II SA/Wa 436/22

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Agnieszka Góra-Błaszczykowska (spr.), Sędzia WSA Karolina Kisielewicz, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 21 czerwca 2022 r. sprawy ze skargi G. G. na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] grudnia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania i doręczenia kserokopii akt sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...] 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego G. G. kwotę 100 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania Przedmiotem zaskarżenia było postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej także Prezes, Prezes UODO, PUODO) z dnia [...] grudnia 2021 r., utrzymujące w mocy postanowienie własne z dnia [...] listopada 2021 r. w przedmiocie odmowy wydania i doręczenia kserokopii akt sprawy. Zostało ono wydane w następującym stanie faktycznym: PUODO prowadzi postępowanie administracyjne ze skargi G. G. (zwanego dalej: "skarżącym") na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych. Pismem z [...] października 2021 r. Prezes poinformował skarżącego, że na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego wydana zostanie decyzja administracyjna, jak również o uprawnieniach zagwarantowanych jako stronie tegoż postępowania - w art. 10 § 1 i art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735 ze zm., zwanej dalej: "k.p.a."). W dniu [...] listopada 2021 r. skarżący złożył do Prezesa wniosek o sporządzenie, wydanie i doręczenie kserokopii całości akt przedmiotowej sprawy. Uzasadniając żądanie skarżący wskazał, że nie ma możliwości rzetelnego zapoznania się z materiałem zebranym w aktach sprawy, z uwagi na ograniczenie do 30 minut jego prawa do przejrzenia akt sprawy i sporządzenia z nich notatek, zły stan zdrowia, dużą wadę wzroku i nie korzystaniem z profesjonalnego pełnomocnika, a także znaczną odległością miejsca zamieszkania od siedziby UODO. Jednocześnie skarżący zażądał wskazania przepisu prawa, na podstawie którego na przeglądanie akt jednej sprawy Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przewidział 30 minut. Postanowieniem z [...] listopada 2021 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych odmówił uwzględnienia wniosku podkreślając, że nałożenie na organ administracji obowiązku umożliwienia stronie wglądu do akt sprawy nie oznacza, że organ powinien podjąć wszelkie działania, które pozwolą stronie skorzystać z tego prawa - organ jest bowiem obowiązany i uprawniony podejmować tylko takie działania, na które zezwalają mu przepisy prawa. Natomiast żaden z przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności art. 73 k.p.a., nie może stanowić dla organu administracji publicznej podstawy do przesłania stronie kserokopii akt sprawy w celu umożliwienia zapoznania się z nimi, zaś z wniosku skarżącego wynika żądanie, którego celem jest realizacja przez stronę uprawnień z art. 73 § 1 k.p.a. bez konieczności stawienia się w lokalu organu. Zaniechanie przez skarżącego osobistego wykonania praw określonych w art. 73 § 1 k.p.a. poprzez stawienie się w lokalu organu oraz skierowanie przez niego pod adresem organu ochrony danych osobowych żądania sporządzenia, wydania i doręczenia kserokopii akt sprawy wskazują, że strona dąży w ten sposób do przeniesienia ciężaru, związanego z realizacją swoich praw, na organ administracji. Tymczasem przepisy obowiązującego prawa, przyznając stronie określone uprawnienia, pozostawiają stronie ich wykonanie. A zatem nie może ona skutecznie domagać się od organu administracji przedsięwzięcia dodatkowych czynności służących realizacji jej praw. W konsekwencji Prezes uznał, że wniosek skarżącego o sporządzenie, wydanie i doręczenie kserokopii akt sprawy nie może zostać uwzględniony, ponieważ nie znajduje uzasadnienia w przepisach obowiązującego prawa. W dniu [...] grudnia 2021 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło zażalenie skarżącego. Postanowieniem z [...] grudnia 2021 r. (znak: [...]) Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych utrzymał w mocy postanowienie z [...] listopada 2021 r. (znak: [...]), w którym podtrzymał swoje stanowisko, wyrażone w postanowieniu z dnia [...] listopada 2021 r.. W dniu [...] lutego 2022 r. (data nadania: [...] luty 2022 r.) do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga G. G. na postanowienie z [...] grudnia 2021 r., skierowana do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarżący zarzucił zaskarżonemu postanowieniu: 1. naruszenie prawa materialnego, tj. art. 73 § 1 k.p.a. przez jego błędną wykładnię, polegającą na zawężającym określeniu zakresu uprawnień strony postępowania administracyjnego i pominięciu, iż przewidziany przez ustawodawcę obowiązek współdziałania organu przy wykonywaniu przez stronę uprawnień, przewidzianych w art. 73 § 1 k.p.a., oznaczać może w konkretnej sprawie powinność wykonania kserokopii żądanych przez stronę dokumentów, a konstytucyjne prawo strony dostępu do akt sprawy należy rozumieć szeroko, nie tylko jako prawo do 30 minutowego wglądu w akta sprawy, ale także jako prawo żądania sporządzenia i wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy; 2. naruszenie przepisów postępowania art 7, 8 § 1, 10 § 1, 12 k.p.a., przez nieuwzględnienie przez organ wydający zaskarżone postanowienie, że ograniczenie do 30 minut uprawnień do zapoznania się z całością materiału dowodowego zebranego w aktach sprawy, uniemożliwia pełną i swobodną realizację prawa dostępu do akt postępowania, a nadto odległości miejsca jego zamieszkania od siedziby organu (ok. 410 km, szacunkowy czas dojazdu komunikacją autobusową i pociągami ok. 5 godz.) oraz zły stan zdrowia, jak również nie wykorzystania możliwości uwzględnienia wniosku przy dokonaniu prawidłowej oceny występowania ważnego interesu strony, niewątpliwie miało istotny wpływ na wynik sprawy. Na tych podstawach skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia; zobowiązanie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do uwzględnienia wniosku o sporządzenie i wydanie kserokopii całości akt postępowania; stwierdzenie wydania postanowienia z naruszeniem prawa; zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko, wyrażone w zaskarżonym postanowieniu Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga musiała zostać uwzględniona z uwagi na naruszenie przez organ dyspozycji art. 73 § 1 i 2 k.p.a. Przepis art. 73 k.p.a. ma następujące brzmienie: § 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. § 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. § 1b. Wgląd w akta sprawy w przypadku, o którym mowa w art. 236 § 2, następuje z pominięciem danych osobowych osoby składającej skargę. § 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. § 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Na podstawie art. 74 § 2 k.p.a., odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. W skardze skarżący powołał się na uchwałę NSA z dnia 08.10.2018, wydaną w sprawie I OPS 1/18. Zgodnie z jej treścią, w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. W uzasadnieniu uchwały NSA wyraził pogląd, że odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 k.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie. Tak więc biorąc pod uwagę w.w. poglądy NSA, organ odmawiając uwzględnienia wniosku, powinien wykazać konkretne utrudnienia, wynikające np. z braku potrzebnego sprzętu, dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania, dużego organizacyjnego zaangażowania pracowników. Orzekający w sprawie Sąd dodaje jeszcze, że uprzednio, tj. przed wydaniem postanowienia, organ powinien, stosownie do dyspozycji art.73 § 2 k.p.a., wezwać stronę do wykazania "ważnego interesu" w wydaniu jej kopii akt sprawy. Następnie interes ten powinien zostać oceniony przez organ w świetle jego faktycznych możliwości organizacyjnych, sprzętowych, ilości pracowników i czasu, które musiałyby poświęcić na kserowanie akt oraz objętości akt. Organ powinien również wziąć pod uwagę wyrażone przez NSA w powołanej uchwale zdanie, że "przepis art. 262 § 1 pkt 2 k.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego, poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu". Mając na uwadze powyżej zaprezentowaną wykładnię obowiązujących w sprawie przepisów, Sąd orzekł jak w sentencji na podstawie art.145 § 1 pkt 1 lit c) p.p.s.a., uchylając zaskarżoną decyzję i utrzymaną nią w mocy decyzję. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art.200, 205 i 209 p.p.s.a.