III SA/Kr 1114/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący - Sędzia WSA Michał Niedźwiedź (spr.) Sędzia WSA Ewa Michna Sędzia WSA Bogusław Wolas po rozpoznaniu 21 stycznia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym skargi S. N. na decyzję Wojewody Małopolskiego z 9 marca 2025 r., nr WO-II.6231.1.9.2025 w przedmiocie udostępnienia ksiąg metrykalnych 1. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu pierwszej instancji; 2. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz S. N. kwotę 697 (sześćset dziewięćdziesiąt siedem) zł tytułem zwrotu kosztów postępowania. 1.1. S. N. – nazywany dalej "Skarżącym", złożył w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wieliczce wniosek o udostępnienie ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w USC, sporządzonych do roku 1924 włącznie dla ksiąg urodzeń oraz do roku 1944 włącznie dla ksiąg małżeństw i zgonów, w celu wykonania fotokopii lub skanów. Jako podstawę prawną swojego żądania Skarżący wskazał art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164; dalej jako "u.n.z.a.a."), a także art. 130 ust. 4 ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 594; dalej jako "p.a.s.c."). 1.2. Decyzją z 29 kwietnia 2025 r. Kierownik USC w Wieliczce odmówił uwzględnienia powyższego wniosku. Organ swoje stanowisko umotywował odwołują się między innymi do art. 28 oraz art. 128 p.a.s.c. Wskazując na art. 128 ust. 1 p.a.s.c., organ zwrócił uwagę, że przepis ten odnosi się do obowiązku przekazania do właściwego archiwum państwowego ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie ustawy, wraz z aktami zbiorowymi, po upływie terminów ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Przy czym, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jednak księga, termin jej przechowywania liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi. Natomiast art. 130 ust. 4 p.a.s.c. przewiduje, że po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i art. 128 ust. 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego, sporządzone w księgach stanu cywilnego, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, zaś udostępnianie ich, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego odbywa się na zasadach pokreślonych w ustawie i narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Artykuł 124 p.a.s.c. przewiduje zaś, że akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego (w tym księdze łączonej) podlega przeniesieniu do rejestru stan cywilnego wraz z zamknięciem księgi. Biorąc pod uwagę daty końcowe zamknięcia ksiąg (1945 r.) oraz obowiązek przechowywania ksiąg łączonych przez 100 lat dla urodzeń oraz 80 lat dla małżeństw i zgonów – udostępnienie wskazanych przez Skarżącego ksiąg było niemożliwe. Akt stanu cywilnego zarejestrowany w łączonej księdze stanu cywilnego, z punktu widzenia jest dostępności, dzieli bowiem los prawny całej księgi. 1.3. Po rozpoznaniu odwołania Skarżącego, decyzją z 20 czerwca 2025 r. (WO-II.6231.1.9.2025), Wojewoda Małopolski utrzymał rozstrzygnięcie organu pierwszej instancji. Wojewoda Małopolski wskazał, że do uzyskania dostępu – na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – do aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., uprawniony jest każdy zainteresowany podmiot, pod warunkiem jednak, że w stosunku do tych ksiąg upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. (upływ 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów, sporządzenie aktu zgonu lub zarejestrowanie informacji o zgonie osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego dla której upłynął okres przechowywania). Równocześnie nie powinno uchodzić uwadze, iż z tego samego przepisu (art. 128 ust 1 zd. drugie) wynika że, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c., sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego. Nie budzi również wątpliwości fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ww. ustawie. Zdaniem organu, nie budzi również wątpliwości fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16a ust. 1 wskazanej wyżej ustawy dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ww. ustawie. Zamknięcie księgi stanu cywilnego następuje z upływem ostatniego dnia roku, w którym sporządzono ostatni akt stanu cywilnego w danej księdze. W przypadku księgi łączonej (tj. jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga) termin jej przechowywania (100 lat dla urodzeń, 80 lat dla małżeństw i zgonów) liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W związku z powyższym Wojewoda Małopolski wskazał, że wskazane przez Skarżącego księgi wchodzą w skład ksiąg łączonych, które przekraczają swoim zakresem żądanie strony. Stąd też dla tych ksiąg nie upłynął zaś jeszcze termin 100 lat (w przypadku ksiąg urodzeń) lub 80 lat (w przypadku ksiąg małżeństw i zgonów), liczonych od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej łączonej księdze tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze. Stąd też termin przewidziany w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. upłynie dla części ksiąg 31 grudnia 2025 r., dla innych zaś 31 grudnia 2045 r. Dopiero po upływie tych terminów księgi te będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych. W dalszej kolejności organ ustosunkował się do orzecznictwa sądów administracyjnych, które zostało przywołane przez Skarżącego w odwołaniu na poparcie jego stanowiska. Zdaniem organu, wyrażony w orzecznictwie pogląd sprzeczny jest z regułami kolizyjnymi stosowania norm prawnych. 2.1. W skardze wywiedzionej od powyższej decyzji przez Skarżącego jego pełnomocnik podniósł zarzuty naruszenia: - niewłaściwego zastosowanie art. 128 ust. 1 p.a.s.c. poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji; - niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie tej ustawy jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie ustawy, po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie, a zgodnie z art. 16a ust. 1 p.a.s.c. każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a) p.a.s.c. podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych; - niewłaściwe zastosowanie art. 45 ust. 1 p.a.s.c. poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis dotyczy wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje, skarżący nigdy o odpis aktu nie występował i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji; - niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji. 2.2. Pełnomocnik Skarżącego wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. 2.3. W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał swoje stanowisko oraz wniósł o jej oddalenie. 3. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje: 3.1. Skarga okazała się zasadna, dlatego została uwzględniona. 3.2. W analogicznych sprawach do niniejszej zapadły wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z: 22 stycznia 2019 r. (sygn. akt II OSK 417/17); 1 marca 2023 r. (sygn. akt II OSK 192/22); 14 lutego 2024 r. (sygn. akt II OSK 1243/21). Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyrokach z: 1 lutego 2024 r. (sygn. akt III SA/Kr 1512/23); 1 kwietnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2076/24); 6 sierpnia 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 2120/24); 20 listopada 2025 r. (sygn. akt III SA/Kr 99/25). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach. 3.3. W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w zw. z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Na podstawie z kolei art. 130 ust. 4 p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z powyższego przepisu wynika, że pomimo upływu wskazanych okresów kierownik urzędu stanu cywilnego musi nadal przechowywać akta stanu cywilnego, co nie oznacza jednak, że nie stają się one materiałami archiwalnymi. Jak stanowi bowiem przepis po upływie wskazanych terminów ich udostępnianie odbywa się na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nieprawidłowa jest interpretacja organów, zgodnie z którą brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt. Z art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle wyartykułowanej na wstępie ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. 3.4. W świetle powyższego stwierdzić należy, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt. Jeszcze raz podkreślić należy, że przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego. Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie. Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, co również błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat. W spornej sprawie zachodzą oba te przypadki. Natomiast niczym nie jest usprawiedliwiony wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat. 3.5. Trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, na które powołuje się organ I instancji w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów. 3.6. Odnosząc się z kolei do stanowiska organów dotyczącego ograniczenia dostępu do dokumentów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych należy wskazać, że w tym przypadku punktem wyjścia dla oceny powinna być wyrażona w art. 16 a u.n.z.a., zasada powszechnego dostępu. Art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Oznacza to, że dostęp do nich jest powszechny i żądający dostępu nie musi wykazywać "interesu prawnego" w rozumieniu art. 28 k.p.a. Zatem przyjęta w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zasada powszechnego dostępu nie wprowadza ograniczenia przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego. Nie ma zatem podstaw prawnych do wyprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 ustawy o aktach stanu cywilnego – tak jak uczyniły to w sprawie organy. Jeśli zaś chodzi o ochronę danych osobowych, o których mowa w art. 16 b ust. 1 pkt 2 lit b) ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wymagają rozpoznania przy rozstrzygnięciu żądania udostępnienia, w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (patrz wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17) 3.7. Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącej. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy. 3.8. Orzekając o uchylenie decyzji wydanych w obu instancjach Sąd kierował się art. 135 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.; dalej jako "P.p.s.a."). Przepis ten przewiduje, że dokonując oceny legalności zaskarżonej decyzji sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia. Obowiązkiem sądu administracyjnego jest bowiem stworzenie takiego stanu, aby w obrocie prawnym nie istniał i funkcjonował żaden akt organu administracji publicznej niezgodny z prawem (por. T. Woś (w:) T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 629). 3.9. Sąd orzekł jak w sentencji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c) oraz art. 135 P.p.s.a. O kosztach postępowania rozstrzygnięto zgodnie z art. 200 oraz art. 205 § 2 P.p.s.a.