II SA/Kr 191/14

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Kazimierz Bandarzewski Sędziowie: WSA Mirosław Bator WSA Jacek Bursa (spr.) Protokolant: Katarzyna Zbylut po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 9 kwietnia 2014 r. sprawy ze skargi P. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] z dnia 8 listopada 2013 r., znak: [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia I. uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie organu I instancji; II. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] na rzecz skarżącego P. K. kwotę 100,00 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania. W dniu 12 listopada 2012 r. P. K. złożył do Prezydenta Miasta podanie, w którym zażądał wydania zaświadczenia o treści: "organ przyjmujący zawiadomienie nie zgłosił sprzeciwu w sprawie przystąpienia do użytkowania budynku mieszkalnego jednorodzinnego położonego przy ul. P. w K. na działce nr [...]". Do wniosku została załączona kopia decyzji o pozwoleniu na budowę nr [...] z dnia 10.10.1984 r. oraz kopia zgłoszenia do odbioru budynku mieszkalnego z dnia 18.01.1998 r. Postanowieniem z dnia 10 grudnia 2012r., znak: [...] organ I instancji odmówił wydania zaświadczenia żądanej treści wskazując, że rejestry prowadzone są w Wydziale Architektury i Urbanistyki Urzędu Miasta od 2004 r. (brak jest rejestrów z lat wcześniejszych), natomiast akta postępowań zakończonych do 2009 r., a więc też akta dotyczące przedmiotowej inwestycji, tenże Wydział przekazał w całości do Referatu Archiwum Wydziału Organizacji i Nadzoru przy ul. D. w K.. Obecnie Wydział nie jest w posiadaniu jakichkolwiek akt dotyczących przedmiotowej nieruchomości. Niezależnie od tego podano, że wedle właściwych przepisów, akta spraw pozwoleń na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części posiadały kategorię archiwalną B-10 i Bc, zatem okres przechowywania akt powyższej sprawy wynosił 10 lat co oznacza, że termin obowiązkowego ich przechowywania minął. Co więcej, z informacji uzyskanej przez Wydział Architektury i Urbanistyki Urzędu Miasta od Referatu Archiwum Wydziału Organizacji i Nadzoru wynika, że w archiwum nie odnaleziono żadnych akt dotyczących przedmiotowej nieruchomości. Mając na uwadze powyższe, przywołując wyroki sądów administracyjnych organ I instancji uznał, że nie jest możliwe wydanie zaświadczenia ze względu na brak akt postępowania oraz brak możliwości wydania zaświadczenia na podstawie przedłożonych kserokopii dokumentów. Po rozpatrzeniu zażalenia na przedmiotowe postanowienie, postanowieniem z dnia 8 lutego 2013 roku nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] orzekło o jego uchyleniu i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia przez organ I instancji. W uzasadnieniu Kolegium wskazało, że ewentualna odmowa wydania żądanego zaświadczenia z powodu braku akt sprawy winna być poprzedzona rzetelnym przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego, które ostatecznie potwierdziłoby, że akta postępowania, w ramach którego zostało dokonane zgłoszenie do użytkowania domu jednorodzinnego położonego w K. przy ul. P. już nie istnieją. Postępowanie wyjaśniające powinno też zmierzać do zbadania ww. okoliczności w oparciu o wszystkie posiadane przez organ I instancji ewidencje, rejestry i inne dane a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja i rejestry mogą zawierać żądane dane i ewentualnych ich dysponentów, oczywiście w zakresie w jakim odnoszą się do Z.. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy Prezydent Miasta w dniu 26 kwietnia 2013 roku wydał postanowienie oznaczone numerem [...] odmawiające wydania zaświadczenia dotyczącego zezwolenia na użytkowanie i braku sprzeciwu organu co do przystąpienia do użytkowania budynku mieszkalnego jednorodzinnego położonego przy ul. P. w K. na działce nr [...], dla którego budowy została wydana decyzja administracyjna o pozwoleniu na budowę z dnia 10.10.1984 r., znak: [...]. Zażalenie na omawiane postanowienie złożył P. K., zarzucając organowi I instancji naruszenie art. 217 § i l i 2 oraz art. 218 § 1 k.p.a. poprzez uznanie, że brak posiadania przez organ akt przedmiotowej nieruchomości - w sytuacji, gdy wnioskodawca przedłożył potwierdzenie złożenia dokumentów koniecznych do zezwolenia na użytkowanie - stanowi przesłankę do odmowy wydania zaświadczenia. Żalący się wskazał też na naruszenie przez organ art. 77 § 1 oraz art. 80 k.p.a. poprzez brak wszechstronnego zebrania materiału dowodowego, które prowadziłoby do ustalenia, czy akta przedmiotowej nieruchomości zostały zniszczone czy zagubione. Zarzucono, że organ I instancji nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego poprzedzającego wydanie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia we właściwy sposób - zgodnie z zaleceniami SKO zawartymi w treści postanowienia z dnia 8 lutego 2013 roku. Postanowieniem z dnia 23 sierpnia 2013 r. nr [...] Prezydent Miasta ponownie odmówił wydania zaświadczenia W uzasadnieniu organ I instancji wskazał, iż zwrócił się po raz kolejny do Wydziału Organizacji i Nadzoru, Referatu Archiwum UM o udzielenie informacji, czy Wydział ten prowadził lub prowadzi rejestry spraw archiwalnych przeznaczonych do likwidacji "oraz czy w związku z powyższym posiadają one jakakolwiek informację o wniesionym przez inwestora zgłoszeniu do użytkowania przedmiotowego budynku lub o wydanej w tym przedmiocie decyzji". Organ I instancji prosił również o wyjaśnienie przyczyn braku możliwości odnalezienia przedmiotowych akt lub ostateczne potwierdzenie, że już nie istnieją. W odpowiedzi Wydział poinformował organ I instancji, iż po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego "ponownie stwierdzono", iż w zasobach archiwalnych nie znajduje się pozwolenie na budowę wydane w dniu 10 października 1984 r. oraz akta o sygnaturze [...]. W piśmie wskazano także, iż w 1998 r. dokumentacja z Wydziału Architektury i Urbanistyki UM z lat 1990-1995 "w formie nieuporządkowanej oraz bez protokołów zdawczo-odbiorczych i rejestrów została przywieziona do tut. Archiwum". W wyniku sprawdzenia ustalono, iż we wskazanych wyżej zasobach nie znajduje się w/w dokumentacja. Organ I instancji po kolejnej weryfikacji akt ponownie zwrócił się do Wydziału Organizacji i Nadzoru, Referatu Archiwum UM pismem z dnia 31 lipca 2013 r. o udzielenie informacji, czy Wydział ten posiada ręczne rejestry spraw dotyczących zgłoszeń przystawienia do użytkowania obiektów z 1999 r. oraz czy Wydział prowadził rejestry spraw likwidowanych po upływie czasu ich obowiązkowego przechowywania. W odpowiedzi Wydział pismem z dnia 6 sierpnia 2013 r. poinformował, iż dokumentacja Wydziału Architektury i Urbanistyki UM z lat 1990-1995 w formie nieuporządkowanej oraz bez protokołów zdawczo-odbiorczych i rejestrów została przewieziona do Archiwum. W systemie informatycznym UM znajduje się informacja o wpływie wniosku P. K. z dnia 18 stycznia 1999r., nie odnaleziono jednak wpływu innych pism które dotyczyć mogły powyższego wniosku, jego kontynuacji lub składnych do niego uzupełnień, oraz które mogłyby zawierać informacje o ewentualnej nadanej sygnaturze. W dalszej części uzasadnienia organ I instancji wskazał, iż kolejne przeszukiwania rejestrów spraw archiwalnych oraz zasobów Referatu Archiwum nie zmieniło faktu, iż akt dotyczących zezwolenia na użytkowanie budynku jednorodzinnego położonego przy ul. P. w K. nie zlokalizowano. Ponadto organ I instancji wskazał, iż nie posiada źródeł innych informacji, które mogłyby być podstawą do wydania żądanego przez wnioskodawcę zaświadczenia. Zażalenie na to postanowienie złożył P. K., podnosząc, iż Wydział Organizacji i Nadzoru, Referat Archiwum otrzymał jedynie akta dotyczące okresu z przed złożenia wniosku przez wnioskodawcę. Z powyższego wbrew stanowisku organu nie wynika, że akta sprawy nie znajdują się w niniejszym archiwum. Ponadto P. K. wskazał, iż odnośnie wykazów wygenerowanych w trakcie segregowania i digitalizacji Wydział Organizacji i Nadzoru zaznaczył, iż nie są to wykazy pełne, gdyż prace ewidencyjne nadal trwają. W związku z tym nie ma żadnych podstaw do przyjęcia, że w Wydziale Organizacji i Nadzoru, Referacie Archiwum akta niniejszej sprawy nie znajdują się. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] postanowieniem z dnia 8 listopada 2013r. znak: [...], na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 oraz art. 219 k.p.a., utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, iż wnioskodawca we wniosku z dnia 12.11.2012 r. nie powołał się na to, iż urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa. W konsekwencji zasadne było przyjęcie, iż ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego (art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a.). Jak wynika z regulacji art. 218 § 1 k.p.a. w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Natomiast odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie może mieć miejsce wówczas, gdy strona nie wykaże interesu prawnego lub zgodnie z art. 218, gdy fakty albo stan prawny nie wynikają z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych. Przyczyną odmowy wydania zaświadczenia przez organ I instancji było stwierdzenie, że w zasobach Wydziału Organizacji i Nadzoru-Referatu Archiwum UM nie ma dokumentu stwierdzającego, iż organ przyjmujący zawiadomienie o zgłoszeniu do odbioru domu jednorodzinnego położonego w K. przy ul. P. nie zgłosił sprzeciwu w sprawie przystąpienia do użytkowania tego domu. Z mocy art. 218 § 1 k.p.a. organ zobowiązany jest do wydania zaświadczenia w oparciu o prowadzone przez niego i znajdujące się wyłącznie w jego posiadaniu rejestry, ewidencje lub inne dane. Jak wynika z pism Wydziału Organizacji i Nadzoru-Referatu Archiwum UM z dnia 5 lipca 2013 r. i 6 sierpnia 2013r. obecnie trwają prace porządkowe nad niezewidencjonowaną dokumentacją architektoniczną, którą także sprawdzono i w której nie znajduje się w/w dokumentacja. Także w innych zasobach dokumentacji nie znajduje się dokument stwierdzający wniesienie sprzeciwu lub jego brak. Brak jest także "inny danych" w rozumieniu powołanego wyżej art. art. 218 § 1 k.p.a. Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie wniósł P. K. zarzucając naruszenie: - przepisów prawa materialnego, art. 54 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. Nr 89, poz. 414 ze zm.), poprzez jego niezastosowania polegające na odmowie wydania zaświadczenia o braku sprzeciwia do przystąpienia do użytkowania budynku, podczas gdy organ dysponuje "innymi danymi" tj. informacjami z systemu informatycznego Urzędu Miasta (wewnętrzne oprogramowanie RISS), z którego wynika, że skarżący złożył zawiadomienie o zakończeniu budowy, a organ nie wydał żadnej decyzji ani nie nadał sprawie sygnatury akt. Skoro zawiadomienie zostało złożone i brak jest informacji poświadczających, że złożono sprzeciw to należy uznać, że organ nie zgłosił sprzeciwu w terminie wskazanym w art. 54 § 1 Prawa budowlanego i zaświadczenie powinno zostać wydane, - przepisów postępowania, mianowicie: a) art. 77 § 1 oraz art. 80 k.p.a., poprzez brak wszechstronnego rozpatrzenia materiału dowodowego w przedmiotowej sprawie, polegające na pominięciu przez organ II instancji okoliczności, że w systemie informatycznym Urzędu Miasta (wewnętrzne oprogramowanie RISS) potwierdzono, że skarżący złożył zawiadomienie o zakończeniu budowy, które wraz z prezentatą załączył do wniosku o wydanie zaświadczenia, oraz że w niniejszym systemie informatycznym, który zawiera dane o wszystkich pismach oraz decyzjach nie ma żadnych dalszych zapisów, co wskazuje jednoznacznie, że organ nie wydał sprzeciwu i powinien wydać stosowne zaświadczenie, b) art. 218 § 1 k.p.a. poprzez uznanie, że organy nie dysponują "innymi danymi" potwierdzającymi stan prawny, podczas gdy organ I instancji ustalił, że z systemu informatycznego Urzędu Miasta (wewnętrzne oprogramowanie RISS) wynika, że skarżący złożył w dniu 18 stycznia 1999 roku zawiadomienie o zakończeniu budowy (nr [...]), a organ nie wydał dalszych pism ani decyzji, co wskazuje jednoznacznie, że organ nie wydał sprzeciwu i powinien wydać stosowne zaświadczenie. W uzasadnieniu skargi podano, iż organ całkowicie pominął okoliczność, iż organ I instancji ustalił, że w systemie informatycznym Urzędu Miasta odnaleziono potwierdzenie, że do organu wpłynęło zawiadomienie skarżącego o zakończeniu budowy. W postanowieniu z dnia 23 sierpnia 2013r. (str. 4) organ I instancji wskazał, że w niniejszym systemie odnotowano wpływ wniosku skarżącego z dnia 18 stycznia 1999 roku [...]. Jednakże nie odnaleziono wpływu innych pism które dotyczyć mogłyby powyższego wniosku, jego kontynuacji lub składanych do niego uzupełnień oraz innych danych, które mogłyby zawierać informacje o ewentualnej nadanej sygnaturze. Oprogramowanie RISS to system rejestracji i śledzenia spraw, ale nie jest jedynie rejestrem wniosków. Każde pismo pochodzące od strony bądź organu, w tym decyzje, są rejestrowane w niniejszym systemie. Oprogramowane RISS to "inne dane" wskazane w art. 218 § 1 kpa. W przypadku sprawy dotyczącej użytkowania budynków jeżeli organ złożył sprzeciw, w oprogramowaniu RISS zostanie zarejestrowany wniosek inwestora, ewentualne uzupełnienia wniosku oraz sprzeciw organu. W sytuacji, gdy inwestor złożył zawiadomienie i organ nie złożył sprzeciwu, to w oprogramowaniu RISS zostanie uwidoczniony jedynie wniosek inwestora informujący, że budowa została zakończona. Uwidocznienie w oprogramowaniu RISS jedynie wniosku inwestora stanowi, że nie złożył sprzeciwu. Strona skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia i zasądzenie kosztów. W odpowiedzi na skargę skarżony organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując w całości stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Stosownie do art. 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r., poz. 270), zwanej dalej w skrócie "p.p.s.a.", sądy administracyjne powołane są do kontroli zgodności z prawem działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W ramach swej kognicji sąd bada, czy przy wydaniu zaskarżonego aktu nie doszło do naruszenia prawa materialnego i przepisów postępowania administracyjnego, nie będąc przy tym związanym granicami skargi, stosownie do treści art. 134 § 1 p.p.s.a. Stosownie zaś do art. 145 § 1 pkt 1 lit. "a" - "c" p.p.s.a. kontrola ta sprawowana jest w zakresie oceny zgodności zaskarżonych do sądu decyzji z obowiązującymi przepisami prawa materialnego jak i przepisów proceduralnych. Przepis art. 151 p.p.s.a. mówi z kolei, iż w razie nieuwzględnienia skargi sąd skargę oddala. Skarga zasługuje na uwzględnienie z uwagi na naruszenie przez organ art. 77 § 1k.p.a. i art. 80 k.p.a. w stopniu, który mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Zgodnie z art. 77 § 1k.p.a., organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W myśl art. 80 k.p.a., organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Analiza akt administracyjnych prowadzi do jednoznacznego wniosku, że nie wynika z nich, aby akta o sygnaturze [...] zostały zniszczone. Organ nie przeprowadził natomiast należycie postępowania dowodowego, mającego na celu ustalić, co się z przedmiotowymi aktami stało i gdzie ewentualnie mogą się znajdować. Z akt administracyjnych wynika wyłącznie, że pismem z 11.04.2013 roku ( k. 35 a.a), Wydział Organizacji i Nadzoru, Referatu Archiwum UM poinformował Wydział Architektury i Urbanistyki, iż w zasobach archiwalnych nie znajduje się decyzja z 1999 roku dotycząca pozwolenia na użytkowanie budynku mieszkalnego jednorodzinnego położonego przy ul. P. w K. na działce nr [...]. Następnie poinformowano, że nie znaleziono pozwolenia na budowę wydanego w dniu 10 października 1984 r. oraz akt o sygnaturze [...]. Wskazano także, iż w 1998 r. dokumentacja z Wydziału Architektury i Urbanistyki UM z lat 1990-1995 w formie nieuporządkowanej oraz bez protokołów zdawczo-odbiorczych i rejestrów została przywieziona do tut. Archiwum. W wyniku sprawdzenia ustalono, iż we wskazanych wyżej zasobach nie znajduje się w/w dokumentacja (pisma z dnia 5.07.2013 roku – k. 69 a.a i z dnia 6.08.2013 roku – k. 72 a.a). Tymczasem wniosek o wydanie zaświadczenia nie dotyczy decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Co się zaś tyczy dwóch ostatnich pism, to jak trafnie zauważa strona skarżąca, zgłoszenie zakończenia budowy nosi datę 18.01.1999 roku. Jest zatem oczywiste, że dokument ten nie będzie się znajdował w dokumentacji z lat 1990-1995, którą przywieziono do archiwum w 1998 roku. Podkreślić należy, że z treści pism z 5.07. i 6.08.2013 roku wynika ponadto, że wg Referatu Archiwum UM, dokumentacja akt o sygnaturze [...] nie trafiła do archiwum, a z posiadanych wykazów nie wynika, aby takie dokumenty zostały zniszczone. W tym stanie rzeczy zaskarżone postanowienie wydane zostało zdecydowanie przedwcześnie. W ponownie prowadzonym postępowaniu obowiązkiem organu będzie ustalenie za pomocą wszelkich możliwych dowodów co stało się z aktami o sygnaturze [...]. W szczególności organ ustali, czy przedmiotowe akta były w ogóle przekazywane do archiwum i czy nie znajdują się nadal w Wydziale Architektury i Urbanistyki, co sugeruje treść pism Referatu Archiwum UM z 5.07. i 6.08.2013 roku. Z akt administracyjnych wynika bowiem, że dotychczas nie zostały podjęte żadne czynności, mające na celu ustalenie, czy przedmiotowe akta znajdują się w Wydziale Architektury i Urbanistyki. Mając na uwadze powyższe, orzeczono jak w sentencji wyroku na podstawie art. 145 § 1 pkt 1"c" p.p.s.a. O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 w/w ustawy.