II SA/Wa 186/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Fularski (spr.), Sędzia WSA Andrzej Góraj, Asesor WSA Mateusz Rogala, Protokolant referent Beata Kowalska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 22 października 2025 r. sprawy ze skargi B. K. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2024 r. nr [...] w przedmiocie umorzenia postępowania oddala skargę Zaskarżoną decyzją z [...] listopada 2024 r. nr [...] Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "Prezes UODO" lub "organ") działając na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572, dalej jako "Kpa") w związku z art. 7 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi B. K. (dalej jako "skarżący") na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Państwową Uczelnię Zawodową im. [...] w [...] (aktualnie: Państwową Akademię Nauk Stosowanych im. [...] w [...]), dalej zwaną "Uczelnią" lub "uczestnikiem postępowania", umorzył postępowanie. W uzasadnieniu wskazał, że do organu wpłynęła skarga skarżącego na ww. nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Uczelnię. Skarżący podniósł, że przedstawiciel administratora w krótkim odstępie czasu, tj. w miesiącach maj 2021 r. i czerwiec 2021 r. dokonywał nagrań skarżącego w miejscu pracy. Skarżący twierdzi, że zażądał na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), dalej jako "RODO" od administratora dostępu do posiadanych przez Uczelnię materiałów (nagrań) zawierających jego dane osobowe. Skarżący oświadczył, że pomimo wezwania skierowanego przez niego do administratora [...] czerwca 2024 r. zawierającym żądanie realizacji prawa dostępu do danych osobowych nie zostało ono względem niego wykonane. Do skargi skarżący dołączył pismo z [...] czerwca 2024 r. skierowane do Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...], w którym jako stronę pozwaną oznaczył Uczelnię. W piśmie tym skarżący wskazał, że "prawo dostępu do danych osobowych oznacza prawo dostępu do nagrań z udziałem Powoda bądź prawo do dostępu do nagrań na temat Powoda, przetwarzanych przez Państwową Uczelnię danych w sposób elektroniczny". Skarżący wskazał nadto, że "Pozwana przetwarzała bez woli, wiedzy i udziału Powoda dane osobowe w formie nagrań na temat pracy Powoda". Prezes UODO w toku postępowania administracyjnego ustalił, że [...] maja 2021 r. zgodnie z Regulaminem Rady Wydziału [...] Uczelni, w formie zdalnej odbyło się posiedzenie Rady Wydziału. Jednym z punktów porządku obrad było opiniowanie wniosku o udzielenie płatnego urlopu naukowego na okres 12 miesięcy dla skarżącego. Zgodnie z ww. Regulaminem Rady Wydziału, posiedzenie odbywało się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem programu [...], a sam przebieg posiedzenia był nagrywany. Pliki w programie [...] są dostępne przez 30 dni od dnia wytworzenia. Uczelnia nie ma już do nich dostępu. Z przebiegu posiedzenia sporządzony został również protokół pisemny (dowód: wyjaśnienia Uczelni z [...] października 2024 r., kopia Regulaminu Rady Wydziału, kopia protokołu z posiedzenia Rady Wydziału z [...] maja 2021 r., wydruk ze strony [...] - dostawcy programu [...] dotyczący zasad dostępności plików i danych). Organ wskazał na podstawie wyjaśnień uczestnika postępowania, że pismo skarżącego z [...] czerwca 2024 r. zostało doręczone na adres Uczelni wraz z innymi pismami skarżącego. Pisma zostały przesłane przez Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] w ramach postępowania [...] z powództwa skarżącego przeciwko Uczelni. Do treści pisma skarżącego z [...] czerwca 2024 r. Uczelnia ustosunkowała się pismem z [...] września 2024 r. Prezes UODO wskazał, że w niniejszej sprawie analiza materiału dowodowego nie wykazała w sposób jednoznaczny i bezsporny, aby doszło do naruszenia danych osobowych skarżącego, w tym jego prawa dostępu do danych, poprzez odmowę wydania mu posiadanych przez Uczelnię materiałów (nagrań) zawierających jego dane osobowe. Odnosząc się do samego wezwania z [...] czerwca 2024 r. skierowanego przez skarżącego do Uczelni jako administratora, zawierającego żądanie realizacji prawa dostępu do danych osobowych i związanym z nim zarzutem nie wykonania go w zakreślonym przez skarżącego terminie, tj. [...] lipca 2024 r., organ wskazał, że zarzut ten nie jest zasadny. Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO administrator bez zbędnej zwłoki - a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania - udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15 - 22. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy. Uczelnia otrzymała ww. żądanie skarżącego [...] września 2024 r. i [...] września 2024 r. udzieliła na nie odpowiedzi. Skarżący nie przedstawił żadnych dowodów na doręczenie Uczelni jego żądania z [...] czerwca 2024 r. we wcześniejszym terminie. Co więcej, skarżący nie skierował kwestionowanego pisma bezpośrednio do Uczelni - administratora jego danych, a zrobił to za pośrednictwem Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] w ramach postępowania [...] z powództwa skarżącego przeciwko Uczelni. Tym samym, skarżący powinien liczyć się z faktem, że czas doręczania jego pisma z [...] czerwca 2024 r. ulegnie wydłużeniu. W ocenie organu nie zasługuje na uwzględnienie argumentacja skarżącego wskazująca na fakt, że Uczelnia jest reprezentowana przez dwóch profesjonalnych pełnomocników posiadających stały dostęp do akt ww. sprawy sądowej. Żaden przepis prawa nie nakłada bowiem na administratorów obowiązku poszukiwania w innych instytucjach ewentualnych wniosków czy żądań składanych im na gruncie przepisów RODO. Logicznym jest, że osoba której dane dotyczą, jeżeli domaga się od administratora jej danych, spełnienia żądania przysługującego jej na mocy RODO, to z żądaniem tym powinna bezpośrednio zwrócić się do tego administratora. Ponadto, dla celów dowodowych, powinna ona być w stanie wykazać doręczenie administratorowi takiego żądania, w określonym terminie. Mając na uwadze powyższe organ nie dopatrzył się naruszenia danych osobowych skarżącego przez uczestnika postępowania, bowiem Uczelnia nie odmówiła skarżącemu spełnienia żądania udostępnienia nagrania, ani nie opóźniła się w odpowiedzi na nie. Istotnym w sprawie jest fakt, że Uczelnia nie przetwarza aktualnie danych osobowych skarżącego objętych jego żądaniem z [...] czerwca 2024 r., tj. nie posiada nagrań z przebiegu posiedzenia Rady Wydziału [...] [...] maja 2021 r. Informacja ta została zaś skarżącemu przekazana pismem Uczelni z [...] września 2024 r. W związku z powyższym, Prezes UODO stwierdził, że postępowanie w niniejszej sprawie jest bezprzedmiotowe i podlega umorzeniu. Zgodnie bowiem z art. art. 105 § 1 Kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. Pismem z 27 grudnia 2024 r. skarżący wniósł skargę do tutejszego Sądu na ostateczne w administracyjnym toku instancji rozstrzygnięcie organu z [...] listopada 2024 r. o umorzeniu postępowania. Skarżący zakwestionował wydanie przez Prezesa UODO decyzji umarzającej w jego sprawie oraz wniósł o uwzględnienie zalegającego w aktach zasadniczego żądania skierowanego do administratora danych osobowych, tj. uzyskania przez skarżącego prawa do dostępu do danych osobowych, tj. prawa do dostępu do nagrań audio celem okazania ich treści w Sądzie Rejonowym w [...] [...] Wydział [...]. W uzasadnieniu skargi Skarżący powtórzył w pełni swoje stanowisko przedstawiane w pierwotnej skardze skierowanej do organu oraz wyjaśnieniach złożonych na potrzeby postępowania prowadzonego przez Prezesa UODO. Wskazał, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w prawomocnym wyroku z 24 kwietnia 2024 r. w sprawie o sygn. akt II SA/Wa 1728/23 zawarł pouczenie (s. 10 wyroku) "Wyjaśnić przy tym należy, że jeżeli skarżący jest obecnie zainteresowany realizacją prawa do dostępu do jego danych osobowych w postaci nagrań z jego udziałem, przetwarzanych przez Uczelnię, może on, powołując się na art. 15 ust. 3 RODO zwrócić się do adm. danych z odpowiednim żądaniem. W przypadku braku realizacji jego uprawnień w tym zakresie przez administratora może zaś wystąpić do PUODO ze skargą". W związku z powyższym, skarżący w dniu [...] czerwca 2024 r., zakreślając termin zawity dla prawa do dostępu do danych osobowych (nagrań) do dnia [...] lipca 2024 r., załączając dysk zewnętrzny zwrócił się ponownie do Uczelni jako administratora danych osobowych ze stosownym żądaniem. Uczelnia w terminie do [...] lipca 2024 r. nie zrealizowała jednak żądania skarżącego. Skarżący zauważył nadto, że na podstawie § 2 pkt 7 w zw. z § 7 pkt 6 i pkt 7 Regulaminu Rady Wydziału Uczelni dane osobowe nagrywane są dostępne do wglądu u administratora danych oraz podlegają archiwizacji w dziekanacie Uczelni przez okres lat trzech, a następnie są przekazywane do archiwum Uczelni. Tym samym usunięcie przez administratora danych osobowych w postaci nagrań w terminie do [...] czerwca 2021 r. było nieuprawnione. Skoro zaś administrator danych osobowych nie zachował danych osobowych przez okres minimum lat trzech tylko usunął dane po 30 dniach, nie można w zaskarżonej decyzji wywodzić negatywnych skutków procesowych względem osoby skarżącego jako osoby która przedmiotowych nagrań nie dokonywała i danych osobowych nie usunęła. Takie postępowanie dokonane przez administratora danych osobowych potwierdzone zaskarżoną decyzją z [...] listopada 2024 r. uzasadnia spadek wiarygodności dla ogólnie obowiązujących zasad zapisu cyfrowego i systemów informatycznych obowiązujących w RP przez jej obywateli oraz narusza wprost interes i podstawowe prawa osoby, której dane osobowe dotyczą. W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o oddalenie skargi, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, sprawowaną pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Na podstawie art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 zwanej dalej p.p.s.a.) Sąd przy rozstrzyganiu sprawy nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skarga rozpoznawana według powyższych kryteriów nie zasługiwała na uwzględnienie. Na wstępie wskazać należy, że Prezes UODO, jako organ administracji publicznej, przeprowadzając postępowanie w oparciu o przepisy Kpa, ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Dowodami w postępowaniu mogą być w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny (art. 75 § 1 Kpa). Organ administracji publicznej może uznać stan faktyczny rozstrzyganej sprawy za ustalony jedynie na podstawie niebudzących wątpliwości dowodów i nie może poprzestać w tym zakresie na uprawdopodobnieniu chyba, że przepisy Kpa stanowią inaczej. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 lipca 1999 r. sygn. akt III SA 5417/98 "organ prowadzący postępowanie musi dążyć do ustalenia prawdy materialnej i według swej wiedzy, doświadczenia oraz wewnętrznego przekonania ocenić wartość dowodową poszczególnych środków dowodowych, wpływ udowodnienia jednej okoliczności na inne okoliczności". W tym samym wyroku Sąd orzekł także, że w postępowaniu administracyjnym również obowiązuje zasada, że ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z określonego faktu wyprowadza skutki prawne. Jak wynika z akt sprawy, Prezes UODO, korzystając z instrumentów prawnych określonych w art. 58 ust. 1 lit. a i lit. e RODO, w toku postępowania administracyjnego zwracał się zarówno do Uczelni, jak i do skarżącego o złożenie pisemnych wyjaśnień oraz potwierdzających je dowodów w sprawie przedstawionej w jego skardze do organu. Sposób działania organu ochrony danych osobowych był zdeterminowany spoczywającym na nim, na mocy art. 77 § 1 Kpa, obowiązkiem wyczerpującego zebrania oraz rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa UODO musiało być bowiem poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych oraz zebraniem niezbędnego i wystarczającego oraz wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. W ocenie Sądu w składzie orzekającym w niniejszej sprawie stan faktyczny ustalony przez Prezes UODO w ramach przeprowadzonego postępowania administracyjnego był wystarczający do zakończenia sprawy i wydania decyzji o umorzeniu postępowania. Organ podjął niezbędne czynności dla wyjaśnienia sprawy. Wydając decyzję administracyjną był zobligowany rozstrzygać na podstawie stanu faktycznego istniejącego w dacie jej wydania. Należy zwrócić uwagę, że przedmiotem postępowania była skarga na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych przez uczestnika postępowania. Ocena dokonywana przez Prezesa UODO w każdym przypadku służy zbadaniu zasadności skierowania pod adresem określonego podmiotu nakazu odpowiadającego dyspozycji art. 58 ust. 2 RODO, służącego przywróceniu stanu zgodnego z prawem w procesie przetwarzania danych - jest więc ona uzasadniona i potrzebna tylko o tyle, o ile nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych istnieją. Tak więc celem postępowania Prezesa UODO w przedmiotowej sprawie było ustalenie, czy w dacie wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione jest to w sposób zgodny z prawem. Za prawidłowe należy zatem uznać działania, podjęte przez organ ochrony danych osobowych, polegające na prostym sprawdzeniu okoliczności wskazanych w skardze, w formie żądania udzielenia informacji od podmiotu zarządzającego danymi, tj. uczestnika postępowania. Z tych też względów uprawnione było umorzenie postępowania administracyjnego w sprawie wszczętej skargą skarżącego. Istotnym w sprawie jest fakt, czego zdaje się nie zauważać skarżący, że Uczelnia nie przetwarza aktualnie danych osobowych skarżącego objętych jego żądaniem z [...] czerwca 2024 r., tj. nie posiada nagrań z przebiegu posiedzenia Rady Wydziału [...] w dniu [...] maja 2021 r., na których to dane osobowe skarżącego zostały utrwalone. Informacja ta została skarżącemu przekazana pismem Uczelni z [...] września 2024 r. i była zgodna z oświadczeniem Uczelni złożonym w toku postępowania administracyjnego zainicjowanego przedmiotową skargą. Bez znaczenia pozostaje zaś przy tym powoływanie się przez skarżącego na zapisy wewnętrznego Regulaminu Rady Wydziału [...] z [...] września 2020 r. Wobec braku ww. nagrań, zawierających dane osobowe skarżącego organ nie mógł podjąć innej decyzji jak umorzyć postępowanie w sprawie wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie bowiem z art. 105 § 1 k.p.a., gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, organ administracji wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. Jak wskazano w zaskarżonej decyzji przedmiot postępowania wiąże się ze stosowaniem przez organ publiczny przepisów materialnego prawa administracyjnego. W doktrynie wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 Kpa, oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks Postępowania Administracyjnego. Komentarz, C. H. Beck, Warszawa 2005, s. 486). Ustalenie przez organ publiczny zaistnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 Kpa, zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, nie ma bowiem w sytuacji zaistnienia tej przesłanki podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku.