III SA/Lu 271/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Monika Kazubińska-Kręcisz Sędziowie Sędzia WSA Marcin Małek Asesor WSA Agnieszka Kosowska (sprawozdawca) po rozpoznaniu w dniu 23 lipca 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi D. O. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Lublinie z dnia 10 marca 2025 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania odpisu dokumentów oddala skargę. Przedmiotem skargi D. O. jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Lublinie nr [...] z dnia 10 marca 2025 r. w sprawie odmowy wydania kserokopii dokumentów. Stan sprawy przedstawia się następująco. D. O. (dalej jako "skarżący") pismem z dnia 4 grudnia 2024 r. skierowanym do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Lublinie (dalej jako "Kolegium") wniósł o wydanie mu kserokopii jego wniosku z dnia 16 września 2021 r., postanowienia z dnia 5 października 2021 r., postanowienia Kolegium z dnia 17 listopada 2021 r. znak: [...], postanowienia Kolegium z dnia 31 grudnia 2021 r. znak: [...] oraz pisma z dnia 4 listopada 2024 r. znak: [...] Postanowieniem z dnia 31 grudnia 2024 r. nr [...] Kolegium odmówiło wydania żądanych kserokopii. W uzasadnieniu podkreślono, że stosownie do art. 73 § 1, § 1a i § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572), dalej jako "k.p.a." strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W myśl art. 74 § 2 k.p.a., odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Kolegium stwierdziło, że nie dysponuje żądanymi przez skarżącego dokumentami, tj. wnioskiem z dnia 16 września 2021 r. oraz postanowieniem Prezydenta Miasta Lublin (dalej jako "organ I instancji") z dnia 5 października 2021 r. o odmowie wszczęcia postępowania, gdyż dokumenty te zostały zwrócone organowi I instancji wraz z postanowieniem Kolegium z dnia 12 listopada 2024 r. nr [...] w dniu 13 listopada 2024 r. Natomiast żądane przez skarżącego postanowienie Kolegium z dnia 17 listopada 2021 r. nr [...] zostało mu doręczone w dniu 2 grudnia 2021 r. Również postanowienie Kolegium z dnia 31 grudnia 2021 r. nr [...] zostało doręczone w dniu 27 stycznia 2022 r. Ponadto pismo organu I instancji z dnia 4 listopada 2024 r. Nr [...], za którym przekazano do Kolegium ponaglenie skarżącego z dnia 25 października 2024 r. także zostało doręczone. W wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy Kolegium postanowieniem z dnia 10 marca 2025 r. utrzymało w mocy swoje postanowienie z dnia 30 stycznia 2025 r., dodatkowo podkreślając, że nie czyniło i nie czyni przeszkód w zakresie wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, co jest możliwe w godzinach pracy, jednak Kolegium nie ma prawnego obowiązku sporządzania kserokopii dokumentów w wypadku niewskazania przez stronę ważnego interesu, co potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych. D. O. wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie zarzucając zaskarżonemu postanowieniu naruszenie art. 77 § 1 k.p.a. Wskazał na dotychczasowe pisma, przesyłane z organu I instancji do Kolegium. Podkreślił "istniejący i nierozstrzygnięty" spór pomiędzy tymi organami oraz na "zmowę" pomiędzy organem I instancji, a Spółdzielnią Mieszkaniową ‘[...]’. Podał, że organ I instancji nie potwierdził, że złożony został wniosek z dnia 16 października 2021 r. W ocenie skarżącego wniosek może być ukrywany. W odpowiedzi na skargę Kolegium wniosło o jej oddalenie podtrzymując dotychczasową argumentację. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył co następuje. Materialnoprawną podstawą rozstrzygnięcia był art. 73 § 1, § 1a k.p.a., który stanowi, że strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 k.p.a.). Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 74 § 2 k.p.a.). Skarżący wnosił o wydanie mu kserokopii bez ich uwierzytelnienia. Podkreślić trzeba, że na gruncie uchwały siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 października 2018 r. sygn. akt I OPS 1/18 przyjęto, iż w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Należy wyraźnie zaznaczyć, że art. 73 § 1 k.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony wydania kserokopii z akt sprawy. Podkreślić również trzeba, iż czynności wymienione w art. 73 § 1 k.p.a. cechuje samodzielność po stronie zainteresowanego zapoznaniem się z treścią akt sprawy, bądź pozyskaniem z nich odpisów lub kopii. To rolą zainteresowanego jest podjęcie odpowiednich działań i wysiłku, aby móc zrealizować przysługujące mu prawo wglądu w akta sprawy administracyjnej. Na gruncie wspomnianego art. 73 § 1 k.p.a. zadaniem organu pozostaje jedynie umożliwienie stronie realizację należnego jej prawa, poprzez udostępnienie akt administracyjnych pozostających w dyspozycji organu. Z powyższego wynika, że zasadą pozostaje to, że to sama strona ma prawo i możliwość sporządzania kopii lub odpisów z akt sprawy. Organ na wniosek strony, powinien sporządzić kopię dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy, tylko gdy jest to uzasadnione szczególnym okolicznościami sprawy, wskazującymi na to, że strona nie ma możliwości osobistego stawiennictwa w organie celem samodzielnego wykonania kopii akt sprawy, bądź ustanowienia w tym celu swojego pełnomocnika. Uzasadnieniem wydania stronie, sporządzonych przez organ, kopii akt sprawy może być również sytuacja nieporadności strony czy też niepełnosprawności, które utrudniają samodzielne wykonanie notatek, kopii lub odpisów. Ponadto strona ma prawo wnosić o udostępnienie akt i czynić adresatem tego obowiązku wybrany przez siebie organ, o ile wytworzył on te akta. Należy podkreślić, że z akt sprawy wynika, iż skarżący swoje pisma do Kolegium składał za każdym razem osobiście w biurze Kolegium (k. 16, k. 26 oraz k. 38). Nie zachodzi zatem sytuacja, w której strona napotyka niezależne od siebie trudności czy też koszty, które czynią prawo dostępu do akt sprawy trudnym do wyegzekwowania czy też iluzorycznym. Skarżący był trzykrotnie w siedzibie Kolegium, wobec czego mógł żądać udostępnienia mu wszystkich akt administracyjnych będących w posiadaniu organu we wszystkich sprawach, w których jest stroną. W szczególności mógł żądać udostępnienia mu postanowień Kolegium, których wydania się domagał w swoim piśmie z dnia 4 grudnia 2024 r. Dodatkowo, na co słusznie wskazuje Kolegium, skarżący już jest w posiadaniu żądanych przez siebie dokumentów. Bowiem postanowienie Kolegium z dnia 17 listopada 2021 r. nr [...] zostało doręczone skarżącemu w dniu 2 grudnia 2021 r., a postanowienie Kolegium z dnia 31 grudnia 2021 r. nr [...] w dniu 27 stycznia 2022 r. Również pismo organu I instancji z dnia 4 listopada 2024 r. zostało skarżącemu doręczane (k. 31). Natomiast jeżeli organ nie jest w posiadaniu żądanych dokumentów, które ponadto nie pochodzą od tego organu to wydanie ich kopii – co oczywiste – nie jest możliwe. Wobec powyższego skarga jest niezasadna i na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.) dalej jako "p.p.s.a." podlega oddaleniu. Sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym, na podstawie art. 119 pkt 3 p.p.s.a, bowiem przedmiotem skargi było postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym kończące postępowanie.