II SA/Sz 1123/18

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Marzena Iwankiewicz (spr.) Sędziowie Sędzia NSA Danuta Strzelecka-Kuligowska, Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 19 grudnia 2018 r. sprawy ze skargi J. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia [...] nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta K. z dnia [...] r. nr [...] Wnioskiem z dnia 14 maja 2018 r. J. C. zwrócił się do Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w K. o wydanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii z akt sprawy [...] tj: - pisma MOPR z 2014 r. kierowanego do RPS nr [...] (obecnie [...]) zalecającego przeprowadzenie wywiadu u dzieci wnioskodawcy J. i M. C., - pisma MOPR skierowanego do J. i M. C. w sprawie alimentowania ojca, - odpowiedzi J. C. na ww. pismo z 2014 r., - odpowiedzi M. C. na ww. pismo z 2014 r. Pismem z dnia 17 maja 2018 r. MOPR w K. zwrócił się do wnioskodawcy o uzupełnienie, w terminie 7 dni, braków formalnych wniosku przez wskazanie ważnego interesu strony uzasadniającego wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów. W piśmie z dnia 30 maja 2018 r. J. C. wyjaśnił, że dokumenty o które wnosi są mu niezbędne do uregulowania spraw rodzinnych, pomiędzy nim i jego dziećmi. Postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] wydanym z upoważnienia Prezydenta Miasta K. na podstawie art. 73 § 2, art. 74 § 2, art. 123 K.p.a. odmówiono wydania uwierzytelnionych dokumentów z akt sprawy wskazując, że sformułowanie "ważny interes strony" z art. 73 § 2 K.p.a. odnosi się do tych przypadków, gdy strona nie może sama zapoznać się z aktami sprawy i samodzielnie sporządzić z nich odpowiednich notatek lub kopii. Uzasadnienie istnienia ważnego interesu strony tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy. Z uwagi na istniejącą możliwość wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, zgodnie z art 73 § 1 K.p.a. należało odmówić wydania wnioskowanych odpisów z akt. W zażaleniu na to postanowienie J. C. wniósł o jego uchylenie i rozpoznanie wniosku. Wskazał, że w postanowieniu przeinaczono treść pism pracownika socjalnego Rejonu Pracy Socjalnej Nr [...] z dnia [...] r. [...] skierowanych do Rejonu Pracy Socjalnej Nr [...] o przeprowadzenie wywiadu środowiskowego u J. C. i M. M., zobowiązanych do udzielenia pomocy ojcu. Zdaniem żalącego się pracownik socjalny przekroczył zakres swoich uprawnień, mógł jedynie ustalić czy dzieci dobrowolnie udzieliły lub nie udzieliły wsparcia finansowego ojcu i to w trybie art. 233 kk. Ponadto w wezwaniu do uzupełnienia braków nie podano definicji zwrotu "ważny interes strony", a samo zacytowanie art. 73 § 2 K.p.a. nie było wystarczające w świetle treści art. 9 K.p.a. i wynikającego z niego obowiązku udzielania informacji faktycznej i prawnej. Organ powinien udzielić wnioskodawcy w wystosowanym do niego wezwaniu wszelkich niezbędnych informacji o jego sytuacji prawnej, gdyż brak znajomości przepisów może stanowić przyczynę nieudolnego, a nawet destrukcyjnego dla strony działania. Organ nie może ograniczyć się tylko do udzielenia informacji prawnej lecz również musi przekazać odpowiednie wskazówki, jak należy postąpić, aby uniknąć szkody. Strona nie musi też udowadniać spraw znanych organowi z urzędu, a do takich należy niewątpliwie sytuacja materialno-bytowa skarżącego, ponieważ co miesiąc jest przeprowadzany wywiad jego rodziny i na jego podstawie, organ mógł ustalić, czy wnioskodawcę stać na poniesienie kosztów, wynajęcie osoby mającej uprawnienia do sporządzania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy zakończonej prawomocnymi decyzjami, jeszcze przed złożeniem wniosku. Jak powszechnie wiadomo regulacja spraw rodzinnych następuje na drodze postępowania cywilnego, które rządzi się innymi prawami niż postępowanie administracyjne. Skoro organ I instancji odmawia wydania żądanych dokumentów wnioskodawca uważa, że ma on coś na sumieniu i z tego powodu odmawia wydania uwierzytelnionych odpisów. Według wiedzy żalącego się na dzień 29 czerwca 2018 r. akta sprawy [...] były niekompletne, brak było decyzji SKO w K., oraz orzeczeń Sądu Administracyjnego w Szczecinie, a organ nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w przedmiocie ustalenia z jakich powodów w aktach brakowało: 1. Pisma MOPR skierowanego do J. C. i M. M. w sprawie alimentowania ojca, 2. odpowiedzi M. C. (winno być M.). Ww. pisma były okazane wnioskodawcy w 2014 r., z tym, że były w innych aktach i wówczas też były problemy z ich odszukaniem. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] utrzymało w mocy postanowienie organu I instancji uznając, że zażalenie nie zasługiwało na uwzględnienie. W uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia Kolegium wyjaśniło, że przepisy art. 73 K.p.a. przewidują dwa odrębne tryby dostępu do akt i związane z nimi obowiązki organu administracji publicznej oraz uprawnienia strony. Zgodnie z art. 73 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzenie z nich notatek kopii lub odpisów. Strona ma ponadto prawo żądać na podstawie art. 73 § 2 K.p.a. uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jednak uzasadnione jest to jej ważnym interesem. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym, stosowanie przepisu art. 73 § 2 K.p.a. ma charakter wyjątkowy. Pojęcie ważnego interesu strony - jak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny wyrokiem sygn. akt II SA/Kr 1151/13 z dnia 21 października 2014 r. należy rozumieć wąsko i przyjmować, że ogólne uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego przez organ administracji postępowania, czy to w celu wykorzystania ich w innych nieokreślonych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów trzeba wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia żądanych odpisów. Przytoczone rozstrzygnięcie WSA zostało utrzymane wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt I OSK 486/15 z 12 października 2016 r. Wnioskodawca wyjaśnił, że uwierzytelnione odpisy są mu niezbędne do uregulowania spraw rodzinnych pomiędzy nim a dziećmi. W ocenie Kolegium, dla tego celu wystarczające są zwykłe kopie wykonane przez uprawnionego w trybie art. 73 § 1 K.p.a. W razie potrzeby przeprowadzenia postępowania sądowego, w myśl art. 250 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, sąd może zażądać wydania przez organ administracyjny odpisu lub wyciągu dokumentu, jeżeli strona sama nie może go uzyskać. Jednak wnioskodawca nie potwierdził, by toczyło się obecnie postępowanie cywilne w interesującej go sprawie. Interes strony określony jako potrzeba uregulowania spraw rodzinnych nie spełnia przesłanki ważnego interesu strony. Na własne potrzeby wnioskodawcy może zostać sporządzona kopia w trybie art. 73 § 1 K.p.a., bez potrzeby jej uwierzytelnienia przez organ. Kolegium nie podzieliło zarzutu naruszenia art. 9 K.p.a. przez organ I instancji. Zgodnie z tym przepisem organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. W toku postępowania żalący się został prawidłowo pouczony o zasadach uwierzytelniania sporządzonych przez niego odpisów z akt sprawy oraz wydawania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Organ nie miał natomiast obowiązku udzielania mu porad prawnych co do zastosowania środka prawnego oraz przedstawiania definicji "ważnego interesu strony", tym bardziej iż Kodeks postępowania administracyjnego nie zawiera takiej definicji, a organ zobowiązany jest rozstrzygać w sprawie w granicach uznania administracyjnego. Ponieważ postanowienie wydane w I instancji nie narusza prawa, orzeczenie to zostało utrzymane w mocy. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie na to postanowienie J. C. wniósł o jego uchylenie oraz o uchylenie postanowienia wydanego w I instancji. Wskazał w uzasadnieniu skargi, że organ II instancji miał obowiązek ponownie rozpoznać wniosek, czego nie uczynił. Nie zauważył jednocześnie, że w powołanym w uzasadnieniu postanowienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie strona była reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, który miał możliwość sporządzenia odpisów dokumentów i ich uwierzytelnienia. Skarżący natomiast występuje w sprawie bez pomocy prawnej, a jego sytuacja materialno-bytowa jest znana organom obu instancji. Wnioskodawca jest z zawodu ślusarzem. Skarżący zauważył, że uregulowanie spraw rodzinnych pomiędzy rodzicami a dziećmi, wykracza poza kompetencje organów administracji publicznej. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. w odpowiedzi na skargę wniosło o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył, co następuje: Zaskarżone postanowienie zostało wydane na podstawie art. 73 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017, poz. 1257 ze zm.) – dalej "K.p.a." zgodnie z którym, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Wniosek J. C. z dnia 14 maja 2018 r. o uwierzytelnienie odpisów lub kopii z akt sprawy [...] wymienionych w tym piśmie został rozpoznany odmownie, ponieważ wnioskodawca nie wykazał, że ma ważny interes w uzyskaniu uwierzytelnionych dokumentów. W ocenie Sądu organy rozpoznające wniosek zasadnie uznały, że wnioskodawca nie wykazał istnienia ważnego interesu w uzyskaniu uwierzytelnionych odpisów wskazanych przez niego dokumentów. Ogólnikowe powołanie się na konieczność uregulowania spraw rodzinnych, nie było wystarczające do uwzględnienia wniosku w tym zakresie. Jednakże odmowa wydania wnioskodawcy uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy administracyjnej, z uwagi na nie wykazanie ważnego interesu, nie oznacza, że wnioskodawca nie może żądać zwykłych kopii takich dokumentów. Z wniosku skarżącego wynika bowiem, że zwrócił się on o wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kopii tych dokumentów. Wniosek został rozpoznany tylko w zakresie żądania wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów. Natomiast żaden z organów rozpoznających wniosek nie ustosunkował się do drugiej części wniosku, tj. do żądania wydania kopii z akt sprawy administracyjnej. Tymczasem brak możliwości wydania stronie uwierzytelnionych odpisów dokumentów, nie czyni bezprzedmiotowym wniosku o wydanie kopii tych dokumentów. Przepis art. 73 § 1 K.p.a. przyznaje stronie postępowania administracyjnego prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, co jest urzeczywistnieniem prawa dostępu do akt gwarantowanym art. 51 ust. 3 Konstytucji RP. Strona może korzystać z uprawnień przewidzianych w art. 73 K.p.a. osobiście albo przez pełnomocnika. Akta powinny być udostępniane w siedzibie organu prowadzącego postepowanie, w obecności pracownika tego organu. Skoro strona może sporządzać notatki i odpisy z akt sprawy, brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki. Kserowanie dokumentów z akt sprawy administracyjnej mieści się w pojęciu wykonania przez stronę odpisów takich dokumentów. Użycie kserokopiarki oznacza tylko sposób sporządzenia notatek czy odpisów. Organ winien zabezpieczyć stronie możliwość wykonania odpisów dokumentów np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki czy innego urządzenia przy pomocy którego strona mogłaby utrwalić materiał dowodowy. Niewątpliwie strona postępowania administracyjnego może żądać kopii dokumentów z akt sprawy administracyjnej w formie zwykłej, nieuwierzytelnionej. Skarżący wniosek taki również złożył i nie został on rozpoznany. Uzasadniało to uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz postanowienia wydanego w I instancji, z uwagi na naruszenie art. 73 § 1 K.p.a. Ponownie rozpoznając sprawę organ rozpozna wniosek skarżącego z dnia 14 maja 2018 r. o wydanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii z akt sprawy, uwzględniając powyższe uwagi i ocenę prawną a następnie wyda postanowienie na podstawie art. 73 § 1 i 3 K.p.a. Mając powyższe na względzie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. orzeczono jak w sentencji wyroku.