II SA/Rz 472/25
WyrokWSA w Rzeszowie2025-08-19
Skład orzekający: Piotr Godlewski, Karina Gniewek - Berezowska, Jolanta Kłoda-Szeliga
Analiza orzeczenia
Sekcja wygenerowana przez AI na podstawie treści orzeczenia — nie stanowi cytatu.
Zagadnienie prawne
Czy księgi stanu cywilnego stanowiące tzw. księgi łączone, zawierające akty urodzeń, małżeństw i zgonów, dla których termin przechowywania liczony od daty zamknięcia księgi urodzeń jeszcze nie upłynął, mogą być udostępnione do skanowania na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, mimo że nie upłynął jeszcze termin ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego?Ratio decidendi
Sąd uznał, że organy administracji dokonały błędnej wykładni przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego, które regulują udostępnianie materiałów archiwalnych. W przypadku ksiąg łączonych, dla których termin przechowywania liczony od daty zamknięcia księgi urodzeń jeszcze nie upłynął, udostępnianie powinno odbywać się na zasadach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co oznacza powszechny dostęp dla każdego zainteresowanego, bez konieczności wykazywania interesu prawnego.Stan faktyczny
Skarżący zwrócił się o udostępnienie do skanowania akt stanu cywilnego (urodzeń do 1923 r., małżeństw i zgonów do 1943 r.). Organ I instancji odmówił, a Wojewoda Podkarpacki utrzymał tę decyzję w mocy, uznając, że księgi te są księgami łączonymi, dla których termin przechowywania jeszcze nie upłynął, a zatem nie podlegają udostępnieniu na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Skarżący zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego.Rozstrzygnięcie
Uchyla zaskarżoną decyzję Wojewody Podkarpackiego i poprzedzającą ją decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w L. oraz zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego zwrot kosztów postępowania sądowego.Pełny tekst orzeczenia
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Piotr Godlewski /spr./ Sędziowie WSA Karina Gniewek - Berezowska AWSA Jolanta Kłoda-Szeliga po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 19 sierpnia 2025 r. sprawy ze skargi K. B. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 12 lutego 2025 r. nr O-VII.6231.1.2025 w przedmiocie odmowy udostępnienia akt stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w L. z dnia 27 grudnia 2024 r. nr USC.5362.1.5.2024; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego K. B. kwotę 597 zł /słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.
II SA/Rz 472/25
U z a s a d n i e n i e
Przedmiotem skargi K.B. jest decyzja Wojewody Podkarpackiego z 12 lutego 2025 r. nr O-VII.6231.1.2025 dotycząca odmowy udostępnienia akt stanu cywilnego.
Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, wnioskiem z 21 września 2024 r. K.B. zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] o udostępnienie do skanowania akt stanu cywilnego znajdujących się w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego w [...]. Wniosek obejmował księgi do 1923 r. dla urodzeń oraz do 1943 r. dla małżeństw i zgonów. Wnioskodawca powołał się na
art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 1378 ze zm., dalej: P.a.s.c.) oraz art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2
i art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm., dalej: u.n.z.a.).
Po uprzednim uchyleniu decyzją Wojewody z 14 listopada 2024 r. odmownej decyzji Kierownika USC z 3 października 2024 r., Kierownik USC decyzją z 27 grudnia 2024 r. nr USC.5362.1.5.2024 r. odmówił udostępnienia ksiąg metrykalnych znajdujących się w zasobach USC w [...] - urodzeń do 1923 r. włącznie oraz małżeństw i zgonów do 1943 r. włącznie, w celu ich zeskanowania.
W odwołaniu od tej decyzji K.B. zarzucił naruszenie art. 130 ust. 4 w zw. z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a.
Wojewoda Podkarpacki wskazaną na wstępie decyzją z 12 lutego 2025 r. – działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r., poz. 572, dalej: k.p.a.) w zw. z art. 11 ust. 2, art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1 P.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1 i 2, 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a. - utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.
Podał, że zasady dostępu do ksiąg stanu cywilnego regulują przepisy P.a.s.c. Kwestia wymogów dostępu do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie P.a.s.c. i sporządzonych w nich aktów stanu cywilnego oraz rodzaju wydawanych dokumentów uzależniona jest od daty zamknięcia danej księgi. Data zamknięcia księgi decyduje o tym, czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego i czy stała się ona materiałem archiwalnym. Terminy przechowywania ksiąg w urzędach stanu cywilnego określają przepisy P.a.s.c. Na gruncie obowiązujących przepisów, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów, o czym stanowi art. 128 ust. 1 ww. ustawy. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c. Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął, odbywa się w oparciu o przepisy u.n.z.a. (art. 130 ust. 4 P.a.s.c.).
Wszystkie księgi objęte wnioskiem znajdują się w tzw. księgach łączonych, czyli zawierają w jednej księdze różne rodzaje aktów lub różne roczniki dla jednego rodzaju aktów, nie podlegają rozdzieleniu i stanowią całość (samodzielną jednostkę archiwalną). Interpretacja ta jest zgodna z wytycznymi Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Kierownik USC ustalił, że maksymalne okresy przechowywania tych ksiąg w urzędzie jeszcze nie upłynęły, zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, przez co nie stały się materiałami archiwalnymi i brak jest podstaw do ich udostępnienia na podstawie powołanych we wniosku przepisów u.n.z.a. Księgi te muszą być przechowywane w USC do czasu, gdy minie okres wskazany w ustawie (art. 128 ust. 1 P.a.s.c.) dla ostatniej księgi zawartej w danej księdze łączonej. W związku z powyższym, nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c. Zdaniem organu odwoławczego, udostępnianie wnioskowanych aktów stanu cywilnego możliwe jest zatem jedynie na podstawie przepisów P.a.s.c.
W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie na decyzję Wojewody z 12 lutego 2025 r. K.B. (reprezentowany przez pełnomocnika - radcę prawnego) wniósł o uchylenie jej i poprzedzającej ją decyzji organu I instancji, a ponadto o zasądzenie kosztów postępowania. Zaskarżonej decyzji zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego mającego wpływ na wynik sprawy, w szczególności: art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w zw. z art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. poprzez błędną wykładnią i niewłaściwe zastosowanie, uznając, że księgi stanu cywilnego prowadzone przy dniem wejścia
w życie P.a.s.c., a znajdujące się w archiwum urzędu stanu cywilnego nie podlegają udostępnieniu poprzez ich fotografowanie na podstawie przepisów u.n.z.a., tj. 100 lat w przypadku ksiąg urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczas zajęte stanowisko.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jej zakres wyznacza art. 134 § 1 ustawy z dnia
30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.
z 2024 r., poz. 935, dalej: P.p.s.a.), wg którego sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.
Stosownie do art. 145 § 1 P.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia (jeżeli dotknięte są naruszeniem prawa materialnego które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania bądź innym naruszeniem przepisów postępowania jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy), do stwierdzenia ich nieważności lub ich wydania z naruszeniem prawa (jeżeli zachodzą przyczyny określone w k.p.a. lub innych przepisach).
Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Wojewody Podkarpackiego z 12 lutego 2025 r., utrzymująca w mocy decyzję Kierownika USC w [...] z 27 grudnia
2024 r. o odmowie udostępnienia w celu sfotografowania przez skarżącego ksiąg metrykalnych (akta urodzeń, zgonów i ślubów) miejscowości, dla których minęły okresy przechowywania określone w art. 128 ust. 1 P.a.s.c., tj. 100 lat dla aktów urodzeń (czyli ksiąg urodzeń sporządzonych do 1923 r. włącznie) i 80 lat dla aktów małżeństw
i zgonów (czyli ksiąg małżeństw i zgonów do 1943 r. włącznie) znajdujących się w USC w [...].
Istota sprawy sprowadza się do oceny prawidłowości stanowiska orzekających w sprawie organów administracji, czy z uwagi na okoliczność, iż przechowywane
w USC w [...] księgi metrykalne są tzw. księgami łączonymi (zawierającą akta urodzeń, małżeństw i zgonów) których termin przechowywania wynoszący 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń jeszcze nie minął, nie jest możliwe ich udostępnienie skarżącemu w celu wykonania skanu ksiąg metrykalnych z uwagi na brak wykazania przez niego pokrewieństwa względem osób których akty stanu cywilnego miałyby zostać mu udostępnione, a także z uwagi na brak wykazania interesu prawnego (brak odpowiedzi na pismo organu I instancji z 3 grudnia 2024 r. zawierające wezwanie do wskazania celu żądania i sprecyzowania wniosku w zakresie wskazania, czy żądane fotokopie dotyczą rodziny).
Poddawszy kontroli we wskazanym wyżej zakresie zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji Sąd stwierdził zasadność skargi wynikającą z uznania, że zapadły one z naruszeniem przepisów prawa materialnego mającym wpływ na wynik sprawy.
Materialnoprawną podstawę tych decyzji stanowiły przepisy ustawy P.a.s.c.
Z uwagi na charakter sporu prowadzonego w sprawie wyjaśnić należy, że w myśl
art. 2 ust. 3 P.a.s.c., aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Zgodnie z art. 28 ust. 1 P.a.s.c., akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
W myśl art. 128 ust. 1 P.a.s.c. ustawy kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie tej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
Stosownie do art. 130 ust. 4 P.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów o których mowa w art. 128 ust.1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w u.n.z.a.
W świetle art. 130 ust. 5 P.a.s.c., osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego
w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.
Podmiotem ustawowo uprawnionym jest – jak stanowi wyliczenie zawarte w art. 45 ust. 1 P.a.s.c. – osoba której akt dotyczy, jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun, osoba, która wykaże się interesem prawnym, sąd, prokurator, organizacja społeczna, działająca zgodnie z celami statutowymi, organ administracji publicznej, organy wymienione w art. 5a ust. 1 ustawy oraz Służba Ochrony Państwa, Policja, Straż Graniczna i Służba Więzienna a także Żandarmeria Wojskowa w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych zadań tych organów i służb.
Z przepisu art. 16a ust. 1 u.n.z.a. wynika, że każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. W ust. 2 tego przepisu wskazano, że podmioty o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, są obowiązane udostępniać:
1) materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych materiałów; 2) reprodukcje materiałów archiwalnych.
Ograniczenia w prawie dostępu do materiałów archiwalnych wskazuje art. 16b u.n.z.a.
Stosownie do art. 16b ust. 1, dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach: o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz ze względu na ochronę: dóbr osobistych, danych osobowych i ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
Zgodnie z art. 16b ust. 2, materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: urodzeń – po 100 latach, małżeństw i zgonów – po 80 latach;
2) indywidualnej dokumentacji medycznej – po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;
3) aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi – po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;
4) dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;
5) ewidencji ludności – po 30 latach od jej wytworzenia;
6) dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców – po 50 latach od ustania stosunku pracy.
W art. 16b ust.3 u.n.z.a. ustawodawca wskazał, że ograniczeń określonych w:
1) ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;
2) w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.
W orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje pogląd, że nieprawidłowa jest taka interpretacja wskazanych wyżej przepisów ustawy P.a.s.c., która kwestię udostępniania posiadanych przez urzędy stanu cywilnego materiałów (aktów stanu cywilnego dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów) utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Zatem należy przyjąć, że z art. 130
ust. 4 P.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. We wspomnianym ostatnio przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, a to pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
W świetle powyższych rozważań interpretacja art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w zw.
z art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 u.n.z.a. Przepisy tej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań P.a.s.c., w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów (zob. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 stycznia 2019 r. II OSK 417/17, z 1 marca 2023r. II OSK 192/22 i z 14 lutego 2024 r. II OSK 1243/21, publik. CBOSA).
W USC w [...] przechowywane są następujące księgi metrykalne, których dotyczy wniosek o udostępnienie: wyznania rzymskokatolickiego, obejmujące miejscowości [...]- S., Miasto [...], [...], D., G., B., S., P., W., G., B., P., H., R., G. (L.) oraz wyznania grekokatolickiego obejmujące miejscowości [...], P., S., P.
Księgi urodzeń dla miejscowości: [...] grekokatolicka, G., B., P. (jedna z trzech ksiąg), G., B., S., zostaną zamknięte po upływie 100 lat licząc od końca roku 1945 r. czyli po zakończeniu roku 2045 r., dla Miasta [...] po zakończeniu roku 2034 r., dla P. jedna
z ksiąg po zakończeniu roku 2034, dla W. jedna z ksiąg po zakończeniu roku 2029, druga po zakończeniu roku 2041, dla P. po zakończeniu roku 2040.
Księgi małżeństw dla miejscowości: [...], W., G., B., B., G., P. zostaną zamknięte po upływie 80 lat licząc od końca 1945 r. czyli po zakończeniu 2025 r.
Księgi zgonów dla miejscowości: [...], B., P. (jedna
z ksiąg), G., G., B., P., W., S., P. – R. zostaną zamknięte po upływie 80 lat licząc od końca 1945 r. czyli po zakończeniu 2025 r.
Wymienione wyżej księgi zawierają akty jednego rodzaju. Natomiast księgi wymienione poniżej przechowywane w USC w [...] zawierają zarówno akty urodzenia, małżeństwa i zgonów. Te księgi stanu cywilnego będą przechowywane
w urzędzie przez okres właściwy dla księgi urodzeń: księga urodzeń, małżeństw, zgonów [...] S. (z lat 1851-1945) - do końca 2045 r., księga urodzeń, małżeństw, zgonów D. (z lat 1881-1945) - do końca 2045 r., księga urodzeń, małżeństw, zgonów D. (z lat 1864-1945) - do końca 2043 r. (księga urodzeń jest do 1943 r.), księga urodzeń, małżeństw, zgonów S. (z lat 1890-1941) - do końca 2041 r., księga urodzeń, małżeństw, zgonów H. (z lat 1876-1939) - do końca 2026 r. (księga urodzeń jest do 1926 r.), księga urodzeń, małżeństw, zgonów R. (z lat 1880-1945) - do końca 2045 r., księga małżeństw, zgonów P. (z lat 1885-1945) - do końca 2025 r.
W okolicznościach sprawy nie budzi wątpliwości, że część będących
w posiadaniu USC w [...] ksiąg parafialnych zawiera akty jednego rodzaju, natomiast część stanowi tzw. księgi łączone, zawierające akty urodzeń, małżeństw
i zgonów. Również nie budzi wątpliwości, że objęte wnioskiem o udostępnienie księgi urodzeń obejmujących urodzenia do 1923 r. oraz księgi małżeństw obejmujące małżeństwa do 1943 r. i księgi zgonów obejmujące zgony do 1943 r. przechowywane w USC w [...]u znajdują się zarówno w księgach zawierających akty jednego rodzaju, jak i księgach łączonych, a nie tylko w księgach łączonych jak wskazał błędnie w uzasadnieniu decyzji organ odwoławczy. Uchybienie to jednak, samo w sobie nie ma wpływu na ocenę zaskarżonej decyzji.
W świetle zdania drugiego powołanego wyżej przepisu art. 128 ust. 1 P.a.s.c., termin przechowywania ksiąg zawierających jednego rodzaju akta upływa z datą zamknięcia księgi po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) lub 100 lat (dla ksiąg urodzeń), natomiast termin przechowywania ksiąg łączonych liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (łączonej), co w sprawie dotyczy ksiąg urodzeń, ponieważ księga ta podlega zamknięciu po upływie 100 lat.
W kontekście tego przepisu istotne pozostaje, iż jego wykładnia językowa (jako podstawowy rodzaj wykładni) w odniesieniu do takiej sytuacji stanowi
o przechowywaniu przez kierownika u.s.c. księgi łączonej przez okres czasu liczony od zamknięcia ostatniej księgi (cząstkowej), a nie że każda z poszczególnych ksiąg cząstkowych zamyka się w dacie zamknięcia ostatniej z nich.
W związku z tym kluczowe dla rozpatrzenia wniosku o udostępnienie zawartych w takiej księdze danych pozostaje, czy wniosek taki został złożony przed czy po zamknięciu księgi; w pierwszym przypadku udostępnienie następuje na zasadach określonych w art. 45 P.a.s.c. (co w przypadku osób których dane nie dotyczą generalnie związane jest z wykazaniem przez wnioskodawcę interesu prawnego),
w drugim przypadku zaś odbywa się na zasadach określonych w u.n.z.a. (oznaczających de facto zgodnie z jej art. 16a ust. 1 dostęp powszechny przysługujący każdemu zainteresowanemu).
Zdaniem Sądu z powyższych regulacji wynika, że organ powinien był udostępnić skarżącemu na zasadach określonych w u.n.z.a. żądane akty stanu cywilnego, których okres przechowywania liczony dla poszczególnych ksiąg wchodzących w skład księgi łączonej już upłynął, bez żądania wykazania interesu prawnego.
Sąd w pełni podziela stanowisko (wyrażone m.in. w wyroku WSA w Krakowie
z 5 listopada 2019 r. III SA/Kr 925/19, wyroku NSA z 22 stycznia 2019 r. II OSK 417/17 oraz wyroku WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r. IV SA/Wa 538/19, dalej CBOSA), iż brak jest podstaw do uznania, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych (w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 materiał archiwalny) mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu.
W tej sytuacji zdaniem Sądu orzekające w sprawie organy dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 P.a.s.c., co uzasadniało ich uchylenia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) P.p.s.a.
Wskazania co do dalszego postępowania dla organów administracji wynikają wprost z przedstawionych wyżej uwag odnoszących się do stosowania w/w przepisów.
O należnych skarżącemu kosztach postępowania sądowego (obejmujących opłacony od skargi wpis w kwocie 100 zł, opłatę od pełnomocnictwa w kwocie 17 zł oraz koszty zastępstwa procesowego dla radcy prawnego w wysokości 480 zł) orzeczono stosownie do art. 200 w zw. z art. 205 § 2 P.p.s.a.
Źródło: Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych (orzeczenia.nsa.gov.pl), pozyskano 25.07.2026. · Źródło