II SAB/Ol 98/25

Dnia 6 listopada 2025 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w składzie następującym: Przewodnicząca sędzia WSA Katarzyna Matczak Sędziowie sędzia WSA Tadeusz Lipiński (spr.) sędzia WSA Piotr Chybicki po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 6 listopada 2025 roku sprawy ze skargi J. D. na bezczynność Rektora Uniwersytetu w O. w udostępnieniu informacji publicznej 1) zobowiązuje Rektora Uniwersytetu w O. do rozpoznania pkt VII wniosku skarżącego z dnia 26 maja 2025 roku - w terminie 14 dni; 2) oddala skargę w pozostałym zakresie; 3) stwierdza, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 4) nie przyznaje od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej; 5) zasądza od Rektora Uniwersytetu w O na rzecz skarżącego J. D. kwotę 580 zł (pięćset osiemdziesiąt złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Wnioskiem z 26 maja 2025 r. J. D. (dalej: skarżący) zwrócił się do Rektora Uniwersytetu [...] (dalej: Rektor) o udostępnienie, na zasadach i w trybie określonym w ustawie o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.): I. "Pismo Rektora lub Prorektora, inicjujące zmiany na stanowiskach redaktorów naczelnych" wymienionych w punktach 1-18 czasopism z okresu od 1 września 2024 r. do 22 stycznia 2025 r., II. "Wnioski Dziekanów, Prodziekanów, Przewodniczących Rad Naukowych Dyscyplin lub ich Zastępców, Dyrektora - Redaktora Naczelnego Wydawnictwa [...] i innych osób o zmiany na stanowiskach redaktorów naczelnych" tych czasopism ze wskazanego okresu, III. "Opinie i inne pisma Dziekanów, Kolegiów Dziekańskich, Prodziekanów, Rad Naukowych Dyscyplin lub ich Zastępców, Dyrektora - Redaktora Naczelnego Wydawnictwa UWM, Kolegium Wydawniczego, Wydziałowych komisji właściwych w sprawach wydawniczych, Pełnomocników Dziekanów w sprawach wydawniczych i innych osób w przedmiocie zmian na stanowiskach redaktorów naczelnych" tych czasopism ze wskazanego okresu, IV. i V. Projekty decyzji, które następnie zostały wydane jako decyzja Nr [...] Rektora z dnia 22 stycznia 2025 r. w sprawie redaktorów naczelnych czasopism oraz jako decyzja Nr 100/2024 Rektora z dnia 2 października 2024 r. w sprawie powołania Kolegium Wydawniczego na kadencję 2024-2026, z podaniem stanowiska służbowego wnioskodawcy, stanowiska służbowego autora lub autorów projektu i komórki (jednostki) organizacyjnej, stanowiska służbowego osoby lub osób dokonujących zmian i uzupełnień, opinii radcy prawnego, który zaopiniował projekt, stanowiska służbowego osoby dokonującej akceptacji projektu - w rozumieniu Zarządzenia w sprawie zasad opracowywania oraz realizacji aktów prawnych wydawanych w Uniwersytecie [...], oraz karty ze stanowiskami i podpisami poprzedzającymi wydanie decyzji, VI. "Projekt decyzji, która następnie została wydana jako Decyzja Nr [...] Rektora Uniwersytetu [...] w [...] z dnia 13 maja 2025 roku w sprawie stwierdzenia wydania decyzji Nr 100/2024 z dnia 2 października 2024 roku Rektora Uniwersytetu [...] z naruszeniem prawa, z podaniem wnioskodawcy, stanowisk służbowych autora lub autorów projektu i komórki (jednostki) organizacyjnej, stanowiska służbowego osoby lub osób dokonujących zmian i uzupełnień, opinii radcy prawnego, który zaopiniował projekt, osoby dokonującej akceptacji projektu z podaniem stanowiska służbowego wnioskodawcy, stanowiska służbowego autora lub autorów projektu i komórki (jednostki) organizacyjnej, stanowiska służbowego osoby lub osób dokonujących zmian i uzupełnień, opinii radcy prawnego, który zaopiniował projekt, stanowiska służbowego osoby dokonującej akceptacji projektu" - w rozumieniu wskazanego w punkcie IV i V Zarządzenia, oraz karty ze stanowiskami i podpisami poprzedzającymi wydanie decyzji, VII. "Projekty postanowień administracyjnych Rektora z okresu 30 kwietnia 2025 r. - 21 maja 2025 r., które następnie zostały wydane, z podaniem stanowisk służbowych prowadzących sprawy, stanowisk służbowych autorów projektów i komórki (jednostki organizacyjne), stanowisk osób dokonujących zmian i uzupełnień - w rozumieniu Instrukcji kancelaryjnej, opinii radców prawnych, którzy zaopiniowali ww. projekty", w formie kopii dokumentów przesłanych na wskazany adres poczty elektronicznej. Odpowiadając na wniosek drogą elektroniczną, K. T. - specjalista w Biurze Prawnym Uniwersytetu [...] (dalej: pracownik), w piśmie z 9 czerwca 2025 r. wskazała, że w odniesieniu do punktów I-VI w załączeniu przesyła, będące w posiadaniu Uniwersytetu dokumenty dotyczące żądanych informacji. W zakresie punktu VII poinformowała natomiast, że nie stanowią one informacji publicznej. W piśmie z 9 lipca 2025 r., odpowiadając na pisma skarżącego dotyczące przesłania kopi (skanu) pełnomocnictwa (upoważnienia) udzielonego przez Rektora pracownikowi do załatwiania w jego imieniu spraw z zakresu informacji publicznej, Rektor wskazał, że nie zostało wydane pełnomocnictwo w tym zakresie oraz wyjaśnił, że udzielanie odpowiedzi w zakresie udostępniania informacji publicznej wynika z zakresu obowiązków pracownika. W skardze na bezczynność Rektora, złożonej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, skarżący, reprezentowany przez radcę prawnego, wniósł o zobowiązanie organu do rozpatrzenia wniosku w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy, zasądzenie od organu kosztów według norm przepisanych oraz przyznanie sumy pieniężnej w kwocie 1000 zł (na rzecz wskazanej fundacji). W uzasadnieniu, nawiązując do treści otrzymanego przez skarżącego pisma z 9 lipca 2025 r., jego pełnomocnik stwierdził, że nie sposób przyjąć, że pracownik działał w niniejszej sprawie na podstawie upoważnienia (pełnomocnictwa) w imieniu i na rzecz Rektora. Nie sposób też przyjąć, że był w sprawach z zakresu dostępu do informacji publicznej upoważniony z innego tytułu. W świetle bowiem przywołanych aktów prawnych Rektora do zadań Biura Prawnego należy jedynie przygotowywanie odpowiedzi/projektów odpowiedzi w trybie dostępu do informacji publicznej. Także pracowniczy zakres obowiązków służbowych nie może być uznany za upoważnienie do działania określonego pracownika na zewnątrz. Pełnomocnik skarżącego zauważył jednocześnie, że dokonane przez pracownika czynności nie zostały do dnia dzisiejszego potwierdzone przez Rektora albo osobę działającą w sprawach z zakresu dostępu do informacji publicznej na podstawie upoważnienia w imieniu i na rzecz tego organu. W konsekwencji uznał, że Rektor nie załatwił sprawy z wniosku skarżącego, a tym samym pozostaje w bezczynności. W dalszej kolejności stwierdził, że Rektor pozostaje bezczynny również w zakresie punktu VII wniosku. Żądane w tym punkcie informacje stanowią bowiem, w jego ocenie, informację publiczną z powodów wskazanych przez niego w skardze. W konsekwencji pełnomocnik skarżącego uznał, że Rektor pozostaje w bezczynności, bowiem na skutek wniosku z 26 maja 2025 r. "nie podjął żadnej czynności prawem przewidzianej, a jeśli skrajnie uznać, że podjął, to nie odbyło się to w przepisanym zakresie." W odpowiedzi na skargę Rektor wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu wskazał, że u.d.i.p. nie przewiduje wymogu, aby odpowiedzi na wnioski o informację publiczną udzielał wyłącznie organ lub osoba legitymująca się formalnym pełnomocnictwem. Zauważył, że skoro tylko w przypadku odmowy udostępnienia informacji publicznej ustawodawca wymaga wydania formalnej decyzji (art. 16 ust. 1 u.d.i.p.), to a contrario udzielenie informacji na wniosek takiej formy nie wymaga. Orzecznictwo sądów administracyjnych już dawno ugruntowało pogląd, że pozytywne rozpatrzenie wniosku o informację następuje w formie czynności materialno-technicznej, czyli zwykłego działania faktycznego, jakim jest udostępnienie danych lub dokumentów. W takiej sytuacji przepisy prawa nie przewidują szczególnych wymogów co do formy odpowiedzi, jej podpisania przez określone osoby czy dołączenia pełnomocnictw. Wystarczające jest, że informacja zostanie przekazana w sposób zgodny z wnioskiem, w ustawowym terminie 14 dni. Spełnienie tych warunków oznacza skuteczne załatwienie wniosku. W niniejszej sprawie odpowiedź na wniosek skarżącego udzielona została drogą mailową przez pracownika organu. Pracownik ten działał w ramach obowiązków służbowych, realizując zadania przypisane organowi. Wysyłając w imieniu organu wiadomość e-mail z odpowiedzią, dokonał zatem materialnego udostępnienia informacji publicznej, kończąc sprawę wniosku pozytywnie. W zakresie odmowy udzielenia informacji z punktu VII wniosku, Rektor zauważył, że żądane projekty postanowień są jedynie materiałami przygotowawczymi, a zatem organ miał podstawy uznać i poinformować skarżącego o tym, że nie stanowią one informacji publicznej. W konsekwencji Rektor stwierdził, że nie pozostaje w bezczynności, jednakże na wypadek niepodzielenia tego stanowiska przez Sąd i uwzględnienia skargi, wniósł o oddalenie wniosku o przyznanie sumy pieniężnej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył co następuje: W świetle art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Stosownie do art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej: p.p.s.a.) kontrola ta obejmuje orzekanie m.in. w sprawach skarg na bezczynność w przypadkach określonych w pkt 1-4. W rozpoznawanej sprawie skarga dotyczy bezczynności w udostępnieniu informacji publicznej w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902, dalej: u.d.i.p.). Przepisy tej ustawy stanowią konkretyzację konstytucyjnego prawa do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne (art. 61 Konstytucji RP), które warunkuje realizację w praktyce zasady przejrzystości i transparentności systemu sprawowania władzy i stanowi konieczny element demokracji. Stosownie do art. 1 ust. 1 u.d.i.p. każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w ustawie. Podmioty obowiązane do udostępniania informacji publicznej określone zostały w art. 4 u.d.i.p. W warunkach niniejszej sprawy skarżący wnioskiem z 26 maja 2025 r. wystąpił do Rektora o udzielenie w trybie u.d.i.p. informacji wskazanych w punktach I-VII wniosku. W sprawie nie budzi wątpliwości, że Rektor jako organ władzy publicznej jest podmiotem zobowiązanym do udzielenia informacji publicznej (art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.). Na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.) jest bowiem organem uczelni publicznej, uprawnionym do jej reprezentacji. W warunkach niniejszej sprawy spór toczy się o to, czy pracownik uczelni był osobą umocowaną do udzielenia odpowiedzi na wniosek skarżącego poprzez udostępnienie mu informacji w zakresie punków I-VI, a w części punktu VII poprzez poinformowanie, że informacja nie została zakwalifikowana jako informacja publiczna. W świetle przepisów u.d.i.p. udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje zasadniczo w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem (art. 14 ust. 1 u.d.i.p.), co do zasady bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (art. 13 ust. 1 u.d.i.p.), przybierając formę czynności materialno-technicznej. Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania w przedmiocie jej udostępnienia następuje w drodze decyzji (art. 14 ust. 2 i art. 16 ust. 1 u.d.i.p.). W sytuacji zaś, gdy wniosek nie dotyczy informacji publicznej odmowa udostępnienia żądanej informacji powinna nastąpić w formie zwykłego pisma poprzez powiadomienie wnioskodawcy o braku możliwości jej udostępnienia. Rację przyznać należy organowi, że z uwagi na to, że samo udostępnianie informacji publicznej na wniosek przybiera formę czynności materialno-technicznej, jej udostępnienie, niezależnie od tego, czy dokonywane jest bezpośrednio przez organ, czy też jego pracownika, czyni zadość u.d.i.p. Ustawa nie wiąże bowiem z tą czynnością żadnych szczegółowych wymogów formalnych. Bezzasadny jest zatem zarzut bezczynności Rektora w udostępnieniu informacji publicznej w odniesieniu do punktów I-VI wniosku w sytuacji, gdy skarżącemu udostępnione zostały w ustawowym terminie żądane przez niego informacje w sposób i w formie zgodnych z jego wnioskiem. Odmiennie rzecz ma się w odniesieniu do punktu VII wniosku. Odmowa udostępnienia żądanej informacji, niezależnie od tego, czy następuje w formie decyzji, czy też zwykłego powiadomienia, jako akt związany z władczą oceną wniosku wymaga dokonania przez właściwy organ. W sytuacji zatem, gdy organ stwierdzi, że wniosek nie dotyczy informacji publicznej to organ powinien powiadomić wnioskodawcę o braku możliwości udostępnienia jej z tego powodu. W warunkach niniejszej sprawy poinformowanie skarżącego przez pracownika uczelni, że informacje w zakresie punktu VII wniosku nie stanowią informacji publicznej (niezależnie od powodu tego uznania, którego ocena jest na tym etapie sprawy przedwczesna) było zatem nieskuteczne. Zasadny okazał się tym samym zarzut bezczynności Rektora w rozpoznaniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej w odniesieniu do punktu VII. Powyższe uzasadniło zobowiązanie Rektora do rozpoznania punktu VII wniosku oraz oddalenie skargi w pozostałym zakresie, o czym orzeczono w punkcie 1) i 2) sentencji wyroku. Stwierdzając bezczynność Rektora, Sąd uznał jednocześnie, że nie miała ona miejsca z rażącym naruszeniem prawa, o czym orzekł w punkcie 3) sentencji wyroku. Zauważyć przy tym należy, że rażące naruszenie prawa oznacza wadliwość o szczególnie dużym ciężarze gatunkowym i ma miejsce w razie oczywistego braku podejmowania jakichkolwiek czynności, oczywistego lekceważenia wniosków i jawnego natężenia braku woli do załatwienia sprawy, jak i w razie ewidentnego niestosowania przepisów prawa. Z taką sytuacją nie mamy do czynienia w rozpoznawanej sprawie. Brak rozpoznania wniosku w zakresie jednego z siedmiu punktów wynikał bowiem z błędnego przeświadczenia o skutecznym załatwieniu całego wniosku, a nie unikania jego rozpoznania, nie daje to zatem podstaw do stwierdzenia, że bezczynność w udostępnieniu informacji publicznej miała postać kwalifikowaną. Odnosząc się do wniosku o przyznanie sumy pieniężnej, zauważyć należy, że w przypadku uwzględniania skargi sąd może, ale nie musi, przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że suma pieniężna nie powinna być przyznawana w każdym postępowaniu, gdzie stwierdza się bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, a jedynie w tych sytuacjach, gdzie zwłoka lub opieszałość organu mają charakter kwalifikowany, zainteresowana osoba doznaje uszczerbku (osobistego, majątkowego), a poczucie praworządności wymaga zrekompensowania tego stanu zainteresowanej stronie (zob. np. wyrok WSA w Białymstoku z 22 marca 2022 r., II SAB/Bk 144/21, CBOSA). W warunkach niniejszej sprawy bezczynność Rektora nie miała postaci kwalifikowanej, a pełnomocnik skarżącego nie wykazał żadnych konkretnych i wymiernych szkód oraz krzywd, które spowodowała stwierdzona bezczynność, z tego względu Sąd w punkcie 4) sentencji wyroku nie przyznał wnioskowanej sumy pieniężnej. O zwrocie kosztów postępowania od Rektora na rzecz skarżącego, obejmujących wpis od skargi oraz wynagrodzenie rady prawnego, Sąd orzekł w punkcie 5) sentencji wyroku, na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. Skarga została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 p.p.s.a.