przewidzianą w art. 134 K.p.a. Stąd w tym zakresie nie można stwierdzić żadnego naruszenia. W tym stanie rzeczy sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a., uchylił zaskarżone postanowienie. O kosztach postępowania sądowego orzeczono na podstawie art. 200 P.p.s.a. Na powyższe koszty składa się wpis sądowy w wysokości 100 zł.