II SA/Po 58/21

Dnia 7 września 2021 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Danuta Rzyminiak - Owczarczak Sędziowie Sędzia WSA Aleksandra Kiersnowska – Tylewicz (spr.) Asesor WSA Arkadiusz Skomra po rozpoznaniu w postępowaniu uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 7 września 2021 roku sprawy ze skargi G. M. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] października 2020 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych kserokopii decyzji oraz wykazu decyzji uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta P. z dnia [...] listopada 2019 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze (dalej SKO lub Kolegium) postanowieniem z dnia [...] października 2020 r. nr [...], działając na podstawie art. 1 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (Dz.U. 2018 poz. 570), art. 144 w zw. z art. 138 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2018 poz. 2096, dalej k.p.a.), po rozpoznaniu zażalenia G. M. (dalej jako strona lub skarżąca) utrzymało w mocy postanowienie Prezydenta Miasta P. z dnia [...] listopada 2019 roku (MOPR-S.0614.5302.2019.5161), w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych kserokopii oraz wykazu decyzji odmawiających przyznania świadczeń. Rozstrzygnięcia zapadły w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy. Wnioskiem z dnia [...] października 2019 r. zgłoszonym podczas przeprowadzania wywiadu środowiskowego skarżąca zwróciła się o doręczenie dokumentacji dotyczącej korzystania przez nią ze świadczeń z pomocy społecznej poczynając od 2010 r. Pismem z dnia [...] października 2019r. organ I instancji zwrócił się do skarżącej o sprecyzowanie jakich konkretnie dokumentów się domaga oraz w jakim celu mają one zostać wykorzystane. Organ wskazał przy tym, ze za lata 2010-2013 nie dysponuje już dokumentacją. Z uwagi na upływ 5-letniego okresu przechowywania dokumentów dokonano ich archiwizacji i brakowania. Możliwe jest wydanie dokumentacji za okres od 2014 r. po wskazaniu o jakie konkretnie dokumenty chodzi oraz po wykazaniu interesu prawnego w pozyskaniu dokumentów. Organ wyznaczył skarżącej termin 10 dni na udzielenie stanowiska. Postanowieniem z dnia [...] listopada 2019 r. Prezydent Miasta P. działając na podstawie art. 74 § 2 i 73 § 2 oraz 123 k.p.a. odmówił wydania uwierzytelnionych kserokopii decyzji odmawiających przyznania pomocy za okres od 2010 r. do nadal oraz wykazu decyzji odmawiających przyznania świadczeń z ustawy o pomocy społecznej. Uzasadniając swoje stanowisko Prezydent podał, że skarżąca zwróciła się z wnioskiem o doręczenie dokumentacji od organu w sprawach o przyznanie świadczeń. Pismem z dnia [...] października 2019 r., odpowiadając na wezwanie organu podała, że domaga się doręczenia wykazu wszystkich decyzji odmawiających przyznania pomocy, jednak nie uzasadniła potrzeby pozyskania dokumentów. Mając to na uwadze organ wskazał, że zgodnie z art. 73 § 2 k.p.a. "strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony". Zdaniem organu skarżąca nie wykazała żadnego, a tym bardziej ważnego interesu, dla którego udostępnienie dokumentacji byłoby prawnie uzasadnione. Powyższe stanowiło przyczynę odmowy udostępnienia dokumentacji. Prezydent wskazał też, że art. 73 § 2 k.p.a. nie przewiduje możliwości udostępniania wykazu wydanych decyzji. Dalej organ wyjaśnił, że zgodnie z art. 6 ust. 2 i ust. 2h ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 553), Zarządzeniem nr [...] Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie z dnia [...].01.2017r. w sprawie wprowadzenia Jednolitego Wykazu Akt dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w P. oraz Zarządzeniem nr [...] Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie z dnia [...].10.2018r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie [...], po upływie wymaganego 5-letniego okresu przechowywania dokumentów dokonano archiwizacji i brakowania dokumentacji postępowań za okres od 2010 do 2014r. włącznie. Oznacza to, że organ nie posiada wnioskowanej dokumentacji. Wobec tego nawet jeśli skarżąca wykazałaby ważny interes prawny odnośnie udostępnienia dokumentów za wskazany okres czasu, to nie byłoby możliwe udostępnienie tej dokumentacji. Końcowo organ dodał, że decyzje w sprawie skarżącej były do niej każdorazowo wysyłane i powinna być w ich posiadaniu. G. M. złożyła zażalenie na powyższe postanowienie. W zażaleniu podała, że zażądała uwierzytelnionych kopii dokumentów gdyż żądane dokumenty pozwolą na prawidłową ocenę pomocy społecznej, nadto, że zapadło wiele orzeczeń sądów, które odwoływały się do orzeczeń I i II instancji. SKO w P., opisanym we wstępie postanowieniem nie uwzględniło zażalenia. W ocenie Kolegium organ I Instancji słusznie wskazał, że strona nie wykazała ważnego interesu w związku z uzyskaniem żądanych dokumentów. Zdaniem SKO uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające. Ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. nie może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie. Końcowo SKO zwróciło uwagę, że organ administracji nie może uzależniać wydania uwierzytelnionych kopii dokumentów uzależniając to interesem prawnym stron a jedynie ważnym interesem stron. W skardze do WSA G. M. zakwestionowała rozstrzygnięcie SKO i wskazała, że wykazała ważny interes do uzyskania dokumentów. W jej ocenie wydane w jej sprawach decyzje były krzywdzące i uzyskanie ich pozwoli na poddanie ich weryfikacji przez specjalistów lub kontroli prokuratorskiej. W odpowiedzi na skargę SKO wniosło o jej oddalenie i podtrzymało stanowisko w sprawie. Zarządzeniem z dnia [...] sierpnia 2021 r. Sąd wezwał organ I instancji do nadesłania pisma G. M. z dnia [...] października 2019 r., które stanowi odpowiedź na wezwanie organu z dnia [...] października 2019 r. W odpowiedzi na wezwanie pismem z dnia [...] sierpnia 2021 r. organ przekazał ww. pismo skarżącej (k. 41 akt sądowych). Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje. Skarga zasługiwała na uwzględnienie. Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 poz. 137), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. Oznacza to, że badaniu w postępowaniu sądowoadministracyjnym podlega prawidłowość zastosowania przepisów prawa w odniesieniu do istniejącego w sprawie stanu faktycznego oraz trafność wykładni tych przepisów. Uwzględnienie skargi poprzez uchylenie zaskarżonej decyzji lub postanowienia następuje w przypadku naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy, co wynika z art. 145 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 ze zm., dalej p.p.s.a.) W przedmiotowej sprawie z postanowień organów obu instancji wynika, że skarżąca ubiegała się o wydanie uwierzytelnionych kserokopii oraz wykazu decyzji odmawiających przyznania świadczeń począwszy od 2010 roku. Podstawę prawną zaskarżonego postanowienia stanowił art. 74 § 2 k.p.a. wydany w związku z art. 73 § 2 k.p.a. Zgodnie art. 74 § 2 k.p.a. odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Natomiast według art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, przy czym prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Strona ma ponadto prawo żądać uwierzytelnienia sporządzonych odpisów lub kopii z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile uzasadnione jest to jej ważnym interesem (art. 73 § 2 k.p.a.). Z powyższego przepisu wynika, że organ może wydać uwierzytelnione dokumenty sprawy po pierwsze stronie postępowania, a po drugie jeżeli jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Omawiana regulacja prawna stanowi realizację zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, wyrażonej w art. 10 § 1 k.p.a. Uprawnienie przewidziane w art. 10 § 1 k.p.a. w postaci wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, nie mogłoby być realizowane przez stronę, gdyby nie miała ona możliwości wglądu w akta sprawy. Możliwość sporządzania notatek, kopii lub odpisów także po zakończeniu postępowania pozwala stronie na inicjowanie i obronę jej interesów, czy to w postępowaniu sądowoadministracyjnym, jak i nadzwyczajnych trybach postępowania. Powyższe uprawnienia nie są niczym ograniczone. Inny charakter mają natomiast uprawnienia określone w art. 73 § 2 k.p.a. dotyczące żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Realizacja tych uprawnień uzależniona jest od legitymowania się przez stronę ważnym interesem. Podsumowując należy wskazać, art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. przewidują dwa odrębne uprawnienia strony postępowania administracyjnego składające się na przysługujące jej prawo dostępu do akt. Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów i może posłużyć się w tym zakresie dostępnymi środkami technicznymi, a organ zobowiązany jest jej to umożliwić w sposób usprawiedliwiony okolicznościami sprawy i gwarantujący realizację tego prawa, co nie wyklucza stworzenia warunków do skorzystania na jej koszt z urządzeń znajdujących się w siedzibie organu, np. kserokopiarek, w celu wykonania kopii. Uprawnienia tego strona nie musi uzasadniać, w szczególności poprzez wskazywanie przyczyn, dla których chce pozyskać kopie, gdyż nie zależy ono od żadnych dodatkowych przesłanek. Inaczej jest w przypadku uprawnienia wynikającego z art. 73 § 2 k.p.a., w myśl którego strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Uprawnienie to obejmuje jednak jedynie uwierzytelnianie odpisów lub kopii przedstawionych przez stronę, w tym pozyskanych w trybie art. 73 § 1 k.p.a. , oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów. W konsekwencji wydanie przez organ odpisów lub kopii nieuwierzytelnionych nigdy nie może być uzależnione od ważnego interesu strony(por. wyrok NSA z dnia 15 marca 2018 r., sygn. II OSK 2290/17, CBOSA). Odmowa wydania dokumentów w niniejszej sprawie nastąpiła z uwagi na okoliczność, że - zdaniem organu - skarżąca nie wykazała swojego ważnego interesu, w wydaniu uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Istotna w niniejszej sprawie jest ta okoliczność, że skarżąca zwróciła się o sporządzenie tylko kopii decyzji odmownych, bez jej uwierzytelnienia, a tym samym odpadła konieczność badania przesłanki określonej w art. 73 § 2 k.p.a. w postaci ważnego interesu strony. Rozważania organu pierwszej instancji w tym zakresie były zatem nieuzasadnione. Wnioskodawczyni oparła swój wniosek na podstawie art. 73 § 1 oraz art. 73 § 1a k.p.a., a tym samym nie wnosiła o przedłożenie uwierzytelnionych odpisów dokumentów. W tym miejscu należy jednak odwołać się do treści żądania skarżącej, tj. doręczenia jej przez organ dokumentacji dotyczącej korzystania przez nią ze świadczeń z pomocy społecznej poczynając od 2010 r. Organ wezwał skarżącą [...] października 2019 r. do wskazania jakich konkretnie dokumentów potrzebuje (np. konkretna decyzja dotycząca przyznania lub odmowy określonych świadczeń, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, zaświadczenie lekarskie itp. wskazując nazwy oraz daty sporządzenia tych dokumentów). Organ wskazał również, że skarżąca ma podać cel w jakim chce je uzyskać i wykazać interes prawny w ich uzyskaniu (k. 13 akt I instancji) W piśmie z dnia [...] października 2019 r. skarżąca podała m.in., że zwróciła się o wykaz wszystkich odmów w sprawie pomocy dotyczącej ogrzewania jej domu. Prosi o przekazanie sprawy do prokuratury w celu wyjaśnienia zadań MOPRu (fragment pisma, k. 41 akt sądowych). Wobec powyższego stwierdzić należy, że błędnie organy obu instancji przyjęły, ze skarżąca ubiegała się o uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. W toku sprawy na żadnym etapie, a w szczególności w odpowiedzi na wezwanie organu, nie wskazała że wnosi o wydanie uwierzytelnionych kopii decyzji odmownych. Zdaniem Sądu treść żądania skarżącej należało zestawić z art. 73 § 1 k.p.a. bowiem jako strona postępowania ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów a prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Istotna w niniejszej sprawie jest ta okoliczność, że skarżąca zwróciła się o sporządzenie tylko kopii decyzji odmownych, bez jej uwierzytelnienia, a tym samym odpadła konieczność badania przesłanki określonej w art. 73 § 2 k.p.a. w postaci ważnego interesu strony. Rozważania organu pierwszej instancji w tym zakresie były zatem nieuzasadnione. Wnioskodawczyni oparła swój wniosek na podstawie art. 73 § 1 oraz art. 73 § 1a k.p.a., a tym samym nie wnosiła o przedłożenie uwierzytelnionych odpisów dokumentów. W związku z tym obowiązkiem organu było poinformowanie skarżącej o rodzajach uprawnień określonych w art. 73 k.p.a. oraz o warunkach, na jakich mogą być one wykonane, w tym możliwościach technicznych związanych z ewentualną dostępnością urządzeń powielających w siedzibie organu i kosztami, jakie skarżąca musiałby ponieść. Z uwagi zaś na błędne uznanie przez organ, że skarżąca wnosi o kopie uwierzytelnione, jak i podtrzymanie tego stanowiska przez SKO, oba postanowienia należało uchylić jako wydanie z naruszeniem przepisów postępowania tj art. 73 § 1 i 2 k.p.a. Jednocześnie Sąd wskazuje, ze powyższe rozważania dotyczą wyłącznie akt sprawy, które są nadal w posiadaniu organu i nie zostały jeszcze zarchiwizowane, z uwagi na upływ 5-letniego okresu przechowywania dokumentów przez organ. W tym stanie rzeczy Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku. Niniejszą sprawę rozpoznano na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt 3 p.p.s.a.