I SA/Wa 1937/18

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Małgorzata Boniecka-Płaczkowska Sędziowie WSA Gabriela Nowak (spr.) WSA Bożena Marciniak po rozpoznaniu w dniu 16 kwietnia 2019 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi J. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] z dnia [...] września 2018 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania kopii dokumentów uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Prezydenta [...] z [...] sierpnia 2018 r. nr [...]. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] (dalej jako "Kolegium") postanowieniem z [...] września 2018 r. nr [...] utrzymało w mocy postanowienie Prezydenta [...] z [...] sierpnia 2018 r. nr [...] odmawiające wydania J. S. (dalej jako "skarżący") kopii dokumentów z akt sprawy. Postanowienie wydane zostało w następującym stanie faktycznym i prawnym: Skarżący pismem z 18 lipca 2018 r. (data prezentaty organu - 20 lipca 2018 r.) wystąpił do Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy [...] o wydanie z akt sprawy kserokopii: wniosku OPS [...], oświadczenia "podstawa prawna" z [...] lipca 2018 r., oświadczenia o stanie majątkowym z [...] lipca 2018 r., oświadczenia o dochodzie uzyskanym w ciągu 12 miesięcy z [...] lipca 2018 r., oświadczenia o sytuacji dochodowej z [...] lipca 2018 r., kwestionariusza wywiadu środowiskowego cz. I z [...] lipca 2018 r. i pisma Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy [...] pt. Informacja. W uzasadnieniu pisma wskazał, że ww. dokumenty są niezbędne do zaskarżania wydawanych w sprawie rozstrzygnięć. Prezydent [...] postanowieniem z [...] sierpnia 2018 r. odmówił wydania z akt sprawy żądanych kserokopii dokumentów, podnosząc, że strona może przeglądać akta oraz sporządzać z nich notatki, kopie lub odpisy we własnym zakresie, natomiast nie ma takiego obowiązku organ administracji, który obowiązany jest jedynie do udostępnienia stronie akt do wglądu. Organ dodał, że o przysługujących uprawnieniach w tym zakresie skarżący pouczony został podczas przeprowadzania wywiadu środowiskowego w dniu [...] lipca 2018 r. W zażaleniu na powyższe postanowienie skarżący podniósł, że organ bezprawnie nie wydaje mu kserokopii dokumentów z akt sprawy, mimo że wnosił o nie zarówno osobiście w dniu 17 lipca 2018 r., jak i pisemnie w dniu 18 lipca 2018 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w [...] postanowieniem z [...] września 2018 r. utrzymało w mocy postanowienie z [...] sierpnia 2018 r. Uzasadniając podjęte rozstrzygnięcie stwierdziło, że zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), powoływanej dalej jako "K.p.a.", organ administracji obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Jak wskazuje się w orzecznictwie sądowoadministracyjnym, strona może sama sporządzać kserokopie dokumentów z akt sprawy, jednakże nie może żądać, aby kopie takie wykonywał i dostarczał jej sam organ. W cytowanym przepisie wyraźnie rozgraniczone zostały obowiązki organu polegające na umożliwieniu przeglądania akt sprawy i sporządzania z nich notatek i odpisów. Kolegium zauważyło dalej, że strona, zgodnie z art. 73 § 2 K.p.a., może żądać również uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W niniejszej sprawie wniosek nie dotyczył jednak sytuacji opisanej w ww. przepisie, bowiem skarżący wskazał, że żąda wydania nieuwierzytelnionych kserokopii dokumentów. Niemniej jednak, skarżący nie wykazał również, że w sprawie zachodzi ważny jego interes, bowiem nie można za taki uznać potrzeby posiadania dokumentów w celu dokonania "zaskarżeń". W skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skardze, uzupełnionej pismami z 8 listopada 2018 r., 10 grudnia 2018 r., 17 stycznia 2019 r. oraz z 24 lutego 2018 r., skarżący zaskarżył powyższe postanowienie w całości. W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał dotychczasowe stanowisko w sprawie i wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga jest zasadna. Przedmiotem kontroli Sądu jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] [...] września 2018 r. utrzymujące w mocy postanowienie Prezydenta [...] o odmowie sporządzenia kserokopii dokumentów z akt sprawy administracyjnej. Zgodnie z art. 73 K.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (§ 1). Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (§ 1a). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (§ 2). Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3). Analizowany przepis wywoływał dotychczas rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych. Obok poglądów zaprezentowanych przez organ w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, funkcjonował również pogląd, że sporządzenie kopii pism z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt w rozumieniu art. 73 § 1 K.p.a. Powyższa regulacja ma bowiem za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął te rozbieżności podejmując w dniu 8 października 2018 r. w składzie siedmiu sędziów uchwałę o sygn. akt I OPS 1/18 (https://cbois.nsa.gov.pl), w której stwierdził, że "W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.) mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy." Sąd w składzie orzekającym związany jest poglądem przedstawionym we wskazanej uchwale i pogląd ten podziela. Z uzasadnienia uchwały wynika natomiast, że dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy gwarancji obrony zgodnej z art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, ani uszczegóławiającymi ją elementami wynikającymi z zasad prawa administracyjnego. Za słuszne Naczelny Sąd Administracyjny uznał także stanowisko dopuszczające wykorzystanie współczesnych technicznych możliwości, nieznanych w dacie uchwalania Kodeksu postępowania administracyjnego, do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych w ramach przepisu art. 73 § 1 K.p.a. Rozwój technologiczny sprzyja w niniejszym przypadku obywatelowi, pozwala bowiem na bardziej sprawne i efektywne kontakty z administracją. Jest to szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata. W tym celu mogą być użyte, zatem wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, dokonując interpretacji przepisu art. 73 § 1 K.p.a., mieć należy również na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać. Także z tego względu omawiane ograniczenie w dostępie do akt pozostawałoby, więc w sprzeczności z art. 32 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, naruszając również zasady sprawiedliwości społecznej, których gwarantem jest art. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. Jednocześnie Naczelny Sąd Administracyjny wskazał na kwestie ponoszenia kosztów sporządzania kopii dokumentacji, jak również na ewentualne przyczyny odmowy jej udostępnienia. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, przepis art. 262 § 1 pkt 2 K.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu. Odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu, dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 K.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie. Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy wskazać należy, że w postanowieniach wydanych w niniejszej sprawie żaden z organów nie wyjaśnił przyczyn odmowy wykonania kserokopii. Nie zostały sprecyzowane przeszkody uniemożliwiające uwzględnienie żądania skarżącego, na które wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w cytowanej wcześniej uchwale, co skutkowało naruszeniem art. 73 § 1 K.p.a., a w konsekwencji uchyleniem postanowień obu instancji. Ponownie rozpoznając sprawę organ powinien ponownie rozpoznać wniosek skarżącego z 18 lipca 2018 r. o udostepnienie wskazanych w nim dokumentów w formie nieuwierzytelnionych kserokopii. O ile nie wystąpią okoliczności wskazane w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego, które uzasadniałby odmowę sporządzenia kserokopii żądanych akt sprawy, organ zobligowany będzie do pozytywnego ustosunkowania do wniosku skarżącego. Mając powyższe na uwadze Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie uznając, że narusza ono przepisy postępowania, tj. art. 73 § 1 K.p.a., w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Rozpoznanie sprawy na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 3 w zw. z art. 120 P.p.s.a., które to przepisy pozwalają na rozpoznanie sprawy we wskazanym trybie, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.