II SA/Gd 247/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Jolanta Górska Sędziowie: Sędzia WSA Diana Trzcińska Asesor WSA Jakub Chojnacki (spr.) po rozpoznaniu w dniu 24 lipca 2024 r. w Gdańsku w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym sprawy ze skargi M. T. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku z dnia 29 stycznia 2024 r., sygn. akt SKO Gd/5395/23 w przedmiocie wydania kserokopii akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie. Pani M. T. (dalej: Skarżąca) wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku skargę na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego (dalej: SKO, Kolegium) w Gdańsku z 29 stycznia 2024 r., nr 53595/23 dotyczące przesłania kopii akt sprawy. Postanowienie wydano w następującym stanie faktycznym: Skarżąca pismem z 24 lipca 2023 r. zwróciła się do SKO o przesłanie kopi akt sprawy, której dotyczy jej odwołanie z 13 marca 2023 r. od decyzji Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 22 lutego 2023 r., odmawiającej przyznania wnioskodawczyni świadczenia pielęgnacyjnego z tytułu rezygnacji z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w związku z koniecznością sprawowania opieki nad matką. SKO odpowiadając na wniosek, pismem z 25 lipca poinformowała Skarżącą, że ma Ona prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Organ wskazał, że można to zrobić w jego siedzibie, w określonych dniach i godzinach. Odpowiadając na informację z SKO, Skarżąca ponowiła prośbę o przesłanie kopii akt wskazując, że mieszka w innej miejscowości niż siedziba SKO, a nadto opiekuje się osobą niezdolną do samodzielnej egzystencji, co uniemożliwia przyjazd do SKO. Kolegium postanowieniem z 17 sierpnia 2023 r. odmówiło wydania kopii całości akt sprawy, następnie – w wyniku ponownego rozpoznania sprawy, zaskarżonym postanowieniem z 29 stycznia 2024 r., utrzymało je w mocy. Kolegium stwierdziło, że art. 73 § 1 k.p.a. jednoznacznie wskazuje, że to na stronie spoczywa obowiązek wykonywania w siedzibie organu wymienionych w nim czynności. Potwierdza to też § 1a tego przepisu, zgodnie z którym czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Co więcej, przepis ten wskazuje na możliwość sporządzenia kopii z akt, a nie kopii całych akt, o co wnosi skarżąca. Organ co do zasady nie jest zobowiązany do sporządzania i przesyłania stronie, na jej żądanie, kopii całości akt administracyjnych wytworzonych w danej sprawie administracyjnej (art. 73 § 1). Odstępstwo od tej zasady przewidziane jest tylko w szczególnych i wyjątkowych sytuacjach, tj. ze względu na stan zdrowia, czy też ograniczone możliwości finansowe i związane z tym trudności w dotarciu do siedziby, jednak takich okoliczności skarżąca we wniosku nie przedstawiła. W ocenie Kolegium, podnoszone przez stronę postępowania twierdzenia, że ze względu na odległość nie ma Ona możliwości by przeglądać akta w siedzibie organu, pozostają bez wpływu na prawidłowość rozstrzygnięcia wniosku, ponieważ nic nie stało na przeszkodzie aby Strona mogła dokonać tych czynności osobiście lub zgodnie z art. 32 k.p.a. miała również możliwość ustanowienia pełnomocnika w sprawie, celem wglądu w akta sprawy i wykonania fotografii, z którego to prawa Strona nie skorzystała. Ponadto w zaskarżonym postanowieniu wskazano że możliwość zapoznania się z aktami istnieje zarówno w siedzibie Kolegium jak i w siedzibie organu I instancji. (tj. Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicowego Ośrodka Pomocy Społecznej nr [...] przy ul. [...]). Strona zamieszkuje w G., więc nie ma potrzeby fatygować się do organu II instancji. We wniesionej do Sadu skardze, Skarżąca domagała się uchylenia zaskarżonego postanowienia. Podniosła, że ustanowienie pełnomocnika dla przeglądu akt wiąże się z kosztami przewyższającymi ten cel, dla którego miałby być ustanowiony, więc byłby to jeszcze większy wydatek niż podróż do organu bądź wydatek dla Skarbu Państwa w przypadku ustanowienia pełnomocnika z urzędu. Skarżąca wskazała również, że akta w całości znajdują się SKO i nie ma możliwości zapoznać się z nimi w G., a nadto stan zdrowia matki, którą się opiekuje, nie pozwala na pozostawienie jej samej w domu i udanie się do siedziby organu także w G. SKO odpowiadając na skargę wniosło o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga podlega uwzględnieniu. W myśl art. 71 § 1 K.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18, stwierdził że ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 K.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Sąd Naczelny wyjaśnił między innymi, że za takim rozwiązaniem przemawia bowiem konieczność zharmonizowania art. 73 K.p.a. z zasadami ogólnymi postępowania administracyjnego, uregulowaniami innych procedur, dotyczącymi udostępniania akt, a także konieczność dokonywania interpretacji z uwzględnieniem gwarancji konstytucyjnych. Z tego względu, dokonując wykładni art. 73 § 1 K.p.a. trzeba mieć również na uwadze, że możliwość rzetelnego zapoznania się z materiałem zebranym w aktach sprawy jest istotnym uprawnieniem procesowym gwarantującym stronie czynny udział w postępowaniu (art. 10 § 1 K.p.a.), a w efekcie podejmowanie inicjatywy dowodowej, co ma istotne znaczenie w dochodzeniu do prawdy obiektywnej (art. 7 K.p.a.) Interpretacja powinna uwzględniać także wymogi standardów określonych zasadą pogłębiania zaufania obywatela do władzy publicznej (art. 8 K.p.a.) oraz zasady szybkości i prostoty postępowania (art. 12 K.p.a.). W ocenie NSA, odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 k.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie. W przywołanej uchwale wskazano również, że przepis art. 262 § 1 pkt 2 K.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu. W ocenie Sądu, powyższe rozważania należy przełożyć na grunt niniejszej sprawy, ponieważ nie ma aksjologicznych przesłanek aby czynność wysyłki wykonanych kopii odrywać od prawa udostępnienia akt. Otóż odmowa wykonania kopii akt oraz ich wysyłki mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania oraz gdyby strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. W przedmiotowej sprawie takimi argumentami się nie posłużono. Kolegium uznało, nie uzasadniając swojego stanowiska, że Skarżąca ma możliwość zapoznania się z aktami w siedzibie SKO bądź Prezydenta Miasta. Po pierwsze, dalece wątpliwe jest, aby akta administracyjne mogły się znajdować w siedzibach dwóch organów jednocześnie, a po drugie organ, pozostaje w sprzeczności polegającej na stwierdzeniu, że z jednej strony, tylko w szczególnych i wyjątkowych sytuacjach, tj. ze względu na stan zdrowia, czy też ograniczone możliwości finansowe i związane z tym trudności w dotarciu do siedziby, wskazując jednocześnie, że Skarżąca we wniosku okoliczności takich nie przedstawiła. Otóż Skarżąca wprost powoływała się na niezamożność udania się do siedziby organu z powodów konieczności opieki nad matką oraz z powodów finansowych. SKO okoliczności tych nie zakwestionowało, jednocześnie nie wyjaśniając z jakiego powodu nie uznaje ich za sytuację szczególną i wyjątkową. Powyższe działanie SKO narusza zarówno zasadę uwzględnienia słusznego interesu obywateli (art. 7 K.p.a.), jak i zasadę budowania zaufania do władzy publicznej (art. 8 K.p.a.). Organ nie wyjaśnił wszystkich istotnych okoliczności sprawy, czym naruszył również art. 77 § 1 K.p.a., a w konsekwencji także art. 107 § 3 K.p.a. poprzez brak uzasadnienia swojego stanowiska. Kolegium w żadnej mierze nie odniosło się argumentu Skarżącej dotyczącego niemożności udania się do siedziby organu z powodu konieczności opieki nad chorą matką. To samo dotyczy sytuacji finansowej strony. SKO nie zakwestionowało podnoszonych okoliczności, która jeśli występują, to nakazują rozpoznać żądanie Skarżącej również przez pryzmat prawa do czynnego udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 10 § 1 K.p.a. Nie można bowiem wykluczyć, że stan zdrowia matki Skarżącej lub sytuacja finansowa stanowi obiektywną przeszkodę przyjazdu do organu i poświęcenia czasu na wykonywanie kopii akt. Przekonanie Kolegium o możliwości samodzielnego zapoznania się przez Skarżąca z aktami nie zostało przez organ umotywowane. Ponadto organ nie wykazał, istnienia konkretnych utrudnień wynikających z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Analogicznie nie wskazano również, aby na strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Powtórzyć przy tym należy za NSA, że koszty wykonania przez organ kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy oraz ich wysyłki, obciążają wnioskodawcę, o czym należy go poinformować. Powyższe rozważania prowadzą do wniosku, że zaskarżone postanowienie zostało wydane przez SKO co najmniej przedwcześnie. W takim stanie rzeczy, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r.- Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935), orzekł jak w sentencji wyroku. SKO ponownie rozpoznając sprawę zobowiązane będzie do uwzględnienia wyrażonej powyżej oceny prawnej, a następnie w zależności od dokonanych ustaleń, w przypadki ewentualnej ponownej odmowy wykonania i przesłania kopii akt, zobowiązane będzie do wyczerpującego uzasadnienia wydawanego postanowienia.