II SA/Po 85/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Edyta Podrazik Sędziowie: Sędzia WSA Wiesława Batorowicz Asesor WSA Paweł Daniel (spr.) Protokolant: sekretarz sądowy Elżbieta Polody po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 5 kwietnia 2024 roku w sprawie skargi X. Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 18 grudnia 2023 r.nr [...] w przedmiocie ustalenia kosztów postępowania administracyjnego oddala skargę Postanowieniem z dnia 18 grudnia 2023 r., nr [...], Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy postanowienie Burmistrza Miasta i Gminy R. z dnia 13 listopada 2023 r., nr [...] w przedmiocie ustalenia kosztów wykonania kserokopii akt. W uzasadnieniu powyższego rozstrzygnięcia wskazano, że w piśmie z dnia 9 października 2023 r. R. S., działający w imieniu X. Sp. z o.o. sp.k. w K., zwrócił się o przesłanie kserokopii całości akt sprawy dotyczącej ustalenia opłaty adiacenckiej toczącego się pod numerem [...] Postanowieniem z dnia 13 listopada 2023 r. nr [...] Burmistrz Miasta i Gminy R. - na podstawie art. 262 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 775, dalej jako: "K.p.a.") oraz zarządzenia Burmistrza nr [...] - ustalił koszty wykonania kserokopii akt sprawy o sygn. akt [...] w kwocie [...]zł, ustalając termin płatności, tj. 7 dni. W uzasadnieniu powołano się na uchwałę NSA z dnia 08 października 2018 r. w sprawie sygn. akt I OPS 1/18, a także zarządzenie nr [...] określające koszty wykonania kserokopii akt. Zażalenie na powyższe postanowienie złożył w zakreślonym ustawowo terminie R. S., reprezentujący X. Sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w L., który wskazał, że organ pierwszej instancji nie respektuje uchwały NSA wydanej w sprawie sygn. akt I OPS 1/18 oraz że ustalił koszty ponad aktualne ceny rynkowe. Rozpoznając wniesione odwołanie Samorządowe Kolegium Odwoławcze przytoczyło treść przepisów K.p.a. regulujących zasady dostępu do akt sprawy oraz odpłatności za koszty postępowania, wyjaśniając, że dopuszczalne jest skuteczne żądanie strony od organu prowadzącego postępowanie wykonania na jej rzecz kopii dokumentów z akt sprawy, jak i żądanie przesłania takich kopii na adres strony - pocztą tradycyjną albo elektroniczną, jeśli pozwalają na to uwarunkowania techniczne urzędu obsługującego organ administracyjny. Koszty wykonania kopii, jak i przesyłki ponosi strona wnosząca o wykonanie. Kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów znajdują się natomiast w gestii organu. W przedmiotowej sprawie Burmistrz Miasta i Gminy R. uregulował kwestie związane ze sporządzaniem kserokopii akt w zarządzeniu z dnia 14 kwietnia 2023 r. nr [...], które to znajduje się w aktach sprawy. Zgodnie z treścią § 4 zarządzenia, odpłatność za wykonanie jednej sztuki czarno-białej kserokopii w formacie A4 wynosi [...] zł. W niniejszej sprawie ustalono, że za sporządzenie na wniosek pełnomocnika strony 105 czarno-białych kserokopii, konieczne jest uiszczenie opłaty w wysokości [...] zł, co jest zgodne z zarządzeniem, a organ pierwszej instancji prawidłowo ustalił zaskarżonym rozstrzygnięciem koszty wykonania kserokopii żądanych dokumentów. Skargę na powyższe postanowienie wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu X. Sp. z o.o. sp.k. reprezentowana przez zawodowego pełnomocnika, zarzucając rażące naruszenie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego tj. błędnej wykładni i niewłaściwe zastosowanie art. 73 § 1 K.p.a. w związku z art. 7 K.p.a. w związku z art. 10 § 1 K.p.a. w związku z art. 262 § 1 pkt 2 K.p.a. Jednocześnie wniesiono o uchylenie zaskarżonych postanowień organów obu instancji w całości oraz o zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania według norm prawem przewidzianych, z uwzględnieniem kosztów zastępstwa procesowego. Zdaniem skarżącej stan faktyczny niniejszej sprawy jest bezsporny. Sporną w sprawie jest kwestia czy organ administracji publicznej może obciążyć stronę kosztami sporządzenia kserokopii akt sprawy, które to zdaniem pełnomocnika wynikają nie z winy strony, czy też interesu strony, lecz wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie administracyjne. Spornym jest też, czy zarządzenie Burmistrza jako akt prawa miejscowego może określać koszty wykonania kserokopii akt sprawy w całkowitym oderwaniu od obowiązujących stawek rynkowych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje. Na wstępie wyjaśnić należy, że niniejszą sprawę rozpoznano w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 w zw. z art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1634, dalej również jako: "p.p.s.a."). Zgodnie z art. 119 pkt 3 p.p.s.a., sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 p.p.s.a.). Uprawnienia wojewódzkich sądów administracyjnych, określone między innymi art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 137) oraz art. 3 § 1 p.p.s.a., sprowadzają się do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, tj. kontroli zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Jednocześnie zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sąd obowiązany jest zatem dokonać oceny zgodności z prawem zaskarżonej decyzji także wtedy, gdy dany zarzut nie został podniesiony w skardze. W opinii Sądu samo żądanie skarżącej, w zakresie dostarczenia uwierzytelnionych odpisów żądanych dokumentów, było w pełni uzasadnione, bowiem w myśl art. 73 § 2 K.p.a., strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Prawo to nie było przez organy kwestionowane, niezrozumiałym dla Sądu jest więc podnoszony przez skarżącego zarzut naruszenia tej regulacji prawnej i wskazywanie na brak jednolitości działań Samorządowego Kolegium Odwoławczego. Odmiennym zagadnieniem jest natomiast kwestia poniesienia kosztów za sporządzenie uwierzytelnionych odpisów wykonanych zgodnie z prośbą strony. Zgodnie z art. 262 § 1 K.p.a. stronę obciążają te koszty postępowania, które: 1) wynikły z winy strony, 2) zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie. W myśl art. 263 § 1 K.p.a. do kosztów postępowania zalicza się koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron w przypadkach przewidzianych w art. 56, a także koszty spowodowane oględzinami na miejscu, jak również koszty doręczenia stronom pism urzędowych. Zgodnie z § 2 ww. artykułu - organ administracji publicznej może zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy. Z treści art. 262 § 1 K.p.a. wynika, że podstawową przesłanką obciążenia strony kosztami postępowania jest stwierdzenie, że są to koszty, które nie powstały w wyniku działań organu administracji w zakresie jego ustawowych obowiązków. Zasadą jest zatem, że koszty postępowania administracyjnego ponosi organ w takich granicach, w jakich wypełnia swoje ustawowe obowiązki. Dopiero uznanie, że dane koszty nie zostały poniesione wskutek wypełniania przez organ jego ustawowych obowiązków, pozwala na podjęcie rozważań, czy koszty te zostały poniesione "w interesie" lub "na żądanie" strony postępowania. Tylko w przypadku ustalenia, że także któraś z tych przesłanek zachodzi możliwe jest obciążenie kosztami postępowania strony. Zakres czynności, które powinien podjąć organ administracji w ramach ustawowych obowiązków, określa art. 77 § 1 K.p.a. Stosownie do treści tego przepisu organ administracji jest zobowiązany w toku postępowania w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy, niezbędny do rozstrzygnięcia sprawy (art. 7 K.p.a.). W doktrynie przyjmuje się, że wykładnia art. 262 § 1 K.p.a. powinna być wąska, bowiem omawiane uregulowanie prawne jest istotnym wyjątkiem od zasady, że koszty postępowania ponosi organ administracji publicznej (por. A. Mudrecki (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Gdańsk 2008, str. 578). Przytoczony wyżej art. 262 K.p.a. ustala zasadę rozdziału kosztów postępowania pomiędzy stronę a organ administracji (Skarb Państwa, budżet jednostki samorządu terytorialnego czy innego podmiotu). Brakuje jednak regulacji wskazującej, przy pomocy jakich narzędzi rozgraniczyć te koszty, które zostały poniesione rzeczywiście w interesie strony, a które wyniknęły z realizacji zasady prawdy obiektywnej oraz zasady oficjalności, zobowiązujących organ prowadzący postępowanie do zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego. W świetle przywołanych regulacji Sąd w pełni zgadza się Samorządowym Kolegium Odwoławczym, które uznało, że realizując obowiązek wynikający z art. 73 § 2 K.p.a. prawidłowo obciążył wierzyciela kosztami wydania uwierzytelnionych kserokopii wnioskowanych przez niego dokumentów. Koszty te nie pozostawały bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy toczącej się w ramach postępowania administracyjnego. W konsekwencji organy prawidłowo zastosowały art. 264 § 1 K.p.a., który stanowi, że organ administracji publicznej ustala w drodze postanowienia wysokość kosztów oraz termin i sposób ich uiszczenia. Organy obciążając stronę spornymi kosztami powołały się na zarządzenie Burmistrz Miasta i Gminy R. z dnia 14 kwietnia 2023 r. nr [...], które to znajduje się w aktach sprawy. Wydanie powyższego zarządzenia mieści się bowiem w zakresie kompetencji działań organu wykonawczego gminy, służąc ujednoliceniu zasad odpłatności za wydawane kserokopie dokumentów. Zdaniem Sądu organy w prawidłowy sposób uzasadniły wysokość żądanej kwoty przejrzyście przedstawiając koszt wykonania kserokopii, przedstawiając ilość i format wykonanych kopii i powołując się na akt wewnętrzny obowiązujący pracowników organu ujednolicający stawki. Sąd zauważa przy tym, że wysokość opłaty żądanej przez organy jest niewiele wyższa niż stawka określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r., poz. 1844), który wynosi 60 gr, a który został ustalony ponad pięć lat temu w 2018 r. Zdaniem Sądu wysokość żądanej kwoty została ustalona w granicach rozsądku i bez pokrzywdzenia dla skarżącej została ustalona w granicach wartości materiałów i pracy przy sporządzaniu kopii z akt. W ocenie Sądu w rozpoznawanej sprawie nie doszło do naruszenia art. 7 K.p.a., ustanawiającego zasadę prawdy obiektywnej, zobowiązującego organy administracji publicznej do podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, ani art. 77 § 1 K.p.a. rozwijającego ww. zasadę, nakładającego na organ administracji obowiązek zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Organy prawidłowo zastosowały również art. 80 K.p.a. oraz art. 262 § 1 pkt 2 i art. 264 § 1 K.p.a. Mając powyższe na względzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu działając na podstawie art. 151 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oddalił skargę.