I SA/Sz 957/18

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Anna Sokołowska (spr.) Sędziowie Sędzia WSA Nadzieja Karczmarczyk-Gawęcka Sędzia WSA Bolesław Stachura po rozpoznaniu w Wydziale I w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 20 marca 2019 r. sprawy ze skargi "L." Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 31 października 2018 r. nr [...] w przedmiocie pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Burmistrza z dnia 22 maja 2018 r. nr [...], 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego na rzecz skarżącej "L." Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w G. kwotę [...] złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Zaskarżonym w sprawie postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze umorzyło postępowanie wywołane zażaleniem L. W. (dalej: "spółka" lub "skarżąca") na postanowienie Burmistrza L. z dnia [...] r. z uwagi na jego cofnięcie w dniu 20 lipca 2018 r. Z akt sprawy wynika następujący stan faktyczny sprawy. Postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Burmistrz L. pozostawił bez rozpatrzenia wniosek spółki z dnia 8 kwietnia 2018 r. w sprawie adresu korespondencyjnego oraz wniosek z dnia 30 kwietnia 2018 r. przesłany za pośrednictwem maila - z uwagi na nieuzupełnienie braków formalnych. Pismem z dnia 6 czerwca 2018 r. spółka – reprezentowana przez pełnomocnika J. S. - złożyła zażalenie na ww. postanowienie. Postępowanie zażaleniowe w tym przedmiocie było prowadzone przez organ odwoławczy pod numerem [...] Ponadto, postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Burmistrz L. pozostawił bez rozpatrzenia wniosek spółki z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie "uchylenia wszystkich aktów wydanych w oparciu o pełnomocnictwo" - z uwagi na nieuzupełnienie braków formalnych. Pismem z dnia 5 czerwca 2018 r. spółka – reprezentowana przez pełnomocnika J. S. - złożyła zażalenie na to postanowienie. Postępowanie zażaleniowe w tym przedmiocie było prowadzone przez organ odwoławczy pod numerem [...] Następnie pismem z dnia 20 lipca 2018 r. spółka – działając przez pełnomocnika – poinformowała, że cofa zażalenie w sprawie [...], [...], przy czym w treści pisma doprecyzowała, że cofa zażalenie na postanowienie z dnia [...] r. nr [...] pozostawiające bez rozpatrzenia wniosek spółki z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie adresu korespondencyjnego. Wskazując, że organ I instancji działa zgodnie z wnioskiem tzn. kieruje pisma pod adres wskazany we wniosku. W konsekwencji uzasadnione jest cofnięcie zażalenia. W piśmie z dnia 11 października 2018 r. złożonym do sprawy [...] spółka zwróciła się z zapytaniem czemu przedmiotowe postępowanie jest prowadzone skoro w tej sprawie cofnęła zażalenie. Mając powyższe okoliczności na uwadze, wskazanym na wstępie postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] organ odwoławczy umorzył postępowanie wywołane zażaleniem spółki na postanowienie Burmistrza L. z dnia [...] r. z uwagi na jego cofnięcie w dniu 20 lipca 2018 r. W uzasadnieniu wyjaśnił, że dotyczy ono postanowienia organu I instancji z dnia [...] r. którym pozostawiono bez rozpatrzenia wniosek w przedmiocie zmiany adresu do korespondencji co do którego spółka cofnęła zażalenie. W konsekwencji postępowanie w tej sprawie podlegało umorzeniu jako bezprzedmiotowe. Zwłaszcza, że pełnomocnik spółki potwierdził cofnięcie zażalenia w piśmie z dnia 11 listopada 2018 r. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie spółka – reprezentowana przez J. S. - zarzuciła, że wprawdzie zgodnie z wnioskiem spółki, zaskarżonym w sprawie postanowieniem organ prawidłowo umorzył sprawę nr [...] lecz jednocześnie, co wynika z numeru spraw wskazanych w tym postanowieniu umorzył również inną sprawę spółki tj. prowadzoną pod numerem nr [...], co do której nie cofnięto zażalenia. Tym samym sprawa prowadzona pod numerem [...], powinna zostać rozstrzygnięta. W konsekwencji, skarżący zarzucił organowi nierozpoznanie wniosku spółki o unieważnienie wszelkich aktów wydanych przez SKO w sprawach spółki gdzie występowało obecnie nieakceptowane przez SKO pełnomocnictwo udzielone przed notariuszem przez prezesa spółki lub gdzie wystąpił nieczytelny podpis prezesa spółki. Nadto, skarżąca podniosła zarzuty dotyczące niezasadności żądania przez organ odwoławczy czytelnego podpisu na odwołaniu przez prezesa spółki, w szczególności, że pomimo zapytania spółki, organ nie wyjaśnił, co w jego rozumieniu jest podpisem czytelnym. Skarżąca zwróciła również uwagę na niekonsekwencje organu odwoławczego w uznawaniu pism spółki za skutecznie wniesione do organu. W poprzednio prowadzonych postępowaniach wobec spółki organ nie widział potrzeby składania czytelnego podpisu przez reprezentantów spółki. Nadto, w toczącej się obecnie sprawie spółki, organ uwzględnił pismo dotyczące cofnięcia zażalenia, które zostało podpisane podobnie jak w innych sprawach, w których organ nie chce uwzględnić podpisu prezesa spółki. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze wniosło o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie z w a ż y ł, co następuje: Zgodnie z treścią art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153 poz. 1269 ze zm.), dalej p.p.s.a., sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej. Ocenie podlega konkretna sprawa, rozpoznawana wcześniej przez organ administracji publicznej, pod kątem prawidłowości zastosowania przepisów obowiązującego prawa i trafności rozstrzygnięcia. Kompetencje sądu administracyjnego nakładają na niego obowiązek oceny przebiegu postępowania administracyjnego i to zarówno czynności podejmowanych w toku tego postępowania jak i treści i podstaw wydanej decyzji administracyjnej. Działanie sądu ma bowiem na celu ewentualne wyeliminowanie z obrotu prawnego decyzji czy postanowienia, które w jakikolwiek sposób naruszałyby obowiązujące prawo (por. wyrok NSA Warszawa z 20 stycznia 2010 r. I GSK 982/08). Zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga sprawę nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. W sprawie w pierwszej kolejności należy zgodzić się ze skarżącą spółką, że umorzone przez organ odwoławczy postępowanie zażaleniowe toczyło się jedynie w zakresie postanowienia organu I instancji z dnia [...] r. nr [...] dotyczącego pozostawienia bez rozpatrzenia wniosku skarżącej spółki (nr [...]). Po pierwsze, należy wskazać, że analizując akta sprawy oraz treść skargi nie sposób nie zauważyć, że skarżąca spółka błędnie przyporządkowuje numery spraw nadane przez organ odwoławczy do ich przedmiotu i numerów spraw w organie I instancji. W treści pism składanych do organu oraz z treści skargi, skarżąca utrzymuje bowiem, że w sprawie [...] cofnęła zażalenie, a ta sprawa dotyczyła wniosku w przedmiocie zmiany adresu do korespondencji spółki, a w sprawie [...] nie cofnęła zażalenia, a ta sprawa dotyczyła unieważnienie wszelkich aktów wydanych w oparciu o pełnomocnictwo. Z akt sprawy wynika jednak, że skarżąca pomyliła się co do numerów prowadzonych spraw. I tak, sprawa nr [...] dotyczy wniosku w przedmiocie zmiany adresu do korespondencji spółki (nr sprawy w organie I instancji: [...]), natomiast sprawa nr [...] dotyczy unieważnienie wszelkich aktów wydanych w oparciu o pełnomocnictwo (nr sprawy w organie I instancji: [...]). W piśmie z dnia 20 lipca 2018 r. stanowiącym cofnięcie zażalenia skarżąca wskazała w lewym górnym rogu, że dotyczy ono sprawy toczącej się pod numerem [...] i jednocześnie sprawy [...] (czyli w drugiej instancji nr [...]). Sprzeczność wynikającą ze wskazanych przez skarżącą numerów postępowań rozwiewała jednak - co do zasady - treść ww. pisma z której jednoznacznie wynika, że skarżąca cofa zażalenie jedynie co do postępowania zażaleniowego na postanowienie z dnia [...] r. [...] w sprawie informacji spółki o jej adresie do korespondencji, czyli sprawy toczącej się pod numerem [...] Wątpliwość w treści tego pisma nasuwać mogło jedynie wskazanie przez skarżącą, że ww. postanowienie dotyczyło jej wniosku z dnia 26 kwietnia 2018 r., a nie 8 kwietnia 2018 r., 30 kwietnia 2018 r. Jednocześnie jednak, dalsze uzasadnienie pisma dotyczyło tylko kwestii doręczania korespondencji, a nie uchylenia wszystkich aktów wydanych w oparciu o pełnomocnictwo. Ponadto wątpliwości organu mógł nasuwać fakt, złożenia przez skarżącą pisma z dnia 11 października 2018 r. opatrzonego sygnaturą sprawy [...] podtrzymującego cofnięcie zażalenia. W ocenie sądu, na podstawie powyższych okoliczności, stwierdzić jednak należy, że skarżąca omyłkowo wskazuje w treści pism sygnaturę sprawy [...], w sytuacji gdy jej intencją było umorzenie postępowania jedynie w zakresie zażalenia na postanowienia organu I instancji nr [...] czyli w sprawie [...] dotyczącej wniosku o zmianę adresu do korespondencji. Powyższe zdaje się zauważać organ odwoławczy, który w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia odniósł się jednie do postanowienia z dnia 22 maja 2018 r. w przedmiocie wniosku z dnia 8 kwietnia 2018 r. i 30 kwietnia 2018 r. o zmianę adresu do korespondencji. Jednocześnie jednak, wskazując numer sprawy organ odwoławczy powołał obie sygnatury spraw tj. [...] W tych okolicznościach wskazać zatem należy, że organ odwoławczy, dostrzegając sprzeczność pisma polegającą na wskazaniu numerów dwóch różnych postępowań, a w konsekwencji rozbieżność między wskazaną sygnaturą sprawy a treścią pisma, powinien był przed umorzeniem postępowania, wezwać skarżącą spółkę do doprecyzowania żądania, wyjaśniając jednocześnie spółce, że cofając zażalenie wskazano numery spraw odnoszące się do dwóch różnych postępowań zażaleniowych. Podkreślić należy, że organ podatkowy powinien wyjaśnić w sposób niebudzący wątpliwości, czego podatnik w istocie się domaga w swoim piśmie. (Babiarz S., Dauter B., Kabat A., Niezgódka-Medek M., Rudowski J., Ordynacja podatkowa. Komentarza, wyd. X. WKP 2017). Wobec powyższego każde pismo, niezależnie od tego, jakie oznaczenie nada mu strona, powinno być rozpoznane zgodnie z intencją strony zawartą w treści pisma. W konsekwencji, należało stwierdzić, że organ na podstawie ww. pisma z dnia 20 lipca 2018 r. stanowiącego cofnięcie zażalenia nie był uprawniony do połączenia spraw [...] i [...] i umorzenia postępowania także w sprawie [...] Tym samym, należało zatem uznać, że zaskarżone w sprawie postanowienie organu odwoławczego dotyczyło umorzenia postępowania zażaleniowego, wywołanego zażaleniem na postanowienie w przedmiocie pozostawienia bez rozpatrzenia wniosku spółki z dnia 8 kwietnia 2018 r. w sprawie adresu korespondencyjnego oraz wniosku z dnia 30 kwietnia 2018 r. przesłanego za pośrednictwem maila. Potwierdzeniem takiego stanowiska, jest argumentacja skargi, z której jednoznacznie wynika, że skarżąca domaga się rozpatrzenia zażalenia na postanowienie pozostawiające bez rozpoznania wniosek spółki dotyczący unieważnienia wszelkich aktów wydanych w oparciu o pełnomocnictwo (nr sprawy w organie I instancji: [...]), tj. zarejestrowanej w organie odwoławczym pod nr [...] W sprawie nie można pominąć, że zgodnie z art. 135 p.p.s.a. sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia. Pojęcie "sprawa" o którym mowa w tym przepisie należy odczytywać w znaczeniu materialnym, a nie procesowym, zatem granice materialne danej sprawy administracyjnej wyznaczają zakres sądowej kontroli wykonywania administracji publicznej, o której stanowi art. 1 p.p.s.a. Mając tak zakreślone granice sprawy, należało ocenić, czy organ I instancji prawidłowo m.in. na podstawie art. 169 § 1-4 o.p. pozostawił bez rozpoznania pismo spółki informujące o zmianie adresu do korespondencji. Przepis art. 169 § 1 o.p. stanowi, że jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Analiza art. 169 § 1 o.p. wskazuje, że gdy strona uzupełni braki formalne i procesowe pisma w terminie, postępowanie uważa się za wszczęte z dniem doręczenia pisma lub z dniem uzupełnienia braków. Natomiast w razie nieuzupełnienia tych braków w terminie podanie pozostawia się bez rozpoznania, co oznacza, że postępowanie w tej sprawie nie zostało wszczęte (art. 169 § 4 o.p.). Od tej sytuacji należy odróżniać przypadki, w których pismo nie może wszcząć postępowania pomimo tego, że spełnia wszelkie wymagania formalne. Jest to następstwem wystąpienia przeszkód, o których mowa w art. 165a § 1 o.p. Zgodnie z art. 165a § 1 o.p. gdy żądanie, o którym mowa w art. 165, zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z jakichkolwiek innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Zawarte w tym przepisie pojęcie "postępowanie nie może być wszczęte" należy odnieść do sytuacji, gdy wszczęciu postępowania podatkowego stoi na przeszkodzie przepis, którego wykładnia uniemożliwia prowadzenie tego postępowania i rozpatrzenia treści żądania w sposób merytoryczny. Są to w szczególności sytuacje: braku w przepisach podstaw do rozpatrzenia żądanej treści w trybie postępowania podatkowego, toczące się już w danej sprawie postępowanie podatkowe, wydanie w danej sprawie decyzji podatkowej (wyrok WSA w Gdańsku z dnia 18 kwietnia 2018 r. I SA/Gd 1746/17). Zaznaczyć przy tym należy, że odmowa wszczęcia postępowania (art. 165a § 1 o.p.) nie jest instytucją konkurencyjną względem uregulowania art. 169 § 1 o.p. Jeżeli istnieją więc uwarunkowania do pozostawienia podania bez rozpatrzenia, to brak jest uzasadnienia dla wydawania postanowienia w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania. Każda sprawa wymaga indywidualnej oceny co do zasadności zastosowania jednej z powyższych instytucji prawnych. Tym samym, w świetle art. 169 § 1 o.p. należy przyjąć, że jeżeli strona nie usunęła na żądanie organu w wyznaczonym terminie wad formalnych wniosku o wszczęcie postępowania, to organ nie wydaje postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania (art. 165a § 1 o.p.), ale pozostawia podanie bez rozpoznania w trybie art. 169 § 1 o.p. W sprawie przedmiotem postanowienia organu I instancji było pozostawienie bez rozpatrzenia pisma informującego o zmianie adresu do korespondencji spółki. Zgodnie z art. 146 § 1 o.p. w toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego. Stosownie do treści art. 146 § 2 o.p. w razie niedopełnienia obowiązku przewidzianego w § 1, w przypadku doręczania pisma za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, pismo uważa się za doręczone pod dotychczasowym adresem z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w art. 150 § 1 pkt 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Z treści ww. przepisu wynika zatem, że art. 146 o.p. znajduje zastosowanie w toku postępowania podatkowego, wtedy bowiem strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego. Podkreślić należy, że użyte w przepisie art. 146 § 1 o.p. pojęcie "adresu" nie oznacza, że musi to być miejsce stałego zamieszkania lub pobytu, ale może to być miejsce wykonywania pracy zawodowej, jak też adres tylko do doręczeń. Powinien to być adres aktualny, pozwalający na dokonanie czynności doręczenia pism zgodnego z przepisami. Oświadczenie strony w zakresie doręczania korespondencji złożone organowi w toku postępowania jest dla organu wiążące od daty powiadomienia go o tym fakcie, do czasu złożenia oświadczenia zmieniającego dotychczasowy adres (por. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 22 kwietnia 2008 r. I SA/Gd 898/06). Zmiana adresu która ma miejsca poza postępowaniem, również powoduje obowiązek aktualizacji danych, przy czym w takim wypadku aktualizacji danych należy dokonać na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r., poz. 1314 ze zm.) – dalej: "u.z.e.". W chwili wszczęcia ewentualnego postępowania z urzędu, ustalenie prawidłowego adresu podatnika obciąża bowiem organ podatkowy. Na ustalony adres organ doręcza postanowienie o wszczęciu postępowania, a następnie - w braku informacji o zmianie adresu strony lub jej pełnomocnika - pozostałą korespondencję w sprawie. Adres podatnika musi być więc możliwy do ustalenia w ramach środków dostępnych organowi podatkowemu. W tym celu, ustawodawca w ww. ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zobowiązał podatników do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, a w określonych przypadkach również zgłoszeń aktualizacyjnych. Zgodnie z art. 2 ust. 1 u.z.e., osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Stosownie do treści art. 5 ust. 2b u.z.e. zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane: (1) objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz (2) uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe. Z kolei zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 zdanie trzecie u.z.e. podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. (...) Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2. Mając powyższe rozważania na uwadze, wskazać należy, że z akt sprawy wynika, iż pismem z dnia 8 kwietnia 2018 r. skarżąca spółka zwróciła się o kierowanie korespondencji związanej z jej wszelkimi sprawami na adres wskazany w tym wniosku. Następnie, odpowiadając na wezwanie organu z dnia 26 kwietnia 2018 r. do przedłożenia oryginału pełnomocnictwa oraz sprecyzowania jakiego postępowania dotyczy zmiana adres korespondencji, spółka pismem z dnia 30 kwietnia 2018 r., przesłanym do organu mailem/faxem poinformowała, że pismo z dnia 8 kwietnia 2018 r. dotyczy "wszystkich spraw jakie spółka prowadzi z udziałem organu". Spółka poinformowała przy tym, że w tych sprawach zostały dołączone stosowne pełnomocnictwa. Z uwagi na złożenie pisma za pośrednictwem poczty elektronicznej/faxem, wezwaniem z dnia 8 maja 2018 r. organ wezwał spółkę do przedłożenia oryginału pisma z dnia 30 kwietnia 2018 r. oraz przedłożenia pełnomocnictwa. W odpowiedzi pismem z dnia 15 maja 2018 r. wprawdzie nie przesłała podpisanego pisma z dnia 30 kwietnia 2018 r., jednakże podtrzymała swój wniosek dotyczący adresu do korespondencji oraz przedłożyła odpis pełnomocnictwa notarialnego udzielonego J. S. przez prezesa spółki W. D.. Z przedstawionego powyżej stanu sprawy wynika zatem niewątpliwe, że skarżąca spółka jednoznacznie wyjaśniła organowi, że pismo z dnia 8 kwietnia 2018 r. dotyczy wszystkich toczących się wobec niej postępowań. Wniosek taki jednoznacznie wynika z pisma z dnia 30 kwietnia 2018 r., który został następnie podtrzymany w piśmie z dnia 15 maja 2018 r. Na ww. piśmie zostały złożone dwa podpisy – pełnomocnika J. S. i prezesa spółki. Jednocześnie pomimo, że pismo z dnia 30 kwietnia 2018 r. było dotknięte brakami formalnymi (brak podpisu) stanowiło ono wykonanie wezwania z dnia 26 kwietnia 2018 r. chociażby w zakresie sprecyzowania jakiego postępowania dotyczy. Odróżnić należy bowiem niewykonanie wezwania od nieprawidłowego tj. dotkniętego brakami wykonania wezwania. Z uwagi na braki formalne pisma z dnia 30 kwietnia 2018 r. wymagało ono uzupełnienia, co nastąpiło przy piśmie z dnia 15 maja 2018 r., kiedy to pełnomocnik i prezes spółki podpisując się pod rzeczonym pismem podtrzymali dotychczas złożone wnioski. W tych okolicznościach sprawy w ocenie sądu, organ I instancji nie miał podstaw do pozostawienia wniosków z dnia 8 kwietnia 2018 r. i 30 kwietnia 2018 r. bez rozpoznania. W zaistniałych okolicznościach sprawy organ podatkowy powinien dołączyć ww. pisma tj. z dnia 8 kwietnia 2018 r., 30 kwietnia 2018 r. oraz z dnia 15 maja 2018 r. do każdej sprawy toczącej się wobec spółki przed organem I instancji na dzień złożenia wniosku z dnia 8 kwietnia 2018 r. Składając przedmiotowy wniosek skarżąca spółka realizowała bowiem nałożony na nią obowiązek wynikający z art. 146 o.p. Realizacja ww. obowiązku przez stronę postępowania jest bardzo istotna bowiem poprzez zaniedbanie w postaci niepoinformowania właściwego polskiego organu podatkowego o zmianie adresu dochodzi do skutecznego doręczenia decyzji pod dotychczasowym adresem. Z drugiej strony, z uwagi na istotne skutki procesowe jakie niesie ze sobą doręczanie korespondencji na prawidłowy adres strony w postępowaniu, organ podatkowy przed którym toczą się postępowania, nie może sztucznie, kierując się nadmiernym formalizmem, nie dopuszczać do siebie informacji dotyczącej zmiany adresu podatnika. Zauważyć, przy tym wypada, że przepisy ustawy w zakresie unormowania instytucji podań w tym w art. 168 o.p. regulują zasadniczo formę komunikowania się podmiotów administrowanych z organami podatkowymi. Procedura administracyjna, w tym podatkowa, w wielu rozwiązaniach przyjmuje zasadę ograniczonego formalizmu; odnosi się to także do komentowanego przepisu. Natomiast, odformalizowanie postępowania na korzyść strony co do formy i treści żądania wszczęcia postępowania ma prowadzić do tego, aby sprawa mogła być rozpoznana zgodnie z intencją i interesem strony (por. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2018 r. II FSK 1117/16 i powołane w nim źródła). Zauważyć przy tym należy, że organ I instancji natomiast mógł bez większych problemów ustalić, na podstawie stosownych repozytoriów, sprawy do których należy dołączyć ww. pisma. W szczególności, że organ sam, w zasadzie intuicyjnie, zastosował w sprawie przepisy Ordynacji podatkowej, a nie przykładowo przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, a zatem a priori przyjął, że złożone podanie dotyczy spraw podatkowych spółki. Jednocześnie, organ I instancji dopiero po podłączeniu ww. pisma z dnia 8 kwietnia 2018 r. do konkretnej sprawy mógł przejść do badania ewentualnych braków formalnych ww. pisma obejmujących m.in. brak pełnomocnictwa. W tym miejscu wypada zauważyć, że zgodnie z art. 168 § 1 o.p. przez pojęcie podania należy rozumieć żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia oraz wnioski. Wymagania formalne, jakim powinno odpowiadać podanie, określa art. 168 § 2 i 3 o.p., są to przy tym elementy obligatoryjne każdego podania, w tym odwołania (z wyjątkiem wyjaśnień). Ordynacja podatkowa przewiduje cztery zasadnicze cechy każdego podania, są to: określone żądanie, wskazanie osoby, od której pochodzi podanie, adres tej osoby oraz jej podpis. Wskazanie osoby, od której pochodzi podanie, jej adresu oraz złożenie podpisu pozwalają organowi podatkowemu na zidentyfikowanie podmiotu, od którego pochodzi podanie. Dopiero złożenie podpisu pod treścią podania oznacza, że mamy do czynienia z uzewnętrznionym oświadczeniem woli bądź też wiedzy określonej osoby, która złożyła podpis. Zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r., poz. 459 ze zm.) osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Zgodnie z art. 138a § 1 i 2 o.p. strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń. Zgodnie z art. 138b § 1 o.p. pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Zgodnie z art. 138c § 1 o.p. pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, a w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego - także jego adres elektroniczny. Zgodnie z art. 138e § 1-4 o.p. Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 138j § 1 pkt 2, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis. Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy. W sytuacji, kiedy pismo w imieniu strony wniosła osoba działająca jako ich pełnomocnik, która nie złożyła jednocześnie dokumentu potwierdzającego takie umocowanie, wniesiony środek prawny dotknięty jest brakiem formalnym. Złożonemu bowiem środkowi nie można nadać dalszego biegu bez uprzedniego przeprowadzenia procedury uzupełnienia braków formalnych przewidzianej w art. 169 § 1 o.p. Stosownie do treści wskazanego przepisu, jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. W świetle powyższego, w sytuacji, gdy pełnomocnik wyraził wolę reprezentowania strony, jednakże organ uznał, iż nie wykazał swojego umocowania w postępowaniu, to brak pełnomocnictwa, jest brakiem formalnym podlegającym konwalidacji w trybie art. 169 § 1 o.p. Nieusunięcie zaś braku w zakresie pełnomocnictwa do występowania w imieniu strony skutkuje pozostawieniem odwołania bez rozpatrzenia stosownie do treści art. 169 § 4 o.p. Mając powyższe rozważania na uwadze, wskazać zatem należy, że kwestie ewentualnego umocowania do złożenia informacji o której mowa w art. 146 o.p. organ mógł badać w ramach danego postępowania. Dopiero bowiem po dołączeniu pisma do akt danej sprawy, mógł sprawdzić czy osoba która podpisała się pod wnioskiem z dnia 8 kwietnia 2018 r. i następnymi pismami jest umocowana do działania w tym postępowaniu. W przypadku gdy na podstawie akt danej sprawy organ mógł ustalić istnienie upoważnienia osoby podpisującej się pod ww. wnioskiem do reprezentowania skarżącej spółki, powinien je uwzględnić bez wzywania do uzupełnienia braków formalnych. Natomiast w przypadku gdy na podstawie akt sprawy, nie można było stwierdzić, że pismo strony podpisała osoba upoważniona, organ - w ramach tego postępowania - mógł wezwać spółkę w trybie art. 169 § 1 o.p. do uzupełnienia wskazanego braku. Jednocześnie skoro złożone pismo dotyczyło konkretnych postępowań toczących się przed organem, w sprawie brak było podstaw do odrębnego wzywania skarżącej spółki o uzupełnienie braków formalnych pisma jako stanowiącego samoistne podanie, a w konsekwencji do pozostawienia go bez rozpatrzenia w oderwaniu od pozostałych spraw spółki. Jak wykazano powyżej, jedynie w toku danego postępowania strona ma obowiązek informować organ podatkowy o zmianie swojego adresu. Natomiast w przypadku zmiany danych korespondencyjnych poza postępowaniem, podmiot jest obowiązany do aktualizacji danych na podstawie ww. przepisów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Tym samym, złożone organowi poza konkretnym postępowaniem podanie informujące o zmianie adresu podatnika, nie może stanowić podstawy wszczęcia postępowania zgodnie z art. 165 o.p. W takim przypadku, organ powinien był rozważyć, czy w sprawie nie zachodziły przesłanki zastosowania w sprawie wyżej omówionego art. 165a § 1 o.p. tj. odmowy wszczęcia postępowania. W konsekwencji, w sprawie organ I instancji pozostawiając bez rozpatrzenia wnioski skarżącej z dnia 8 kwietnia 2018 r. i 30 kwietnia 2018 r. naruszył przepisy postępowania w stopniu mającym istotny wpływ na wynik postępowania tj. art. 169 § 1 w związku z art. 146 o.p. Natomiast organ odwoławczy umarzając postępowanie odwoławcze, bez wcześniejszego wyjaśnienia zakresu żądania skarżącej spółki w sprawach [...] naruszył art. 233 § 1 pkt 3 w związku z art. 169 § 1 i art. 168 § 1 o.p. Ponownie rozpoznając sprawę organ I instancji uwzględni powyższe rozważania sądu i uwzględni wyjaśnienia spółki co do pisma informującego o zmianie adresu do korespondencji z dnia 8 kwietnia 2018 r. (złożone w pismach z dnia 30 kwietnia 2018 r. oraz 15 maja 2018 r.) i dołączy ww. pisma do toczących się - na dzień złożenia pisma informującego o zmianie adresu do korespondencji – postępowań w których stroną jest skarżąca spółka i następnie w ramach tych postępowań zbada czy pisma te zostały złożone z zachowaniem warunków formalnych. Natomiast, organ odwoławczy będzie zobligowany do wyjaśnienia kwestii cofnięcia zażalenia w sprawie [...] W braku żądania strony o umorzenie postępowania w tej sprawie, przeprowadzi postępowanie zażaleniowe i wyda stosowne postanowienie. Jednocześnie, na obecnym etapie postępowania, uznając, że w sprawie [...] konieczne jest wyjaśnienie, czy żądaniem skarżącej jest uzyskanie w tej sprawie rozstrzygnięcia merytorycznego, ocena legalności postanowienia organu I instancji z dnia [...] r. nr [...] wykracza poza ramy kontroli sądu w niniejszej sprawie. W tym stanie rzeczy sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w związku z art. 135 p.p.s.a., uchylił zaskarżone postanowienie organu odwoławczego oraz poprzedzające je postanowienie organu I instancji. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie przepisów art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a. zasądzając zwrot kosztów postępowania sądowego, na które składał się wpis od skargi w wysokości [...] zł.