II SA/Sz 480/19

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Marzena Iwankiewicz Sędziowie Sędzia WSA Katarzyna Grzegorczyk-Meder Sędzia WSA Arkadiusz Windak (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 10 lipca 2019 r. sprawy ze skargi J. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia [...] r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania nieodebranych pism z akt sprawy uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta K. nr [...] z dnia [...] r. Wnioskiem z dnia 21 grudnia 2018 r. J. C. zwrócił się do Prezydenta Miasta K. o wydanie z akt sprawy prowadzonej pod numerem [...], jako nieodebranych w terminie, pism z dnia [...] r. i z [...] r., wymienionych w uzasadnieniu decyzji z dnia [...] r. nr [...] Skarżący wniosek swój uzasadnił pobytem w szpitalu w okresie od dnia [...] r. do dnia [...] r. Postanowieniem z dnia [...] r. nr [...] Prezydent Miasta K., na podstawie art. 123 § 1, art. 44 § 4 w zw. z art. 124 § 1 i z art. 126 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096), dalej zwanej "k.p.a.", odmówił wnioskodawcy wydania z akt sprawy pism z dnia [...] r. oraz z dnia [...] W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ I instancji stwierdził, że w toku prowadzonego postępowania w sprawie przyznania dodatku mieszkaniowego wysłano do strony pisma z dnia [...] r. oraz z dnia [...] r. Były one awizowane dwukrotnie. Przesyłki oczekiwały na odbiór we wskazanej przez operatora placówce pocztowej, jednakże nie zostały podjęte w terminie, w związku z czym zwrócono je do nadawcy. W takim przypadku wydanie przesyłek adresatowi byłoby sprzeczne z art. 44 § 4 k.p.a., zgodnie z treścią którego, niepodjęte w terminie pismo pozostawia się w aktach sprawy. W dniu [...] r. J. C. złożył zażalenie na postanowienie z dnia [...] r. wnosząc o jego uchylenie i orzeczenie co do istoty sprawy, ewentualnie uchylenie skarżonego rozstrzygnięcia i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu zażalenia skarżący wskazał, że wniosek o wydanie pism z akt sprawy złożył ponieważ termin odbioru przesyłek upłynął w czasie jego pobytu w szpitalu, który miał charakter zdarzenia losowego. Na potwierdzenie powyższej okoliczności przedłożył w dniu 14 grudnia 2018 r. do akt sprawy kserokopię wyciągu z karty informacyjnej leczenia szpitalnego. Nadmienił, że sprawa wydania spornych pism jest sprawą bardzo prostą, nie wymagającą prowadzenia postępowania wyjaśniającego i winna być załatwiona od ręki, ponieważ akta sprawy znajdowały się w organie I instancji. Wnioskodawca zauważył, że wydając postanowienie całkowicie pominięto fakt jego pobytu w szpitalu, a także linię orzeczniczą sądów administracyjnych w kontekście wykładni art. 44 § 4 k.p.a., z której jednoznacznie wynika sposób postępowania w zaistniałym w sprawie stanie faktycznym. Postanowieniem z dnia [...] r., nr [...], Samorządowe Kolegium Odwoławcze, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w związku z art. 144 k.p.a. po rozpatrzeniu sprawy na skutek wniesionego zażalenia, utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu postanowienia organ odwoławczy wskazał, że zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem organ pierwszej instancji prawidłowo uznał na podstawie art. 44 § 4 k.p.a., że sporne pisma zostały skutecznie doręczone i pozostawił je w aktach sprawy, jako należące do organu dokumenty, odmawiając ich wydania stronie postępowania. Nadto dodał, że organ odmówił stronie wydania żądanych dokumentów urzędowych, co nie oznacza, że odmówił stronie dostępu do akt sprawy. Zapewnienie każdemu dostępu do dotyczących go dokumentów urzędowych jest jedną z podstawowych zasad współczesnego państwa prawa. Zgodnie art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Zasadę tę potwierdza art. 73 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, strona postępowania administracyjnego ma prawo przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek oraz odpisów w każdym stadium postępowania. Strona może również żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, jednak uprawnienie to, w przeciwieństwie do zwykłego dostępu do akt, jest ograniczone obowiązkiem wykazania istnienia ważnego interesu strony w uzyskaniu takich uwierzytelnionych dokumentów. O powyższych uprawnieniach skarżący został poinformowany przez organ w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. J. C. na powyższe postanowienie z dnia [...] r. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie skargę, żądając uchylenia zaskarżonego postanowienia w całości wraz z poprzedzającym go postanowieniem pierwszoinstancyjnym i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu skargi podniósł, że uzasadnienie postanowienia Kolegium nie zawiera wyjaśnienia powodów i przyczyn na podstawie których organ ten odmówił mocy dowodowej karcie leczenia szpitalnego potwierdzającej pobyt skarżącego w placówce szpitalnej w dniach [...] - [...] r. Ponadto, w aktach sprawy brakuje przesyłek poleconych zawierających pisma z dnia [...] r. oraz z dnia [...] r., będących przedmiotem wniosku z dnia 21 grudnia 2018 r. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze wniosło o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie z w a ż y ł, co następuje: Zgodnie z art. 3 § 1 oraz art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm., dalej p.p.s.a.), wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania w sposób, który miał lub mógł mieć wpływ na wynik sprawy. Należy również pamiętać, że sądowa kontrola legalności zaskarżonych orzeczeń administracyjnych sprawowana jest wyłącznie w granicach danej sprawy, a sąd nie jest związany zarzutami, wnioskami skargi, czy też powołaną w niej podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.). Skarga podlega uwzględnieniu, ponieważ zaskarżone postanowienie nie odpowiada prawu. W myśl art. 73 § 1 i 1a k.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. W myśl § 2 cytowanego przepisu, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3.). Jak wynika z akt administracyjnych skarżący wnioskiem z dnia 21 grudnia 2018 r. zwrócił się do organu I instancji o wydanie mu z akt sprawy prowadzonej pod nr [...] dotyczącej dodatku mieszkaniowego pism z dnia [...] r. Pierwsze z nich stanowiło zawiadomienie skierowane do strony o możliwości zapoznania się z aktami sprawy w trybie art. 10 § 1 k.p.a., drugie zaś informację o niemożności załatwienia sprawy w terminie. W ocenie Sądu, uwzględniając okoliczności tej konkretnej sprawy, wniosek skarżącego należało uznać za dopuszczalny i możliwy do zrealizowania, bowiem nie stały temu na przeszkodzie przepisy prawa i przemawiała za tym zasada ekonomiki postępowania. Powyższej oceny nie zmienia fakt, że skarżący żąda wydania oryginałów wnioskowanych pism. Należy mieć na uwadze, że przedmiotem wniosku są pisma skierowane do skarżącego, a więc przeznaczone dla niego jako strony postępowania. Fizycznie egzemplarz każdego z pism powinien znajdować się w kopercie w której pismo było wysyłane, a z powodów ich nieodebrania pozostawiono je w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Rację mają organy obu instancji, że zasadą jest, że przesyłkę pozostawia się w aktach sprawy skoro nie została ona odebrana z urzędu pocztowego przez adresata (art. 44 § 4 k.p.a.). Nie oznacza to jednak, że w sytuacji gdy następnie skarżący wniósł o wydanie nieodebranej, a skierowanej do niego korespondencji, istnieją prawne przeszkody do wydania zawartości przesyłki. Nie zachodzi tu bowiem sytuacja, w której strona otrzymała już egzemplarz kierowanej doń korespondencji i z jakiś przyczyn ponownie wnosi o jej uzyskanie (w formie uwierzytelnionego odpisu albo fotokopii). Tak więc możliwe było wydanie przez organ I instancji skierowanych do skarżącego pism znajdujących się w kopertach, zaś koperty należało pozostawić w aktach sprawy, jako zawierające stosowne adnotacje pocztowe, istotne z punktu widzenia przyjęcia tzw. fikcji doręczenia zawartych w nich przesyłek adresatowi. W świetle art. 44 k.p.a., dla ustalenia daty doręczenia pisma decydujące znaczenie mają daty awizowania przesyłki (umieszczane na kopercie) w związku z normą wynikającą z art. 44 § 4 k.p.a. Skoro skutek doręczenia już nastąpił z konkretną datą to późniejsze doręczenie skarżącemu zwróconego przez pocztę pisma nie wywołuje żadnych skutków prawnych w tym znaczeniu, że nie otwiera na nowo biegu terminów, jeśli były przewidziane dla strony dla dokonania określonych czynności. Wyłącznym celem ww. przepisu jest możliwość przyjęcia fikcji doręczenia usuwającej organom przeszkodę do dalszego prowadzenia postępowania lub uznania za skutecznie doręczonego orzeczenia w sprawie (np. w sytuacji świadomego uchylania się przez stronę od odbioru pism urzędowych). Takie znaczenie ma zatem pozostawienie przesyłki w aktach sprawy ze skutkiem jej doręczenia. W przypadku, kiedy organ i tak dysponuje swoim egzemplarzem pisma wysyłanego do strony brak jest przeszkód ku temu, aby przeznaczony dla strony egzemplarz tego pisma nie mógł być jej wydany w terminie późniejszym, nawet przy uwzględnieniu wcześniejszej daty jego doręczenia wynikającej z adnotacji o dwukrotnym awizowaniu przesyłki poczynionych przez doręczyciela na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Z powyższych względów Sąd stwierdził, że żaden z przepisów prawa na stoi na przeszkodzie wydaniu skarżącemu sporządzonych dlań oryginałów pism. Zamiast wydania skarżącemu, zapoznającemu się z aktami sprawy w siedzibie organu I instancji, przedmiotowych pism, prowadzenie dwuinstancyjnego postępowania w tym zakresie zakończonego ostatecznie skargą do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, było przy tym nieracjonalne z punktu widzenia ekonomiki procesowej (art. 12 § 1 k.p.a.) i poniesionych kosztów (materiałowych i osobowych) ze środków publicznych. Taki sposób załatwienia sprawy przez organy orzekające w sprawie nie uwzględniał ani interesu społecznego ani słusznego interesu obywatela (art. 7 k.p.a.). W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie uznawszy, że organy naruszyły wskazane wyżej przepisy prawa procesowego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynika sprawy, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji. Ponownie rozpoznając sprawę organ I instancji zobowiązany będzie załatwić wniosek skarżącego uwzględniając stanowisko Sądu zaprezentowane w niniejszym wyroku.