II SA/Kr 888/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sebastian Pietrzyk Sędzia WSA Mirosław Bator Sędzia WSA Monika Niedźwiedź (spr.) po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 20 września 2024 r. sprawy ze skargi M. L. i W. L. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Nowym Sączu z dnia 10 kwietnia 2024 r. znak SKO-PW-4171-15/23 w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionego odpisu protokołu z oględzin sporządzonego na komputerze skargę oddala. Zaskarżonym postanowieniem Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Nowym Sączu z dnia 10 kwietnia 2024 r. znak SKO-PW-4171-15/24 utrzymano w mocy postanowienie Wójta Gminy Limanowa z dnia 31 stycznia 2024 r. znak GP.6331.06.2017/01.2019 w przedmiocie odmowy udostępnienia uwierzytelnionego odpisu protokołu z oględzin, sporządzonego na komputerze. Z akt sprawy wynika, że M. L. i W. L. (dalej: skarżący) są stronami toczącego się postępowania administracyjnego dot. naruszenia stosunków wodnych. W ramach tego postępowania przeprowadzona została w dniu 26 lipca 2023 r. wizja lokalna, z której sporządzono odręczny protokół (k. 29 i nast. akt adm.). W piśmie z dnia 11 sierpnia 2023 r. skarżący domagali się na podstawie art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm., zwanej dalej k.p.a.) sporządzenia odpisu powyższego protokołu na komputerze oraz uwierzytelnienia jego kopii. W kolejnym piśmie z dnia 23 sierpnia 2023 r. ponowili swój wniosek, wykluczając przepisanie protokołu pismem kaligraficznym. Pismem z dnia 6 grudnia 2023 r. Wójt wezwał skarżących do sprecyzowania, czy żądają oni "uwierzytelnionego odpisu" protokołu znajdującego się w aktach sprawy na podstawie art. 73 § 2 k.p.a. (do wydania którego konieczne jest przedstawienie ważnego interesu strony), czy też odpisu, o którym mowa w art. 73 § 1 k.p.a. W odpowiedzi skarżący powołali się na podstawę prawną zawartą w art. 73 § 2 k.p.a. i wskazali, że interesujący ich protokół sporządzony został nieczytelnie, co uniemożliwia zapoznanie się z nim i zrobienie notatek. Skarżący stwierdzili, że protokół ma dla nich istotne znaczenie, gdyż jest dowodem w sprawie, która toczy się od 15 lat i który będą mogli przedstawić m.in. w postępowaniach sądowych i administracyjnych. W postanowieniu z dnia 31 stycznia 2024 r. organ I instancji odmówił skarżącym wydania uwierzytelnionego odpisu protokołu oględzin sporządzonego na komputerze. W uzasadnieniu wyjaśnił, że w aktach brak jest dokumentu, o którego odpis wnoszą skarżący. Przepisy ponadto nie dopuszczają przepisywania oryginału protokołu na komputerze, gdyż wtedy straciłby on walor "protokołu" w rozumieniu k.p.a. Jednocześnie poinformowano wnioskodawców o możliwości udostępnienia uwierzytelnionej za zgodność z oryginałem kserokopii odręcznie sporządzonego protokołu. W zażaleniu skarżący raz jeszcze zażądali sporządzenia protokołu w czytelnej formie oraz doręczenia im odpisu tego dokumentu, powołując się na swój ważny interes (toczące się podstępowanie administracyjne). Odwołanie okazało się nieskuteczne, bowiem Kolegium utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu przedstawiono art. 73 k.p.a. regulujący dostęp stron do akt postępowania administracyjnego. Podzielono przy tym ocenę organu I instancji, że w aktach brak jest dokumentu, o którego odpis wnoszą skarżący. Podkreślono ponadto, że żądanie wydania uwierzytelnionych odpisów oparte na art. 73 § 2 k.p.a. przewiduje obowiązek wykazania ważnego interesu, przy czym ustalenie tego interesu należy do organu. Powołano orzecznictwo, z którego wynika, że ważnym interesem strony może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów tak dla potrzeb prowadzonego postępowania, jak w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach. Finalnie Kolegium uznało, że wnioskodawcy nie wykazali, iż uzyskanie przedmiotowego dokumentu jest podyktowane ważnym interesem społecznym. W skardze na powyższe postanowienie wnioskodawcy raz jeszcze przedstawili swoje żądanie sporządzenia odpisu komputerowego protokołu oględzin. Ich zdaniem w poprzednich pismach uzasadnili swoje żądanie ważnym interesem, wskazując, że otrzymane pismo będą mogli przedstawić jako dowód przy odwołaniu lub skardze. Zarzucili, że organ odwoławczy zanegował istnienie ważnego interesu, a jednocześnie nie wskazał okoliczności, które uzasadniałyby uwzględnienie ich żądania. Ich zdaniem organ nie przedstawił konkretnego uzasadnienia, a także nie określił czy protokół został sporządzony zgodnie z 2 rozdziałem k.p.a. Organ odwoławczy wniósł o oddalenie skargi, podtrzymując stanowisko wyrażone w zaskarżonym postanowieniu. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Stosownie do przepisu art. 145 § 1 pkt 1 lit. a - c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.) - dalej określanej, jako "p.p.s.a." - kontrola sądowa działalności administracji publicznej sprawowana jest w zakresie oceny zgodności zaskarżonych do sądu decyzji lub postanowień z obowiązującymi przepisami prawa materialnego, jak i przepisami proceduralnymi. Dokonując kontroli zaskarżonego postanowienia według tak określonych kryteriów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie doszedł do wniosku, że rozstrzygnięcie w nim zawarte jest prawidłowe, choć część zawartej w uzasadnieniu argumentacji jest nieprecyzyjna. Jako podstawę oceny wniosku skarżących zasadnie wskazano art. 73 k.p.a., który reguluje dostęp stron do akt postępowania administracyjnego. Zgodnie z tym przepisem: § 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. § 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. § 1b. Wgląd w akta sprawy w przypadku, o którym mowa w art. 236 § 2, następuje z pominięciem danych osobowych osoby składającej skargę. § 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. § 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Art. 74 § 2 k.p.a. z kolei stanowi, że odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. W przedmiotowej sprawie wnioskodawcy jednoznacznie określili podstawę swojego żądania wskazując na art. 73 § 2 k.p.a. Również z treści wniosku jasno wynikało, że żądanie skarżących nie ograniczało się do oferowanego przez organ prostego wglądu do akt sprawy, które w interesującym ich zakresie (protokół z oględzin), były zdaniem wnioskodawców nieczytelne. Wyraźnie żądali oni przepisania odręcznie sporządzonego protokołu w formie maszynowej lub komputerowej, a następnie sporządzenia i doręczenia im uwierzytelnionego odpisu nowego dokumentu. Rację miały organy obu instancji, które powyższy wniosek rozstrzygnęły odmownie. Cyt. art. 73 § 2 k.p.a. przewiduje możliwość sporządzenia uwierzytelnionych odpisów ale chodzi tu o odpisy akt sprawy, a zatem dokumentów, które przed złożeniem wniosku znajdują się w aktach. Nie podlega natomiast dyskusji, że w aktach nie ma protokołu oględzin sporządzonego w formie komputerowej, gdyż dokument ten sporządzono odręcznie. W konsekwencji nie było możliwości sporządzenia odpisu żądanego dokumentu, skoro nie zalegał on w aktach sprawy. Z drugiej strony, cyt. artykuł ani żaden inny przepis nie zawiera podstawy do przepisania sporządzonego odręcznie protokołu na komputerze. Istota protokołu z oględzin polega na tym, że odzwierciedla on i potwierdza istniejący w momencie oględzin stan faktyczny. Kluczowym elementem jest zatem czas sporządzenia protokołu, który nie może być spisany "ex post", lecz w trakcie przeprowadzania danej czynności. Jest to dokument w pełni integralny, który nie może być następnie modyfikowany. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na art. 71 k.p.a., który stanowi, że skreśleń i poprawek w protokole należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone w protokole przed jego podpisaniem. Należy ponadto zauważyć, że aby protokół stanowił wiarygodny dowód, musi przede wszystkim spełnić warunki formalne wskazane w art. 68 k.p.a. Zgodnie z § 2 tego przepisu protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Z oczywistych względów, odczytanie na nowo stworzonego protokołu, czy też uzyskanie podpisów osób biorących w oględzinach nie byłoby możliwe. Utworzony zgodnie z wnioskiem skarżących dokument nie miałby zatem waloru dowodowego. Na marginesie wskazać należy, że analiza protokołu nie potwierdza zarzutów skarżących. Zdaniem Sądu jest to dokument w pełni czytelny, a obecni w trakcie oględzin skarżący, złożyli pod nim swoje podpisy, akceptując tym samym jego treść i nie wynika, aby w tym czasie mieli jakiekolwiek zastrzeżenia co do jego treści, czy formy. Bezzasadny był przedstawiony w skardze zarzut, że organy nie ustaliły, czy przedmiotowy protokół spełnia warunki określone w 2 rozdziale k.p.a. W niniejszym – wpadkowym postępowaniu o wydanie uwierzytelnionego odpisu dokumentu – organ nie bada prawidłowości sporządzenia tego protokołu, a rozstrzyga wyłącznie, czy zachodzą podstawy do wydania jego odpisu. Poprawność protokołu będzie przedmiotem analizy w postępowaniu głównym w ramach oceny jego waloru dowodowego, jeżeli będzie podstawą dokonywanych przez organ ustaleń faktycznych. Z powyższych względów zasadnie organy obu instancji odmówiły sporządzenia uwierzytelnionego odpisu protokołu komputerowego – nie można bowiem było sporządzić odpisu dokumentu, który nie występuje w aktach sprawy (w aktach sprawy figuruje protokół odręczny). Powyższe ustalenie stanowiło wystarczającą podstawę do odmownego rozstrzygnięcia wniosku skarżących. Dywagacje organu dotyczące braku ważnego interesu są natomiast zbyteczne i mylące. Po pierwsze, organ odwoławczy posługiwał się zamiennie pojęciami ważnego interesu strony oraz interesu społecznego, podczas gdy nie są to pojęcia jednoznaczne, a art. 74 § 2 k.p.a. wyraźnie uzależnia możliwość uzyskania uwierzytelnionych odpisów od istnienia ważnego interesu strony. Po drugie, dla uzasadnienia braku spełnienia powyższej przesłanki organ powołał orzecznictwo, z którego wynika, że ważny interes wynika m.in. z potrzeby wykorzystania odpisu dokumentu w innych postępowaniach. Tymczasem właśnie taką potrzebą skarżący uzasadnili swój wniosek. Powyższe nieścisłości nie mają jednak wpływu na treść zaskarżonego rozstrzygnięcia, które pomimo częściowo błędnego uzasadnienia, jest prawidłowe. Wobec powyższego Sąd oddalił skargę na podstawie art. 151 p.p.s.a.