III SA/Kr 257/21

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Hanna Knysiak-Sudyka Sędziowie: Sędzia WSA Ewa Michna ASR WSA Marta Kisielowska (spr.) po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 12 kwietnia 2021 r. sprawy ze skargi K. J. na postanowienie Komendanta Wojewódzkiego Policji z dnia 15 grudnia 2020 r., nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie oraz utrzymane nim w mocy postanowienie Komendanta Powiatowego Policji. Postanowieniem z dnia 15 grudnia 2020 r. nr [...] Komendant Wojewódzki Policji utrzymał w mocy postanowienie Komendanta Powiatowego Policji z dnia [...] 2020 r. nr [...] odmawiające udostępnienia akt sprawy K. J. (dalej: "skarżący"). Podstawę prawną postanowienia stanowił art. 123 § 1 i art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm., dalej "k.p.a."). Zaskarżone postanowienie zostało wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym. W dniu 23 listopada 2020 r. skarżący złożył do Komendanta Powiatowego Policji wniosek o udostępnienie akt sprawy, w której wydano postanowienie z dnia 12 listopada 2020 r., nr [...] (znak sprawy [...]) w formie kopii cyfrowych przesłanych zwrotnie za pośrednictwem platformy e-puap, względnie z ostrożności procesowej kserokopii akt sprawy celem zapoznania się z nimi i tym zakresie możliwości działania w instancyjnej i pozainstancyjnej kontroli aktu odmowy. W uzasadnieniu skarżący wskazał, że zagwarantowanie dostępu do akt sprawy jest uzasadnione względami epidemiologicznymi. Postanowieniem z dnia [...] 2020 r., nr [...] Komendant Powiatowy Policji odmówił udostępnienia akt sprawy. W uzasadnieniu wskazał, że postępowanie o wydanie zaświadczenia stanowi rodzaj uproszczonego i w znacznym stopniu odformalizowanego postępowania o charakterze administracyjnym, w którym nie ma strony, tylko wykonuje się czynność materialno-techniczną. Wydanie zaświadczenia jest czynnością faktyczną, a w rezultacie nie wymaga gromadzenia materiału dowodowego. Organ I instancji podniósł ponadto, że komplet dokumentacji mieszkaniowej zawierającej m. in. decyzję [...] Komendanta Rejonowego Policji oraz eliminującą ją z obiegu decyzję [...] Komendanta Powiatowego Policji, skarżący odebrał osobiście w siedzibie Komendy Powiatowej Policji w dniu 27 sierpnia 2014 r. Od daty wydania dokumentacji stan prawny nie uległ zmianie. Komendant Powiatowy Policji wskazał, że żądania skarżącego mają wyłącznie polemiczny i kolekcjonerski charakter, nie znajdujący odzwierciedlenia w stanie faktycznym, jak i uregulowaniach prawnych. W zażaleniu na postanowienie Komendanta Powiatowego Policji skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania organowi I instancji. Komendant Wojewódzki Policji, utrzymując w mocy zaskarżone postanowienie wskazał, że zarzuty skarżącego nie zasługują na uwzględnienie, mają bowiem wyłącznie polemiczny charakter. W ocenie organu, skarżący w sposób celowy i z premedytacją dokonuje kolejnych czynności procesowych, kierując się wyłącznie chęcią zarzucenia organu bardzo dużą ilością spraw, a nie rozpoznaniem i zbadaniem istoty sprawy. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, skarżący wniósł o uchylenie postanowienia organu I i II instancji oraz zobowiązanie Komendanta Powiatowego Policji do niezwłocznego udostępnienia stronie akt postępowania. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, wskazując, że żądane przez skarżącego materiały zostały mu uprzednio wydane. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie, choć Sąd nie podziela zawartej w niej argumentacji. Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania, czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Art. 73 § 2 k.p.a. stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 73 § 3 k.p.a.). Zgodnie natomiast z art. 74 § 1 k.p.a., przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 74 § 2 k.p.a.). Art. 217§1 k.p.a. stanowi, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o jego wydanie. Zgodnie z art. 218§ 2 k.p.a. organ przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Sąd rozpatrujący niniejszą sprawę podziela pogląd zwarty w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, że pojęcie akt administracyjnych użyte w art. 74 k.p.a. nie może być ograniczone wyłącznie do akt postępowania ogólnego administracyjnego, lecz dotyczy również akt postępowania w sprawach wydawania zaświadczeń (tak wyrok WSA w Warszawie z 5 kwietnia 2018 r., II SA/Wa 1403/17 CBOSA). W rezultacie, przepisy art. 73 i 74 k.p.a. znajdują zastosowanie do postępowania o wydanie zaświadczenia, choć niewątpliwie zawartość tych akt ma odmienny charakter niż akt postępowania administracyjnego ogólnego. Co do zasady bowiem w ramach postępowania o wydanie zaświadczenia nie prowadzi się postępowania dowodowego, a zatem w pewnych sytuacjach akta takie mogą składać się wyłącznie z wniosku i zaświadczenia, czy też wniosku i postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia. W niniejszej sprawie organy uzasadniły odmowę udostępnienia akt uprzednim przekazaniem skarżącemu akt innej sprawy administracyjnej, której dotyczył wniosek o wydanie zaświadczenia. Tymczasem, należy podzielić pogląd, że nie można odmówić stronie wydania odpisu lub kopii dokumentu z akt, powołując się na to, że uprzednio został jej wydany odpis tego dokumentu (por. wyrok WSA w Białymstoku z dnia 21 sierpnia 2014 r., II SAB/Bk 24/14, CBOSA). Organ nie może również uzasadniać odmowy ilością spraw zainicjonowanych przez skarżącego, trudnościami organizacyjnymi związanymi z zaangażowaniem środków osobowych, czy też faktem, że akta danej sprawy składają się w przeważającej części z dokumentów znanych, czy też wydanych już skarżącemu (tak wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 lipca 2020 r., I OSK 2568/19, CBOSA). Art. 73 § 3 K.p.a. odróżnia przeglądanie akt sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów (art. 73 § 1) od uwierzytelnienia odpisów i kopii z akt sprawy (art. 73 § 2). W pierwszym przypadku strona zapoznaje się z aktami sprawy, to jest przegląda dokumenty włączone do akt sprawy, odczytuje ich treść, zapisuje swoje spostrzeżenia dotyczące akt sprawy, kopiuje dokumenty w całości lub w części itp. Strona może to uczynić zarówno w siedzibie organu, jak i poprzez system teleinformatyczny organu. Z kolei uwierzytelnienie nie ma na celu zapoznania się przez stronę z treścią akt sprawy, lecz polega na dostarczeniu stronie sporządzonego przez organ i uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy lub tylko na umieszczeniu przez ten organ adnotacji o zgodności z oryginałem kopii lub odpisu sporządzonego przez stronę. Strona może zapoznawać się, sporządzać odpisy oraz kopie, a także żądać wydania uwierzytelnionych odpisów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. W przypadku, gdyby organ miał wątpliwość co do treści żądania, powinien zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a. wezwać skarżącego do sprecyzowania żądania, w szczególności wskazania co jest jego rzeczywistą wolą, a także o jakie dokumenty chodzi skarżącemu. Sąd podziela stanowisko wyrażone w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 kwietnia 2020 r. (sygn. akt I OSK 2568/19, CBOSA), zgodnie z którym art. 73 § 3 K.p.a. nie nakłada na organ obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy administracyjnej poprzez prowadzony system teleinformatyczny. W świetle art. 73 § 3 k.p.a. organ administracyjny może zatem zapewnić stronie dokonywanie pewnych czynności, tj. wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, w sposób przewidziany tym przepisem, o ile: i) ma własny system teleinformatyczny przeznaczony do realizacji tych zadań publicznych, ii) akta sprawy są prowadzone w całości postaci elektronicznej lub poszczególne dokumenty żądane przez stronę mają taką postać, iii) nastąpiło uwierzytelnienie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, ewentualnie przy zastosowaniu innych technologii uwierzytelniania w systemie teleinformatycznym. Tym samym, z treści art. 73 § 3 k.p.a. nie wynika obowiązek organu administracyjnego przekształcania akt administracyjnych sprawy lub ich części (poszczególnych dokumentów) prowadzonych w postaci papierowej do postaci cyfrowej w celu ich udostępnienia stronie w tej formie, jak również obowiązek ich udostępniania w ogóle za pomocą jakichkolwiek środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej), lecz tylko za pośrednictwem własnego sytemu teleinformatycznego. W grę wchodzą zatem wdrożone w konkretnym organie narzędzia informatyczne i systemy kancelaryjne, tzw. systemy obiegu dokumentów (włącznie z elektronicznym zarządzeniem dokumentacją, EZD), które umożliwiają udostępnienie akt w postaci elektronicznej, jak również umożliwiają elektroniczne komunikowanie się ze stroną na wskazany przez nią adres elektroniczny. Nie oznacza to jednak, że organ może odmówić stronie powyższego sposobu wglądu do akt sprawy, nie uzasadniając w sposób dostateczny swojego stanowiska w tym zakresie. Organ, odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 K.p.a., przede wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie. W przypadku, gdy w/w wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia winien wykazać, dlaczego – mimo potencjalnej możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 K.p.a. w omawianej elektronicznej formie – odmawia takiego sposobu zapewnienia stronie przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu było zarzucić dowolności. Należy również podnieść, że zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego, w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy (uchwała NSA z 8 października 2018 r., I OPS 1/18). Oczywiście z zastrzeżeniem konieczności poniesienia kosztów przez stronę wnioskującą o ich wydanie (wyrok WSA w Białymstoku z dnia 21 sierpnia 2014 r., II SAB/Bk 24/14, CBOSA). Ponownie rozpoznając wniosek skarżącego organ rozważy możliwość udostępnienia akt w sprawie, w której zostało wydane postanowienie Komendanta Powiatowego Policji z dnia [...] 2020 r., nr [...] w sposób wskazany we wniosku przez skarżącego. Mając na względzie powyższe, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 a i c p.p.s.a. orzekł jak w sentencji.