IV SA/Po 258/23

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Donata Starosta (spr.) Sędzia WSA Izabela Bąk - Marciniak Sędzia WSA Maciej Busz po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 21 września 2023 r. sprawy ze skargi K. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 27 stycznia 2023 roku, nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego na rzecz skarżącej K. S. kwotę 580,00 zł (pięćset osiemdziesiąt złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania. Pismem z dnia 17 marca 2023 roku K. S. (dalej również jako: "skarżąca") reprezentowana przez radcę prawnego T. B. wniosła skargę na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 27 stycznia 2023 roku nr [...] doręczone Skarżącej wraz z uzasadnieniem w dniu 21 lutego 2022 roku stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Wójta Gminy Ł. z dnia 30 listopada 2022 roku nr [...], odmawiającej ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na rozbudowie istniejącego budynku gospodarczego o budynek gospodarczy, przewidzianej do realizacji na działce nr [...], ark. 2, położonej w miejscowości P. gm. Ł.. Skarga została wniesiona w następującym stanie sprawy: Wójt Gminy Ł. w dniu 30 listopada 2022 roku wydał decyzję nr [...], którą odmówił ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na rozbudowie istniejącego budynku gospodarczego o budynek gospodarczy, przewidzianej do realizacji na działce nr [...], ark. 2, położonej w miejscowości P. gm. Ł.. Skarżąca działając przy pomocy pełnomocników w postępowaniu administracyjnym F. K. oraz Ł. B. wniosła odwołanie od decyzji odmawiającej jej ustalenia warunków zabudowy, pismo opatrzone datą 15 grudnia 2022 r. W dniu 27.01.2023 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze wydało postanowienie znak: [...], którym stwierdziło uchybienie przez K. S. terminu do wniesienia odwołania od decyzji Wójta Gminy Ł. z dnia 30.11.2022 r. nr [...]. W uzasadnieniu postanowienia SKO w P. wskazało, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi Skarżącej (F. K.) w dniu 02 grudnia 2022 roku (piątek). Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a., odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I Instancji upływał więc w dniu 16 grudnia 2022 roku (piątek). Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a., odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, o czym skarżąca została pouczona w przedmiotowej decyzji Wójta Gminy Ł.. Zatem ostateczny termin do wniesienia odwołania od decyzji Wójta Gminy K. upłynął w dniu 16.12.2022 r. (piątek). Wedle Kolegium odwołanie od ww. decyzji zostało złożone przez K. S., reprezentowaną przez F. K. w dniu 20.12.2022 r. (wtorek), bezpośrednio w siedzibie Wójta Gminy Ł., co według SKO w P. potwierdza prezentata organu złożona na odwołaniu oraz pismo z dnia 26.01.2022 r. Oznacza to, iż odwołanie wpłynęło po terminie przysługującym do jego wniesienia. Odwołanie nie zawierało również wniosku o przywrócenie terminu. W skardze zarzucono naruszenie przepisów postępowania, które to naruszenia miały istotny wpływ na wynik sprawy, tj.: a) art. 129 § 2 k.p.a. w zw. z art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a. w zw. z art. 7 k.p.a. poprzez bezpodstawne przyjęcie, iż odwołanie od decyzji organu I instancji zostało wniesione przez skarżącą z przekroczeniem terminu do jego wniesienia podczas gdy odwołanie od Decyzji organu I instancji zostało złożone przez Skarżącą w terminie określonym w art. 129 § 2 k.p.a. poprzez jego nadanie w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe; b) art. 134 k.p.a. poprzez jego niezasadne zastosowanie i stwierdzenie przez SKO niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W skardze wniesiono o: 1. uwzględnienie skargi przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w trybie art. 54 § 3 p.p.s.a. i w konsekwencji uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia i rozpatrzenie odwołania od decyzji organu I instancji; a w przypadku nieskorzystania przez SKO z uprawnienia wynikającego z art. 54 § 3 p.p.s.a. 2. uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia 3. zasądzenie od Organu na rzecz skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm prawem przepisanych. 4. na podstawie art. 106 § 3 p.p.s.a o przeprowadzenie dowodów uzupełniających z dokumentów dołączonych do niniejszej skargi na okoliczności wskazane w treści uzasadnienia, gdyż ich przeprowadzenie jest niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie tj. dokumentu w postaci: a) wiadomości email z dnia 26 stycznia 2023 roku godz. 12:12 nadanej przez Panią M. K. pracownika Urzędu Gminy w Ł. skierowanej do Pani P. R., pracownika Samorządowego Kolegium Odwoławczego na okoliczność: - wskazania przez Organ I Instancji do SKO w P., że "odwołanie zostało złożone osobiście w biurze podawczym Urzędu Gminy w Ł. ", a więc niezgodnie ze stanem faktycznym. b) odpisu księgi nadawczej pełnomocnika skarżącej, wydruku ze strony https://emonitoring.poczta-polska.pl/ na okoliczność: - nadania Odwołania listem poleconym w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w dniu 16 grudnia 2022 roku godz. 15:12:17, - nadania przez Pocztę Polską, ww. przesyłce zawierającej odwołanie, numeru przesyłki [...], - doręczenia przesyłki zawierającej odwołanie w dniu 20 grudnia 2022 roku (godz. 13:40:28). c) pisma pełnomocnika skarżącej z dnia 24 lutego 2023 roku (załącznik nr 5) oraz pisma pełnomocnika skarżącej z dnia 24 lutego 2023 roku (załącznik nr 6) na okoliczność: - wystąpienia przez pełnomocnika skarżącej do Organu I instancji z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej poprzez przekazanie skarżącej kopii z dziennika korespondencji przychodzącej Urzędu Gminy Ł. dotyczącej odwołania od decyzji nr [...] z dnia 30 listopada 2022 roku o odmowie ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na rozbudowie istniejącego budynku gospodarczego o budynek gospodarczy, na działce nr ewid. [...] w obrębie P., gm. Ł., ark. mapy 2 (sprawa [...]), - wystąpienia przez pełnomocnika Skarżącej do Organu I instancji z wnioskiem o ustalenie czy Organ I Instancji dysponuje kopertą, w której zostało nadane Odwołanie. d) pisma Wójta Gminy Ł. z dnia 27 lutego 2023 roku, wyciągu z książki korespondencyjnej Urzędu Gminy Ł. obejmującego pozycję [...] na okoliczność: - doręczenia Organowi I instancji w dniu 20 grudnia 2022 roku przesyłki zawierającej Odwołanie nadanej przez Skarżącą w dniu 16 grudnia 2022 r. godz. 15:12:17 w polskiej placówce pocztowej listem poleconym, - zarejestrowania przez Organ I Instancji w dniu 20 grudnia 2022 roku w książce korespondencyjnej pod pozycją [...] przesyłki zawierającej Odwołanie nadanej przez Skarżącą w polskiej placówce pocztowej listem poleconym, - zagubienia przez Organ I Instancji koperty, w której zostało nadane Odwołanie. W uzasadnieniu skargi wskazano, że zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a. odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Zgodnie z art. 57 § 5 pkt. 2 k.p.a. termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (...). W przypadku nadania Odwołania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego o skuteczności wniesienia Odwołania w terminie decyduje data stempla pocztowego. Dla zachowania terminu, w przypadku wysyłania pism w postępowaniu administracyjnym za pośrednictwem urzędu pocztowego, podstawowe znaczenie mają pocztowe potwierdzenia nadania pism, ponieważ oddanie pisma w polskim urzędzie pocztowym jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 listopada 2019 roku (sygn. akt I OSK I OSK 556/18): zasadą jest, że podmiot, który nadał pismo powinien dysponować dowodem nadania pisma, bowiem to na nim spoczywa ciężar dowodu w tej kwestii, a także z jego sytuacją prawną wiąże się ryzyko braku możliwości udowodnienia daty nadania pisma. Wybór sposobu wniesienia odwołania należy do strony. Może ona je złożyć bezpośrednio w urzędzie, uzyskując potwierdzenie daty złożenia pisma przez prezentatę na jego odpisie, ale może też nadać pismo zawierające odwołanie w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. Nadawca przesyłki może ją nadać jako przesyłkę rejestrowaną, cechującą się pewnością co do daty nadania i pewnością dowodzenia tego faktu dokumentem urzędowym. Skarżąca wskazała, że odwołanie zostało nadane listem poleconym w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w dniu 16 grudnia 2022 godz. 15:12:17 roku. Przesyłce został nadany numer [...]. Skarżąca złożyła zatem odwołanie w terminie 14-dniowym, wynikającym z art. 129 § 2 k.p.a. Na dowód nadania odwołania w tym dniu, w skardze przedstawiono odpis księgi nadawczej pełnomocnika Skarżącej. List polecony zawierający obwołanie został doręczony Organowi I instancji w dniu 20 grudnia 2022 r. – do skargi dołączono wydruk ze strony śledzenia przesyłek operatora publicznego. Następnie w skardze wyjaśniono, że niezwłocznie po doręczeniu pełnomocnikowi Skarżącej w dniu 21 lutego 2023 roku postanowienia wystąpił on pismem z dnia 24 lutego 2023 roku do Organu I instancji z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej poprzez przekazanie Skarżącej kopii z dziennika korespondencji przychodzącej Urzędu Gminy Ł. dotyczącej odwołania od decyzji nr [...] z dnia 30 listopada 2022 roku o odmowie ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na rozbudowie istniejącego budynku gospodarczego o budynek gospodarczy, na działce nr ewid. [...] w obrębie P., gm. Ł., ark. mapy 2 (sprawa 6730.11.2022). Ponadto pismem z dnia 24 lutego 2023 r. pełnomocnik Skarżącej wystąpił do Urzędu Gminy Ł. z wnioskiem o wyjaśnienie, gdzie znajduje się koperta od korespondencji nadanej do Urzędu Gminy Ł. w dniu 16 grudnia 2022 r. W skardze podkreślono, że w odpowiedzi na powyższy wniosek Organ I Instancji pismem z dnia 27 lutego 2023 roku przekazał pełnomocnikowi Skarżącej żądane informacje. Organ I Instancji wprost przyznał: "Urząd Gminy Ł. w dniu 20 grudnia 2022 r. odnotował wpływ odwołania złożonego w niniejszej sprawie. Adnotacja o wpływie odwołania do Urzędu Gminy Ł. dokonana została przez pracownika urzędu w książce korespondencyjnej Urzędu Gminy Ł. w pozycji [...] (...) Gmina Ł. przedstawiła SKO w P. stanowisko o złożeniu odwołania w niniejszej sprawie już po terminie wynikającym z k.p.a. wyłącznie w oparciu o treść wpisu ww. książce korespondencyjnej. Stanowisko to nie uwzględniało okoliczności, że odwołanie zostało wcześniej nadane pocztą poleconą, o której to okoliczności Gmina Ł. dowiedziała się od strony odwołującej się już po wydaniu postanowienia w przedmiocie odrzucenia odwołania przez SKO w P.". W skardze dodano, że Organ I Instancji przekazał ponadto Skarżącej wyciąg z książki korespondencyjnej Urzędu Gminy Ł. obejmujący pozycję [...]. Z książki korespondencyjnej wynika, że pismo zarejestrowane pod numerem [...] zawierało odwołanie z dnia 15 grudnia 2022 roku sporządzone przez pełnomocnika skarżącej F. K.. Odwołanie wpłynęło do Urzędu Gminy Ł. w dniu 20 grudnia 2022 roku. Z treści pisma Wójta Gminy Ł. z dnia 27 lutego 2023 roku wynika, że Urząd Gminy Ł. nie jest w posiadaniu koperty, w której umieszczone zostało odwołanie w niniejszej sprawie. Wspomniana koperta najprawdopodobniej zaginęła. Wedle zarzutów skargi, w przypadkach, gdy organ zagubił z jakichś przyczyn kopertę nie można przenosić na Skarżącą negatywnych skutków procesowych takiego działania (Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 grudnia 2012 r. (sygn. akt II OSK 1403/11). Błąd pracownika organu, który nie zachował koperty nie może skutkować niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej odwołanie (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia z dnia 30 stycznia 2009 r. sygn. akt I OSK 250/08). W skardze przytoczono także stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 listopada 2006 r. sygn. akt I OSK 362/06) w którym podniesiono: "Problem z dokonaniem właściwej oceny przez sąd administracyjny zachowania terminu procesowego w konkretnej sprawie może pojawić się wówczas, gdy w aktach sprawy brak jest koperty, w której zostało przesłane pismo lub też koperta dołączona do akt nie odpowiada tej, w której została wysłana przez stronę skarga. Powody takiego stanu rzeczy - błąd pracownika organu, który kompletował akta, zagubienie koperty przez biuro podawcze - nie mają, jak się wydaje, żadnego w tym zakresie znaczenia. W takim bowiem przypadku twierdzenie strony postępowania, iż nadała pismo w terminie do tego przewidzianym za pośrednictwem polskiego urzędu pocztowego, powinno spowodować przyjęcie przez sąd, iż termin został zachowany." W skardze podkreślono więc, że zagubienie koperty nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Organu I Instancji. Wedle pełnomocnika skarżącej, nie ulega wątpliwości, że Skarżąca złożyła Odwołanie w terminie dlatego brak było podstaw do przyjęcia przez SKO w P., na podstawie art. 134 k.p.a., że Odwołanie zostało złożone po terminie wynikającym z art. 129 § 2 k.p.a. Również dlatego bezprzedmiotowe było składanie wniosku przez Skarżącą o przywrócenie terminu. Skarżąca nie uchybiła bowiem terminowi na wniesienie odwołania od Decyzji organu I instancji, nie było zatem terminu, który podlegałby przywróceniu. W odpowiedzi na skargę Kolegium wskazało, że po ponownym przeanalizowaniu sprawy nie znalazło podstaw do uwzględnienia skargi we własnym zakresie, wobec tego w całej rozciągłości podtrzymało stanowisko zajęte w zaskarżonym postanowieniu, wnosząc o oddalenie skargi oraz na wypadek uwzględnienia skargi, przy określeniu kosztów zastępstwa procesowego przez Sąd wniosło o ich zasądzenie według stawki minimalnej. Kolegium wskazało, że swe rozstrzygnięcie oparło na wyjaśnieniach uzyskanych od pracownika Urzędu Gminy Łubowo Pani M. K., która w mailu z dnia 26.01.2023 r. poinformowała, że odwołanie Pani K. S. zostało złożone osobiście w biurze podawczym Urzędu Gminy Ł.. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje Skarga okazała się zasadna. Uprawnienia wojewódzkich sądów administracyjnych, określone między innymi w art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2167) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2023.1634 t.j. z dnia 2023.08.17 - dalej również jako: "p.p.s.a."), sprowadzają się do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, tj. kontroli zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Wojewódzki Sąd Administracyjny W Poznaniu rozpoznał sprawę w trybie uproszczonym, na podstawie art. 119 pkt 3 p.p.s.a. Stosownie do art. 3 § 2 ust. 2 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej obejmuje orzekanie w sprawach skarg na postanowienia – takim właśnie postanowieniem jest zaskarżone postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 27 stycznia 2023 roku nr [...] nr [...] dotyczące stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Wójta Gminy Ł. z dnia 30 listopada 2022 roku nr [...], odmawiającej ustalenia warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na rozbudowie istniejącego budynku gospodarczego o budynek gospodarczy, przewidzianej do realizacji na działce nr [...], ark. 2, położonej w miejscowości P. gm. Ł.. Jednocześnie zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sąd obowiązany jest zatem dokonać oceny zgodności prawem zaskarżonego postanowienia także wtedy, gdy dany zarzut nie został podniesiony w skardze. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a. odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie. Jak wynika z kolei z art. 57 § 1 k.p.a. jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Na podstawie art. 57 § 5 ust. 2 k.p.a. termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Zgodnie z art. 40 § 2 k.p.a. jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. Zgodnie z art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Przedmiotem oceny Sądu w sprawie jest kwestia oceny prawidłowości rozstrzygnięcia SKO w P., które uznało, że odwołanie skarżącej zostało wniesione z uchybieniem terminu. Kluczowe znaczenie miało ustalenie, kiedy zostało nadane odwołanie. Decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi Skarżącej (F. K.) w dniu 02 grudnia 2022 roku (piątek). Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a., odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I Instancji upływał więc w dniu 16 grudnia 2022 roku (piątek). Zatem ostateczny termin do wniesienia odwołania od decyzji Wójta Gminy K. upłynął w dniu 16.12.2022 r. (piątek). Jak zostało wskazane na podstawie załącznika 4 do skargi (wydruk ze strony https://emonitoring.poczta-polska.pl/) odwołanie zostało nadane w dniu 16 grudnia 2022 roku w Palcówce Pocztowej operatora publicznego, przesyłce rejestrowej został nadany numer [...] wynika to także z książki nadawczej pełnomocnika skarżącej, co jednoznacznie wskazuje na zachowanie czternastodniowego terminu. Równocześnie zgodnie z pismem Wójta Gminy Ł. z dnia 27 lutego 2023 roku, Urząd Gminy Ł. potwierdził, że nie jest w posiadaniu koperty, w której zostało nadane odwołanie. Organ ma obowiązek przechowywać koperty, w których nadana została korespondencja. Słusznie więc wskazał pełnomocnik skarżącej, że zgodnie z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. akt II OSK 1403/11, sygn. akt I OSK 250/08) błąd pracownika organu, który nie zachował koperty nie może skutkować niekorzystnymi skutkami prawnymi dla strony wnoszącej odwołanie, tym bardziej, że za pomocą książki nadawczej oraz potwierdzenia śledzenia przesyłek poczty polskiej wykazano, że odwołanie zostało złożone w polskiej placówce operatora publicznego w terminie tj. w dniu 16 grudnia 2022 r., jako przesyłka rejestrowa ("polecona"). W świetle powyższego nie budzi wątpliwości, że odwołanie zostało złożone z zachowaniem terminu, a tym samym, że zarzuty podniesione w skardze okazały się zasadne. Zaskarżone postanowienie SKO w P. z dnia 27 stycznia 2023 roku nr [...] stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania wydane zostało więc z naruszeniem przepisów postępowania: art. 134 k.p.a. art. 8 k.p.a. oraz art. 9 k.p.a., które miały istotny wpływ na wynik sprawy, co w myśl art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. skutkowało koniecznością jego uchylenia. Jako, że odwołanie zostało wniesione w terminie obowiązkiem organu II instancji będzie jego rozpatrzenie. O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 p.p.s.a., art. 205 § 2 p.p.s.a., § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 roku oraz § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 roku. Na zasądzone koszty składają się: 100 zł – uiszczone tytułem wpisu od skargi, 480 zł tytułem wynagrodzenia radcy prawnego.