II SA/Wa 2047/23

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Sędzia WSA Andrzej Góraj (spr.), Asesor WSA Arkadiusz Koziarski, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 9 września 2024 r. sprawy ze skargi P. J. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] sierpnia 2023 r. nr [...] w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosku 1. uchyla zaskarżoną decyzję; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego P. J. kwotę 200 (słownie: dwieście) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania. Postępowanie w sprawie zainicjowała skarga P. J., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez [...] sp. z o.o. z siedzibą w [...] polegające na przetwarzaniu bez podstawy prawnej danych osobowych P. J. w zakresie jego adresu e-mail oraz nieuwzględnieniu jego sprzeciwu wobec przetwarzania ww. danych. Decyzją z dnia [...] sierpnia 2023r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych odmówił uwzględnienia wniosku. W uzasadnieniu wskazał, ze adres e-mail Skarżącego został pozyskany w dniu [...].12.2017 r. w związku i dla potrzeb zawarcia oraz wykonania umowy deweloperskiej (akt notarialny repertorium [...] nr [...] z dnia [...].12.2017 r.) oraz w dniu [...].03.2019 r. w związku i dla potrzeb prowadzenia zgłoszenia reklamacyjnego. Skarżący w dniu [...].03.2019 r. za pomocą formularza zgłoszenia wad/usterek złożył Spółce reklamację dotyczącą zakupionego lokalu, w którym podał imię, nazwisko, numer telefonu, numer budynku i lokalu oraz adres e-mail: [...] Spółka w dniu [...].04.2019 za pomocą poczty elektronicznej [...] odpowiedziała Skarżącemu na ww. reklamację, jednocześnie wskazując, że nie zasługuje ona na uwzględnienie. Następnie w dniu [...].06.2019 r. Skarżący złożył ponownie reklamację, tym razem za pomocą poczty tradycyjnej. Spółka odpowiedziała na ponowną reklamację za pomocą poczty elektronicznej w dniu [...].07.2019 r., którą nadała również pocztą tradycyjną również odmawiając jej uwzględnienia. [...].08.2019 r. pracownik Spółki wystosował do Skarżącego wiadomość e-mail z prośbą o podanie numeru konta celem przekazania Skarżącemu nadpłaty znajdującej się na rachunku dewelopera, aby zakończyć rozliczenia związane z zawartą umową. W dniu [...].08.2019 r. w odpowiedzi na e-mail Spółki Skarżący skierował do Spółki sprzeciw wobec przetwarzania jego adresu e-mail oraz podał numer konta do rozliczenia, cyt. "(...) i wyrażam sprzeciw co do dalszego przetwarzania mojego adresu e-mail". Spółka uwzględniła żądanie Skarżącego i jak wskazała usunęła przedmiotowy adres e-mail ze swojej bazy, ale Spółka wskazała też, że adres e-mail Skarżącego pozostał w bazie Spółki w zakresie jakim było to uzasadnione interesem prawnym obu stron zawartych umów dotyczących lokalu wobec możliwości kierowania różnych roszczeń o charakterze cywilnoprawnym do czasu ich przedawnienia. Spółka wskazała, że podstawę prawną przetwarzania danych Skarżącego stanowiły: art. 6 ust. 1 lit. a oraz b rozporządzenia 2016/679 w zakresie jakim jest to niezbędne do przeprowadzenia i zakończenia procesów reklamacyjnych oraz usterkowych zgłoszonych przez Skarżącego, jak również art. 6 ust. 1 lit a oraz f rozporządzenia 2016/679 z uwagi na uzasadniony interes prawny Spółki dla potrzeb ewentualnego postępowania dowodowego przed sądami z uwagi na formułowane roszczenia o charakterze cywilnoprawnym. W dalszej części uzasadnienia organ wskazał, że z uwagi na fakt, iż Skarżący zainicjował postępowanie reklamacyjne dotyczące zakupionego lokalu, przyjąć należy, że Spółka przetwarza dane osobowe Skarżącego dla wypełnienia swojego prawnie uzasadnionego interesu. W ocenie organu zebrany materiał dowodowy nie wykazał nadrzędności praw i wolności Skarżącego nad ww. interesem Spółki. Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności organ nie znalazł więc podstaw do stwierdzenia nieprawidłowości w procesie przetwarzania przedmiotowego adresu e-mail przez Spółkę uznając, iż Spółka obecnie przetwarza dane Skarżącego na podstawie art. 6 ust. 1 lit f rozporządzenia 2016/679, tj. w celu ustalenia i obrony przed roszczeniami, w tym postępowania reklamacyjnego dotyczącego lokalu zakupionego przez Skarżącego. Od powyższej decyzji skargę do tut. Sądu wywiódł P. J. zarzucając organowi naruszenie art. 6 ust. 1 lit c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: "RODO") poprzez jego błędną wykładnię i naruszenie art. 57 ust, 1 lit a RODO poprzez niezapewnienie skuteczności przepisów RODO względem przepisów krajowych. W oparciu o powyższe strona wniosła o uchylenie skarżonego rozstrzygnięcia rozwijając swoje twierdzenia w uzasadnieniu skargi. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tj.: Dz. U. z 202 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tj.: Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.- dalej: "P.p.s.a."), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W ramach owej kontroli sąd administracyjny nie przejmuje sprawy administracyjnej do jej końcowego załatwienia, lecz ocenia, nie będąc przy tym związany granicami skargi, czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie naruszono reguł postępowania administracyjnego i czy prawidłowo zastosowano prawo materialne. Sąd uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie uchyla decyzję lub postanowienie w całości albo w części, jeżeli stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego, bądź inne naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 P.p.s.a.). Jednocześnie, stosownie do art. 134 § 1 P.p.s.a. rozstrzygając daną sprawę sąd, co zasady, nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi, może zastosować przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia (art. 135 ustawy P.p.s.a.). Natomiast w razie nieuwzględnienia skargi, sąd skargę oddala odpowiednio w całości albo w części (art. 151 P.p.s.a.). Dokonując kontroli w ramach tak zakreślonej kognicji sądów administracyjnych, Sąd stwierdził, że zaskarżona decyzja podlega uchyleniu albowiem organ nie wyjaśnił wszystkich istotnych dla prawidłowego rozstrzygnięcia okoliczności, co miało wielce istotny wpływ na wynik sprawy. Przechodząc do istoty sprawy, to w jej realiach faktycznych sprowadzała się ona do oceny tego, czy skarżona decyzja administracyjna została wydana po uprzednim przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w sposób odpowiadający wymogom określonym w ustawie Kodeks postępowania administracyjnego. Przypomnieć należy, że organy administracji publicznej w świetle wymogów procedury administracyjnej działają na podstawie przepisów prawa (art. 6 K.p.a.), praworządnie (art. 7 K.p.a.) oraz prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej (art. 8 ust. 1 K.p.a.). Obowiązkiem organów administracji wynikającym z zawartej w art. 7 K.p.a. zasady prawdy obiektywnej, jest dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy. Obowiązek ten jest realizowany dzięki nakazowi wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia przez organy całego materiału dowodowego. Jako dowolne należy traktować ustalenia faktyczne znajdujące wprawdzie potwierdzenie w materiale dowodowym, ale niekompletnym, czy nie w pełni rozpatrzonym. Zarzut dowolności wykluczają dopiero ustalenia dokonane w całokształcie ocenionego materiału dowodowego - art. 80 K.p.a., zgromadzonego i zbadanego w sposób wyczerpujący - art. 77 § 1 K.p.a., a więc przy podjęciu wszelkich czynności niezbędnych dla dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego jako warunku niezbędnego wydania decyzji o przekonującej treści - art. 7 i art. 11 K.p.a. Ponadto, materiał dowodowy zebrany w sprawie powinien być kompletny, tj. dotyczący wszystkich okoliczności faktycznych, które mają znaczenie z punktu widzenia norm prawa materialnego. Obowiązkiem organów administracji jest również wyjaśnienie stronom zasadności przesłanek, którymi kierują się przy załatwianiu sprawy (art. 11 K.p.a.). Wskazane zasady postępowania administracyjnego, w tym i zasadę przekonywania wyrażoną w art. 11 K.p.a., organ realizuje m.in. poprzez prawidłowe, a więc zgodne z art. 107 § 3 K.p.a. uzasadnienie decyzji administracyjnej, załatwiającej daną sprawę administracyjną. Uzasadnienie faktyczne powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Podkreślić należy, że uzasadnienie decyzji, stanowi integralną część decyzji administracyjnej. Sporządzenie go więc w sposób istotnie wadliwy, uniemożliwia zapoznanie się z motywami rozstrzygnięcia. Z treści art. 11 K.p.a. wprost wynika, że organ administracji obowiązany jest do wyjaśnienia stronie zasadności przesłanek, którymi kierował się przy załatwieniu sprawy. Zasada przekonywania nie zostanie zrealizowana, gdy organ nie odniesie się i nie wyjaśni okoliczności istotnych dla danej sprawy lub wypowie się co do nich w sposób niejasny czy niepełny. Zdaniem tut. Sądu, uzasadnienie zaskarżonej decyzji nie odpowiada wymaganiom art. 107 § 3 K.p.a. Spawa niniejsza została rozstrzygnięta przez organ, który bazował na oświadczeniu spółki, iż obecnie przetwarza dane Skarżącego na podstawie art. 6 ust. 1 lit f rozporządzenia 2016/679, tj. w celu ustalenia i obrony przed roszczeniami, w tym postępowania reklamacyjnego dotyczącego lokalu zakupionego przez Skarżącego. Stąd też organ przyjął, że Spółka przetwarza dane osobowe Skarżącego dla wypełnienia swojego prawnie uzasadnionego interesu, a zebrany materiał dowodowy nie wykazał nadrzędności praw i wolności Skarżącego nad ww. interesem Spółki. Powyższych twierdzeń organ nie umotywował jednakże w sposób wystarczający i wyczerpujący. Nie wskazał konkretnie na to, dla wypełnienia jakiego interesu (i to prawnie uzasadnionego) spółka może nadal przetwarzać dane osobowe strony w postaci adresu e-mail. Brak ten jest zaś o tyle istotny gdy weźmiemy pod uwagę kluczową w sprawie zasadę niedopuszczalności nadmiarowego przetwarzania danych osobowych i równie ważny fakt dysponowania przez spółkę tradycyjnym adresem zamieszkania strony. W takiej sytuacji na organie spoczywał jeszcze bardziej wyraźny i doniosły obowiązek wykazania niezbędności przetwarzania adresu e-mail i nadrzędności tego prawa wobec interesów, praw i wolności osoby inicjującej przedmiotowe postępowanie. W szczególności organ nie sprecyzował swego poglądu, czy dalsze przetwarzanie omawianego adresu ma umożliwić spółce kontaktowanie się ze stroną, czy też jest istotne dla celów dowodowych w sytuacji ewentualnego postępowania sądowego dotyczącego rękojmi za wady lokalu. Jeśli organ przyjąłby, że owa istotność związana jest z kontaktami ze stroną , to winien wyjaśnić dlaczego w ocenie Prezesa UODO do takich kontaktów nie jest wystarczający adres tradycyjny. Jeśliby zaś organ przyjął, że istotność związana jest z ewentualnym postępowaniem dotyczącym rękojmi za wady winien wyjaśnić, czy zachodziła możliwość zachowania treści e-maili wymienianych między stronami (a związanymi ze zgłoszonymi wadami) i usunięcia z ich treści spornego adresu e-mail strony. Dopiero rozprawienie się przez Prezesa UODO z powyższymi, kluczowymi dla sprawy problemami, dawałoby tut. Sądowi potencjalną możliwość oceny poprawności wydanego rozstrzygnięcia. Sąd administracyjny rozpoznając skargę na decyzję, nie może przecież domyślać się przyczyn jej wydania. Reasumując, niewykonanie wskazanych powyżej obowiązków stanowi naruszenie prawa procesowego w stopniu mającym istotny wpływ na wynik sprawy, a to z kolei skutkuje koniecznością uchylenia wadliwego w tym zakresie rozstrzygnięcia organu. Jedynie przeprowadzenie postępowania w sposób odpowiadający wymogom prawa, wyjaśnienie w sposób jasny przesłanek określonego sposobu rozpatrzenia twierdzeń strony skarżącej oraz prawidłowe sporządzenie uzasadnienia podjętego rozstrzygnięcia, w ramach którego organ odniesie się do całego zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, wskaże na fakty, które organ uznał za udowodnione, dowody, na których się oparł oraz przyczyny, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej - stanowi o możliwości kwalifikacji działania organu w postępowaniu administracyjnym jako opartego na przepisach prawa, praworządnego, przekonywującego i budzącego zaufanie uczestników postępowania do władzy publicznej. Ponownie rozpoznając sprawę, organ będzie więc zobligowany do usunięcia powyższych braków. W tym stanie rzeczy, z uwagi na wyszczególnione powyżej nieprawidłowości organu w zakresie ustalenia stanu faktycznego sprawy, zgromadzenia i oceny materiału dowodowego sprawy i wyjaśnienia motywów rozstrzygnięcia, Sąd uznał za konieczne uchylenie zaskarżonej decyzji jako istotnie naruszającej art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 K.p.a. w zw. z art. 8, art. 11 i art. 107 § 3 K.p.a. Mając na uwadze powyższe Sąd, uznając że zaskarżona decyzja Prezesa UODO wydana została z naruszeniem w/w przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit c w zw. z lit. a orzekł o jej uchyleniu. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 P.p.s.a.