II SA/Ke 641/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Jacek Kuza (spr.) Sędziowie Sędzia WSA Beata Ziomek Sędzia WSA Agnieszka Banach po rozpoznaniu w dniu 6 maja 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi J. L. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach z dnia 22 września 2025 r. [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania I. uchyla zaskarżone postanowienie; II. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach na rzecz J. L. kwotę 580 (pięćset osiemdziesiąt) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Kielcach postanowieniem z 22 września 2025 r. znak: SKO.OŚ- [...]/96/2025, działając na podstawie art. 134 w związku z 127 § 2 i art. 126 k.p.a., stwierdziło uchybienie przez J. L. terminowi do wniesienia odwołania od decyzji Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów z 14 marca 2025 r. w przedmiocie nakazu usunięcia odpadów. W uzasadnieniu Kolegium podało, że powyższa decyzja organu I instancji została doręczona na adres duński J. L.. W złożonym odwołaniu J. L. wskazał, że 1 maja 2025 r. odebrał tę decyzję, natomiast z materiału dowodowego wynikało, że została ona doręczona 2 kwietnia 2025 r. Organ odwoławczy podkreślił, że ponieważ w Danii nie jest świadczona usługa zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek listowych, dowodem doręczenia przesyłki jest wydruk ze śledzenia przesyłki Poczty Polskiej, z którego wynika data nadania i doręczenia przesyłki zawierającej decyzję z 14 marca 2025 r. W tym stanie faktycznym sprawy Kolegium stwierdziło, że decyzja organu I instancji została doręczona 2 kwietnia 2025 r., a więc 14-dniowy termin do wniesienia odwołania upłynął 16 kwietnia 2025 r., a zostało ono złożone 6 maja 2025 r. W skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach skardze na powyższe postanowienie, J. L. postanowieniu temu zarzucił naruszenie: a. art. 129 § 2 k.p.a. w związku z art. 57 §1 k.p.a. - poprzez jego błędną wykładnię, a w konsekwencji przyjęcie, że doręczenie decyzji Burmistrza nastąpiło 2 kwietnia 2025 r., mimo że brak jest dowodu skutecznego doręczenia w rozumieniu k.p.a., a w rzeczywistości skarżący otrzymał przesyłkę dopiero 1 maja 2025 r.; b. art. 39 k.p.a. i art. 46 § 1 k.p.a. - poprzez wadliwe zastosowanie przepisów o doręczeniach, polegające na przyjęciu, że przesyłka zawierająca decyzję została skutecznie doręczona w chwili, gdy operator pocztowy odnotował jej "doręczenie" w systemie elektronicznym, mimo że nie zapewnia to potwierdzenia faktycznego odbioru przez adresata; c. art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. - poprzez zaniechanie wszechstronnego wyjaśnienia stanu faktycznego i dokonanie oceny dowodów w sposób dowolny, w szczególności poprzez uznanie wydruku z systemu śledzenia przesyłek za miarodajny dowód doręczenia, przy jednoczesnym pominięciu oświadczenia strony, że przesyłka została faktycznie znaleziona w skrzynce dopiero 1 maja 2025 r. d. art. 8 § 1 k.p.a. - poprzez naruszenie zasady stanowiącej, że organy prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, kierując się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania, poprzez przyjęcie niekorzystnych dla strony ustaleń faktycznych i interpretacji, mimo istnienia poważnych wątpliwości co do faktycznego momentu doręczenia. Wobec powyższego skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz dopuszczenie i przeprowadzenie wymienionych w skardze dowodów. W uzasadnieniu skargi skarżący przedstawił swoje stanowisko w sprawie. Wskazał, że brak zwrotnego potwierdzenia odbioru, mimo że ma istotne znaczenia dla ustalenia daty doręczenia decyzji, został zupełnie pominięty przez organ. Skarżący podkreślił, że opóźnienie w doręczeniu decyzji nie było wynikiem zaniedbania skarżącego, lecz międzynarodowych procedur doręczeń pocztowych. Zdaniem strony mogło dojść do pomyłki ze strony duńskiego operatora pocztowego, gdyż dotychczas odbierał korespondencję za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie. Wskazał, że praktyka doręczeń do Danii pokazuje, że jedynym dowodem doręczenia jest wydruk śledzenia przesyłki z Poczty Polskiej S.A., gdzie widoczna jest data doręczenia przesyłki, gdyż kraj ten nie stosuje przepisów unijnych dotyczących zwrotnych potwierdzeń odbioru. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje: Skarga jest zasadna. Przedmiotem kontroli w niniejszej sprawie jest postanowienie SKO w Kielcach dotyczące stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a. odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Z kolei stosownie do treści art. 134 k.p.a., organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Należy podkreślić, że stwierdzenie przez organ odwoławczy uchybienia terminu do wniesienia odwołania powinno być poprzedzone dokładnym wyjaśnieniem stanu faktycznego co do tego, czy wnoszący odwołanie przekroczył ustawowy 14-dniowy termin. W rozpatrywanym przypadku Kolegium przyjmując, że odwołanie skarżącego od decyzji z 14 marca 2025 r. zostało wniesione po terminie, oparło się na wydruku z elektronicznego systemu Poczty Polskiej: "Śledzenie przesyłek". Ze sporządzonego wydruku wynikało, że przesyłka nadana 25 marca 2025 r., została doręczona 2 kwietnia 2025 r. Również na skutek złożenia reklamacji, organ I instancji otrzymał jedynie wydruk ze śledzenia przesyłek, wskazujący tę samą datę doręczenia. Wobec powyższego przede wszystkim zauważyć należy, że w orzecznictwie podkreśla się (wprawdzie na tle doręczeń krajowych, jednak należy odnieść to również do doręczeń zagranicznych), że oświadczenie operatora pocztowego o doręczeniu przesyłki nie zastępuje dowodu z koperty ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (por. wyrok NSA z 22 listopada 2022 r., II OSK 121/20, dostępny na stronie internetowej: orzeczenia.nsa.gov.pl). Podkreśla się również, że wydruk z internetowej strony śledzenia przesyłek nie posiada mocy prawnej, a wyświetlane informacje mają jedynie charakter poglądowy, pomocniczy (por. przykładowo wyrok WSA w Warszawie z 14 marca 2024 r., II SA/Wa 633/23 i WSA w Łodzi z 29 marca 2017 r., II SA/Łd 876/16 dostępne: jw.). Nie ulega więc wątpliwości, że dla stwierdzenia daty doręczenia, rozstrzygająca jest data na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Nie można zgodzić się z twierdzeniem Kolegium, że w Danii nie jest świadczona usługa zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek listowych. Organ ten bowiem nie dostrzegł, że ponieważ w sprawie mieliśmy do czynienia z doręczeniem zagranicznym przy wykorzystaniu przesyłki za dowodem doręczenia, to zastosowanie powinny mieć przepisy umowy międzynarodowej zawartej w Bernie w dniu 28 stycznia 2005 r. Regulamin poczty listowej (Dz.U. z 2007 r., nr 108, poz. 744), dalej: "Regulamin", która stosownie do art. 78 ust. 1 Konstytucji stanowi źródło powszechnie obowiązującego prawa. Jak wynika ze wstępu do powyższego Regulaminu został on przyjęty dla zapewnienia wykonania wspólnych zasad stosowanych w międzynarodowej służbie pocztowej oraz postanowień dotyczących poczty listowej. Artykuł RL 132 Regulaminu zawiera regulacje dotyczące przesyłki poleconej, a ustęp 5.9 tego przepisu stanowi, że podczas doręczania lub wydawania przesyłki poleconej, administracja kraju doręczającego winna uzyskać oznaczający jej przyjęcie, podpis osoby, której dostarcza przesyłkę, lub każdą inną formę poświadczenia odbioru. Z treści Regulaminu nie wynika, aby Królestwo Danii zostało wyłączone ze stosowania tej regulacji – jedyne odstępstwa dla tego kraju dotyczą maksymalnych limitów dla przesyłek z zadeklarowaną wartością i specjalnych opłat tranzytowych. Artykułu RL VI ust. 3 stanowi bowiem, że w odstępstwie od postanowień artykułu RL 134 Królestwo Danii zastrzega sobie prawo ograniczenia wartości zawartości przesyłek poleconych lub listowych przesyłek z zadeklarowaną wartością zawierających pieniądze lub jakiekolwiek walory płatne na okaziciela przeznaczonych do Królestwa Danii, w zależności od maksymalnych limitów podanych w tabeli, a w artykule RL XV wskazano, że administracja pocztowa Królestwa Danii jest upoważniona do pobierania dodatkowo opłaty za każdy kilogram przesyłek listowych przeznaczonych na Wyspy Owcze i Grenlandię. Jak widać więc, nie ma racji Kolegium, że w Danii nie jest świadczona usługa poświadczenia odbioru. Z uwagi zatem na brak zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki zawierającej decyzję organu I instancji, należało w niniejszej sprawie wystąpić do Poczty Polskiej z żądaniem wszczęcia postępowania reklamacyjnego w stosunku do duńskiego operatora pocztowego. Z akt administracyjnych nie wynika jednak, żeby taka sytuacja miała miejsce. Postanowienia dotyczące postępowania reklamacyjnego zawiera artykuł RL 150 i następne Regulaminu. Ponieważ Kolegium twierdzi, że doręczenie przesyłki było skuteczne, trzeba w szczególności zwrócić uwagę na ustęp 5.1 tego przepisu, w myśl którego jeśli przesyłka została doręczona, administracja kraju przeznaczenia uzyskuje, na formularzu CN 07 "Potwierdzenie odbioru" z napisem "Duplicata" ("Duplikat"), podpis osoby, która przyjęła przesyłkę. Z zastrzeżeniem przepisów kraju wysyłającego potwierdzenie odbioru, zamiast uzyskania podpisu na duplikacie potwierdzenia odbioru dozwolone jest także dołączenie do formularza CN 07 kopii dokumentu stosowanego w obrocie krajowym z podpisem osoby, która otrzymała przesyłkę, lub kopii podpisu elektronicznego złożonego podczas doręczenia przesyłki. Formularz CN 07 pozostaje przytwierdzony do reklamacji CN 08 w celu późniejszego doręczenia osobie składającej reklamację. Reasumując powyższe rozważania należy stwierdzić, że oryginał dowodu doręczenia przesyłki może ewentualnie zastąpić jego duplikat, ale nie wydruk z systemu śledzenia przesyłek operatora pocztowego. Dopóki więc organ nie uzyska takiego dokumentu w drodze procedury reklamacyjnej, nie może uznać, że 2 kwietnia 2025 r. doszło do skutecznego doręczenia skarżącemu decyzji z 14 marca 2025 r. Organ naruszył tym samym normę wynikającą z art. 7 oraz art. 77 § 1 k.p.a., bowiem wydał postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania, bez wyjaśnienia wszystkich okoliczności istotnych dla prawidłowego i pełnego rozstrzygnięcia sprawy. W tym stanie rzeczy, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.) orzekł jak w sentencji wyroku. W oparciu o art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. Sąd zasadził od organu na rzecz skarżącego koszty postępowania, na które złożyły się wpisu od skargi w wysokości 100 zł oraz wynagrodzenia pełnomocnika strony będącego adwokatem w wysokości 480 zł, ustalone na podstawie § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 215). Ponownie rozpoznając sprawę organ uwzględni ocenę prawną zawartą w niniejszym uzasadnieniu. Jednocześnie w przypadku daleko idących wątpliwości co do doręczenia, organ powinien uwzględnić zasadę prymatu merytorycznego rozpoznania sprawy nad rozpoznaniem jej w sposób formalny, które ogranicza prawo do dwuinstancyjnego rozpoznania sprawy przez organy, a w konsekwencji również prawo do sądu.