III SA/Lu 144/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Jerzy Marcinowski (sprawozdawca) Sędziowie Sędzia WSA Jerzy Drwal Sędzia WSA Iwona Tchórzewska po rozpoznaniu w dniu 15 maja 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi K. B. na postanowienie Wojewody Lubelskiego z dnia 3 stycznia 2025 r. nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania I. uchyla zaskarżone postanowienie; II. zasądza od Wojewody Lubelskiego na rzecz K. B. kwotę 597 zł (pięćset dziewięćdziesiąt siedem złotych) z tytułu zwrotu kosztów postępowania. Zaskarżonym postanowieniem z dnia 3 stycznia 2025 r., nr [...], Wojewoda Lubelski stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania przez K. B. (dalej jako "skarżący") od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. z dnia 11 października 2024 r., nr [...] odmawiającej udostępnienia aktów stanu cywilnego - małżeństw i zgonów. Powyższe rozstrzygnięcie zapadło w sprawie, której stan faktyczny przedstawia się następująco. Decyzją z dnia 11 października 2024 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. (dalej jako "organ I instancji") odmówił uwzględnienia wniosku. Decyzja została wysłana skarżącemu w dniu 11 października 2024 r. drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP. W dniu 31 października 2024 r. skarżący wniósł odwołanie od powyższej decyzji za pośrednictwem platformy ePUAP. Postanowieniem z dnia 3 stycznia 2025 r. Wojewoda Lubelski stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji. W uzasadnieniu postanowienia organ odwoławczy stwierdził, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie skarżącej drogą elektroniczną w dniu 11 października 2024 r., w związku z czym czternastodniowy termin do wniesienia odwołania w niniejszej sprawie upłynął z dniem 25 października 2024 r. Odwołanie od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. z dnia 11 października 2024 r. zostało nadane drogą elektroniczną w dniu 31 października 2024 r., a zatem po upływie wskazanego terminu. Skarżący nie składał ponadto wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Skarżący wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skargę na powyższe postanowienie, zarzucając naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 134 w zw. z 57 § 5 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), zwanej dalej jako "k.p.a.", poprzez stwierdzenie uchybienia terminu do wniesienia odwołania, w sytuacji gdy odwołanie zostało wniesione w terminie. W uzasadnieniu skarżący przywołał treść art. 39 § 1 k.p.a. i art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045), zwanej dalej jako "u.d.e." i wyjaśnił, że w przypadku podmiotu publicznego dowód otrzymania wystawiany jest od razu po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Natomiast w przypadku podmiotów niepublicznych dowód otrzymania wystawiany jest w momencie faktycznego odebrania korespondencji lub w przypadku nieodebrania korespondencji w przeciągu 14 dni, po ich upływie. Decyzja organu I instancji wpłynęła na skrzynkę pełnomocnika skarżącego w dniu 11 października 2024 r. bez Urzędowego Potwierdzenia Doręczenia. Decyzja została odebrana/odczytana 17 października 2024 r. Tym samym odwołanie zostało złożone w terminie, dnia 31 października 2024 r. Zdaniem skarżącego organ II instancji nie zawarł również w swoim uzasadnieniu uzasadnienia prawego, o którym mowa w art. 107 § 3 k.p.a. Wskazując na powyższe zarzuty skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania. W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o oddalenie skargi. W uzasadnieniu odpowiedzi na skargę organ podniósł, że decyzja organu I instancji została przesłana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – platformy ePUAP, na wskazany przez pełnomocnika adres elektroniczny, lecz bez urzędowego potwierdzenia odbioru dokumentu. W tej sytuacji Urząd Stanu Cywilnego w L. zwrócił się do Centralnego Ośrodka Informatyki w Warszawie z prośbą o przesłanie dokumentu potwierdzającego datę odbioru decyzji przez stronę. W odpowiedzi wyjaśniono, że dokument został dostarczony dnia 11 października 2024 r. o godzinie 14.08.28, a następnie odczytany dnia 17 października 2024 r. o godzinie 11.50.21. Odwołanie od decyzji organu I instancji zostało wniesione 31 października 2024 r. za pomocą systemu ePUAP. W tych okolicznościach organ odwoławczy stwierdził, że czternastodniowy termin do wniesienia odwołania upłynął z dniem 25 października 2024 r. Odwołanie od tej decyzji zostało wniesione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej ePUAP w dniu 31 października 2024 r., zatem po upływie terminu przewidzianym w k.p.a. Data odczytania decyzji nie może być uznana za datę doręczenia decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie. Przedmiotem rozpoznawanej sprawy jest postanowienie organu odwoławczego stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji. W myśl art. 129 § 1 k.p.a. odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie (art. 129 § 2). Wskazany termin jest terminem zawitym, co oznacza, że jego przekroczenie, niezależnie od przyczyn, powoduje konieczność stwierdzenia, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu. Jednocześnie jest to termin ustawowy, a zatem wiąże wszystkie osoby i organy występujące w postępowaniu administracyjnym. Organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne (art. 134 k.p.a.). W rozpoznawanej sprawie decyzja Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. z dnia 11 października 2024 r., została wysłana drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP. Okolicznością bezsporną jest, że decyzja ta została doręczona bez Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Bezsporne jest również, że odwołanie od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. z dnia 11 października 2024 r. zostało nadane drogą elektroniczną przez ePUAP w dniu 31 października 2024 r. Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do ustalenia daty doręczenia skarżącemu decyzji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji. Kwestia doręczeń została uregulowana w art. 39 § 1 k.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 u.d.e., chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Doręczenia elektroniczne stanowią podstawowy sposób doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej. Dopiero gdy nie możliwości doręczenia drogą elektroniczną, organ administracji publicznej doręcza pisma pocztą albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.). Stosownie do art. 394 k.p.a., w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z art. 40 u.d.e., operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Dowód otrzymania, stosownie do art. 41 ust. 1 u.d.e., jest wystawiany po: 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego; 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego; 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.p.). Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.p.). Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 u.d.e., w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: 1) odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1; 2) wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2. W przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (art. 42 ust. 2 u.d.e.). Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wyraźnie rozróżnił moment wpłynięcia dokumentu na elektroniczną skrzynkę odbiorczą i moment jego doręczenia adresatowi. Czym innym jest bowiem wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, przez które rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu, a czym innym odebranie dokumentu elektronicznego, czyli każde działanie adresata, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią dokumentu. W obu przypadkach kluczowym dokumentem potwierdzającym daną czynność jest odpowiednio dowód wysłania i dowód otrzymania. Dowód otrzymania jest wystawiany w trzech przypadkach, tj. po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego lub po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. W przypadku doręczenia elektronicznego korespondencji przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji. Dowód otrzymania można zatem uznać za elektroniczny odpowiednik papierowego zwrotnego potwierdzenia odbioru. Jak już wyżej wskazano, decyzja organu I instancji została wysłana pełnomocnikowi strony skarżącej za pośrednictwem platformy ePUAP. Zgodnie z art. 147 ust. 3 u.d.p., doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli: 1) korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo 2) ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP – jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r. W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy zmienianej w art. 105, jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 (art. 147 ust. 4 u.d.e.). Do doręczeń, o których mowa w ust. 1-3 i 5, przepis art. 41 stosuje się odpowiednio (art. 147 ust. 6 u.d.e.). Zgodnie z art. 3 pkt 20 ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 z późn. zm.), urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument, b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu, c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny, d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru Urzędowe Poświadczenie Odbioru stanowi zatem niepodważalny dowód doręczenia pisma za pośrednictwem platformy ePUAP, który zawiera jednoznaczną identyfikację strony, czynności oraz czasu dokonania danej czynności. W aktach rozpoznawanej sprawy brak jest Urzędowego Poświadczenia Odbioru decyzji organu I instancji przez stronę skarżącą. Brak Urzędowego Poświadczenia Odbioru oznacza brak dokumentu jednoznacznie potwierdzającego skuteczne doręczenie stronie skarżącej decyzji organu I instancji, zawierającego datę doręczenia. Brak ten został zauważony przez organ odwoławczy, który zwrócił się do organu I instancji o przesłanie dokumentu potwierdzającego datę odbioru decyzji przez stronę skarżącą. Jak wynika z akt sprawy, organ I instancji nie przekazał Urzędowego Poświadczenia Odbioru, nadesłał natomiast pismo Centralnego Ośrodka Informatyki – instytucji gospodarki budżetowej realizującej projekty IT dla sektora publicznego, w tym ePUAP – z dnia 9 grudnia 2024 r., w którym wskazano, że "Dokument wysłany z konta podmiotu UGLukowa na skrytkę o adresie /polgenresearch/domyślna dnia 2024-10-11 został dostarczony dnia 2024-10-11 o godzinie 14:08:28, a następnie odczytany dnia 2024-10-17 o godzinie 11:50:21". W ocenie sądu, w świetle powyższych okoliczności nie można w sposób jednoznaczny przyjąć, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie skarżącej w dniu 11 października 2024 r. Stanowisko organu odwoławczego w tym zakresie nie znajduje potwierdzenia w aktach sprawy. Organy nie dysponują bowiem Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem, potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi skarżącego w tym dniu. Jedynym dokumentem, jakim dysponują organy jest pismo Centralnego Ośrodka Informatyki, w którego wynika, że dokument wysłany z konta podmiotu "UGLukowa" na skrytkę o adresie "/polgenresearch/domyślna" został "dostarczony" dnia 11 października 2024 r. i "odczytany" dnia 17 października 2024 r. Mając na uwadze przepisy regulujące doręczenia elektroniczne, jego treść sugeruje jednak, że data 11 października 2024 r., w której pismo zostało "dostarczone" stanowi datę wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, czyli zaistnienia warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.p.). Natomiast data 17 października 2024 r., w której dokument został "odczytany", stanowi datę odebrania korespondencji (art. 41 ust. 2 u.d.p.). Powyższe koreluje z twierdzeniem strony skarżącej, która wskazuje w skardze, że decyzja I instancji została jej dostarczona na skrzynkę ePUAP w dniu 11 października 2024 r. i odczytana w dniu 17 października 2024 r. W tej sytuacji należy przyjąć, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi strony skarżącej w dniu 17 października 2024 r. (data pewna) i od tej daty należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania, który upływał w dniu 31 października 2024 r. Decyzja ta wprawdzie znalazła się na skrzynce odbiorczej strony w dniu 11 października 2024 r. (wpłynęła), jednak została odczytana przez stronę (odebrana) dopiero w dniu 17 października 2024 r. Oznacza to, że odwołanie od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Ł. z dnia 11 października 2024 r. zostało wniesione w ustawowym terminie. Powyższe oznacza, że organ odwoławczy dopuścił się naruszenia wskazanych na wstępie przepisów postępowania, które miało wpływ na wynik sprawy. Decydując się na tryb przedłożenia zamiast trybu doręczenia, organ I instancji w istocie pozbawił się doręczenia w sposób zapewniający jednoznaczną identyfikację strony, czynności oraz czasu dokonania tej czynności. Strona postępowania nie może natomiast ponosić negatywnych konsekwencji takich zaniedbań organu. Jeszcze raz podkreślić należy, że ustawodawca wyraźnie rozróżnia moment wpływu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych i moment odebrania tej korespondencji przez adresata, a także chwilę doręczenia korespondencji w zależności od tego czy adresatem jest podmiot publiczny czy niepubliczny. Wydając zaskarżone rozstrzygnięcie organ odwoławczy nie dysponował Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie w dniu 11 października 2024 r., a mimo to, nie uzasadniając w ogóle swojego stanowiska, w sposób dowolny przyjął, że jest to data doręczenia stronie decyzji organu I instancji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania. Z tych wszystkich względów, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie uchylił zaskarżone postanowienie Wojewody Lubelskiego, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.), dalej jako "p.p.s.a.". Organ odwoławczy uwzględni powyższe uwagi i rozpozna odwołanie wniesione w ustawowym terminie przez stronę skarżącą. Sprawa niniejsza została rozpoznana przez sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym. W świetle art. 119 pkt 3 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W sprawie niniejszej przedmiotem skargi było postanowienie wymienione w art. 119 pkt 3 p.p.s.a.