III SA/Lu 705/04

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Marek Zalewski (sprawozdawca), Sędziowie Asesor WSA Małgorzata Fita, Sędzia NSA Maria Wieczorek, Protokolant Wiesława Dudek, po rozpoznaniu w dniu 18 stycznia 2005r. sprawy ze skargi J. G. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] października 2004r. Nr [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia o zameldowaniu oddala skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze po rozpatrzeniu zażalenia J. G. na postanowienie Zastępcy Burmistrza Miasta z dnia [...] sierpnia 2004 r. ([...]) w sprawie odmowy wydania J. G. zaświadczenia o zameldowaniu J. G. w okresie 3 lipca 1940 r. - 15 maja 1961 r. w W. oraz jego rodziców – H. i A. G. w okresie 21 września 1932 r. - 3 marca 1951 r. w W., postanowieniem z dnia [...] października 2004 r. ([...]) wydanym na podstawie art.138 § 1 pkt 1 w związku z art. 126 i 144 oraz art. 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. Organ odwoławczy wziął pod uwagę to, że organ pierwszej instancji nie dysponował danymi które mogłyby potwierdzić fakt zameldowania J., H. i A. G. w W. w wyżej przytoczonych okresach. Organ ustalił na podstawie posiadanych informacji, że J. G. mieszkał w tej miejscowości w okresie 16 maja 1961 r. - 24 listopada 1966 r., zaś jego rodzice w okresie 4 marca 1951 r. - 24 listopada 1966 r. W skardze na powyższe postanowienie wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skarżący stwierdził, że Samorządowe Kolegium Odwoławcze ograniczyło się do powtórzenia argumentów zawartych w postanowieniu organu pierwszej instancji, a następnie przedstawił okoliczności sprawy, podnosząc, że to organ państwowy powinien prawidłowo prowadzić księgi meldunkowe i podjąć działania w celu doprowadzenia zgodności dokumentów ze stanem faktycznym. Zdaniem skarżącego jego ojciec mieszkał w W. od urodzenia to jest od 17 października 1901 r., a matka od dnia zawarcia z ojcem związku małżeńskiego to jest od 21 września 1932 r. do 24 listopada 1966 r. Gospodarstwo rolne zostało sprzedane 1 lipca 1966 r. Skarżący wskazuje, że urodził się 3 lipca 1940 r. w W. i do roku 1966 zamieszkiwał z rodzicami, opuścił wieś w wieku 14 lat na niecały rok w celu nauki, a następnie mieszkał dalej z rodziną. Brak odzwierciedlenia podanego wyżej stanu faktycznego w urzędowych dokumentach dowodzi zdaniem skarżącego niekompletności tych dokumentów, za co nie chce ponosić konsekwencji. W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje stanowisko w sprawie. Organ wyjaśnił dodatkowo, że z art. 218 § 1 kpa wynika obowiązek organu administracji publicznej wydania zaświadczenia, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Z posiadanych przez organ pierwszej instancji dokumentów wynika jedynie, że J. G. mieszkał w W. w okresie 16 maja 1961 r. - 24 listopada 1966 r., zaś rodzice w okresie 4 marca 1951 r. do 24 listopada 1966 r. Organ pierwszej instancji nie mógł więc wystawić zaświadczenia o treści żądanej przez skarżącego, bowiem nie dysponował informacjami, stanowiącymi podstawę jego wydania. Skoro fakty objęte żądaniem skarżącego nie znajdują potwierdzenia w posiadanych przez organ administracji zbiorach danych i mogą stanowić podstawę sporu, to wydanie postanowienia odmownego było uzasadnione. Pogląd ten jest zgodny z zapatrywaniem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z dnia 2 kwietnia 2003 r. (III RN 51/02), opublikowanym w OSNP 2004/8/132 oraz w "Rzeczpospolitej" nr 235 z dnia 8 października 2003 r. Postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń, regulowane przepisami działu VII kpa, ma charakter odmienny niż ogólne (orzecznicze) postępowanie administracyjne, normowane przez działy I, II i IX kpa. Postępowanie wyjaśniające prowadzone w jego ramach pełni wyłącznie rolę pomocniczą w stosunku do posiadanych przez organ administracji publicznej ewidencji, rejestrów oraz innych zbiorów danych, więc właściwy organ nie ma obowiązku poszukiwania przydatnych informacji do wydania żądanego zaświadczenia w zbiorach danych, pozostających w dyspozycji innych organów państwa (tak np. B. Adamiak, J. Borkowski: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2004, s. 799-800). Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga nie jest zasadna, a zatem podlega oddaleniu. Zgodnie z art. 217 § 1 kpa organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie to wydawane jest m. in. wówczas, gdy osoba ubiegająca się wykaże interes prawny w uzyskaniu tego zaświadczenia. Jednak w takiej sytuacji organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (art. 218 § 1 kpa). Danymi znajdującymi się w posiadaniu organu administracji są informacje zgromadzone przez ten organ przed wystąpieniem danej osoby o wystawienie zaświadczenia. Żądanie wydania zaświadczenia nie może prowadzić do konieczności zebrania przez organ administracji nowych informacji, jakkolwiek może się wiązać z potrzebą aktualizacji lub przetworzenia posiadanych danych (por. np. P. Przybysz - Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Warszawa 2004 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis s. 424). Nie ulega wątpliwości, że organ gminy nie dysponuje w swoich zasobach danymi niezbędnymi do wydania zaświadczenia, o jakie ubiega się skarżący. Za dane takie nie można uznać informacji czy dokumentów dostarczonych przez skarżących w toku postępowania. Jak trafnie wskazał Naczelny Sad Administracyjny w wyroku z dnia 21 stycznia 1997 r. sygn. akt SA/Ł 3105/95, opubl. OSP 1998 nr 6 poz. 106) - Danymi znajdującymi się w posiadaniu organu administracji nie są dane dostarczone właściwemu organowi przez osobę ubiegającą się o zaświadczenie w celu potwierdzenia faktów wynikających z tych danych. Zgodnie z art. 218 § 2 kpa organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Jeżeli organ administracji ma w zaświadczeniu potwierdzić fakty lub stan prawny wynikające z posiadanych przez ten organ danych, to ewentualne postępowanie wyjaśniające zwykle ogranicza się do sprawdzenia aktualności posiadanych danych. Postępowanie takie nie może służyć ustalaniu określonego stanu. "Takie działanie byłoby w istocie rzeczy rozstrzygnięciem o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, dlatego powinno następować w formie decyzji administracyjnej" (K. Chorąży, Z.R. Kmiecik: Wydawanie zaświadczeń - kwestie nierozstrzygnięte w literaturze, Samorządu Terytorialnego 2000, nr 6, s. 70). Konieczne postępowanie wyjaśniające spełnia jedynie pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia i ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na urzędowe stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego. Może ono zatem odnosić się do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się wnioskodawca, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja i rejestry mogą zawierać żądane dane, i ustalenia ewentualnych ich dysponentów (wyrok NSA z 25 października 2000 r., V SA 760/00; wyrok NSA OZ w Gdańsku z 15 września 1997 r., II SA/Gd 1241/96). Pogląd ten został potwierdzony wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 2003 r. sygn. akt III RN 51/02, który stwierdził, że "natura" zaświadczenia, o jakim mowa w art. 218 kpa, ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego. Sąd Najwyższy podziela wyżej wskazany kierunek orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego ze względu na uzasadnione wyznaczenie granicy, a raczej nierozciąganie ponad niezbędną potrzebę zakresu aktów administracyjnych, które powstają w uproszczonej procedurze (bez kontroli instancyjnej). Nie jest wskazane zacieranie granic między aktami informacji (zaświadczenia) i aktami ustalania i kształtowania stosunków prawnych (decyzje). Skoro zatem odmowa wydania zaświadczenia może mieć miejsce wówczas, gdy fakty albo stan prawny nie wynikają z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź innych danych, uznać należy, że stanowisko organów obu instancji jest zasadne, zaś okoliczność istotna dla skarżących musi być odrębnie ustalona jako przesłanka rozstrzygnięcia konkretnej sprawy przed organami orzekającymi, w oparciu o ogólne zasady dowodzenia w postępowaniu administracyjnym lub cywilnym. Brak danych w ewidencji uniemożliwia wydanie zaświadczenia w uproszczonym trybie przewidzianym w dziale VII kpa. Nie są przy tym istotne dla niniejszej sprawy przyczyny tego, że organ nie dysponuje niezbędnymi danymi ani zgodność takiego stanu z prawem, gdyż jakiekolwiek ustalenia w tym zakresie nie mogą zmienić faktu braku danych niezbędnych do wydania zaświadczenia. Nie stwierdzając zatem uchybień postępowania mających wpływ na wynik postępowania, ani nieprawidłowej interpretacji norm prawa materialnego, na mocy art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153 poz. 1270 z późn. zm.), Sąd skargę oddalił.