III SA/Łd 513/19

Dnia 17 lipca 2019 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, Wydział III w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Krzysztof Szczygielski Sędziowie Sędzia WSA Monika Krzyżaniak (spr.) Sędzia NSA Janusz Nowacki Protokolant Sekretarz sądowy Blanka Kuźniak po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 17 lipca 2019 roku sprawy ze skarg P. M. na postanowienia Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w Ł. z dnia [...] nr [...] oraz [...] w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia odwołania oraz stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji o zwolnieniu ze służby w Służbie Więziennej 1. uchyla zaskarżone postanowienia; 2. zasądza od Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w Ł. na rzecz skarżącego P. M. kwotę 994 (dziewięćset dziewięćdziesiąt cztery) zł tytułem zwrotu kosztów postępowania; 3. zwraca z funduszu Skarbu Państwa - Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi na rzecz P. M. kwotę 200,- (dwieście) zł uiszczoną tytułem wpisów sądowych od skarg zaksięgowanych w dniu 19 kwietnia 2019 roku, pod poz. 1542 oraz pod poz. 1543. Postanowieniem numer [...] z dnia [...] Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej w [...] działając na podstawie art. 58 i art. 59 § 2 w zw. z art. 129 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U z 2018 r.; poz. 2096; dalej: k.p.a.) odmówił P. M. przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] w przedmiocie zwolnienia z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej. Jednocześnie postanowieniem z tej samej daty nr [...] Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej w [...] działając na podstawie art. 134 w zw. z art. 129 § 2 k.p.a. stwierdził uchybienie przez P. M. terminu do wniesienia odwołania od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] w przedmiocie zwolnienia z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej. W uzasadnieniu postanowień organ wskazał, że decyzją z [...] Dyrektor Aresztu Śledczego w [...] orzekł o zwolnieniu P. M. ze służby w Służbie Więziennej w związku z dwukrotnym nieusprawiedliwionym niestawieniem się na badania, wyznaczone przez komisję lekarską. Przedmiotowa decyzja została wysłana w dniu 28 grudnia 2018 r. na adres zamieszkania strony tj.: [...], ul. [...], za pośrednictwem operatora pocztowego - Poczty Polskiej. Wobec braku możliwości doręczenia przesyłki adresatowi lub dorosłemu domownikowi, operator pocztowy w dniu 2 stycznia 2019 r. zostawił zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w swojej placówce pocztowej. Wobec niepodjęcia przez P. M. przesyłki w terminie, operator pocztowy w dniu 10 stycznia 2019 r. zostawił powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Adresat przesyłki nie odebrał jej i w dniu 21 stycznia 2019 r. operator pocztowy zwrócił przesyłkę do nadawcy - Aresztu Śledczego w [...]. Organ powołując treść art. 44 § 4 k.p.a., wskazał, że w opisanym stanie faktycznym, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia czternastodniowego okresu przechowywania przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Oznacza to zatem, że decyzja została doręczona P. M. w dniu 17 stycznia 2019 r., a termin odwołania upłynął w dniu 31 stycznia 2019 r. Pismem z dnia 26 lutego 2019 r., doręczonym do Okręgowego Inspektoratu w dniu 1 marca 2019 r., P. M. wniósł odwołanie od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...], a w odwołaniu zawarł wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Na uzasadnienie wniosku o przywrócenie terminu podniósł, że nie otrzymał żadnego awiza przesyłki. W tak ustalonym stanie faktycznym sprawy, Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej w [...] odnosząc się do treści art. 58 k.p.a. wskazał, że twierdzenie P. M., że nie otrzymał od operatora pocztowego żadnego zawiadomienia o przesyłce są gołosłowne, pozostają w sprzeczności z dokumentacją przekazaną przez operatora i nie zasługują na uznanie zasadności wniosku o przywrócenie terminu. Przyjęcie takiego argumentu, tylko na podstawie zgłoszenia strony, stanowiłoby zaprzeczenie instytucji doręczenia przesyłek w trybie uregulowanym w art. 44 k.p.a. Dla oceny prawdopodobieństwa twierdzeń strony, że do uchybienia terminowi doszło bez jego winy istotne jest również to, iż decyzja o zwolnieniu ze służby w Służbie Więziennej stała się wykonalna po jej doręczeniu. W konsekwencji P. M. nie wypłacono w dniu 1 lutego 2019 r. uposażenia za luty, natomiast wypłacono należne w związku ze zwolnieniem ze służby świadczenia pieniężne których wysokość była zdecydowanie wyższa od jednomiesięcznego uposażenia. Mimo otrzymania świadczeń związanych ze zwolnienie ze służby oraz posiadania przez P. M. wiedzy, że toczy się wszczęte w dniu 31 października 2018 r. postępowanie administracyjne w przedmiocie zwolnienia go ze służby, dopiero w dniu 26 lutego 2019 r. (data sporządzenia pisma zatytułowanego "odwołanie"), podjął działania w przedmiotowej sprawie. Przy takich ustaleniach w ocenie organu uznać należy, że strona nie dotrzymała 7 dniowego terminu na złożenie wniosku. W ocenie Dyrektora Okręgowej Służby Więziennej brak jest zatem podstaw do przywrócenia P. M. terminu do wniesienia odwołania, bowiem nie uprawdopodobnił on, że do uchybienia terminu doszło bez jego winy, a jednocześnie złożenie wniosku o przywrócenie terminu nastąpiło z uchybieniem 7 dniowego terminu. Ponadto, wobec faktu, że termin na wniesienie odwołania upłynął w dniu 31 stycznia 2019 r., P. M. wnosząc odwołanie w dniu 26 lutego 2019 roku uchybił terminowi do wniesienia odwołania. Uchybienie terminu jest okolicznością obiektywną i w razie jego stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości, niż wydać postanowienie przewidziane w art. 134 k.p.a. W skargach wniesionych do Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Łodzi na postanowienia organu z dnia [...] Nr [...] i [...] P. M. zarzucił naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, to jest: 1. art. 58 § 1 k.p.a. poprzez odmowę przywrócenia terminu do wniesienia odwołania, w sytuacji gdy skarżący uprawdopodobnił, że uchybienie nastąpiło bez jego winy; 2. art. 129 § 2, art. 40 § 1 oraz art. 44 § 4 k.p.a. – poprzez błędne przyjęcie, że doszło do uchybienia terminowi do wniesienia odwołania od decyzji, w sytuacji gdy decyzja ta została w rzeczywistości doręczona dnia xxx, a termin do wniesienia odwołania został zachowany; 3. art. 78 § 1 oraz art. 77 § 1 k.p.a. poprzez nieuwzględnienie wniosków dowodowych co do okoliczności mających istotne znaczenie dla rozpatrywanej sprawy, to jest wniosków o przesłuchanie strony, co do braku zawiadomień o nadaniu korespondencji oraz o skierowanie reklamacji do Poczty Polskiej celem wyjaśnienia wskazanej sytuacji, co skutkowało wydaniem postanowienia opartego na niepełnym materiale dowodowym. W oparciu powyższe zarzuty skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonych postanowień w całości oraz zasądzenie od Skarbu Państwa – Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w [...] zwrotu kosztów postępowania wywołanych wniesionymi skargami, w tym kosztów zastępstwa w postępowaniu przed sądem administracyjnym według norm przepisanych. W uzasadnieniu skarżący podniósł, że odwołanie od decyzji z dnia [...] wniósł 26 lutego 2019 roku, wskazując, że o zaskarżonej decyzji dowiedział się w rzeczywistości w dniu xxxx. Podał dalej, że nie otrzymał od operatora pocztowego żadnego zawiadomienia (tzw. awiza) o próbie doręczenia jakiejkolwiek przesyłki pocztowej. Wobec tego nie miał żadnej możliwości zapoznania się z decyzją w terminach wskazanych w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. O wydaniu decyzji dowiedział się dopiero na skutek własnej aktywności – kontaktu z dyrekcją Aresztu Śledczego w [...]. Na jego rachunku pojawił się bowiem przelew z odprawą – wskutek zwolnienia go ze służby wspomnianą decyzją. W terminach, w których podjęto rzekomo próby doręczenia przesyłki skarżący pozostawał na zwolnieniu lekarskim, w związku z czym przez zdecydowaną większość czasu przebywał w mieszkaniu. Tym samym zachodzi niewielkie prawdopodobieństwo, że listonosz podjął w tym okresie próbę doręczenia przesyłki. Ponadto skarżący w związku z przedłużającym się okresem zwolnienia lekarskiego, pozostawał w regularnym kontakcie z przełożonym, który w żaden sposób nie poinformował go ani o wydaniu decyzji, ani o problemach z doręczeniem przesyłki. Podkreślił, iż w odwołaniu zawarł wniosek o przesłuchanie go na okoliczność nieotrzymania jakiegokolwiek powiadomienia o kierowanej do niego korespondencji. Wniósł ponadto o skierowanie reklamacji do Poczty Polskiej, celem wyjaśnienia opisanej sytuacji. Wnioski te nie zostały przez organ rozpoznane – organ nie odniósł się do nich w uzasadnieniu, wskazując jedynie, że termin upłynął 31 stycznia 2019 r. W odpowiedziach na skargi organ wniósł o ich oddalenie. Postanowieniem wydanym na rozprawie w dniu 17 lipca 2019 r. w spr. o sygn. akt III SA/Łd 513/19 Wojewódzki Sąd Administracyjny, na podstawie art. 111 § 2 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm. dalej: "p.p.s.a."), połączył do wspólnego rozpoznania i rozstrzygnięcia ze sprawą o sygn. akt III SA/Łd 513/19, sprawę o sygn. akt III SA/Łd 514/19. Powołany przepis stanowi, że sąd może zarządzić połączenie kilku oddzielnych spraw toczących się przed nim w celu ich łącznego rozpoznania lub także rozstrzygnięcia, jeżeli pozostają one ze sobą w związku. W rozpoznawanej sprawie wszystkie skargi ze względu stan faktyczny i istotę spornych zagadnień prawnych, pozostawały ze sobą w związku w rozumieniu ww. przepisu. Uzasadnione było więc połączenie postępowań sądowych, wszczętych odrębnymi skargami, do łącznego ich rozpoznania i rozstrzygnięcia. Sprawę o sygn. III SA/Łd 514/19 zakreślono w repertorium sądowym, a obie sprawy prowadzone są obecnie pod sygnaturą akt III SA/Łd 513/19. Pełnomocnik skarżącego oświadczył na rozprawie, że data, która w skardze została opisana jako "xxx", to data 21 lutego 2019 r., kiedy skarżący udał się do Aresztu Śledczego w [...] i zapoznał z decyzją o zwolnieniu ze służby. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skargi P. M. okazały się zasadne. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2107 ze zm.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 § 1 p.p.s.a., który stanowi, że sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Ponadto, stosownie do art. 135 p.p.s.a., sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne do końcowego jej załatwienia . Zgodnie natomiast z art. 145 § 1 p.p.s.a., uwzględnienie przez sąd administracyjny skargi i uchylenie decyzji (postanowienia) następuje gdy sąd stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania, inne naruszenie przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy. Przedmiotem kontroli w rozpoznawanej sprawie są dwa postanowienia Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w [...] z dnia [...]: 1/ o nr [...] w przedmiocie odmowy przywrócenia P. M. terminu do wniesienia odwołania od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] o zwolnieniu z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej i 2/ o nr [...] w przedmiocie uchybienia przez P. M. terminowi do wniesienia odwołania od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] o zwolnieniu z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej. W pierwszej kolejności wyjaśnić należy, że niewątpliwie przed merytorycznym rozpoznaniem sprawy organ odwoławczy obowiązany jest zbadać, czy odwołanie jest dopuszczalne oraz czy zostało wniesione z zachowaniem terminu. Warunkiem bowiem skuteczności wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji jest zachowanie ustawowego terminu do jej dokonania. Zgodnie z treścią art. 129 § 2 k.p.a., odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Z kolei w myśl art. 134 k.p.a., organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Z przywołanego wyżej unormowania, w którym ustawodawca posłużył się kategorycznym zwrotem "stwierdza" wynika, że na organie odwoławczym ciąży obowiązek wydania postanowienia o stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania w każdym przypadku, gdy takie uchybienie miało miejsce. Uchybienie terminu do wniesienia odwołania musi być jednoznaczne i mieć pełne oparcie w zgromadzonym materiale dowodowym sprawy. Warunkiem wydania rozważanego postanowienia jest w pierwszej kolejności bezsporne ustalenie daty, w której organ skutecznie doręczył stronie decyzję wydaną w toku postępowania pierwszoinstancyjnego, bowiem bieg terminu do wniesienia odwołania rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy doręczenie było prawidłowe. Zatem organ winien dysponować niebudzącym wątpliwości dokumentem zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji przez adresata lub inną osobę, gdy doręczenie decyzji nastąpiło na podstawie art. 42 lub art. 43 k.p.a. Natomiast w sytuacji, gdy - w ocenie organu - miało miejsce doręczenie na podstawie art. 44 k.p.a., określane potocznie mianem "zastępczego" lub "w trybie awizo", w aktach sprawy winna znajdować się przesyłka wraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru dokumentującym bezwzględnie prawidłowe wykonanie przez doręczyciela wszystkich czynności przewidzianych wspomnianą normą prawną. Ponadto, przepis art. 58 § 1 k.p.a. stanowi, że w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin (art. 58 § 2 k.p.a.). Przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej jest możliwe tylko wówczas, gdy uchybienie terminu rzeczywiście nastąpiło. Zgodnie z treścią art. 58 k.p.a. organy administracji publicznej mogą orzec o przywróceniu uchybionego terminu na wniosek strony, gdy zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki: uchybienie terminowi nastąpiło bez winy zainteresowanego i brak winy zostanie uprawdopodobniony, zainteresowany złożył wniosek o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia terminu oraz zainteresowany dopełni czynności, dla której termin był określony, jednocześnie ze złożeniem wniosku o przywrócenie terminu. Z treści art. 58 k.p.a. wynika, że główną przesłanką przywrócenia terminu jest uprawdopodobnienie przez osobę zainteresowaną braku winy w uchybieniu terminu. W doktrynie i orzecznictwie ugruntowane jest już stanowisko, że jako kryterium przy ocenie winy w uchybieniu terminu procesowego należy przyjąć obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy. Przywrócenie terminu nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. Przywrócenie terminu może mieć miejsce jedynie wtedy, gdy uchybienie to nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Instytucja przywrócenia terminu ma zatem zastosowanie w sytuacji, gdy strona nie dokonała czynności w terminie. Wówczas, nie kwestionując faktu bezskutecznego upływu terminu, strona wykazuje brak swojego zawinienia w niedokonaniu czynności w terminie. Brak skutecznego doręczenia pisma (decyzji) oznacza natomiast, że termin nie rozpoczął swojego biegu. W przypadku więc, gdy termin nie rozpoczął swojego biegu z powodu naruszenia przepisów o doręczeniu, nie może być mowy o przywróceniu terminu. Nie można, bowiem przywrócić terminu, który nie rozpoczął swojego biegu. W takim przypadku wniosek o przywrócenie terminu jest bezprzedmiotowy (por. S. Babiarz, B. Dauter, B. Gruszczyński, R. Hauser, A. Kabat, M. Niezgódka - Medek. Ordynacja podatkowa. Komentarz. LexisNexis, wyd. 6, str.713; post. NSA z 19 września 2012 r., sygn. akt I FSK 1123/12, publ. http://orzeczenia.nsa.gov.pl). Istota sporu w rozpoznawanej sprawie dotyczy oceny, czy prawidłowo została doręczona skarżącemu decyzja Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] o zwolnieniu z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej, a w razie twierdzącej odpowiedzi na to pytanie, czy wystąpiły przesłanki przywrócenia terminu do wniesienia odwołania oraz czy zasadnie organ uznał, iż strona uchybiła terminowi do wniesienia odwołania. We wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania od decyzji z dnia [...] oraz w skargach do Sądu P. M. podkreśla bowiem, że nie otrzymał od operatora pocztowego żadnego zawiadomienia (tzw. awiza) o próbie doręczenia jakiejkolwiek przesyłki. O wydaniu decyzji dowiedział się dopiero na skutek własnej aktywności - kontaktu w dniu 21 lutego 2019 r. z dyrekcją Aresztu Śledczego w [...] (na jego rachunku pojawił się bowiem przelew z odprawą). Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej przyjął natomiast, że decyzja Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] o zwolnieniu P. M. z dniem 31 stycznia 2019 r. ze służby w Służbie Więziennej została doręczona skarżącemu w trybie art. 44 k.p.a. Organ wskazał, że przedmiotowa decyzja została wysłana w dniu 28 grudnia 2018 r. na adres zamieszkania strony tj.: [...], ul. [...], za pośrednictwem operatora pocztowego - Poczty Polskiej. Wobec braku możliwości doręczenia przesyłki adresatowi lub dorosłemu domownikowi operator pocztowy w dniu 2 stycznia 2019 r. zostawił zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w swojej placówce pocztowej. Z powodu niepodjęcia przez P. M. przesyłki w terminie, operator pocztowy w dniu 10 stycznia 2019 r. zostawił powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Adresat przesyłki nie odebrał jej i w dniu 21 stycznia 2019 r. operator pocztowy zwrócił przesyłkę do nadawcy - Aresztu Śledczego w [...]. Organ powołując treść art. 44 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego, wskazał, że w opisanym stanie faktycznym, doręczenie decyzji uważa za dokonane w dniu 17 stycznia 2019 r., a termin odwołania upłynął w dniu 31 stycznia 2019 r. Wobec powyższego przypomnieć należy, że w myśl art. 44 § 1 k.p.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 : 1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego; 2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. § 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. § 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Stosownie do treści art. 44 § 4 k.p.a. doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. W orzecznictwie sądów administracyjnych wypracowanym na tle przywołanego unormowania, które tutejszy Sąd w pełni podziela, podkreśla się, że procesowa instytucja doręczenia zastępczego polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej poprzez uznanie, że nastąpiło doręczenie pisma, które de facto nie miało miejsca. Warunkiem jednak przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. uznania, iż nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 44 k.p.a. zostały spełnione. Takim dowodem dla organu nie jest zwrotne potwierdzenie odbioru zawierające pełną informację, że adresat został zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i o miejscu oraz terminie z datą i podpisem doręczyciela. Zatem, aby uznać prawidłowość doręczenia decyzji w trybie art. 44 k.p.a. konieczne jest prawidłowe dokonanie wszystkich czynności przewidzianych w tym przepisie, tzn. pozostawienie w oddawczej skrzynce pocztowej adresata zawiadomienia o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej wraz z informacją o możliwości jej odbioru w terminie 7 dni licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, w przypadku niepodjęcia w powyższym terminie przesyłki - pozostawienie powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu awizowania, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Aby więc mówić o prawidłowym (skutecznym) doręczeniu zastępczym dokonanym w trybie art. 44 k.p.a., muszą zostać spełnione wszystkie powyższe warunki. W razie niedopełnienia jednej z tych czynności przez operatora pocztowego niemożliwe jest stwierdzenie, że decyzja została doręczona prawidłowo. O fakcie złożenia przesyłki na określony czas w placówce pocztowej musi być dokonana stosowna adnotacja doręczyciela na dowodzie doręczenia przesyłki. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i daty, czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 44 k.p.a. Bezwarunkowo konieczna jest wyraźna adnotacja, że doręczyciel zawiadomił adresata o przesyłce w sposób określony w art. 44 k.p.a. (vide: wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia: 31 maja 2012 r. sygn. akt I OSK 2105/11 – Lex nr 1403125, 9 stycznia 2015 r. sygn. akt II GSK 2893/14 – Lex nr 1624414, 12 stycznia 2016 r. sygn. akt II OSK 1158/14 – Lex nr 2033967, 10 kwietnia 2014 r. sygn. akt II OSK 855/14 – Lex nr 1461905, 2 lipca 2013 r. sygn. akt II OSK 572/12 – Lex nr 1372126, 4 grudnia 2012 r. sygn. akt II OSK 1367/11 – Lex nr 1367240, 4 kwietnia 2012 r. sygn. akt II OSK 695/12 – Lex nr 1145634 oraz wyroki Wojewódzkich Sądów Administracyjnych w: Warszawie z dnia 8 grudnia 2016 r. sygn. akt VIII SA/Wa 820/16 – Lex nr 2178589, z dnia 28 czerwca 2016 r. sygn. akt IV SA/Wa 470/16 – Lex nr 2113665, 23 maja 2016 r. sygn. akt VI SA/Wa 816/16 – Lex nr 2055989, Opolu z dnia 16 czerwca 2016 r. sygn. akt II SA/Op 221/16 – Lex nr 2086483, Bydgoszczy z dnia 28 października 2015 r. sygn. akt II SA/Bd 758/15 – Lex nr 1929988). W orzecznictwie przyjęto również, że w zawiadomieniu o przesyłce należy precyzyjnie podać miejsce poprzez określenie nazwy podmiotu, który przesyłkę przechowuje, oraz jego adresu. Nie wystarczy w szczególności umieścić na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i daty czy wzmianki o awizowaniu przesyłki. Niewskazanie w zawiadomieniu miejsca, w którym złożono przesyłkę do awiza, stanowi istotny brak tego dokumentu (zob. wyrok NSA z 3.02.2015 r., I OSK 1280/13, LEX nr 1808763). Zawiadomienie powinno zawierać także szczegółowe pouczenie o skutkach prawnych nieodebrania pisma w tak wyznaczonym terminie (zob. wyrok NSA z 23.06.2017 r., I OSK 1870/16, LEX nr 2339611). Na podstawie zebranego w niniejszej sprawie materiału dowodowego Sąd stwierdził, że przesyłka zawierająca decyzję Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] dokumentuje zaledwie prawdopodobne dokonanie przez doręczyciela pierwszego awiza w dniu 2 stycznia 2019 r. i zwrot przesyłki do nadawcy w dniu 17 stycznia 2019 r. Na kopercie znajduje się pieczęć "awizowano" wraz z datą "02.01...." oraz prawdopodobnie podpis doręczyciela, a także pieczęć "zwrot nie podjęto w terminie" wraz z pieczęcią urzędu pocztowego. Wobec zastosowania przez organ tzw. "żółtego" blankietu potwierdzenia odbioru brak jest faktycznej możliwości prześledzenia i rzeczywistego ustalenia kolejnych czynności, które zobligowany był wykonać doręczyciel w trybie art. 44 k.p.a., a niewątpliwie ich bezsporne ustalenie jest konieczne, ażeby przyjąć fikcję doręczenia zastępczego. Tymczasem sekwencja czynności doręczającego powinna znaleźć odzwierciedlenie w treści zwrotnego potwierdzenia odbioru. W odróżnieniu od wynikającej z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188) mocy dokumentu urzędowego, charakteryzującej potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej sporządzonego przez operatora wyznaczonego, zwrotnemu potwierdzeniu odbioru taki status z mocy przepisu ustawy nie przysługuje. Nie tylko nie kwalifikują go w ten sposób przepisy Prawa pocztowego, ale przede wszystkim nie spełnia on kryteriów zawartej w przepisie art. 244 § 1 k.p.c. definicji dokumentu urzędowego. Nie zostaje on bowiem sporządzony przez organ władzy publicznej, lecz przez przedsiębiorcę. Jednakże w orzecznictwie sądów powszechnie przyjmuje się, że dokument zwrotnego potwierdzenia odbioru także nosi cechy dokumentu urzędowego (zob. wyrok SN z 23.03.2011 r., V CZ 123/10, LEX nr 785895; postanowienie NSA z 3.04.2012 r., II GSK 496/12; wyrok NSA z 15.12.2017 r., II FSK 3341/15, LEX nr 2446460; wyrok WSA w Gdańsku z 8.06.2016 r., I SA/Gd 396/16, LEX nr 2090637). Zakres szczególnej mocy dowodowej zwrotnego potwierdzenia odbioru jest uzależniony od prawidłowości jego sporządzenia, a prawdziwość danych w nim zawartych może zostać podważona przez stronę, która twierdzi, że doręczenie było wadliwe (Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. WK 2018 W. Chróścielewski, Z. Kmieciak, A. Krawczyk, J. Wegner - Komentarz do art. 44) Tym samym stanowisko Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej o skutecznym doręczeniu decyzji organu I instancji w dniu 17 stycznia 2019 r. na podstawie art. 44 k.p.a. jest chybione i niemożliwe do zaakceptowania w świetle ugruntowanego i przywołanego na wstępie rozważań stanowiska judykatury o konieczności traktowania powyższego sposobu doręczenia jako regulacji wyjątkowej, która powinna być wykładana i stosowana ściśle. Dodatkowo zauważyć trzeba, że pismo Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia 26 kwietnia 2019 r. (a zatem sformułowane już po wniesieniu skargi do Sądu), w którym zwrócono się do Poczty Polskiej o udzielenie informacji, kiedy były awizowane 3 przesyłki kierowane do skarżącego dowodzi, że organ na podstawie dokumentacji, którą dysponował, także nie był w stanie samodzielnie ustalić tych czynności. Udzielona zaś przez Pocztę Polską S.A. Biuro Wsparcia Klientów w K. odpowiedź z dnia 10 maja 2019 r. na powyższe zapytanie, ustalona w oparciu o załączony do pisma wydruk ze strony internetowej operatora pocztowego – "Śledzenie przesyłek – Tracking" jest niewystarczająca, ażeby stwierdzić skuteczność i prawidłowość doręczenia decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] na podstawie art. 44 k.p.a. Nie wynika bowiem z tej informacji chociażby, czy zawiadomienia, które pozostawił doręczyciel w skrzynce oddawczej zawierały informację o tym, w jakim terminie i gdzie (pod jakim adresem) należy odebrać przesyłkę oraz pouczenie o skutkach prawnych nieodebrania pisma w tak wyznaczonym terminie. W przekonaniu Sądu adresat pisma, w tym wypadku skarżący, nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji niezawinionych przez siebie uchybień przy doręczaniu mu korespondencji, będących wynikiem zaniedbań organu lub podmiotu dokonującego doręczenia. Jeśli organ stoi na stanowisku, że nastąpiło skuteczne doręczenie decyzji w trybie art. 44 k.p.a., to na nim spoczywa ciężar dowodu wskazującego na prawidłowość doręczenia zastępczego. Podkreślić należy, iż niektóre składniki treści dokumentu potwierdzenia odbioru pozostają – według poglądów prezentowanych w orzecznictwie – ściśle skorelowane z elementami zawiadomienia o pozostawieniu przesyłki na poczcie bądź w urzędzie gminy. Należą doń daty i miejsce pozostawienia zawiadomienia o przesyłce. Uznano, że brak zaznaczenia daty złożenia zawiadomienia może powodować bezskuteczność doręczenia, chyba że informacja znalazła się na stronie adresowej przesyłki (zob. wyrok NSA z 23.06.2017 r., II FSK 1506/15, LEX nr 2337578). Oceniono, że brak wskazania miejsca pozostawienia zawiadomienia o przesyłce nie może podlegać konwalidowaniu przez oświadczenie organu administracji ani nawet przez umieszczenie na kopercie lub na dowiedzie potwierdzającym doręczenie pisma pieczęci urzędu pocztowego i daty czy wzmianki o awizowaniu przesyłki (zob. wyroki NSA: z 17.05.2017 r., I OSK 886/16, LEX nr 2315110; z 12.01.2016 r., II OSK 1158/14, LEX nr 2033967). Przypisywana zwrotnemu potwierdzeniu odbioru cecha niezastępowalności dowodowej ogranicza przeprowadzenie przeciwdowodu na okoliczności ujawnione w jego treści. W szczególności informacji o dacie doręczenia nie można czerpać np. z internetowego serwisu operatora pocztowego, w którym widnieje informacja o dacie doręczenia (zob. wyrok WSA w Krakowie z 31.07.2017 r., II SA/Kr 682/17, LEX nr 2376679). W ustalonym stanie faktycznym sprawy stwierdzić trzeba, że skarżący w dniu 21 lutego 2019 r. - będąc w Areszcie Śledczym w [...] uzyskał informację o wydaniu decyzji przez organ I instancji i zapoznał się z jej treścią. Z pisemnych wyjaśnień skarżącego, które Sąd ocenił jako wiarygodne w świetle zgromadzonego materiału dowodowego wynika, że w tym dniu skarżący udał się do siedziby pracodawcy. Z tego powodu, odwołanie od decyzji Dyrektora Aresztu Śledczego w [...] z dnia [...] znak [...] wniesione w dniu 26 lutego 2019 r. zostało złożone z zachowaniem terminu określonego w art. 129 § 2 k.p.a. Wydane zaś przez organ odwoławczy postanowienia o odmowie przywrócenia terminu oraz o stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji z dnia [...] nie mogły się ostać w obrocie prawnym, ponieważ podjęto je z istotnym naruszeniem art. 58, art. 59 § 2 i art. 134 k.p.a. w zw. z art. 129 § 2 k.p.a., art. 44 k.p.a., art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a., które rzutowało na wynik sprawy. Kontynuując postępowanie odwoławcze Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej w [...] zobligowany będzie uwzględnić ocenę prawną zaprezentowaną w motywach niniejszego wyroku i wobec terminowego złożenia odwołania od decyzji organu I instancji rozstrzygnąć sprawę co do meritum. Mając powyższe na względzie Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., uchylił zaskarżone postanowienia, o czym orzekł w punkcie 1 sentencji wyroku. O kosztach postępowania sądowego należnych skarżącemu od organu orzeczono w punkcie 2 sentencji wyroku na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2015 r., poz. 1800 ze zm.). Na zasądzoną kwotę 480 zł składają się koszty zastępstwa adwokackiego. O zwrocie wpis sądowego od skargi orzeczono w pkt 3 wyroku na podstawie art. 225 p.p.s.a., ponieważ zgodnie z brzmieniem art. 239 § 1 pkt 1 lit. d p.p.s.a., postępowanie sądowe ze stosunków pracy i stosunków służbowych jest wolne od opłat sądowych. R.T.