II SA/Op 458/13

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Daria Sachanbińska Sędziowie Sędzia NSA Jerzy Krupiński Sędzia WSA Elżbieta Naumowicz – spr. Protokolant Sekretarz sądowy Mariola Krzywda po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 26 listopada 2013 r. sprawy ze skargi A. W. na orzeczenie Opolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu z dnia 16 sierpnia 2013 r., nr [...] w przedmiocie postępowania dyscyplinarnego funkcjonariusza Policji 1) uchyla zaskarżone orzeczenie oraz poprzedzające je orzeczenie Komendanta Powiatowego Policji w [...] z dnia 19 lipca 2013 r., nr [...], 2) określa, że zaskarżone orzeczenie nie podlega wykonaniu w całości. W dniu 22 lutego 2013 r. Komendant Powiatowy Policji w [...] wszczął postępowanie dyscyplinarne przeciwko [...] Wydziału Kryminalnego KWP w [...] - mł. asp. A. W., w którym zarzucił naruszenie dyscypliny służbowej określonej w art. 132 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r. nr 287, poz. 1687 z późn. zm.), poprzez popełnienie w okresie od 16 kwietnia 2012 r. do stycznia 2013 r. kilkudziesięciu czynów, stanowiących naruszenia przepisów § 11 ust. 1 pkt 1, § 16 pkt 16, § 17 ust. 1 oraz § 21 ust. 1 pkt 1 Instrukcji wykonywania czynności służbowych w zakresie przetwarzania informacji w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji, stanowiącej załącznik do decyzji Nr 167 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 marca 2008 r. w sprawie funkcjonowania zestawu centralnych zbiorów informacji tworzących Krajowy System Informacyjny Policji (Dz. Urz. KGP nr 10, poz. 57, z późn. zm.), zwanych dalej "Instrukcja" oraz "KSIP". Czyny te zostały ujęte w 10 punktach i polegały na: - wprowadzaniu do KSIP innych dat wszczęcia postępowań przygotowawczych niż daty widniejące na postanowieniach o wszczęciu dochodzenia znajdujących się w aktach spraw, - nierejestrowaniu w KSIP postępowań przygotowawczych (RSD) oraz rejestrowaniu ich z opóźnieniem wynoszącym 280 dni, a także co najmniej 281 oraz co najmniej 291 dni, - niewpisywaniu przy rejestracji przestępstw w ramach RSD swojego identyfikatora kadrowego (ID) i niedokonywaniu zmiany tego identyfikatora w sprawach przejętych po innych osobach, - niezakończeniu w KSIP przeprowadzonych postępowań przygotowawczych RSD, - niezarejestrowaniu w KSIP osób podejrzanych o popełnienie przestępstwa oraz dodatkowego czynu zabronionego. Organ wskazał numery spraw RSD, których dotyczyły poszczególne zarzuty. W toku postępowania postanowieniem z dnia 12 kwietnia 2013 r., nr [...], Komendant Powiatowy Policji w [...] uzupełnił zarzuty o dwa dodatkowe punkty, obejmujące czyny z dnia 22 stycznia 2013 r., polegające na zarejestrowaniu w KSIP postępowania przygotowawczego RSD [...] z opóźnieniem wynoszącym dwa dni oraz na niewpisaniu swego identyfikatora jako osoby rejestrującej przestępstwo w ramach postępowania RSD [...]. Na tej podstawie orzeczeniem nr [...] z dnia 22 kwietnia 2013 r. organ uznał A. W. winną popełnienia zarzucanych jej czynów i wymierzył karę dyscyplinarną nagany. A. W. odwołała się od tego orzeczenia. Stwierdziła że jest niewinna i nie zgadza się z wymierzoną karą. Podniosła, że różnice w datach i pomyłki podczas wprowadzania informacji do KSIP mogły zaistnieć na skutek pośpiechu lub nieuwagi, przy czym nie jest w stanie odnieść się konkretnie do każdego postępowania z uwagi na brak dostępu do akt. Stwierdziła też, że rejestracji postępowań w KSIP dokonywała niezwłocznie po otrzymaniu materiałów postępowania, chyba że nie pozwalały na to warunki służby (dyżur albo niesprawny KSIP). Poza tym wskazała, że nigdy nie przekazano jej informacji o obowiązku zmiany identyfikatora; nie czynił tego również informatyk podczas udzielania indywidualnej pomocy, zaś część zarzutów jest przedawniona, gdyż dotyczy lat 2009-2010, a jedno wskazuje na opóźnienie wynoszące 2 dni, podczas gdy przepis określa czas wprowadzenia do 3 dni. Podniosła również, że od września 2011 r. przełożeni nie zwracali jej uwagi z powodu nieterminowych rejestracji w KSIP, a wręcz wielokrotnie na odprawach informowano, że opóźnienia wynoszące do 10 dni są zrozumiałe, gdyż mogą powstawać z powodu obiegu oraz potrzeby dekretacji poczty i nie będą z tego wyciągane konsekwencje. Comiesięczne zestawienia rejestracji KSIP nie dawały dotąd przełożonemu podstawy do wytknięcia jej błędów. W wyniku rozpatrzenia odwołania Opolski Komendant Wojewódzki Policji orzeczeniem z dnia 13 czerwca 2013 r. uchylił w całości zaskarżone orzeczenie organu pierwszej instancji i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia. W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, że część zarzutów znajduje potwierdzenie w zgromadzonym materiale dowodowym, natomiast w odniesieniu do pozostałej części materiał ten nie jest kompletny i nie pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, że nastąpiło naruszenie dyscypliny służbowej. Poza tym wskazał, że przełożony winien wskazać czym kierował się orzekając o wymierzeniu kary. W szczególności powinien uwzględnić dotychczasowy przebieg służby obwinionej, przesłanki przemawiające za złagodzeniem lub zaostrzeniem kary, w tym skutki czynu i zachowanie sprawcy przed i po popełnieniu przewinienia dyscyplinarnego. Ponownie rozpatrując sprawę Komendant Powiatowy Policji w [...] postanowieniem nr [...] z dnia 16 lipca 2013 r., powołując się na przepis art. 135e ust. 10 ustawy o Policji, uzupełnił zarzuty w postępowaniu dyscyplinarnym i wskazał, że przeprowadzono dodatkowe czynności, które pozwoliły na zmianę uprzednio wydanego postanowienia. Zarzuty ograniczone zostały do 6 punktów i sprowadzały się do obwinienia A. W. o to, że: 1) w okresie od 16 kwietnia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. rejestrując w KSIP postępowania przygotowawcze (wskazano 16 numerów RSD), wprowadziła inne daty wszczęć ww. postępowań przygotowawczych, różniące się od dat na wydanych postanowieniach o wszczęciu dochodzenia, będących w aktach tych spraw, tj. o czyn z § 21 ust. 1 pkt 1 Instrukcji; 2) w okresie od 16 kwietnia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. zarejestrowała z opóźnieniem w KSIP postępowania przygotowawcze (wskazano 24 numerów RSD), gdzie zwłoka wynosiła od 1 do 48 dni, tj. o czyn z § 11 ust. 1 pkt 1 Instrukcji; 3) w okresie od 16 kwietnia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. rejestrując w KSIP przestępstwa w ramach postępowań przygotowawczych (wskazano 46 numerów RSD) nie wpisała swojego identyfikatora służbowego, tj. o czyn z § 16 pkt 16 Instrukcji; 4) w okresie od 24 lipca 2012 r. do 28 listopada 2012 r., kontynuując i kończąc KSIP postępowania przygotowawcze RSD [...] i RSD [...] przejęte po innych funkcjonariuszach, nie dokonała zmian identyfikatora kadrowego, tj. o czyn z § 17 ust. 1 pkt 1 Instrukcji; 5) w dniu 22 stycznia 2013 r. zarejestrowała w KSIP postępowanie przygotowawcze RSD [...], wszczęte w dniu 18 stycznia 2013 r., gdzie zwłoka wynosiła 2 dni, tj. o czyn z § 11 ust. 1 pkt 1 Instrukcji; 6) w dniu 22 stycznia 2013 r. rejestrując w KSIP przestępstwo w ramach postępowania przygotowawczego RSD [...], [...], nie wpisała swojego identyfikatora służbowego jako osoby rejestrującej przestępstwo, tj. o czyn z § 11 ust. 1 pkt 1 Instrukcji; Następnie Komendant Powiatowy Policji w [...] wydał orzeczenie z dnia 19 lipca 2013 r., nr [...], którym uznał A. W. winną zarzucanych czynów i odstąpił od wymierzenia kary dyscyplinarnej. Uzasadniając rozstrzygnięcie organ wskazał, że wszystkie zarzucane czyny stanowią naruszenie dyscypliny służbowej, określone w art. 132 ust. 3 pkt 2 ustawy o Policji. Przeprowadzone czynności dowodowe doprowadziły do wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności, a wydruki z bazy KSIP potwierdziły rozbieżności w datach wszcząć postępowań oraz pozostałe nieprawidłowości. Dalej organ wskazał, że A. W. była wielokrotnie informowana i zapoznawana z wytycznymi w zakresie wprowadzania danych do bazy KSIP, co zeznali świadkowie, a ponadto częściowo przyznała się do zarzucanych czynów, uzasadniając to pospiechem i brakiem wiedzy. Zdaniem organu, przedstawione zarzuty popełnienia sześciu przewinień nie budzą wątpliwości, a okoliczności faktyczne wynikające z przeprowadzonego postępowania dyscyplinarnego, zgromadzony materiał dowodowy i same wyjaśnienia obwinionej potwierdzają naruszenie przepisów art. 132 ust. 3 pkt 3 ustawy o Policji. Jednocześnie, oceniając rozmiar i wagę tych przewinień, ich skutek i dotychczasowy przebieg służby organ stwierdził, że uzasadniają one odstąpienie od wymierzenia kary dyscyplinarnej. W dniu 24 lipca 2013 r. A. W. złożyła pismo, kierowane do Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP [...], zawierające prośbę o umożliwienie - w związku z prowadzonym postępowaniem dyscyplinarnym - zapoznania się z aktami postępowań przygotowawczych (RSD), których numery wskazała, w terminie do dnia 26 lipca 2013 r. z uwagi na 7-dniowy termin na odwołanie. Natomiast w dniu 25 lipca 2013 r. A. W. złożyła pismo, kierowane do Opolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Opolu, w którym wskazała, że w dniu 24 lipca 2013 r. zwrócono jej pismo z dnia 24 lipca 2013 r. z dekretacją Komendanta Powiatowego Policji w [...], że minął termin składania wniosków dowodowych. W związku z tym zarzuciła, że jej prośba ma na celu ochronę jej interesów w związku ze sporządzeniem odwołania i nie może być postrzegana jako wniosek dowodowy. Podniosła, że uniemożliwiając wgląd do akt tych postępowań omówiono jej elementarnego prawa do obrony. Następnie A. W. wniosła odwołanie od orzeczenia z dnia 19 lipca 2013 r., w którym stwierdziła, że jest niewinna. Wskazała, że nie jest w stanie udowodnić braku swej winy z uwagi na nieudostępnienie jej akt prowadzonych przez nią postępowań przygotowawczych, objętych postępowaniem dyscyplinarnym. Dopiero z chwilą udostępnienia jej żądanych akt postępowań, których dotyczą zarzuty, będzie istniała możliwość ustosunkowania się do każdego postępowania. Opolski Komendant Wojewódzki Policji w Opolu orzeczeniem z dnia 16 sierpnia 2013 r., nr [...], utrzymał w mocy orzeczenie organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu zreferował dotychczasowy przebieg postępowania i przywołał przepisy art. 132 ust. 1, 2 oraz ust. 3 pkt 2 ustawy o Policji. Wskazał też, że kwestie dotyczące przeglądania akt postępowania przygotowawczego i sporządzania z nich odpisów regulują przepisy rozdziału 17 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. nr 89, poz. 555, z późn. zm.), zwanej dalej K.p.k., i przywołał treść art. 156 § 1 i § 5 K.p.k. Dalej stwierdził, że na zasadzie § 4 decyzji nr 167 KGP z 19 marca 2008 r. policjant wykonujący czynności służbowe uzasadniające rejestrację informacji w KSIP wprowadza te informacje do zbioru i odpowiada za poprawność rejestracji. Natomiast na zasadzie § 11 ust. 1 pkt 1 i § 16 pkt 16 Instrukcji, informacje w KSIP rejestruje się niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności to uzasadniających, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wydania przez policjanta postanowienia o wszczęciu dochodzenia wraz z informacjami o identyfikatorze kadrowym osoby rejestrującej. Z kolei zgodnie z § 17 ust. 1 pkt 1 i § 21 ust. 1 pkt 1 Instrukcji osoba rejestrująca umieszcza w szczególności informację o zmianie lub uzupełnieniu treści rejestracji, w tym o zmianie policjanta prowadzącego postępowanie Organ odwoławczy wskazał, że zgodnie z kartą opisu stanowiska pracy, z którą obwiniona zapoznała się i przyjęła do stosowania, do jej obowiązków należy m.in. sporządzanie druków statystycznych dokumentacji związanych z rejestracją kryminalną zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przekroczenie nawet o jeden dzień wyznaczonych terminów stanowi formalne naruszenie dyscypliny służbowej. Obwiniona uczestniczyła w szkoleniach i korzystała z indywidualnej pomocy informatyka. Przełożeni na odprawach wielokrotnie zwracali uwagę na zaległości i nieprawidłowości w rejestracji w KSIP. Organ odwoławczy uznał, że rozstrzygnięcie wydane przez organ pierwszej instancji jest wprawdzie zgodne z art. 135j ust. 5 ustawy o Policji, jednak w rozpatrywanej sprawie, w szczególności z uwagi na ilość popełnionych błędów, nie można zgodzić się z przełożonym dyscyplinarnym, że stopień szkodliwości przewinienia dyscyplinarnego dla służby nie jest znaczny. W związku z tym Opolski Komendant Wojewódzki Policji podniósł, że zgodnie z art. 135n ust. 6 ustawy o Policji, w postępowaniu odwoławczym wyższy przełożony dyscyplinarny nie może wymierzyć surowszej kary, chyba że zaskarżone orzeczenie rażąco narusza prawo lub interes służby. Na tej podstawie organ stwierdził, że w rozpoznawanym przypadku wymierzenie obwinionej kary dyscyplinarnej byłoby nieuzasadnione. Odnosząc się do argumentów odwołania organ wskazał, że obwiniona miała możliwość obrony, w tym do zapoznania się z materiałami toczącego się postępowania, zgłaszania wniosków dowodowych, wniosku o uzupełnienie materiału dowodowego, jednak ze swoich praw nie skorzystała, a ponadto oświadczyła, że nie ma potrzeby przeglądania akt postępowania dyscyplinarnego i nie będzie składać wniosków dowodowych. Z kolei jej pismo z dnia 24 lipca 2013 r. o udostępnienie akt postępowania zostało skierowane do Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP w [...], który nie jest ani przełożonym dyscyplinarnym ani rzecznikiem dyscyplinarnym, a poza tym sporządzono je po wydaniu orzeczenia przez organ pierwszej instancji. Natomiast pismo z dnia 25 lipca 2013 r. zostało potraktowane jako skarga. Na powyższe orzeczenie A. W. wniosła skargę, w której stwierdziła, że nie zgadza się z orzeczeniem o winie i nie czuje się winna. Nawiązując do odwołania od orzeczenia organu pierwszej instancji wskazała, że złożyła wniosek o udostępnienie akt postępowań przygotowawczych, aby udowodnić swą niewinność, jednak odmówiono jej tego, tym samym uniemożliwiając obronę. Podniosła, że wbrew sugestiom organów, wniosek o udostępnienie zarchiwizowanych już postępowań przygotowawczych nie jest wnioskiem dowodowym składanym przed zakończeniem postępowania dyscyplinarnego, ale stanowi wniosek o udostępnienie dokumentów umożliwiających wykazanie w odwołaniu, że nie z jej winy były błędy we wprowadzaniu danych do KSIP. Wyraziła zdziwienie odmową udostępnienia akt na podstawie art. 156 K.p.k., zwłaszcza że chodziło o akta zarchiwizowane, do których w innych okolicznościach miałaby swobodny dostęp. Powtórzyła argumentację podnoszoną w pierwszym odwołaniu, dotyczącą niekwestionowania przez przełożonych nieterminowego rejestrowania spraw w KSIP i opóźnień wynoszących nawet 10 dni, spowodowanych obiegiem oraz dekretacją poczty. W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie. Dodatkowo wskazał, że skoro zamiarem skarżącej było zapoznanie się z aktami postępowań przygotowawczych w celu wykazania, że nie z jej winy nastąpiły błędy we wprowadzaniu danych do KSIP, to faktycznie dowodziłaby okoliczności, które musiały być przedmiotem czynności dowodowych i musiałaby złożyć wnioski dowodowe. Tymczasem czynności dowodowe zostały już zakończone i wydano orzeczenie dyscyplinarne. Organ wskazał, że w aktach postępowania dyscyplinarnego znajdują się postanowienia o wszczęciu i o umorzeniu dochodzeń oraz wydruki z KSIP i gdyby skarżąca zapoznała się z tymi aktami w ustawowym terminie, to miałaby możliwość weryfikacji zarzuconych jej przewinień. Natomiast odwołanie nie dało podstaw do uzupełnienia materiału dowodowego przez organ odwoławczy. Poza tym organ wskazał, że akta sprawy karnej stanowią informację publiczną i wywiódł, że art. 156 § 1 zd. drugie oraz § 5 zd. drugie wyraźnie wskazuje na możliwość udostępnienia akt innym osobom niż strony, natomiast K.p.k. wskazuje podmioty uprawnione do decydowania w tej materii. W tym znaczeniu K.p.k. można uznać za inną ustawę regulującą tryb dostępu do informacji publicznej w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Organy Policji nie są właściwe do decydowania o udostępnieniu akt postępowań przygotowawczych skarżącej. Organ zaznaczył ponadto, że przełożeni zwracali uwagę na nieterminowe rejestracje w KSIP, a w aktach znajdują się kopie raportów z przyjęcia indywidualnego skarżącej w tej sprawie przez przełożonego z dnia 27 marca 2012 r. oraz z 10 listopada 2012 r. Na rozprawie przed Sądem skarżąca podtrzymała skargę i zawarte w niej zarzuty. Wyjaśniła, że nie miała wiedzy co do obowiązku zmiany identyfikatora, natomiast ze zarchiwizowanymi aktami RSD chciała zapoznać się w celu obrony swoich praw w postępowaniu dyscyplinarnym, gdyż dokumenty do wpisania dostawała po terminie, a ta okoliczność wynikałaby z karty nadzoru zawartej w tych aktach. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skargę należało uwzględnić. Na zasadzie art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. nr 153, poz. 1269, z późn. zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Zgodnie z treścią art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.), zwanej dalej P.p.s.a., sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. W postępowaniu sądowoadministracyjnym badana jest wyłącznie legalność aktu administracyjnego, czyli prawidłowość zastosowania przepisów prawa do zaistniałego stanu faktycznego, trafność ich wykładni oraz prawidłowość przyjętej procedury. Ponadto, stosownie do art. 134 § 1 P.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Oznacza to między innymi, że sąd administracyjny nie musi w ocenie legalności zaskarżonego aktu ograniczać się tylko do zarzutów sformułowanych w skardze, ale może jego wadliwości podnosić z urzędu. Uwzględnienie skargi i usunięcie aktu z porządku prawnego następuje w przypadku, gdy postępowanie sądowe dostarczy podstaw do uznania, że przy jego wydawaniu organy administracji publicznej naruszyły prawo w zakresie wskazanym w art. 145 § 1 P.p.s.a., w szczególności w razie stwierdzenia naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy (pkt 1). Dokonana przez Sąd, według wskazanych na wstępie kryteriów, kontrola legalności zaskarżonego orzeczenia oraz poprzedzającego je orzeczenia organu pierwszej instancji - objętego oceną z mocy art. 135 P.p.s.a. - wykazała, że skarga zasługuje na uwzględnienie, gdyż skontrolowane akty naruszają prawo w stopniu skutkującym ich uchyleniem. W pierwszej kolejności odnotowania wymaga, że materialnoprawną podstawę rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie stanowiły przepisy powołanej już wyżej ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, która w Rozdziale 10 "Odpowiedzialność dyscyplinarna i karna policjantów", zawiera regulacje dotyczące odpowiedzialności dyscyplinarnej funkcjonariuszy. Zgodnie z art. 132 ust. 1 i 2 tej ustawy policjant odpowiada dyscyplinarnie za popełnienie przewinienia dyscyplinarnego polegającego m.in. na naruszeniu dyscypliny służbowej, stanowiącego czyn polegający na zawinionym przekroczeniu uprawnień lub niewykonaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa lub rozkazów i poleceń wydanych przez przełożonych uprawnionych na podstawie tych przepisów. W myśl art. 132a ustawy o Policji przewinienie dyscyplinarne jest zawinione wtedy, gdy policjant ma zamiar jego popełnienia, to jest chce je popełnić albo przewidując możliwość jego popełnienia, na to się godzi jak również gdy nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia je jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość taką przewidywał albo mógł i powinien przewidzieć. Wśród postaci naruszenia dyscypliny służbowej, w art. 132 ust. 3 pkt 2 ww. ustawy wskazano zaniechanie czynności służbowej albo wykonanie jej w sposób nieprawidłowy. W tym miejscu zauważyć trzeba, że w uzasadnieniach obu kolejno wydawanych w sprawie orzeczeń organ pierwszej instancji wskazywał - prawdopodobnie na skutek błędu - również przepis art. 132 ust. 3 pkt 3 ustawy o Policji, przewidujący inną postać naruszenia dyscypliny w postaci niedopełnienia obowiązków służbowych albo przekroczenia uprawnień określonych w przepisach prawa. Tej rozbieżności nie dostrzegł organ odwoławczy, który jednak w zaskarżonym orzeczeniu jednoznacznie stwierdził, iż wydane orzeczenie dotyczy naruszenia określonego w art. 132 ust. 3 pkt 2 ustawy . Ustawa o Policji obejmuje ponadto normy określające procedurę dyscyplinarną. W szczególności zawiera wyczerpujące regulacje procesowe dotyczące wszczęcia, przebiegu i formy zakończenia postępowania dyscyplinarnego. Stosownie do treści art. 134i ust. 1 pkt 1 omawianej ustawy, przełożony dyscyplinarny wszczyna postępowanie dyscyplinarne jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie popełnienia przez policjanta przewinienia dyscyplinarnego. Użyte przez ustawodawcę w tym przepisie sformułowanie "uzasadnione przypuszczenie", stanowiące warunek zainicjowania postępowania dyscyplinarnego, przesądza o tym, że przekonanie organu nie może opierać się na domniemaniach i dowolnie wysnuwanych domysłach, ale powinno znajdować odzwierciedlenie oraz uzasadnienie w materiale dowodowym zebranym w sprawie. Materiał dowodowy powinien zatem dokumentować stan faktyczny obejmujący okoliczności wyczerpujące ustawową konstrukcję zarzucanego przewinienia dyscyplinarnego i uzasadniać sformułowanie konkretnego zarzutu przeciwko określonej osobie. W myśl art. 135e ust. 1 ustawy o Policji, rzecznik dyscyplinarny zbiera materiał dowodowy i podejmuje czynności niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Obowiązek rzecznika dyscyplinarnego w toku postępowania sprowadza się więc do dołożenia wszelkiej staranności w zebraniu rzetelnego materiału dowodowego, który będzie świadczyć zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść policjanta, którego dotyczy postępowanie. Na zasadzie art. 135g ustawy, przełożony dyscyplinarny i rzecznik dyscyplinarny są bowiem obowiązani badać oraz uwzględniać okoliczności przemawiające zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść obwinionego, a niedające się usunąć wątpliwości rozstrzyga się na korzyść obwinionego. Zgodnie z art. 135j ust. 1 pkt 3 ustawy o Policji, przełożony dyscyplinarny wydaje orzeczenie o ukaraniu na podstawie oceny zebranego w postępowaniu dyscyplinarnym materiału dowodowego. Nie budzi wątpliwości w świetle przytoczonych przepisów, że w sprawach dotyczących postępowania dyscyplinarnego prawidłowo zebranemu materiałowi dowodowemu ustawodawca nadaje podstawowe znaczenie. Ustalając zatem, czy faktyczne miało miejsce zdarzenie, któremu w postępowaniu dyscyplinarnym nadaje się charakter przewinienia, organ zobowiązany jest odnieść się do wszystkich okoliczności występujących w sprawie oraz wskazać, które z nich uznał za udowodnione i dlaczego. Dopiero prawidłowe ustalenie stanu faktycznego umożliwia organowi dyscyplinarnemu dokonanie prawidłowej jego kwalifikacji pod kątem zarzutów naruszenia dyscypliny służbowej. Z tych powodów materiał dowodowy, jaki został zgromadzony w toku postępowania dyscyplinarnego, przedstawiający stan faktyczny sprawy, który następnie posłużył jako podstawa do wydania orzeczenia o ukaraniu, powinien znajdować pełne odzwierciedlenie w aktach postępowania dyscyplinarnego, z którymi zapoznawany jest obwiniony przez rzecznika dyscyplinarnego (art. 135i ust. 1 ustawy). Akta te, rozumiane jako usystematyzowany zbiór dokumentów oraz innych materiałów zebranych lub wytworzonych przez organ, a następnie wykorzystywanych w toku postępowania dyscyplinarnego, powinny być skompletowane w prawidłowy sposób, zapewniający możliwość zrekonstruowania na jego podstawie stanu faktycznego. Jedynie na podstawie akt postępowania dyscyplinarnego, ukazujących należycie cały materiał dowodowy wykorzystany w postępowaniu, możliwa jest również weryfikacja prawidłowości wywodzonych przez organ dyscyplinarny twierdzeń i rozstrzygnięć. Stosownie do art. 135f ust. 1 pkt 3 ustawy o Policji w toku postępowania dyscyplinarnego obwiniony ma prawo do przeglądania akt postępowania dyscyplinarnego oraz sporządzania z nich notatek, z zastrzeżeniem ust. 2. Oznacza to, że akta te podlegają udostępnieniu obwinionemu w toku całego postępowania dyscyplinarnego, również w postępowaniu międzyinstancyjnym - po wydaniu orzeczenia w pierwszej instancji, co stanowi jedną z gwarancji prawa obwinionego do obrony. Bez dostępu do akt postępowania dyscyplinarnego nie jest bowiem możliwe skonstruowanie rzeczowych argumentów przeciwko stawianym zarzutom i prawidłowe skorzystanie z przysługującego obwinionemu środka odwoławczego, przewidzianego w art. 135k ustawy. Jedynym przewidzianym wyjątkiem jest możliwość odmowy udostępnienia akt przez rzecznika dyscyplinarnego, w drodze postanowienia, z uwagi na dobro postępowania dyscyplinarnego. Ustalając zatem w rozpoznawanej sprawie, jakim materiałem dowodowym posługiwał się organ w postępowaniu i jak materiał ten został odzwierciedlony w aktach postępowania dyscyplinarnego, stwierdzić trzeba, że przed sformułowaniem zarzutów wobec skarżącej poddano analizie ponad 300 akt postępowań przygotowawczych zarejestrowanych w Rejestrze Śledztw i Dochodzeń (RSD), a wynikające z nich dane skonfrontowano następnie z danymi zawartymi w bazie KSIP. Na tej podstawie ustalono opóźnienia w rejestrowaniu spraw w KSIP oraz niedokonywanie zmian identyfikatora osoby wprowadzającej. Analiza zarzutów postawionych skarżącej pozwala stwierdzić, że niektóre numery RSD, wskazane w punkcie 2 zaskarżonego orzeczenia, pokrywają się z numerami wymienionymi w punkcie 3. Oznacza to, że te postępowania zostały przejęte po innych prowadzących je wcześniej osobach i nie został w nich zmieniony identyfikator, a jednocześnie zarejestrowano je po terminie określonym w § 11 ust. 1 pkt 1 Instrukcji, tj. po upływie 3 dni od wydania postanowienia o wszczęciu postępowania. Jak wynika z przedłożonych wraz ze skargą akt administracyjnych, organ odzwierciedlił ten materiał dowodowy w aktach dyscyplinarnych poprzez włączenie do nich wydruków z bazy KSIP oraz kserokopii jedynego dokumentu z akt poszczególnych postępowań, tj. postanowienia o wszczęciu dochodzenia. W szczególności w aktach dyscyplinarnych znajdują się kserokopie tych postanowień z akt postępowań przygotowawczych o wszystkich numerach RSD wskazanych w punktach 1, 2 i 5 zaskarżonego orzeczenia. W świetle stawianych w zaskarżonym orzeczeniu zarzutów, zdaniem Sądu, materiał dowodowy, jaki był wykorzystywany przez organ w sprawie, nie został w aktach dyscyplinarnych przedstawiony w sposób prawidłowy i wystarczający do udokumentowania zarzucanych przewinień, jak też w sposób umożliwiający prawo obwinionej do obrony, co powoduje ponadto, że weryfikacja zasadności stanowiska organów jest udaremniona. Stosownie do treści § 53 ust. 1 zarządzenia Nr 109 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie niektórych form organizacji i ewidencji czynności dochodzeniowo-śledczych Policji oraz przechowywania przez Policję dowodów rzeczowych uzyskanych w postępowaniu karnym (Dz. Urz. KGP z 2012 r. poz. 6) na organie ciąży obowiązek zakładania akt głównych postępowań przygotowawczych oraz akt kontrolnych, pozostających w dyspozycji organu. W ramach akt kontrolnych, jako ich część, prowadzona może być karta kontroli nad dochodzeniem i karta nadzoru, dokumentujące obieg sprawy i kontrolę nad poszczególnymi czynnościami, dokonywaną przez przełożonych służbowych. Skoro zatem skarżącej zarzuca się czyny polegające na opóźnieniach w rejestrowaniu spraw w KSIP, to zarzut ten powinien zostać skonfrontowany z faktycznym dysponowaniem przez obwinioną aktami sprawy w sposób umożliwiający dokonanie rejestracji. Wyjaśnienie istotnych okoliczności sprawy musi zostać poprzedzone zbadaniem dotychczasowej praktyki stosowanej w komórce organizacyjnej, gdyż jeśli przyjęty obieg dokumentacji uniemożliwiał dotrzymanie terminu określonego w § 11 ust. 1 pkt 1 Instrukcji, to okoliczność ta miałaby wpływ na ocenę co do istnienia winy skarżącej. W niniejszej sprawie dokumenty w postaci kserokopii wszystkich odpowiednich fragmentów akt podręcznych o numerach RSD podanych w orzeczeniu - powinny zostać załączone do akt dyscyplinarnych przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania (§ 101 ust. 9 Wytycznych Nr 3 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 lutego 2012 r. w sprawie wykonywania czynności dochodzeniowo-śledczych przez policjantów (Dz. Urz. KWP z 2012 r. poz. 7). Organ był obowiązany udostępnić skompletowane w ten sposób akta obwinionej również po wydaniu orzeczenia w pierwszej instancji. Odmowa udostępnienia akt mogła nastąpić jedynie z przyczyn określonych w art. 135f ust. 2 ustawy o Policji. Niedopełnienie tych obowiązków należy uznać za naruszenie ww. przepisów postępowania, skutkujące pozbawieniem skarżącej prawa do obrony. Dostrzec ponadto trzeba, że zaskarżone orzeczenie zostało wydane na skutek ponownego rozpatrywania sprawy. Już w pierwszym jej obrocie były przez skarżącą formułowane zarzuty, powtórzone obecnie w skardze, że materiał dowodowy jest niepełny oraz że zarzucane jej opóźnienia mogły wynikać z przyjętego w jednostce obiegu dokumentów i rejestracji poczty w komórce organizacyjnej, o czym przełożeni posiadali wiedzę. Zarzut niekompletności akt postępowania dyscyplinarnego potwierdził wówczas organ odwoławczy, co skutkowało powrotem sprawy do ponownego rozpatrzenia, jednak uzupełnienie tych akt przez organ pierwszej instancji ograniczyło się jedynie do wprowadzenia do nich brakujących kserokopii postanowień o wszczęciu dochodzenia z akt postępowań przygotowawczych, które zostały objęte zarzutami. W rozpoznawanej sprawie, w świetle zarzutów podnoszonych w odwołaniu, skarżąca miała prawo oczekiwać, że akta dyscyplinarne zostaną w trakcie prowadzonego ponownie postępowania uzupełnione o kserokopie tych dokumentów z materiału dowodowego ocenianego przez organ, z których wynikałyby daty, w jakich otrzymała akta poszczególnych spraw, co rzutowałoby na ocenę istnienia jej winy w opóźnionym rejestrowaniu danych w KSIP. W aktach postępowania dyscyplinarnego przedłożonych wraz ze skargą nie sposób doszukać się tego rodzaju danych, chociaż niewątpliwie mają one podstawowe znaczenie dla udowodnienia winy skarżącej w poszczególnych przypadkach i tym samym rzutują na prawidłowość rozstrzygnięcia sprawy. Ponadto, organ pierwszej instancji nie wypowiedział się w kwestii obiegu akt przyjętego w komórce organizacyjnej, w której zatrudniona była skarżąca. Również organ odwoławczy w zaskarżonym orzeczeniu nie odniósł się do tej okoliczności, jak też nie wyjaśnił, czy i od kiedy przełożony dyscyplinarny miał wiedzę na temat istnienia zaległości będących przedmiotem zarzutów w zaskarżonym orzeczeniu. Zwrócić należy uwagę, że w rozpoznawanej sprawie skarżąca domagała się umożliwienia jej dostępu do akt kontrolnych spraw o poszczególnych numerach RSD, tj. wglądu do zamieszczonych w nich kart kontrolnych, wytworzonych wyłącznie na potrzeby Policji, celem ustalenia dat, w jakich miała możliwość dokonania rejestracji danych w KSIP. Nie chodziło więc o udostępnienie materiału dowodowego z akt postępowań przygotowawczych o numerach RSD wskazanych w zaskarżonym orzeczeniu. W szczególności nie znajdował zastosowania przepis art. 135e ust. 9 ustawy o Policji dotyczący m.in. sytuacji, gdy czyn będący przedmiotem postępowania dyscyplinarnego był jednocześnie przedmiotem postępowania przygotowawczego, co uprawnia przełożonego dyscyplinarnego do wystąpienia do prokuratora o udostępnienie akt tego postępowania w całości lub w części i do włączenia - za zgodą tego organu - niezbędnych odpisów lub wyciągów z udostępnionych akt do akt postępowania dyscyplinarnego. W niniejszej sprawie czyny zarzucane skarżącej nie były wszak przedmiotem żadnego z postępowań wymienionych przez organy obu instancji, a w istocie w sprawie chodziło o jednoznaczne wykazanie przez organ dyscyplinarny, że pomimo prawidłowego obiegu dokumentów skarżąca nie wywiązywała się z obowiązków służbowych i dysponując aktami wprowadzała dane do KSIP po upływie terminu określonego w Instrukcji. Z tego też względu chybione są argumenty organu dotyczące możliwości udostępnienia danych z akt postępowania przygotowawczego w trybie przepisów K.p.k. i w ramach dostępu do informacji publicznej. Na marginesie jedynie dodać należy, że zdaniem składu orzekającego w niniejszej sprawie, brak jest możliwości żądania udostępnienia akt postępowania przygotowawczego w trybie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, chociaż orzecznictwo w tym zakresie jest niejednolite. Reasumując, w aktach dyscyplinarnych, o jakich mowa w art. 135f pkt 3 ustawy o Policji, powinny znajdować odzwierciedlenie wszelkie dowody z materiału dowodowego wykorzystanego przez organ w toku postępowania dyscyplinarnego, które mogą rzutować na ocenę istnienia każdego z zarzucanych obwinionemu czynów. Niedopuszczalne jest kompletowanie akt dyscyplinarnych w sposób wybiórczy. W rozpoznawanej sprawie brak należytego wyjaśnienia i udokumentowania w aktach postępowania dyscyplinarnego wskazanych wyżej, istotnych w sprawie okoliczności oraz brak prawidłowych ustaleń faktycznych i ich oceny pod kątem art. 132 ust. 1 i 2 oraz ust. 3 pkt 2 ustawy o Policji stanowi naruszenie przepisów postępowania, tj. art. 135e ust. 1, art. 135f ust. 1 pkt 3, art. 135i ust. 1 oraz art. 135j ust. 1 tej ustawy, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Uzasadnia to konieczność uchylenia orzeczeń organów obu instancji, gdyż zakres stwierdzonych braków postępowania jest niemożliwy do konwalidowania przez organ odwoławczy bez naruszenia zasady dwuinstancyjności. W tym stanie rzeczy, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c i art. 135 P.p.s.a., orzeczono jak w punkcie pierwszym sentencji wyroku. Rozstrzygnięcie w kwestii wykonalności zaskarżonego orzeczenia uzasadnia przepis art. 152 P.p.s.a. Wskazania co do dalszego postępowania wynikają wprost z treści uzasadnienia niniejszego wyroku i sprowadzają się do wyjaśnienia przez organ pierwszej instancji sprawy w podanym wyżej zakresie oraz uzupełnienia akt postępowania dyscyplinarnego i umożliwienia obwinionej zapoznania się z pełnym materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie, a następnie dokonania jego należytej oceny i wydania stosownego orzeczenia.