II SAB/Lu 348/14

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Maria Wieczorek-Zalewska, Sędziowie Sędzia WSA Robert Hałabis (sprawozdawca), Sędzia NSA Grażyna Pawlos-Janusz, Protokolant Starszy sekretarz sądowy Beata Basak, po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 14 kwietnia 2015 r. sprawy ze skargi T. W. na bezczynność Wójta Gminy w przedmiocie nierozpoznania wniosku z dnia 25 marca 1999 r. w sprawie świadczeń z pomocy społecznej I. oddala skargę; II. przyznaje [...] A. S. od Skarbu Państwa (Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie) kwotę 295,20 zł (dwieście dziewięćdziesiąt pięć złotych dwadzieścia groszy) tytułem kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu, w tym 55,20 zł (pięćdziesiąt pięć złotych dwadzieścia groszy) należnego podatku od towarów i usług. T. W. wniosła w dniu 5 sierpnia 2014 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skargę na bezczynność i przewlekłość wymienionych imiennie Wójtów Gminy dotyczącą jej wniosku z dnia 25 marca 1999 r. w sprawie świadczeń z pomocy społecznej. Skarżąca ogólnie zarzuciła niekompetencję pracowników organu. Wyjaśniła również, że w dniu 23 sierpnia 1999 r. wniosła do Samorządowego Kolegium Odwoławczego [...] zażalenie, przesłane do organu II instancji dnia 3 września 1999 r. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej odrzucenie, ewentualnie o oddalenie skargi jako bezzasadnej. W uzasadnieniu tego stanowiska organ wyjaśnił, że nie dysponuje już dokumentacją dotyczącą przedmiotowej sprawy, gdyż zgodnie z procedurą archiwizacji dokumentów, po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym [...], akta sprawy zostały przekazane do zniszczenia. Skarżąca zaś prawie codziennie składa pisma różnego rodzaju, a wiele dotyczy spraw z lat poprzednich. Na rozprawie w dniu 14 kwietnia 2015 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie postanowił wyłączyć do odrębnego rozpoznania skargę w części dotyczącej przewlekłości postępowania (protokół rozprawy – k. 32). Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Bezczynność organu administracji publicznej ma miejsce wówczas, gdy w prawnie określonym terminie nie podejmie on czynności lub nie wyda stosownego aktu, przy czym stan ten istnieje przynajmniej w dacie orzekania przez sąd administracyjny. Zgodnie z art. 149 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm., dalej jako "p.p.s.a."), sąd uwzględniając skargę na bezczynność (...) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu lub (...) do dokonania czynności (...). Przepis ten ma zatem zastosowanie, gdy organ, którego bezczynność zaskarżono, pozostaje w bezczynności w dacie orzekania przez sąd administracyjny. Ustanie bezczynności przed tą datą czyni niemożliwym uwzględnienie skargi i nałożenie obowiązku określonego w art. 149 p.p.s.a. – w takim bowiem przypadku postępowanie podlega umorzenia na podstawie art. 161 § 3 p.p.s.a. Sąd rozpoznając skargę na bezczynność musi zatem bezspornie ustalić, że organ nie załatwił sprawy w sposób przewidziany w ustawie. Tymczasem w sprawie niniejszej takie ustalenie – w świetle okoliczności faktycznych sprawy – nie jest możliwe. Jak bowiem wynika z odpowiedzi na skargę i załączonych do niej akt sprawy – organ nie posiada dokumentacji dotyczącej postępowania w sprawie wniosku skarżącej z dnia 25 marca 1999 r., bowiem dokumentacja tego typu podlegała archiwizacji, a następnie została zniszczona. Potwierdza to certyfikat (protokół) zniszczenia nr [...] z dnia 8 lutego 2008 r., który zaświadcza, że w tym dniu dokonano zniszczenia dokumentów otrzymanych od Ośrodka Pomocy Społecznej w [...]. Dokumenty zniszczono na podstawie zgody Archiwum Państwowego [...] nr [...] z dnia 31 grudnia 2007 r. oraz protokołu przekazania nr [...] z dnia 7 lutego 2008 r. Tym samym w sytuacji występującej w sprawie nie jest możliwie uwzględnienie skargi na bezczynność i zobowiązanie organu do załatwienia wniosku skarżącej z dnia 25 marca 2014 r. W takich okolicznościach faktycznych, ze względu na brak akt sprawy, niemożliwe jest prawidłowe ustalenie stanu faktycznego, a zobowiązanie organu do załatwienia wniosku mogłoby prowadzić do ponownego rozpoznania sprawy, co jest niedopuszczalne i stanowi przesłankę nieważności określoną w art. 156 § 1 pkt 3 k.p.a. Jednocześnie stwierdzić należy, że akta administracyjne podlegają przechowywaniu przez właściwe organy administracji publicznej przez określony czas, a następnie archiwizowaniu i niszczeniu w sposób przewidziany w stosownych przepisach. Wynika to z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) oraz § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375). Zgodnie z art. 5 ust. 1 powołanej wyżej ustawy, dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie: 1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych; 2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu. W świetle zaś § 3 ust. 1-3 przywołanego wyżej rozporządzenia, rzeczowa klasyfikacja oraz kwalifikacja dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wchodzi w skład wykazów akt, wprowadzanych przez właściwe organy: ministrów i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierowników centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (pkt 1) oraz niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierowników niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Jak wynika z akt niniejszej sprawy, dokumenty przekazane do zniszczenia przez Ośrodek Pomocy Społecznej w [...], obejmujące akta spraw administracyjnych zakończonych przed tym organem, zostały zakwalifikowane jako dokumentacja niearchiwalna (kat. B), co wynika ze zgody Dyrektora Archiwum Państwowego [...] na jej brakowanie, dokonywane w trybie § 4 wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody. W świetle powyższych rozważań, Wójtowi Gminy nie można zarzucić naruszenia obowiązujących przepisów, bowiem był on uprawniony do zniszczenia dokumentacji obejmującej wniosek skarżącej z 25 marca 1999 r., a w konsekwencji – wobec niemożności ustalenia przebiegu postępowania dotyczącego tego wniosku – organowi temu nie można skutecznie zarzucić bezczynności. Z przytoczonych względów na podstawie art. 151 p.p.s.a. skarga nie mogła zostać uwzględniona, dlatego należało ją oddalić. Rozstrzygnięcie w przedmiocie kosztów postępowania (wynagrodzenia pełnomocnika ustanowionego dla skarżącej w ramach prawa pomocy) znajduje uzasadnienie w przepisach art. 250 p.p.s.a. w związku z § 19 oraz § 18 ust. 1 pkt 1 lit. "c" i § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 461). Z tych przyczyn Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie orzekł, jak w sentencji wyroku.