III SA/Kr 2118/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Jakub Makuch Sędziowie: WSA Katarzyna Marasek-Zybura (spr.) Asesor WSA Ewelina Dziuban Protokolant: specjalista Anna Chwalibóg po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 6 sierpnia 2025 r. sprawy ze skargi S. N. na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 17 października 2024 r. nr WO-II.6231.1.3.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji; II. zasądza od Wojewody Małopolskiego na rzecz skarżącego S. N. kwotę 357 (trzysta pięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. Decyzją z dnia 17 października 2024 r. znak: WO-II.6231.1.3.2024, Wojewoda Małopolski, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z późn. zm., dalej: k.p.a.), art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1378 z późn. zm.; dalej: p.a.s.c.), po rozpatrzeniu odwołania S. N. (dalej: skarżący), utrzymało w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K. z dnia 7 sierpnia 2024 r. nr USC.5364.2.3.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych. Powyższe decyzje zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym. Wnioskiem z dnia 1 lipca 224 r. skarżący wystąpił do Urzędu Stanu Cywilnego w K. o udostępnienie akt metrykalnych w celu ich sfotografowania: "(...) urodzenia - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, śluby i zgony - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923". W uzasadnienie wniosku skarżący wyjaśnił, że skany akt zostaną opublikowane w serwisie Polskiego Towarzystwa Genealogicznego [...] (https://metryki.genealodzy.pl). W odpowiedzi na wniosek, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w K., pismem z dnia 15 lipca 2024 r. poinformował skarżącego, że zasady dostępu do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.) oraz forma udostępnienia aktów są uzależnione od daty zamknięcia danej księgi, która to data pozwala ustalić, czy upłynął ustawowy okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Organ wskazał, że zgodnie z art. 128 ust. 1 p.a.s.c., jeżeli w jednej księdze prowadzono kilka ich rodzajów, termin przechowywania liczy się od daty zamknięcia ostatniej z nich. W piśmie przywołano również art. 45 p.a.s.c., który reguluje krąg osób uprawnionych do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego oraz art. 130 ust. 5 p.a.s.c., przewidujący możliwość nieodpłatnego udostępnienia ksiąg osobie uprawnionej do otrzymania odpisu w celu samodzielnego wykonania fotokopii. Wyjaśniono także, przywołując orzecznictwo sądowe, istotę interesu prawnego, którego wykazanie jest warunkiem uzyskania dostępu do danych przez osoby nieuprawnione wprost z mocy ustawy. Dodatkowo wskazano, że w zakresie udostępniania aktów stanu cywilnego zastosowanie mają również przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Kierownik Urzędu wyszczególnił, że interesujące skarżącego księgi to głównie parafialne księgi rzymskokatolickie z lat 1890-1945, zawierające w jednym tomie kilka roczników. Poinformowano, że dostęp do aktów z ksiąg, dla których nie upłynął jeszcze okres przechowywania w USC, odbywa się na podstawie przepisów p.a.s.c., natomiast do aktów z ksiąg, dla których ten okres już minął - na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W związku z tym zobowiązano skarżącego do złożenia w ciągu 7 dni dodatkowych wyjaśnień, w tym danych personalnych osób, których akty mają być udostępnione, daty i miejsca zdarzenia, stopnia pokrewieństwa, a w przypadku braku uprawnień wynikających z art. 45 p.a.s.c. - do udowodnienia interesu prawnego. Dane te miały umożliwić organowi ocenę wniosku również w kontekście art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W odpowiedzi z dnia 23 lipca 2024 r. skarżący podniósł, że nie ubiega się o wydanie odpisów, a jego żądanie dotyczy wykonania fotokopii aktów, dla których upłynął już okres ochronny. Powołał się przy tym na art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, argumentując, że prawo dostępu do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu i nie wymaga wykazywania interesu prawnego. Mimo to, wnioskodawca nie przekazał żadnych dodatkowych wyjaśnień ani materiałów. W konsekwencji, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w K., decyzją z dnia 7 sierpnia 2024 r. nr USC.5364.2.3.2024, odmówił udostępnienia akt metrykalnych wskazanych we wniosku z dnia 1 lipca 2024 r. tj.: urodzenia - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, śluby i zgony - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1943. W motywach rozstrzygnięcia organ I instancji odniósł się do przepisów regulujących kwestię udostępniania aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c. Wskazał między innymi na dyspozycję art. 130 ust. 4 p.a.s.c., zgodnie z którym udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego aktów stanu cywilnego na zasadach określonych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach następuje dopiero po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a; przed upływem tych okresów akty stanu cywilnego podlegają bowiem przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a co za tym idzie, wydawane są z nich odpisy zupełne i skrócone. Zwrócił także uwagę na przewidzianą w art. 130 ust. 5 p.a.s.c. możliwość nieodpłatnego umożliwienia osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego, sporządzonego w księdze prowadzonej przed wejściem w życie tej ustawy, wykonania fotokopii tego aktu. Organ I instancji podniósł również, że z uwagi na szczególną moc dowodową aktów stanu cywilnego oraz charakter zawartych w nich danych, udostępnianie aktów, których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego jeszcze nie upłynął, nie powinno odbywać się w oderwaniu od zasady ograniczonego dostępu wyrażonej w art. 16b i 16c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Podkreślił, że zamieszczenie na ogólnodostępnej stronie internetowej skanów sfotografowanych akt metrykalnych, zawierających dane osobowe i inne wrażliwe informacje, może bowiem naruszać prawo do ochrony dóbr osobistych osób żyjących. W dalszej kolejności Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w K. przywołał orzecznictwo sądów administracyjnych, wskazujące na konieczność dokonania w każdym przypadku wnikliwej analizy złożonego żądania w świetle przesłanek uzasadniających ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych, określonych w art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zwrócił przy tym uwagę na prezentowane w orzecznictwie stanowisko, zgodnie z którym wniosek o udostępnienie przez kierownika urzędu stanu cywilnego materiałów archiwalnych powinien być sformułowany precyzyjnie, co umożliwi kierownikowi określenie grona osób, których dane osobowe lub dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów, a następnie dokonanie oceny, czy udostępnienie tych materiałów jest możliwe z uwagi na ochronę tych wartości. W odwołaniu wniesionym od ww. decyzji, skarżący zarzucił naruszenie art. 16a ust. 1, art. 16b ust 2 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 130 ust 4 p.a.s.c. Zdaniem skarżącego nie zachodzi żadna okoliczność ograniczająca dostęp do materiałów archiwalnych, określona w art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Stwierdził, że w szczególności takiej okoliczności nie może stanowić powoływanie się na ochronę danych osobowych zawartych w rocznikach akt stanu cywilnego nieobjętych wnioskiem, czyli młodszych niż 80 lat dla zgonów i małżeństw lub 100 lat dla urodzeń, które znajdują się w księdze zbiorczej z aktami będącymi przedmiotem wniosku. W jego ocenie organ może przy minimalnym nakładzie organizacyjnym ochronić te dane podczas fotografowania, na przykład oddzielając akty młodsze od starszych kartką lub umieszczając fotografującego w pomieszczeniu z osobą upoważnioną przez organ. W ocenie skarżącego nietrafna jest argumentacja dotycząca odmowy udostępnienia akt ze względu na ochronę danych osobowych lub dóbr osobistych. Uważa on, że aby móc powołać się na tę podstawę, organ powinien konkretnie wskazać, że w danym przypadku (konkretny akt, konkretna osoba) może dojść do naruszenia danych osobowych lub dóbr osobistych konkretnej osoby, a ogólne powoływanie się na te przepisy jest bezprzedmiotowe i gołosłowne w sytuacji, gdy ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz Prawo o aktach stanu cywilnego wprost wskazują okres, po jakim akty stanu cywilnego podlegają udostępnieniu. Skoro wynika to wprost z przepisów szczególnych, organ nie ma prawa wywodzić zakazu z przepisów ogólnych, zgodnie z zasadą Lex specialis derogat legi generali. Skarżący podkreślił, że podstawą jego żądania był art. 130 ust. 4 p.a.s.c. i przedstawił wykładnię tego przepisu, zgodnie z którą użyty w drugim zdaniu zwrot "udostępnianie ich" powinien odnosić się do wymienionych w pierwszym zdaniu aktów stanu cywilnego, a nie do ksiąg stanu cywilnego. Taka interpretacja, jego zdaniem, jest głęboko osadzona w interpretacji celowościowej, ponieważ zamiarem ustawodawcy było możliwie jak najszersze udostępnienie akt stanu cywilnego osobom trzecim, bez naruszenia praw do ochrony danych osobowych osób żyjących. Zgodnie z dalszą argumentacją odwołania, odmienna interpretacja – że okresy 100/80 lat liczą się od końca roku, w którym zamknięto zbiorczą księgę – prowadziłaby do absurdalnych sytuacji, sprzecznych z celem ustawodawcy. Zilustrował to na własnym przykładzie: akta urodzeń z 1890 r., dla których okres ochronny minął 33 lata temu, nie mogłyby być udostępniane jeszcze przez 23 lata, gdyż dopiero z końcem 2045 r. minie 100 lat od zamknięcia księgi obejmującej lata 1890-1945, a jedynym powodem byłaby czysto techniczna okoliczność sporządzania aktów w jednej, wieloletniej księdze. Skarżący podkreślił, że przedstawiony przez niego pogląd spotkał się z aprobatą w orzecznictwie sądów administracyjnych. Wojewoda Małopolski, uznał wniesione odwołanie za nieuzasadnione i opisaną na wstępie decyzją orzekł o utrzymaniu w mocy decyzji organu I instancji. W uzasadnieniu organ odwoławczy streścił przebieg dotychczasowego postępowania oraz przytoczył treść przepisów ustawy p.a.s.c., która reguluje zasady i tryb rejestracji stanu cywilnego oraz dokonywanie czynności z tego zakresu. Wobec faktu, iż przedmiotem sporu w niniejszej sprawie jest ocena zasadności rozstrzygnięcia przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K. o odmowie udostępnienia skarżącemu łączonych ksiąg metrykalnych (ksiąg urodzenia od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1923, ksiąg małżeństwa i zgonu - od najstarszych przechowywanych w urzędzie aż do roku 1943) - w celu wykonania fotokopii, organ odwoławczy wyjaśnił, że zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 1 p.a.s.c. przekazanie ksiąg urodzeń do właściwego archiwum państwowego winno nastąpić po upływie 100 lat natomiast ksiąg małżeństw oraz ksiąg zgonów po upływie 80 lat od ich zamknięcia. Zanim jednak nastąpi przekazanie ksiąg do archiwum państwowego - po upływie tego okresu, w ciągu kolejnych 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy p.a.s.c. (1 marca 2015 r.) księgi małżeństw i zgonów dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed ta data (zgodnie z art. 129 ust. 1 p.a.s.c.) i wciągu kolejnych 2 lat od dnia wejścia w życie p.a.s.c. - księgi urodzeń dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił przed ta data (zgodnie z art. 129 ust. 2 p.a.s.c.) nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego. Księgi urodzeń małżeństw i zgonów, dla których upływ ww. okresów przechowywania nastąpił po wejściu w życie p.a.s.c. w ciągu kolejnych 2 lat po upływie tego terminu nadal mogą być przechowywane w urzędzie stanu cywilnego (art. 129 ust. 3 p.a.s.c.). Jednocześnie, w myśl art. 130 ust. 4 p.a.s.c. sporządzone w tych księgach akty nie mogą być przenoszone do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych przez kierownika urzędu stanu cywilnego winno odbywać się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nie budzi również wątpliwości fakt, że zgodnie z ogólnym uregulowaniem art. 16 a ust. 1 wskazanej wyżej ustawy dostęp do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu, a ograniczenia w tym zakresie mogą nastąpić z przyczyn wskazanych w ww. ustawie. Zamknięcie księgi stanu cywilnego następuje z upływem ostatniego dnia roku, w którym sporządzono ostatni akt stanu cywilnego w danej księdze. W przypadku księgi łączonej (tj. jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga) termin jej przechowywania (100 lat dla urodzeń, 80 lat dla małżeństw i zgonów) liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Przedmiotem zainteresowania skarżącego są akty stanu cywilnego (urodzeń, małżeństw, zgonów), których większość zarejestrowana została w łączonych księgach parafialnych wyznania rzymskokatolickiego (urodzenia, małżeństwa, zgonu), prowadzonych w latach 1890-1945 tj. zamkniętych z dniem 31 grudnia 1945 r. Gdyby zatem księgi prowadzone w wyżej wymienionych księgach, w których zostały sporządzone akty stanu cywilnego znajdujące się w kręgu skarżącego, były "samodzielnymi" księgami stanu cywilnego, obejmującymi kolejne lata (1890, 1891 itd.), to - wg. stanu prawnego na dzień wydania zaskarżonej decyzji odmownej – w istocie okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w K. zakończyłby się odpowiednio: po upływie 100 lat od zamknięcia każdej z ksiąg urodzeń (tj. z końcem 1990 r., 1991 r., aż do 2045 r.) oraz po upływie 80 lat od zamknięcia każdej z ksiąg małżeństw i zgonów (tj. z końcem 1970 r., 1971 r., aż do 2025 r.). W konsekwencji, akty urodzeń sporządzone w odrębnie prowadzonych księgach z lat 1890-1914, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby przed wejściem w życie p.a.s.c., zaś dwuletni termin na przekazanie ich do archiwum państwowego (na podstawie art. 129 ust. 2 p.a.s.c.) upłynąłby już w 2017 r., w dniu złożenia wniosku przez skarżącego jako materiał archiwalny powinny byłyby znajdować się już we właściwym archiwum państwowym. Akty urodzeń sporządzone w odrębnych księgach z lat 1915 -1921, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby już po wejściu wżycie p.a.s.c. (tj. z końcem odpowiednio 2015 r. - 2021 r.), zaś termin przekazania do archiwum państwowego (w ciągu dwóch lat od po upływie terminu przechowywania - art. 129 ust 3 p.a.s.c.) upłynąłby odpowiednio w latach 2017-2023, jako materiał archiwalny także powinny byłyby znajdować się już we właściwym archiwum państwowym. Z kolei księgi urodzeń z lat 1922-1923, dla których 100 letni okres przechowywania upłynąłby z końcem odpowiednio 2022 r. - 2023 r., zaś dwuletni termin przekazania do archiwum państwowego upłynąłby odpowiednio wiatach 2024-2025, podlegałyby udostępnieniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K. na zasadach archiwalnych. Nie stanowiłyby natomiast materiału archiwalnego i podlegały udostępnieniu na podstawie przepisów p.a.s.c. akty urodzeń, sporządzone w księgach z lat 1924-1945 dla których 100 letni okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego upływałby dopiero w latach 2024-2045. Dalej organ wskazał, że akty małżeństw i zgonów, sporządzone w odrębnie prowadzonych księgach z lat 1890-1934, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby przed wejściem wżycie p.a.s.c., zaś dziesięcioletni termin na przekazanie ich do archiwum państwowego (na podstawie art.129 ust. 1 p.a.s.c.) upływałby dopiero w 2025 r., w dniu złożenia wniosku przez skarżącego stanowiłyby już materiał archiwalny, objęty zasadami udostępniania określonymi w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Akty małżeństw i zgonów, sporządzone w odrębnych księgach z lat 1935-1941, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby już po wejściu w życie p.a.s.c. (tj. z końcem odpowiednio 2015 r. - 2021 r.), zaś termin przekazania do archiwum państwowego (w ciągu dwóch lat od po upływie terminu przechowywania - art. 129 ust 3 p.a.s.c.) upłynąłby odpowiednio w latach 2017-2023, jako materiał archiwalny powinny byłyby znajdować się w archiwum państwowym. Z kolei księgi małżeństw z lat 1942-1943, dla których 80 letni okres przechowywania upłynąłby z końcem odpowiednio 2022 r. - 2023 r., zaś dwuletni termin przekazania do archiwum państwowego upłynąłby odpowiednio w latach 2024-2025, podlegałyby udostępnieniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w K. na zasadach archiwalnych. Nie posiadałyby jeszcze statusu materiału archiwalnego i podlegałyby udostępnieniu na podstawie przepisów p.a.s.c. księgi małżeństw i zgonów lat 1944-1945 dla których 80 letni okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego upływałby dopiero w latach 2024-2025. Uwzględniając jednak, że większość aktów stanu cywilnego, do których - w celu sporządzenia fotokopii - dostępu żąda skarżący zarejestrowano w łączonych księgach urodzeń, łączonych księgach małżeństw i łączonych księgach zgonów, obejmujących lata 1890 -1945 zauważyć należy, że termin przechowywania takich ksiąg - zgodnie z art. 128 ust. 1 zd. 2 p.a.s.c. liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi sporządzonej w danej łączonej księdze tj. od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni akt w księdze. Jednocześnie, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika, że udostępnianie przez kierownika USC - na zasadach archiwalnych - aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego, prowadzonych przez dniem wejścia w życie p.a.s.c., odbywa się po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Tym samym, dopiero po upływie terminu przechowywania (w dniu 31 grudnia 2045 r.) wszystkie akty z danej księgi łączonej, jako podlegające przekazaniu do archiwum państwowego, będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego do czasu przekazania ich do Archiwum Państwowego (tj. co winno nastąpić do 31 grudnia 2047 r.). Oznacza to, że termin przechowywania tych ksiąg upłynie dopiero 31 grudnia 2045 r. i dopiero po tej dacie wszystkie akty z danej księgi łączonej będą mogły być udostępniane na zasadach archiwalnych. Do tego czasu wszystkie akty z księgi łączonej mogą być udostępniane tylko w trybie przewidzianym przez przepisy p.a.s.c. i podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. W związku z powyższym, zarzut skarżącego który dotyczy naruszenia przez organ l instancji art. 16 a ust. 1, art. 16 b ust 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., opartego na przekonaniu, że wykładnia przepisów p.a.s.c., wyrażająca się w przyjęciu, że wspólny okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w ramach księgi łączonej oznacza także wspólny okres udostępniania aktów, uznano za niezasadny. Chociaż w orzecznictwie sądów administracyjnych istnieją rozbieżne stanowiska w tej kwestii, organ odwoławczy podzielił pogląd, że akt stanu cywilnego zarejestrowany w łączonej księdze stanu cywilnego dzieli los prawny całej księgi. Z zestawienia treści art. 128 ust. 1 i 1a oraz art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika, że warunkiem udostępnienia aktów na zasadach archiwalnych jest upływ okresów przechowywania, które dla ksiąg łączonych liczy się od zamknięcia ostatniej księgi w danym woluminie. W świetle powyższego stwierdzono, że zastosowana przez organ I instancji interpretacja przepisów była prawidłowa. Akty, o które wnioskował skarżący, sporządzone w księgach łączonych zawierające akty z lat 1890- 1945 a także akty sporządzone w łączonych księgach prowadzonych wiatach 1891-1945, 1921-1945, 1905-1945 nie stały się jeszcze dokumentami archiwalnymi, do których dostęp może uzyskać każdy na zasadach powszechnej dostępności materiałów archiwalnych. Ich udostępnienie jest możliwe wyłącznie na zasadach określonych w p.a.s.c., co oznacza konieczność wykazania uprawnienia do otrzymania odpisu, wynikającego wprost z ustawy (np. pokrewieństwo) lub udowodnienia interesu prawnego. Z dokumentacji niniejszej sprawy wynika bezsprzecznie, że skarżący nie udowodnił, że należy do kręgu podmiotów bezpośrednio uprawnionych na mocy przepisów ustawy do otrzymania odpisów aktów o których udostępnienie w formie fotokopii wnioskuje, ani nie wykazał w sposób obiektywnie sprawdzalny czy i jaki wpływ uzyskanie dostępu do danych zawartych w tych aktach miałoby na jego sytuację prawną. Chęć zapoznania się z treścią przedmiotowych aktów z uwagi na profil swoich zainteresowań (prowadzenie poszukiwań genealogicznych) nie wypełnia bowiem wartości na jakich jest oparty interes prawny. W związku z powyższym – zdaniem organu odwoławczego - nie było podstaw do udostępnienia aktów stanu cywilnego (urodzeń, małżeństw i zgonów) sporządzonych w przechowywanych przez Urząd Stanu Cywilnego w K. łączonych księgach metrykalnych, prowadzonych do 1945 roku. Odrębnej analizie poddano kwestię ksiąg, które formalnie stanowią już materiał archiwalny, ale wciąż znajdują się w zasobach urzędu. Organ I instancji słusznie zauważył, że nawet w takim przypadku dostęp nie jest bezwarunkowy i wymaga oceny pod kątem ograniczeń wynikających z art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w szczególności z konieczności ochrony dóbr osobistych i danych osobowych. Jednym z takich dóbr jest kult pamięci osoby zmarłej, który jest prawem osób bliskich. Aby organ mógł ocenić, czy udostępnienie materiałów nie naruszy czyichś dóbr osobistych, wniosek musi być sformułowany precyzyjnie i wskazywać dane konkretnego aktu. W ocenie organu odwoławczego, zarówno we wniosku jak i w piśmie z dnia 23 lipca 2024 r. skarżący nie sprecyzował które (spośród sporządzonych w pięciu podlegających udostępnieniu na zasadach archiwalnych księgach metrykalnych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w K.) akty stanu cywilnego są przedmiotem jego zainteresowania. Na podstawie wyjaśnień skarżącego nie sposób także wywieść czy poszukiwania genealogiczne dotyczą jego krewnych czy osób trzecich. W świetle deklarowanego celu pozyskania danych z akt stanu cywilnego (publikacja na stronie internetowej Polskiego Towarzystwa Genealogicznego) utrudnia to zaś zbadanie, czy, czyje i w jakim zakresie dobra osobiste lub dane osobowe związane z treścią tych aktów zostałyby zagrożone. Wobec tego, brak informacji pozwalających na dokonanie oceny pod kątem ograniczeń z art. 16b ust. 1 pkt 2 również uzasadniał odmowę uwzględnienia żądania skarżącego. W skardze wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżący zaskarżonej decyzji zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez: - niewłaściwe zastosowanie art. 128 ust. 1 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji; - niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., w sytuacji gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie ustawy p.a.s.c. jasno stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie p.a.s.c., po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a zgodnie z art. 16a ust. 1 tej ustawy każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a ww. ustawy podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych; - niewłaściwe zastosowanie art. 45 ust. 1 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis dotyczy wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje, skarżący nigdy o odpis aktu nie występował i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji; - niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy ten przepis stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego czy upłynął 2 okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji; - niewłaściwe zastosowanie art. 16b ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w związku z art. 130 ust. 4 p.a.s.c., poprzez przyjęcie, że ma tutaj zastosowanie, i może być nie tylko podstawą odmowy udostępnienia tych ksiąg, ale wręcz podstawą do nieprzekazywania ich do archiwum państwowego, co jest jawnie sprzeczne z p.a.s.c. w zakresie nieprzekazywania ksiąg do archiwum, a z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w szczególności z art. 16b ust. 2 pkt. 1 tej ustawy) w zakresie nieudostępniania tych ksiąg. W uzasadnieniu skargi, skarżący rozwinął powyższe zarzuty. W oparciu o powyższe zarzuty, skarżący w przypadku uwzględnienia skargi wniósł o zwrot kosztów przedmiotowego postępowania w tym kosztów zastępstwa prawnego według norm przepisanych. W odpowiedzi na skargę Wojewoda Małopolski wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje: Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej p.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego w sposób, który miał wpływ na wynik sprawy, bądź przepisów postępowania w stopniu, który mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a także stosują środki określone w ustawie. Sąd administracyjny, zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a., rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a p.p.s.a. Skarga zasługiwała na uwzględnienie. W analogicznych sprawach do niniejszej zapadły wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23, z dnia 1 kwietnia 2025 r. sygn. III SA/Kr 2076/24, opubl. w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych). Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie w pełni podziela wyrażone tam stanowisko, dlatego też częściowo posłuży się argumentami zawartymi w tych wyrokach. Spór w kontrolowanej sprawie sprowadzał się do oceny zasadności odmowy udostępnienia skarżącemu (wykonania fotokopii) akt stanu cywilnego zarejestrowanych w łączonej księdze metrykalnej. Według orzekających organów administracji publicznej, żądane przez skarżącego dokumenty, nie są materiałem archiwalnym i nie mogą być udostępnione na zasadach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Stanowisko to nie było trafne. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 4). Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4 (ust. 5). Stosownie natomiast do tego ostatnio wskazanego przepisu, dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, mogą być wydawane w przewidzianej przepisami formie - na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny. Stosownie do art. 128 ust. 1 p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Ustęp 1a tego przepisu stanowi, że jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. Jak stanowi natomiast art. 130 ust. 4 p.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Z uwagi na odesłanie zawarte w ostatnio przywołanym przepisie zwrócić należy uwagę na art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten wyraża ogólną regułę wskazującą, iż prawo dostępu do materiałów archiwalnych przysługuje każdemu. Z kolei art. 16b ust. 1 stanowi, że dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu: 1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach: a) o ochronie informacji niejawnych, b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych; 2) ze względu na ochronę: a) dóbr osobistych, b) danych osobowych; 3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 2. Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku: 1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń - po 100 latach, b) małżeństw i zgonów - po 80 latach (...). Z powołanego powyżej przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i ust. 1a p.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Tak więc, z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu, a nie udostępnianiu ww. materiałów. W rezultacie, zdaniem Sądu, art. 128 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania. Wskazany więc wyżej obowiązek udostępnienia materiałów archiwalnych, powstaje zatem każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Istota tej regulacji polega bowiem na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 28 listopada 2022 r., sygn. III SA/Kr 831/22, z dnia 1 kwietnia 2025 r., sygn. III SA/Kr 2076/24, opubl. w CBOSA). Wykładnia art. 130 ust. 4 p.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Z uwagi zaś na powyższe dostrzec trzeba, że z art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika jasno, że materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego, podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. a i b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Jak zaś wyżej wskazano, kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w art. 16b ust. 2. W ocenie Sądu, wadliwe było zatem stanowisko przyjęte w zaskarżonej decyzji utożsamiające kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącą materiałów z ksiąg stanu cywilnego z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Końcowo, należy wskazać, iż trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 p.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tak. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 marca 2023 r., sygn. II OSK 192/22; z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. II OSK 1243/21, z dnia 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 417/17 oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych np. w Rzeszowie z dnia 29 listopada 2023 r., sygn. II SA/Rz 1009/23 czy w Krakowie z dnia 1 lutego 2024 r., sygn. III SA/Kr 1512/23 i z dnia 1 kwietnia 2025 r., sygn. III SA/Kr 2076/24, opubl. w CBOSA). Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zdaniem Sądu, orzekające organy administracji dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając tę sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącego. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy, przy czym ustalenia w tym zakresie winny być konkretne. Mając na względzie powyższe, Sąd uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzająca ją decyzję organu I instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 135 p.p.s.a. O kosztach postępowania Sąd orzekł na zasadzie art. 200 p.p.s.a. w zw. z art. 210 § 2 p.p.s.a.