IV SA/Po 865/12

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Maciej Dybowski (spr.) Sędziowie WSA Bożena Popowska WSA Anna Jarosz Protokolant st. sekr. sąd. Justyna Frankowska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 20 grudnia 2012 r. sprawy ze skargi M. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia [...] czerwca [...] r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów wywiadów środowiskowych 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta K. z dnia [...] maja [...] r. nr [...], 2. przyznaje adwokatowi B. G. od Skarbu Państwa (Prezesa Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w P.) wynagrodzenie w kwocie 240 (dwieście czterdzieści) zł podwyższone o kwotę 55,20 (pięćdziesiąt pięć 20/100) zł stanowiącą podatek od towarów i usług – łącznie 295,20 (dwieście dziewięćdziesiąt pięć 20/100) zł tytułem zwrotu kosztów nieopłaconej pomocy prawnej . Podaniem z dnia [...] kwietnia 2012 r. M. S. (dalej Wnioskodawca, Żalący albo Skarżący), powołując art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. 2000 r., nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej kpa) zwrócił się do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w K. (dalej MOPS) o wydanie kompletnej dokumentacji "z akt sprawy dotyczącej składanych wniosków z przeprowadzonych wywiadów środowiskowych z okresu od 1993 r. do marca 2010 r., tj. zasiłków celowych i okresowych". W uzasadnieniu Wnioskodawca zwrócił uwagę na ważny interes w celu przedłożenia wymienionych dokumentów właściwym organom urzędowym (k. 5 akt MOPS). Postanowieniem z dnia [...] maja 2012 r. nr [...] (dalej postanowienie z [...] maja 2012 r.) Prezydent Miasta K. (dalej Prezydent albo organ I instancji), na podstawie art. 74 § 2 kpa, powołując postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. (dalej SKO albo Kolegium) z [...] kwietnia 2012 r. nr [...], odmówił wydania uwierzytelnionych odpisów przeprowadzonych wywiadów środowiskowych z akt sprawy na składane wnioski z okresu od 1993 r. do 2006 r. W uzasadnieniu organ I instancji wyjaśnił, że pismem z dnia [...] kwietnia 2012 r. nr [...] Kierownik Działu Pomocy Środowiskowej MOPS przekazał Wnioskodawcy uwierzytelnione kopie dokumentów za okres od lipca 2007 r. do marca 2010 r. i odpis pisma Powiatowego Urzędu Pracy w K. z dnia [...] sierpnia 2010 r. nr [...]. Prezydent wyjaśnił, że z uwagi na przepisy w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i przechowywania wywiady środowiskowe, decyzje administracyjne z zakresu pomocy społecznej oraz dokumenty księgowe w sprawie realizacji wypłat świadczeń zaliczane są do kategorii B-5, tj. obowiązuje 5-letni okres ich przechowywania i w związku z tym nie jest możliwe sporządzenie uwierzytelnionych kopii dokumentów za okres wskazany we wniosku (k. 6c akt MOPS). Zażaleniem z dnia [...] maja 2012 r. Wnioskodawca zaskarżył postanowienie z [...] maja 2012 r. w całości zwracając uwagę, że z podaniem o wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy za okres od 1993 r. zwrócił się z uwagi na powoływanie się przez pracowników MOPS na wynikające z nich okoliczności faktyczne. Żalący wniósł również o wszczęcie postępowania z urzędu wobec wymienionych z imienia i nazwiska pracowników MOPS, zarzucając naruszenie art. 110, art. 38, art. 78 § 1, art. 76 § 1, art. 145 §1 pkt 1 kpa (k. 8 akt MOPS). Postanowieniem z dnia [...] czerwca 2012 r. nr [...] (dalej postanowienie z [...] czerwca 2012 r.) Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. na podstawie art. 144 i art. 138 § 1 pkt 1 kpa, utrzymało w mocy postanowienie z [...] maja 2012 r. W uzasadnieniu SKO dokonując analizy stanu faktycznego i prawnego sprawy stwierdziło, że Prezydent rozpatrzył ją w sposób prawidłowy, ponieważ zgodnie z instrukcją kancelaryjną, do której stosowania zobowiązane są organy administracji publicznej, okres archiwizowania dokumentów wynosi 5 lat. Zatem nie jest możliwe sporządzenie uwierzytelnionych kopii dokumentów za okres wskazany przez Żalącego w podaniu z 4 kwietnia 2012 r. (k. 1-2 akt SKO). W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu (dalej WSA) z dnia [...] sierpnia 2012 r. Wnioskodawca zaskarżył postanowienie z [...] czerwca 2012 r. w całości, wnosząc o jego zmianę z uwagi na nie rozpoznanie istoty sprawy "również co do dat 1993-1997". Skarżący zwrócił uwagę na brak rozpoznania wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego wobec pracowników MOPS z urzędu. W uzasadnieniu Skarżący podkreślił, że zażalenie w niniejszej sprawie zostało rozpoznane bez Jego udziału. Skarżący zwrócił uwagę, że wymienieni w zażaleniu pracownicy MOPS w 2011 r. wskazywali, że Skarżący jest obejmowany systematyczną pomocą od 1993 – 1997 r. Pracownicy MOPS wskazywali przy tym dwie różne daty, czego SKO celowo nie dostrzegło. Kolegium nie wszczęło postępowania administracyjnego z urzędu wobec wymienionych pracowników MOPS odnośnie przytoczenia dwu różnych dat (k. 4 akt sądowych). W odpowiedzi na skargę z dnia [...] sierpnia 2012 r. nr [...], Kolegium wniosło o oddalenie skargi, podtrzymując wywody zawarte w uzasadnieniu postanowienia z [...] czerwca 2012 r. (k. 5 akt sądowych). Pismem z dnia [...] grudnia 2012 r. Skarżący, reprezentowany przez fachowego pełnomocnika procesowego ustanowionego z urzędu, w ramach uzupełnienia skargi wniósł o jej uwzględnienie i o uchylenie w całości postanowienia z [...] czerwca 2012 r. i poprzedzającego go postanowienia z [...] maja 2012 r. jako wydanych z naruszeniem przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a w szczególności art. 124 § 1 i 2 oraz art. 126 w zw. z art. 107 § 3, art. 7, art. 77 § 1 i art. 9, i 11 kpa, przez: - niewskazanie w zaskarżonym postanowieniu, wymaganej przez powołane przepisy kpa podstawy prawnej "wydanej decyzji" [winno być "postanowienia"], a w szczególności przepisów, przewidujących 5 letni okres przechowywania dokumentów i decyzji z zakresu pomocy społecznej, - brak ustaleń co do istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy faktów, w szczególności nieustalenia w niniejszej sprawie czy w ogóle miały miejsce wywiady środowiskowe w latach 1993 do 2006 dotyczące Skarżącego, o których uwierzytelnione odpisy wnioskował; czy składał On jakiekolwiek wnioski o pomoc do MOPS w tym okresie i czy pomoc ta była Jemu przez MOPS udzielana. W uzasadnieniu Skarżący zwrócił uwagę, że analiza treści zaskarżonego postanowienia z [...] czerwca 2012 r. i poprzedzającego je rozstrzygnięcia Prezydenta z [...] maja 2012 r. prowadzi do wniosku, że nie spełniają one wymogów zawartych w art. 124 §1 i art. 126 w zw. z art. 107 §3 kpa. Zadaniem organu było zgromadzenie pełnego materiału procesowego i dokonanie na jego podstawie ustaleń i ocen, w sposób umożliwiający sądową kontrolę rozstrzygnięcia dwu występujących w tym postępowaniu zagadnień, a mianowicie: czy Skarżący był objęty pomocą MOPS w latach 1993 do 2006, a jeśli tak, to w jakim zakresie oraz czy dokumentacja, dotycząca Skarżącego znajduje się w aktach sprawy, a jeśli się nie znajduje to z jakich powodów oraz na jakiej podstawie prawnej została zniszczona. Organy obu instancji nie zbadały, czy w ogóle istniały wywiady środowiskowe z lat 1993 do 2006 dotyczące Skarżącego, czy MOPS udzielał Jemu jakiejkolwiek pomocy i czy Skarżący o taką pomoc wnosił. Organy nie przeprowadziły dowodów na wskazane okoliczności, nie dokonując również ustaleń w tym zakresie. Jedynym uzasadnieniem odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów przeprowadzonych wywiadów środowiskowych zawartym w postanowieniu z dnia [...] maja 2012 r. był upływ 5-letniego terminu ich przechowywania, wynikający z zaliczenia tych decyzji administracyjnych do kategorii B-5, bez powołania się na jakiekolwiek przepisy, a nawet bez podania nazwy aktu prawnego z którego takie regulacje miałyby pochodzić (k. 4-4v, 44-49, 51 akt sądowych). Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga zasługiwała na uwzględnienie. Przedmiotem kontroli zgodności z prawem sprawowanej przez Sąd w niniejszym postępowaniu było postanowienie z [...] czerwca 2012 r. i poprzedzające jego wydanie czynności procesowe organów obu instancji, zainicjowane podaniem Skarżącego z [...] kwietnia 2012 r. o wydanie uwierzytelnionych odpisów przeprowadzonych wywiadów środowiskowych, z akt spraw wszczynanych na podstawie składanych przez Skarżącego wniosków za okres od 1993 do marca 2010 r. o przyznanie zasiłków okresowych i celowych dla M. S. Wojewódzki Sąd Administracyjny ustalił, że: Dnia [...] listopada 2011 r. Prezydent doręczył Skarżącemu trzystronicowe zaświadczenie z [...] listopada 2011 r. nr [...], zawierające wykaz decyzji wydanych z wniosków M. S. w okresie od stycznia 2006 r. do 2011 r. (wykaz kończy się decyzjami nr: [...] i [...]). Tej samej treści trzystronicowe zaświadczenie Prezydent wydał dnia [...] grudnia 2011 r. nr [...]. Prezydent pismem z [...] marca 2012 r. nr [...], przekazał dnia [...] marca 2012 r. Skarżącemu uwierzytelnione kopie wszystkich dokumentów sprawy z wniosku z [...] sierpnia 2011 r. Dnia [...] marca 2012 r. Prezydent pismem z [...] marca 2012 r. nr [...], przekazał Skarżącemu uwierzytelnione kopie wszystkich dokumentów dotyczących składanych przez Skarżącego wniosków od kwietnia 2010 r. do maja 2011 r. Następnie pismem z dnia [...] kwietnia 2011 r. nr [...], Prezydent dnia [...] kwietnia 2012 r. przekazał Skarżącemu uwierzytelnione kopie dokumentów od 2007 r. do marca 2010 r. i pismo Powiatowego Urzędu Pracy w K. z [...] sierpnia 2010 r. nr [...] (k. 1a-1d, 2a, 3a, 4a, 5a akt MOPS). System OSO WSA w Poznaniu wykazuje tylko jedną sprawę ze skargi M. S., zarejestrowaną dnia [...] sierpnia 2006 r. (lecz nie dotyczącą pomocy społecznej) i skargi dotyczące pomocy społecznej, rejestrowane od dnia [...] marca 2011 r. (k. 50-50v akt IV SA/Po 865/12). Powyższy stan faktyczny Sąd ustalił na podstawie zgromadzonych w aktach sprawy wymienionych dokumentów i odpisów dokumentów, mających charakter dokumentów urzędowych. Sąd dał wiarę wskazanym dokumentom i odpisom dokumentów, bowiem nie zostały one zakwestionowane przez Strony i nie nasunęły Sądowi wątpliwości co do ich autentyczności i wiarogodności (106 § 5 ppsa w zw. z – odpowiednio - art. 244 § 1 i art. 245 kpc, i – odpowiednio – art. 252 i 253 kpc; postanowienie SN z 27.1.2006 r. III CK 369/05, OSNC 11/06/187; T. Ereciński w: Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, LexisNexis 2012 t. 1 s. 1127 uw. 32). Przedmiotem sporu pozostawała natomiast odmowa wydania Skarżącemu uwierzytelnionych odpisów dokumentów dotyczących przeprowadzonych wywiadów środowiskowych w związku ze składanymi podaniami za lata 1993-2006 r. Organ I instancji w sposób zgodny z prawem przekazał Skarżącemu dokumentację za okres od 2007 r. do marca 2010 r. Publiczne prawo podmiotowe do ich uzyskania wynika z art. 73 § 1 i 2 kpa. W przepisie tym ustanowiona została zasada względnej jawności akt sprawy administracyjnej, przez przyznanie prawa przeglądania akt stronie, która może uprawnienie to realizować osobiście lub przez przedstawiciela. Prawo wglądu w akta sprawy przez stronę postępowania jest przejawem obowiązywania szeregu zasad ogólnych postępowania administracyjnego, w tym zasady prawdy obiektywnej (art. 7 kpa), budzenia zaufania do władzy publicznej (art. 8 kpa), czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 kpa; J. Borkowski w: B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, C.H. Beck 2011, s. 322-324, nb2-7; A. Wróbel w: M. Jaśkowska, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wolters Kluwer 2011, s. 476- 479 uw. 4-10). Odnosi się ono do każdego stadium i trybu postępowania administracyjnego. Jak stanowi o tym wyraźnie art. 73 § 1 kpa, prawo wglądu w akta sprawy przysługuje również po zakończeniu postępowania. Prezydent trafnie uznając, że Skarżący miał ważny interes w uzyskaniu opisanych powyżej dokumentów, prawidłowo umożliwił ich udostępnienie przez ich przekazanie Skarżącemu. Organy obu instancji w sposób niezgodny z prawem odmówiły przekazania Skarżącemu uwierzytelnionych odpisów dokumentów za lata od 1993 r. do 2006 r., poprzestając jedynie na powołaniu się na przepisy prawa w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i przechowywania. W art. 73 § 2 kpa ustawodawca nie uzależnił prawa do żądania przez stronę uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy od upływu normatywnego terminu do przechowywania dokumentów, tylko od wykazania przez stronę ważnego interesu. Samo wskazanie obowiązku przechowywania dokumentów przez okres 5 lat nie rozstrzyga o tym, czy takowe dokumenty faktycznie znajdują się w dyspozycji organu. Jeśli nadal się znajdują, podlegają one udostępnieniu, przy spełnieniu wszystkich przesłanek pozytywnych i przy braku przesłanek negatywnych, o których stanowi art. 73 kpa. Innymi słowy, jeżeli żądane przez Skarżącego dokumenty nadal znajdują się w siedzibie organu I instancji, podlegają one udostępnieniu, przy spełnieniu wszystkich przesłanek o których stanowi art. 73 kpa. Z tego względu automatyczna odmowa udostępnienia żądanych przez Skarżącego akt nie może zasługiwać na aprobatę (odpowiednio – prawomocny wyrok WSA w Poznaniu z 5.9.2012 r., IV SAB/Po 52/12), tym bardziej że z zaświadczeń z: 18 listopada 2011 r. i 5 grudnia 2011 r. wynika, że szereg spraw z wniosków M. S. toczyło się już w 2006 r. Odnosząc się do argumentów wskazanych przez Skarżącego i Jego pełnomocnika, w ocenie Sądu były one zasadne. Organy obu instancji poprzestając na twierdzeniu o braku możliwości udostępnienia Skarżącemu akt sprawy z uwagi na upływ 5-letniego terminu archiwizowania dokumentów nie wskazały precyzyjnie ani podstawy prawnej z której wynika ten obowiązek wraz z jego ograniczeniem do 5 lat (w tym pełnych danych aktu prawnego i miejsca jego promulgacji), ani też nie ustaliły w sposób dokładny stanu faktycznego spraw pod kątem określenia, czy we wnioskowanym przez Skarżącego okresie począwszy od 1993 r. do 2005 r. włącznie, Skarżący składał podania o przyznanie świadczeń z zakresu pomocy społecznej (bezsporne jest, że sprawy takie toczyły się w 2006 r.; k. 1a, 2a akt MOPS) i czy toczyły się w związku z tym jakiekolwiek postępowania administracyjne w których przeprowadzane byłyby co do Skarżącego wywiady środowiskowe. Organy obu instancji nie ustaliły przede wszystkim, czy z wnioskowanego okresu zachowała się dokumentacja urzędowa, o udostępnienie której zwrócił się Skarżący. W kontrolowanej sprawie Kolegium nie musiało wszczynać postępowania administracyjnego z urzędu wobec wymienionych pracowników MOPS odnośnie przytoczenia dwu różnych dat, jak postrzega to Skarżący. Z odpisu aktualizacji wywiadu w postępowaniu z wniosku z 26 sierpnia 2011 r. zdaje się wynikać, że Skarżący "korzystał z pomocy od 1997 r. do VI. 2011 r." (k. 12-13 akt SKO), lecz nie wiadomo, czy informacja ta opiera się na dokumentach źródłowych, wymagać zatem będzie dalszego badania. Mając powyższe na uwadze Sąd działając na podstawie art. 145 §1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. 2012 r., poz. 270, zm. poz. 1101, dalej ppsa) w pkt 1 wyroku uchylił postanowienie z [...] czerwca 2012 r. i poprzedzające je postanowienie z [...] maja 2012 r. Ponownie rozpoznając niniejszą sprawę organ I instancji mając na uwadze dokonaną powyżej ocenę prawną (art. 153 ppsa) znajdującej w sprawie zastosowanie regulacji prawnej winien mieć na uwadze, że upływ 5-letniego terminu archiwizowania żądanych przez Skarżącego dokumentów nie powinien stanowić samoczynnej podstawy do odmowy wydania Jemu uwierzytelnionych odpisów. Prezydent winien wobec tego ustalić, np. na podstawie ksiąg biurowych (w tym repertoriów, ksiąg wpływu korespondencji, etc. - papierowych lub prowadzonych elektronicznie) bądź akt spraw administracyjnych, czy począwszy od 1993 r. Skarżący występował z wnioskami o przyznanie świadczeń z zakresu pomocy społecznej (zasiłków okresowych i celowych), a w razie pozytywnego przesądzenia tej okoliczności, czy będące tego dowodem żądane dokumenty w dalszym ciągu znajdują się w archiwum organu. W przypadku wpłynięcia takich wniosków w latach 1993-2005 (skoro bezsporne jest, że wnioski takie wpływały w 2006 r.), w razie braku tych dokumentów w archiwum organu, kiedy dokładnie zostały zniszczone, na jakiej podstawie prawnej oraz w jaki sposób czynność ta została utrwalona w formie pisemnej (protokołu, notatki urzędowej itp.). Tylko ustalony w sposób prawidłowy stan faktyczny sprawy umożliwi organowi I instancji wydanie w sposób zgodny z prawem postanowienia o udostępnieniu albo o odmowie udostępnienia uwierzytelnionych odpisów dokumentów, o które zwrócił się Skarżący. W 2 pkt wyroku Sąd działając na podstawie art. 250 ppsa przyznał adw. B. G. do Skarbu Państwa (Prezesa WSA w Poznaniu) wynagrodzenie w kwocie 240 zł podwyższone o kwotę 55,20 zł stanowiącą podatek od towarów i usług – łącznie 295,20 zł tytułem zwrotu kosztów nieopłaconej pomocy prawnej, udzielonej z urzędu.