I SA/Kr 796/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Waldemar Michaldo (spr.) Sędziowie: WSA Jarosław Wiśniewski WSA Borys Marasek po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 26 lutego 2026 r. sprawy ze skargi J. M. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie z dnia 25 września 2025 r. nr: SKO.Pod./4140/753/2025 w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminowi do wniesienia zażalenia I. uchyla zaskarżone postanowienie, II. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie na rzecz skarżącej kwotę 580 zł (słownie: pięćset osiemdziesiąt złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania. Postanowieniem z 25 września 2025 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Krakowie działając na podstawie art. 228 § 1 pkt 2 w związku z art. 236 § 2 pkt 1 i art. 239 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.), dalej: "O.p.", stwierdziło, że zażalenie J. M., członka zarządu L. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, na postanowienie Wójta Gminy K. z 30 maja 2025 r., o nałożeniu na wW. kary porządkowej w wysokości 2 500 zł zostało wniesione z uchybieniem terminu. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia Kolegium wskazało, że postanowienie Wójta Gminy K. z 30 maja 2025 r. zostało skutecznie doręczone 3 czerwca 2025 r. Skutkiem materialnoprawnym doręczenia postanowienia jest rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia zażalenia. Organ zacytował art. 236 §1 O.p., art. 262 §5 O.p. oraz art. 236 § 2 O.p., zgodnie z którym zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie. Zażalenie na ww. postanowienie zostało wniesione 12 czerwca 2025 r. (data złożenia zażalenia na dzienniku podawczym organu). Mając na uwadze datę doręczenia ww. postanowienia (3 czerwca 2025 r.) i złożenia zażalenia (12 czerwca 2025 r.) Kolegium stwierdziło, iż zażalenie zostało złożone po upływie 7-dniowego terminu określonego w art 236 § 2 pkt 1 O.p. (termin ten upływał 10 czerwca 2025 r.). Organ wskazał także, że uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i niezależną od uznania organu odwoławczego. Nawet nieznaczne uchybienie terminowi do dokonania danej czynności procesowej, obliguje organ do wydania postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia środka zaskarżenia (art. 228 § 1 pkt 2 O.p.). W skierowanej do WSA w Krakowie skardze na ww. postanowienie Skarżąca zarzuciła: 1. rażące naruszenie przepisów postępowania mające wpływ na wynik sprawy, a to art. 228 § 1 pkt 2 w związku z art. 236 § 2 pkt 1, art. 239 i art. 217 O.p., poprzez ich bezzasadne zastosowanie polegające na wydaniu postanowienia stwierdzającego, że zażalenie zostało wniesione z uchybieniem terminu, podczas gdy zażalenie zostało nadane pocztą w dniu jego sporządzenia, a co za tym idzie zostało wniesione z zachowaniem terminu, 2. art. 236 § 1 i 2 pkt 1 w zw. z art. 12 § 1 i 6 pkt 2 O.p. poprzez ich niezastosowanie i uznanie, że zażalenie zostało wniesione z uchybieniem terminu, podczas gdy zostało ono "nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 oraz z 2024 r. poz. 467, 1222 i 1717) lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub otrzymane przez polską placówkę pocztową operatora wyznaczonego po nadaniu w państwie spoza Unii Europejskiej albo złożone w polskim urzędzie konsularnym" z zachowaniem 7-dniowego terminu do złożenia zażalenia, a co za tym idzie zażalenie zostało wniesione z zachowaniem terminu, 3. art. 120 O.p. w zw. z art. 121 § 1 O.p. w zw. z art. 122 O.p. w zw. z art. 187 § 1 i 2 O.p. w zw. z art. 191 O.p. w zw. z art. 2a O.p. poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na niepodjęciu wszystkich koniecznych działań niezbędnych do uzyskania prawdy materialnej, prowadzenie postępowania w sposób niweczący zaufanie do organów podatkowych poprzez brak starannego działania organów i rozstrzygnięcie ujawnionych w postępowaniu wątpliwości na niekorzyść podatnika, a także przekroczenie przez organ zasady swobodnej oceny dowodów i dokonanie jej w sposób dowolny, co skutkowało błędnym ustaleniem, że zażalenie Skarżącej zostało wniesione z uchybieniem terminu; 4. art. 120 w zw. z art. 121 § 1 i 2 w zw. z art. 123 § 1 w zw. z art. 178 § 1 w zw. z art. 187 §1, 2 i 3 w zw. z art. 191 w zw. z art. 192 w zw. z art. 200 § 1 O.p. poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na uniemożliwieniu stronie wzięcia czynnego udziału w każdym stadium postępowania, niepodjęcie wszystkich koniecznych działań niezbędnych do uzyskania prawdy materialnej, prowadzenie postępowania w sposób niweczący zaufanie do organów podatkowych, a przed wydaniem postanowienia uniemożliwieniu stronie wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań oraz złożenia wniosków, 5. art. 120 w zw. z art. 121 § 1 i 2 w zw. z art. 122 § 1 i 2 w zw. z art. 180 § 1 w zw. z art. 187 §1, 2 i 3 w zw. z art. 191 O.p. poprzez ich błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie skutkujące błędami w ustaleniach faktycznych, jakoby zażalenie Skarżącej zostało wniesione z uchybieniem terminu, bowiem miało być dnia 12 czerwca 2025 r. złożone na dzienniku podawczym organu, podczas gdy zażalenie zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe z zachowaniem terminu. Uzasadnienie skargi stanowi rozwinięcie powyższych zarzutów. Wynika z niego, że zażalenie zostało wysłane pocztą w dniu jego sporządzenia, a błąd pracownika organu, który nie zachował koperty, nie może skutkować niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej odwołanie. Podnosząc powyższe zarzuty, Skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie z 25 września 2025 r. i przekazanie sprawy organowi do dalszego procedowania, jak również zasądzenie kosztów postępowania. Odpowiadając na skargę, SKO w Krakowie wniosło o jej oddalenie i podtrzymało dotychczasowe stanowisko w sprawie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie. Na wstępie należy zauważyć, że Sąd rozpoznał niniejszą sprawę na posiedzeniu niejawnym, w trybie uproszczonym. Jak stanowi art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r., poz. 143), dalej "p.p.s.a.", sąd może rozpoznać sprawę w trybie uproszczonym, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienie wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W kontrolowanej sprawie, z uwagi na przedmiot skargi, zaistniała przesłanka do rozpoznania sprawy w trybie uproszczonym. Sąd zauważa, że rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym, na podstawie ww. przepisu, jest niezależne od woli stron. Istota sporu w rozpoznanej sprawie koncentruje się wokół odpowiedzi na pytanie, czy w ustalonym stanie faktycznym i prawnym organ trafnie uznał, iż Skarżąca uchybiła terminowi do wniesienia zażalenia. Zgodnie z art. 262 §5 O.p. karę porządkową nakłada się w formie postanowienia, na które służy zażalenie. Z kolei art. 236 §2 pkt 1 O.p. stanowi, że zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie. Art. 228 §1 pkt 2 O.p. stanowi natomiast, że organ odwoławczy stwierdza w formie postanowienia uchybienie terminowi do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne (art. 228 §2 O.p.). Na podstawie art. 239 O.p. w sprawach nieuregulowanych w rozdziale dotyczącym zażaleń, mają do nich odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące odwołań. Wymaga w tym miejscu zaznaczenia, że uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i w razie jej stwierdzenia organ nie ma innej możliwości, niż wydanie postanowienia o uchybieniu terminowi na podstawie ww. art. 228 §1 pkt 2 O.p. Niemniej jednak, orzeczenie, o którym mowa w powyższym przepisie powinno być oparte na wnikliwej analizie okoliczności danej sprawy, gdyż zamyka ono stronie możliwość ponownego rozpoznania jej sprawy rozstrzygniętej przez organ pierwszej instancji przez odrębny organ administracji publicznej, zgodnie z zasadą dwuinstancyjności postępowania. W przypadku wątpliwości co do terminu wniesienia środka zaskarżenia, czy też niejasności co do sposobu jego wniesienia organ powinien podjąć stosowne czynności wyjaśniające. Wydanie zatem orzeczenia w trybie art. 228 §1 pkt 2 O.p. musi być zatem poprzedzone bezspornymi ustaleniami w zakresie prawidłowości i daty doręczenia stronie kwestionowanego rozstrzygnięcia wydanego przez organ I instancji, jak również w zakresie sposobu i daty wniesienia środka zaskarżenia od tego orzeczenia. Sąd stwierdza, że w rozpoznanej sprawie takich bezspornych ustaleń w zakresie sposobu i daty wniesienia zażalenia na postanowienie organu I instancji orzekające o nałożeniu kary porządkowej zabrakło. W rozpoznanej sprawy, postanowienie Wójta Gminy K. z 30 maja 2025 r. zostało doręczone Skarżącej 3 czerwca 2025 r. (k. 21 akt adm.). Zawierało ono prawidłowe pouczenie o przysługującym Skarżącej prawie wniesienia zażalenia w terminie 7 dni od daty jego doręczenia stronie, za pośrednictwem organu pierwszej instancji. Siedmiodniowy termin do wniesienia zażalenia upływał zatem 10 czerwca 2025 r. Zdaniem Kolegium należało stwierdzić uchybienie terminowi do wniesienia zażalenia, bowiem zostało ono złożone 12 czerwca 2025 r., co wynika z prezentaty organu I instancji umieszczonej na pierwszej stronie zażalenia (k. 11 akt adm.). Z kolei zdaniem Skarżącej przedmiotowe zażalenie zostało wysłane pocztą z zachowaniem ustawowego terminu. Sąd stwierdza, że z akt administracyjnych przekazanych przez organ nie wynika, aby zażalenie zostało złożone bezpośrednio w organie I instancji. Na oryginale zażalenia oraz na znajdującej się na nim prezentacie organu I instancji nie ma informacji, iż zostało ono złożone osobiście. Prezentata zawiera wyłącznie adnotację "WPŁ. DN. 12.06.2025", a także "L. dz. 6677". Co prawda SKO w Krakowie zwróciło się do Wójta Gminy o wyjaśnienie w jaki sposób zostało złożone zażalenie Strony: czy zostało nadane w polskiej placówce pocztowej (w takiej sytuacji konieczne jest uzupełnienie akt o kopertę, w której wpłynęło do organu) czy też zostało złożone na dzienniku podawczym Urzędu Gminy (k. 144), jednak uzyskanej od organu I instancji informacji, że zażalenie zostało złożone na dzienniku podawczym Urzędu Gminy w dniu 12 czerwca 2025 r. nie powiązało z faktem braku na przedmiotowym zażaleniu adnotacji o osobistym jego złożeniu. Powyższy brak – świadczący o zaniedbaniach organizacyjnych w zakresie rejestracji korespondencji w organie I instancji – powinien skutkować podjęciem dalszych czynności wyjaśniających przez organ odwoławczy, choćby poprzez zwrócenie się do Wójta Gminy o przekazanie kart dziennika korespondencji przychodzącej do Urzędu Gminy wraz z informacją w jaki sposób rejestrowana jest korespondencja przychodząca pocztą oraz korespondencja składna bezpośrednio w organie na dzienniku podawczym. Było to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości w zakresie sposobu i terminu wniesienia zażalenia, które nie zostały należycie wyjaśnione i są sporne. Skarżąca wskazuje bowiem, że zażalenie wysłała pocztą. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 12 § 6 pkt 2 O.p. termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 oraz z 2024 r. poz. 467, 1222 i 1717) lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub otrzymane przez polską placówkę pocztową operatora wyznaczonego po nadaniu w państwie spoza Unii Europejskiej albo złożone w polskim urzędzie konsularnym. Decydująca jest zatem data nadania przesyłki, a nie jej otrzymanie przez adresata. Co do zasady, ciężar dowodu nadania przesyłki w terminie obciąża nadającego. W przypadku jej nadania jako przesyłki poleconej, dowód taki posiada niewątpliwie nadawca i w przypadkach spornych powinien wykazać się umieszczoną na dowodzie nadania pieczęcią urzędu pocztowego. Jednocześnie jednak zauważyć trzeba, iż ustawodawca nie wprowadził w przepisie art. 12 § 6 pkt 2 O.p. wymogu nadania pisma listem poleconym. Dopuścił zatem możliwość przesłania go także listem zwykłym. Potwierdzeniem oddania pisma jest w takim wypadku umieszczona na kopercie pieczęć poczty z widniejącą na niej datą. Dowód ten z chwilą otrzymania przesyłki jest w posiadaniu jej adresata. Z tego też względu obowiązkiem organu jest traktowanie tego dowodu z najwyższą starannością i zachowanie koperty z datą stempla pocztowego, w której pismo zostało przesłane. W sytuacji, gdy organ z przyczyn leżących po jego stronie nie jest w stanie przedstawić koperty pozwalającej na ustalenie bez cienia wątpliwości konkretnej daty nadania przesyłki w urzędzie pocztowym, niedopuszczalne jest wywodzenie z tego niekorzystnych dla podatnika skutków prawnych. Błąd pracownika organu, który nie zachował koperty nie może skutkować niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej środek zaskarżenia. Kwestia ta była wielokrotnie podnoszona w orzecznictwie sądowym (wyrok WSA w Szczecinie z 1 grudnia 2021 r., sygn. akt I SA/Sz 850/21 oraz powołane tam orzecznictwo; dostępne na stronie orzeczenia.nsa.gov.pl). Sąd rozpoznający niniejszą sprawę podziela powyższy pogląd. Sąd wskazuje w związku z tym, że błąd pracownika organu I instancji, który nie zaznaczył sposobu złożenia zażalenia, czy nie zostawił koperty, w której zostało ono nadane, nie może skutkować niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej środek zaskarżenia. Dopóki więc nie zostanie przez Kolegium jednoznacznie wyjaśnione w jaki sposób i w jakiej dacie zostało złożone zażalenie Skarżącej, wydanie postanowienia w trybie art. 228 §1 pkt 2 w zw. z art. 239 O.p. należy uznać za przedwczesne. Naruszenie więc przez organ tego przepisu, jak również art. 121 O.p., zgodnie z którym postępowanie podatkowe powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych oraz art. 122 §1 O.p., zgodnie z którym, w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym, mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy w rozumieniu art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. Z tych względów kontrolowane postanowienie, z uwagi na naruszenie ww. przepisów O.p., na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., podlegało uchyleniu, o czym orzeczono w pkt I sentencji wyroku. W toku ponownego rozpoznawania sprawy Kolegium przeprowadzi postępowanie wyjaśniające mające na celu jednoznaczne ustalenie w jaki sposób i w jakim dniu zostało wniesione przez Skarżącą zażalenie. Organ II instancji musi mieć na uwadze, że jeżeli nie będzie w stanie przedstawić przekonujących dowodów pozwalających na ustalenie bez cienia wątpliwości konkretnej daty wniesienia zażalenia przez Stronę, niedopuszczalne będzie wywodzenie niekorzystnych dla Skarżącej skutków prawnych, w postaci ustalenia, iż zażalenie jako złożone po terminie, nie powinno być rozpoznane przez organ. O kosztach Sąd orzekł w pkt II sentencji na podstawie art. 200 p.p.s.a., zgodnie z którym w razie uwzględnienia skargi przez sąd pierwszej instancji przysługuje skarżącemu od organu, który wydał zaskarżony akt, zwrot kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw. Na podstawie art. 205 § 2 p.p.s.a. zasądzono zwrot kosztów postępowania obejmujący wpis od skargi w kwocie 100,00 zł, a także zwrot kosztów zastępstwa procesowego w kwocie 480,00 zł (§ 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1964 ze zm.)).