II SA/Wa 1734/15

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędziowie WSA Eugeniusz Wasilewski (spr.), Maria Werpachowska, po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w dniu 9 czerwca 2016 r. sprawy ze skargi M. M. na decyzję Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu z dnia [...] września 2015 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia dokumentów wskazanych we wniosku (dot. A. M., E. P., A. K., A. E., T. N., R. Z., T. S., J.M., J. H.) - oddala skargę - Zaskarżoną decyzją z dnia [...] września 2015 r. nr [...] Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (dalej zwany Prezesem IPN) utrzymał w mocy decyzję Dyrektora Oddziału Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w W. (zwanego dalej Dyrektorem Oddziału) z dnia [...] kwietnia 2015 r. nr [...] o odmowie udostępnienia M. M. dokumentów dotyczących A. M., E. P., A.K., A. E, T. N., R. Z., T. S, J. M, J. H., wskazanych we wniosku dot. tematu: "[...]". Powyższe rozstrzygnięcie zostało wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy. W dniu [...] marca 2015 r. do Oddziałowego Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w W. wpłynął wniosek M. M. z dnia [...] marca 2015 r. o udostępnienie dokumentów w celu publikacji materiału prasowego, o którym mowa w art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2014 r. poz. 1075) – zwanej dalej ustawą o IPN, zawierający prośbę o przeprowadzenie kwerendy archiwalnej dotyczącej łącznie 62 osób i spraw obiektowych. Informacje zawarte we wniosku dotyczące: A. M., E. P., A.K, A.E, T.N., R. Z., T.S, J. M., J.H, podając jedynie: imię, nazwisko, wykonywany zawód lub adres zamieszkania były niewystarczające do odnalezienia i identyfikacji zapisów kartotecznych, stąd też pismem z dnia [...] marca 2016 r. nr[...], na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., M. M. został wezwany do uzupełnienia, w terminie 7 dni, braków formalnych poprzez podanie bliższych danych osobowych tych osób jak: imię ojca i data urodzenia. W piśmie tym wskazano również, że nieuzupełnienie braków formalnych spowoduje, że zostanie wydana decyzja o odmowie udostępnienia dokumentów na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy o IPN. W związku z nieuzupełnieniem we wskazanym terminie braków formalnych, Dyrektor Oddziału wydał, na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy o IPN, decyzję z dnia [...] kwietnia 2015 r. nr [...] o odmowie udostępnienia dokumentów dotyczących ww. osób. Pismem z dnia[...] maja 2015 r. M. M. wniósł do Prezesa IPN odwołanie od ww. decyzji Dyrektora Oddziału. W uzasadnieniu skarżący podniósł, że ustawa o IPN nie wymaga podania danych osobowych osób poddawanych kwerendzie archiwalnej, a jedynie podania "danych ułatwiających odnalezienie dokumentów". W ocenie skarżącego wywiązał się on z ustawowego wymogu, gdyż w przypadku każdej osoby podał dane "które co najmniej ułatwiają przeprowadzenie kwerendy". Pismem z dnia [...] czerwca 2015 r. Prezes IPN zwrócił się, na podstawie art. 36 ust. 9 ustawy o IPN, do Rady Instytutu Pamięci Narodowej o zajęcie stanowiska w sprawie odwołania M. M. z dnia [...] maja 2015 r. Rada Instytutu Pamięci Narodowej w postanowieniu z dnia [...] czerwca 2015 r. nr [...] wyraziła opinię, iż należy utrzymać w mocy decyzję Dyrektora Oddziału z dnia [...] kwietnia 2015 r. nr [...]. Zdaniem Rady, Dyrektor Oddziału prawidłowo uznał, że zawarte we wniosku skarżącego dane są niewystarczające do odnalezienia i identyfikacji dokumentów wskazanych osób. Rada IPN wskazała, że niewprowadzenie przez ustawodawcę w art. 36 ustawy o IPN ograniczeń ma na celu ochronę praw nabytych i wolności innych osób, o których dokumenty nie występował skarżący, a które w przypadku braku sprecyzowania danych, mogłyby zostać udostępnione. Postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2015 r. nr [...], Rada Instytutu Pamięci Narodowej podtrzymała swoje stanowisko wyrażone w postanowieniu z dnia [...] czerwca 2015 r. nr [...]. Prezes IPN, po zapoznaniu się z opinią Rady Instytutu Pamięci Narodowej, wydał decyzję z dnia [...] września 2015 r. nr [...] o utrzymaniu w mocy decyzji Dyrektora Oddziału z dnia [...] kwietnia 2015 r. nr [...]. W uzasadnieniu decyzji wskazał, że przepis art. 36 ust. 3 pkt 4 ustawy o IPN nie zawiera zamkniętego katalogu danych, które winny być podane przez wnioskodawcę, aby ułatwić odnalezienie wnioskowanych dokumentów. W przedmiotowej sprawie zaś skarżący wskazał imię i nazwisko lub nazwisko osoby oraz np. wykonywany zawód lub miejsce pracy, albo miejsce zamieszkania, które okazały się niewystarczające dla odnalezienia wnioskowanych dokumentów. W ocenie Prezesa IPN, Oddziałowe Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w W. miało prawo zażądać od wnioskodawcy podania dodatkowych danych niezbędnych do przeprowadzenia kwerendy. Powszechnie przyjętymi danymi umożliwiającymi identyfikację osób są: imię i nazwisko, data urodzenia, imię ojca (bądź rodziców). Dane te są stałe i nie ulegają zmianie tak, jak miejsce zamieszkania bądź miejsce pracy, czy zajmowane stanowisko. Podano ponadto, że skarżący miał możliwość samodzielnego przeprowadzenia kwerendy archiwalnej przy pomocy aplikacji Cyfrowe Archiwum oraz pomocy archiwalnych znajdujących się w Czytelni Akt Jawnych. Pismem z dnia [...] września 2015 r., wysłanym pocztą elektroniczną, M. M. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na decyzję Prezesa IPN z dnia [...] września 2015 r. nr [...]. W uzasadnieniu skargi wskazał, że przepis art. 36 ust. 3 pkt 4 ustawy o IPN jest bardzo ogólny i nie wartościuje informacji, które mogą pozwolić na ustalenie tożsamości danej osoby. Co więcej, dane podane przez wnioskodawcę mają jedynie ułatwić odnalezienie dokumentów, a nie wskazać ich położenie. Tymczasem stanowisko zajęte przez Radę IPN de facto przerzuca na wnioskodawcę cały ciężar pozyskania danych pozwalający na precyzyjną identyfikację osoby, o której dokumenty wnioskuje. Zdaniem skarżącego, imię i nazwisko oraz dodatkowo miejsce pracy lub zamieszkania znacznie zawężają krąg potencjalnych adresatów. Złożone wnioski dotyczyły w znacznej mierze osób o nazwiskach dość rzadkich i obco brzmiących, co już samo w sobie powinno ułatwić odnalezienie dotyczących dokumentów. Ponadto, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Skarżący powołał się również na orzecznictwo sądowe dotyczące definicji danych osobowych, w którym dane osobowe są określane jako zespół wiadomości (komunikatów) o konkretnym człowieku na tyle zintegrowany, iż pozwala na jego zindywidualizowanie. W odpowiedzi na skargę Prezes IPN wniósł o jej oddalenie, a także stwierdził, iż ustawa o IPN w art. 36 ust. 6 umożliwia odmowę udostępnienia dokumentów w określonych okolicznościach, wskazując m.in. niespełnienie wymagań zawartych w art. 36 ust. 4, tj. niezawarcie danych ułatwiających odnalezienie dokumentów. Prezes IPN podkreślił, że ustawodawca nie sformułował kryteriów określających rodzaj danych ułatwiających odnalezienie dokumentów, pozostawiając zatem w tym zakresie swobodę organowi stosującemu prawo. Rodzaj danych ułatwiających odnalezienie dokumentów może być bowiem zróżnicowany w zależności od zakresu wniosku wyznaczonego przez temat materiału prasowego (udostępnienie dokumentów dotyczących określonej osoby, czy też dokumentów dotyczących jakiegoś zagadnienia). Organ nie może udostępniać dokumentów dotyczących wszystkich osób o danym imieniu i nazwisku, a jedynie dokumenty dotyczące osoby, której ma dotyczyć materiał prasowy. Odnalezienie dokumentów dotyczących osoby jest możliwe jedynie w przypadku, gdy da się jednoznacznie określić konkretną osobę na podstawie wskazanych we wniosku danych identyfikujących jej tożsamość. Nie mogą to być jakiekolwiek dane, tylko zawarte w istniejących pomocach ewidencyjnych (najczęściej wystarczające jest imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia osoby, imię ojca). Ponadto, organ zaznaczył, że ustawodawca nie wymaga od wnioskodawcy danych "umożliwiających odnalezienie dokumentów", ale danych "ułatwiających odnalezienie dokumentów". Zatem nie chodzi o podanie danych umożliwiających odnalezienie dokumentów przy możliwie największym nakładzie pracy. Organ realizuje wniosek i przeprowadza kwerendę archiwalną na podstawie dostępnych pomocy ewidencyjnych zawierających takie, a nie inne dane. Nie może poszukiwać dokumentów, badając za każdym razem treść ogromnych zasobów archiwalnych. Nie jest to możliwe z uwagi na ograniczone zasoby organu oraz ramy czasowe postępowania administracyjnego. Odnosząc się natomiast do uwag skarżącego, aby w interpretacji art. 36 ust. 3 pkt 4 ustawy o IPN posłużyć się definicją pojęcia "dane osobowe" wypracowanego w bogatym orzecznictwie ustawy o ochronie danych osobowych, Prezes IPN stanął na stanowisku, że nie jest to możliwe, gdyż w powołanym wyżej przepisie ustawy o IPN nie użyto tego pojęcia. Znaczenia terminów "dane osobowe" i "dane ułatwiające odnalezienie dokumentów" nie pokrywają się. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z treścią art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1647 ze zm.), sąd sprawuje wymiar sprawiedliwości, poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem (legalności). Ocenie sądu podlega zatem zgodność aktów administracyjnych (w tym przypadku decyzji) zarówno z przepisami prawa materialnego jak i procesowego. Kontrola sądów administracyjnych ogranicza się więc do zbadania, czy organy administracji w toku rozpoznawanej sprawy nie naruszyły prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na jej wynik. Ocena ta dokonywana jest według stanu prawnego i na podstawie akt sprawy istniejących w dniu wydania zaskarżonego aktu. Mając na uwadze powyższe kryteria kontroli sądowej stwierdzić należy, że skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Przedmiotem skargi jest decyzja IPN utrzymująca w mocy decyzję Dyrektora Oddziału, odmawiająca udostępnienia skarżącemu dokumentów dotyczących A. M., E. P., A. K., A. E., T. N., R. Z., T.S, J. M., J. H, wskazanych we wniosku dot. tematu: "[...]". Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy o IPN dokumenty zgromadzone przez Instytut Pamięci udostępnia się w celu publikacji materiału prasowego, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.), z upoważnienia redakcji albo wydawcy. Natomiast stosownie do treści art. 36 ust. 2 ww. ustawy dokumenty, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny wniosek, skierowany do dyrektora oddziału Instytutu Pamięci, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę wnioskodawcy. Na podstawie zaś art. 36 ust. 6 ustawy o IPN, dyrektor oddziału Instytutu Pamięci, w drodze decyzji administracyjnej, odmawia udostępnienia dokumentów, o których mowa w ust. 1, jeżeli złożony wniosek nie spełnia warunków określonych w ust. 1- 4 lub zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 30 ust. 2 pkt 1, art. 37 lub art. 39. Nie budzi wątpliwości, że dokumenty, których udostępnienia domaga się skarżący, są częścią dokumentów o których mowa w art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy o IPN. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy o IPN, dokumentami, w rozumieniu ustawy, są: 1) wszelkie nośniki informacji, niezależnie od formy przechowywania informacji, w tym w szczególności: akta, kartoteki, rejestry, pliki komputerowe, pisma, mapy, plany, filmy i inne nośniki obrazu, nośniki dźwięku i wszelkich innych form zapisu, a także kopie, odpisy i inne duplikaty tych nośników informacji; 2) niezbędne do analizy informacji środki pomocnicze, a w szczególności programy na użytek zautomatyzowanego przetwarzania danych. Zawarte w ww. przepisie prawa wyliczenie ma charakter przykładowy, o czym świadczy użyte w nim przez ustawodawcę określenie "w szczególności". Wskazać natomiast należy, że wniosek o udostępnienie dokumentów zgromadzonych w Instytucie Pamięci Narodowej w celu publikacji materiału prasowego powinien zawierać również dane ułatwiające odnalezienie dokumentów (art. 36 ust. 3 pkt 4 ustawy IPN). Ustawa o IPN nie zawiera jednak katalogu danych, które powinny być podane przez wnioskodawcę, aby ułatwić odnalezienie wnioskowanych dokumentów. W rozpoznawanej sprawie we wniosku o udostępnienie dokumentów oznaczonych osób skarżący wskazał imię i nazwisko lub nazwisko oraz wykonywany zawód lub miejsce pracy czy też zamieszkania, które to dane okazały się niewystarczające dla odnalezienia dokumentów wskazanych we wniosku osób. Słusznie zatem Oddziałowe Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w W. zażądało od skarżącego podania dodatkowych danych niezbędnych do przeprowadzenia kwerendy, by wykluczyć udostępnienie dokumentów dotyczących innych, choć posiadających tożsame ze wskazanymi we wniosku dane, osób. Podzielić należy stanowisko Prezesa IPN, że powszechnie przyjętymi danymi umożliwiającymi identyfikację osób są: imię i nazwisko, data urodzenia, imię ojca bądź rodziców. Dane te są stałe i nie ulegają zmianie tak, jak miejsce zamieszkania czy pracy oraz zajmowane stanowisko. Nadto podanie danych ułatwiających odnalezienie dokumentów, jest wymogiem ustawowym wniosku. Konsekwencją braku podania tych danych, czy też jak miało to miejsce w rozpoznawanej sprawie – nieuzupełnienia braków formalnych wniosku na wezwanie organu, jest wydanie decyzji odmawiającej udostępnienia dokumentów, o czym skarżący był pouczony w wezwaniu z dnia [...] marca 2015 r. nr [...]. W tej sytuacji, zdaniem Sądu, organ prawidłowo odmówił udostępnienia dokumentów dotyczących ww. osób w oparciu o art. 36 ust. 6 ustawy o IPN. Mając powyższe na uwadze Wojewódzki sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.) orzekł, jak w sentencji wyroku.