II SA/Sz 434/19

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj Sędziowie Sędzia WSA Marzena Iwankiewicz Sędzia NSA Danuta Strzelecka-Kuligowska (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 13 czerwca 2019 r. sprawy ze skargi J. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania nieodebranych pism z akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie. Postanowieniem Nr [...] z dnia [...] r. Prezydent Miasta K. na podstawie art. 123 § 1, art. 44 § 4 w zw. z art. 124 § 1 w zw. z art. 126 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096) odmówił J. C. wydania z akt sprawy pism z dnia 17 października 2018 r. i z dnia 26 października 2018 r. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ I instancji wskazał, że decyzją nr [...] z dnia [...] r. odmówiono J. C. przyznania dodatku mieszkaniowego na lokal przy ul. [...] w K.. W dniu 14 grudnia 2018 r. J. C. stawił się w Dziale Dodatków Mieszkaniowych Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w K. z wnioskiem o wydanie z akt ww. sprawy pism z dnia 17 i 26 października 2018 r. Pismo z dnia 17 października 2018 r., tj. zawiadomienie wysłane w myśl art. 10 § 1 k.p.a. i drugie pismo - zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy, dwukrotnie awizowane, nieodebrane w terminie i zwrócone do organu uznano na podstawie art. 44 § 4 k.p.a. za skutecznie doręczone i pozostawiono w aktach sprawy. W takim przypadku, zdaniem organu, wydanie przesyłek adresatowi byłoby sprzeczne z art. 44 § 4 k.p.a., zgodnie z treścią którego niepodjęte w terminie pismo pozostawia się w aktach sprawy. J. C. złożył zażalenie na ww. postanowienie, w którym wskazał między innymi, że sprawa wydania ww. pism jest sprawą bardzo prostą, nie wymagającą prowadzenia postępowania wyjaśniającego i winna być załatwiona od ręki, akta sprawy znajdowały się w organie I instancji. Organ całkowicie pominął fakt, że w dniach próby doręczeń spornych pism był hospitalizowany. Odnośnie notatki służbowej pracownika skarżący podał, że jest ona oderwana od stanu faktycznego, gdyż nie zwracał się o wydanie uwierzytelnionych kopii wnioskowanych pism, lecz o wydanie ich oryginałów. Postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. na podstawie art. 138 § 2 w związku z art. 123 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096), po rozpatrzeniu zażalenia, uchyliło w całości zaskarżone postanowienie i przekazało sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji. W uzasadnieniu Kolegium wskazało, że zażalenie zasługuje na uwzględnienie, bowiem jeżeli strona w swoim piśmie nie wyjaśniła przyczyn ubiegania się o dokumenty, a rolą organu jest zwrócenie się do strony o wyjaśnienie powodu ubiegania się o nie. Organ prowadzący postępowanie zobowiązany jest zbadać, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem. Przy czym żądanie musi być skonkretyzowane w stopniu umożliwiającym organom ocenę jego zasadności w realiach danej sprawy. Dopiero po rozpatrzeniu wyjaśnień strony organ winien zająć stanowisko. Na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. J. C. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie skargę, w której podniósł, że Kolegium nie rozpoznało istoty sprawy, w uzasadnieniu swego stanowiska nie wypowiedziało się z jakich powodów odmówiło mocy dowodowej dowodowi w postaci wyciągu z karty informacyjnej leczenia szpitalnego i nie przytoczyło przepisów prawa regulujących odbiór nie odebranych w terminie ustawowym przesyłek poleconych z powodów niezawinionych przez adresata. SKO potraktowało wniosek z 14 grudnia 2018 r. jako wniosek o wydanie uwierzytelnionych odpisów, co wprost wynika z wytycznych dla organu I instancji, zawartych w uzasadnieniu skarżonego postanowienia, wezwania do uzupełnienia braków wniosku do wykazania ważnego interesu (wezwanie z dnia 28 kwietnia 2019 r. doręczone stronie w dniu 12 kwietnia 2019 r.). Zdaniem skarżącego w przedmiotowej sprawie istniały wszelkie podstawy orzeczenia przez SKO co do istoty sprawy, tj. wydania wnioskodawcy dokumentów nie odebranych z przyczyn niezawinionych przez niego, z powodu pobytu na leczeniu szpitalnym. W odpowiedzi na skargę Kolegium wniosło o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie z w a ż y ł, co następuje: Zgodnie z art. 3 § 1 oraz art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm., dalej p.p.s.a.), wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania w sposób, który miał lub mógł mieć wpływ na wynik sprawy. Należy również pamiętać, że sądowa kontrola legalności zaskarżonych orzeczeń administracyjnych sprawowana jest wyłącznie w granicach danej sprawy, a sąd nie jest związany zarzutami, wnioskami skargi, czy też powołaną w niej podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.). Skarga podlega uwzględnieniu, ponieważ zaskarżone postanowienie nie odpowiada prawu. Zgodnie z art. 73 § 1 i 1a k.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. W myśl § 2 cytowanego przepisu, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3.). Jak wynika z akt administracyjnych skarżący wnioskiem z dnia 14 grudnia 2018 r. zwrócił się do organu I instancji o wydanie mu z akt sprawy dotyczącej dodatku mieszkaniowego pism z dnia 17 i 26 października 2018 r. Pisma te to zawiadomienia skierowane do strony o możliwości zapoznania się z aktami sprawy, w trybie art. 10 § 1 k.p.a. i informacja o niezałatwieniu sprawy w terminie. Sąd zważył, że przedmiotowy wniosek nie zawiera żądania wydania uwierzytelnionych kopii lub odpisów wymienionych pism. Dlatego też, wbrew twierdzeniom Kolegium, wykonanie tego wniosku nie wymaga ustalenia, czy żądanie strony jest uzasadnione jej ważnym interesem. W tym miejscu należy wskazać na uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18, w której przyjęto, że w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy bowiem gwarancji obrony zgodnej z normami konstytucyjnymi i ogólnymi zasadami k.p.a., zwłaszcza w dobie nowych technologii, pozwalających na zapisywanie materiałów za pomocą takich urządzeń jak skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne czy kopiarki. Jak podkreślono, nie każda ze stron ma możliwość samodzielnego zapisywania zawartości akt za pomocą wskazanych urządzeń, czy to ze względu na ich brak, czy też z uwagi na nieumiejętność posługiwania się nimi. W takiej sytuacji odmowa wykonania kopii za pomocą dostępnych w siedzibie organu urządzeń prowadziłaby w istocie do nierówności pomiędzy stronami, co nie może zostać zaakceptowane w demokratycznym państwie prawnym. Dlatego też właściwa wykładnia art. 73 § 1 k.p.a. winna dopuszczać sporządzenie kopii z akt sprawy na wniosek strony, przy użyciu dostępnych w siedzibie organu urządzeń technicznych. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku mogłaby zaś nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne organizacyjne lub techniczne utrudnienia bądź działanie strony byłoby oczywistym i świadomym nadużyciem prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a. W ocenie Sądu, w świetle aktualnej wykładni art. 73 § 1 k.p.a., uwzględniając okoliczności tej sprawy, wniosek skarżącego należało uznać za dopuszczalny, bez konieczności wezwania strony do wykazania, że za udostępnieniem tych konkretnych dokumentów znajdujących się w aktach sprawy przemawia jej ważny interes. Taki bowiem tryb postępowania został przewidziany jedynie w stosunku do uwierzytelnionych a nie zwykłych odpisów dokumentów. Powyższej oceny nie zmienia fakt, że skarżący żąda wydania oryginałów wnioskowanych pism. Należy mieć na uwadze, że są to pisma skierowane do skarżącego, a więc przeznaczone dla niego jako strony postępowania, fizycznie egzemplarz każdego z pism znajduję się w kopercie w której pismo było wysyłane, pozostawiono je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia z uwagi na nie podjęcie korespondencji w terminie wskazanym adresatowi w awizach. Zasadą jest, że przesyłkę pozostawia się w aktach sprawy skoro nie została ona odebrana z urzędu pocztowego przez adresata (art. 44 § 4 k.p.a.). Nie oznacza to jednak, że w sytuacji gdy następnie skarżący wniósł o wydanie nieodebranej, a skierowanej do niego korespondencji, istnieją prawne przeszkody do wydania zawartości przesyłki. Tak więc możliwe było wydanie, przez organ I instancji, skierowanych do skarżącego pism znajdujących się w kopertach, zaś koperty należało pozostawić w aktach sprawy, jako zawierające stosowne adnotacje pocztowe, istotne z punktu widzenia zastosowania wobec strony tzw. fikcji doręczenia. W świetle art. 44 k.p.a. dla ustalenia daty doręczenia pism decydujące znaczenie mają daty awizowania przesyłki (umieszczane na kopercie) w związku z normą art. 44 § 4 k.p.a. Skoro skutek doręczenia już nastąpił z konkretną datą to późniejsze doręczenie skarżącemu zwróconego przez pocztę pisma nie wywołuje żadnych skutków prawnych, nie otwiera na nowo biegu terminów, jeśli były przewidziane dla strony dla określonych czynności. Z powyższych względów Sąd stwierdził, że skoro brak jest podstaw prawnych do żądania od skarżącego wykazania ważnego interesu w związku z jego wnioskiem z dnia 14 grudnia 2018 r., a także brak jest też podstaw prawnych do odmowy wydania stronie wnioskowanych pism to nie ma podstaw do kierowania sprawy do ponownego rozpoznania organowi I instancji. Organ odwoławczy błędnie ocenił wniosek strony, a w konsekwencji nieprawidłowo zastosował art. 138 § 2 k.p.a. Po zwrocie akt administracyjnych przez Sąd, w związku z zakończeniem sprawy sądowej, dysponentem akt administracyjnych będzie Kolegium, a zatem możliwe będzie załatwienie sprawy skarżącego na etapie postępowania odwoławczego, co organ II instancji winien uczynić, podejmując stosowne rozstrzygniecie reformatoryjne i kończąc sprawę, zgodnie ze wskazaniami Sądu. W tym stanie rzeczy Sąd, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c orzekł o uchyleniu zaskarżonego postanowienia.