II SA/Wa 826/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Andrzej Góraj (spr.), Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, Asesor WSA Mateusz Rogala, , Protokolant specjalista Monika Gieroń, , po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 3 grudnia 2024 r. sprawy ze skargi [...] z siedzibą w [...] na decyzję Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z dnia [...] kwietnia 2024 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej uchyla zaskarżoną decyzję Decyzją z dnia [...] kwietnia 2024r. Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej odmówił [...] S.A. z siedzibą w W. udostępnienia informacji publicznej przetworzonej w zakresie dokumentacji zgromadzonej przez UKE w ramach umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania na "Zaprojektowanie, budowę, dostarczenie i wdrożenie Rozbudowy Systemu informatycznego pn. Punkt Informacyjny ds. Telekomunikacji oraz świadczenie usług wsparcia, asysty przy zbieraniu danych i rozwoju", znak sprawy [...] (dalej zwana Umową"), w tym: 1. notatki ze spotkań zespołów projektowych; 2. notatki ze spotkań Komitetu Sterującego; 3. protokoły odbioru produktów Umowy wraz z rejestrami uwag Zamawiającego zgłoszonych do produktów w procesie odbioru. W uzasadnieniu wskazał, że w/w dane żądane przez stronę wnioskiem z [...] marca 2024r. modyfikującym wniosek z [...] lutego 2024r. stanowią informację publiczną przetworzoną. W chwili wydawania decyzji nie istnieje ona bowiem w formie żądanej przez wnioskodawcę a nadto jej wytworzenie będzie czasochłonne. Rozwijając ów pogląd organ dodał, że : "udostępnienie informacji publicznej żądanej we Wniosku wymaga podjęcia stosownych czynności analitycznych oraz działań organizacyjnych, w tym angażowania środków osobowych, które zakłócają normalny tok realizacji ustawowych zadań nałożonych na podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej. (...)Umowa była realizowana przez okres kilkunastu miesięcy. W czasie jej trwania odbył się szereg różnego rodzaju spotkań projektowych, których przebieg oraz podsumowania były dokumentowane w postaci wielu notatek projektowych. Notatki ze spotkań co prawda mają charakter informacji prostych, ale z uwagi na okres realizacji Umowy, a tym samym na ilość wytworzonych dokumentów o charakterze jw. (...) Organ w celu realizacji Wniosku zobowiązany byłby zatem zgromadzić szereg informacji, by następnie dokonać ich przetworzenia w taki sposób, by odpowiadał kryteriom z Wniosku. W pierwszym kroku organ musiałby zidentyfikować/zgromadzić, zaś potem wyodrębnić nie tylko z systemów wewnętrznych i zasobów sieciowych, lecz także z systemów zewnętrznych wykorzystywanych do współpracy z Wykonawcą w czasie realizacji projektu dokumenty, a następnie odpowiednio je przetworzyć, w tym dokonać szczegółowej analizy informacji zawartych w dokumentach, a następnie je odpowiednio zestawić tak, by odpowiadały kryteriom wskazanym we Wniosku. (...) przez cały okres realizacji Umowy odbyło się szereg spotkań projektowych, w tym między innymi cyklicznych spotkań statusowych oraz spotkań Komitetu Sterującego, których przebieg oraz podsumowanie były dokumentowane w postaci notatek. Ponadto odbiorowi podlegało szereg produktów Umowy, gdzie każda czynność odbiorowa potwierdzana była protokołem odbioru. Aby udostępnić żądaną informację, konieczne jest nie tylko zidentyfikowanie, zgromadzenie, zestawienie wg wskazanych we Wniosku kryteriów, a następnie ich zeskanowanie i przesłanie dokumentów, co z uwagi na ich sumę i tak byłoby procesem długotrwałym i w znacznym stopniu wymagającym zaangażowania pracowników Urzędu, ale konieczne jest również poddanie wszystkich tych dokumentów niezbędnej analizie, w tym biorąc pod uwagę charakter realizowanej Umowy, analizie związanej z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa i integralności narzędzia, jakim jest Punkt Informacyjny ds. Telekomunikacji przed ingerencją tak wewnętrzną, jak i zewnętrzną.(...) Wytworzenie informacji, których udostępnienia żąda Strona we Wniosku, wymagałoby bowiem od Prezesa UKE takiego zaangażowania pracowników UKE, które (z powodu ww. dużego wymaganego nakładu czasu i pracy) zakłócałoby prawidłowe funkcjonowanie UKE i realizowanie ustawowych zadań Prezesa UKE. Wyselekcjonowanie informacji żądanych przez Wnioskodawcę wymagałoby zaangażowania dodatkowych zasobów osobowych i w konsekwencji mogłoby zakłócić tok pracy odpowiedniej komórki organizacyjnej UKE, z uwagi na konieczność dokonania przetworzenia informacji przez pracowników". Od powyższej decyzji skargę do tut. Sądu wywiodła firma [...]S.A. z siedzibą w W. wnosząc o jej uchylenie. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: zgodnie z treścią przepisu art.1 par. 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr.153, poz.1269 z późn. zm.) Sąd Administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem skarżonej decyzji administracyjnej. Jest więc to kontrola legalności rozstrzygnięcia zapadłego w postępowaniu administracyjnym, z punktu widzenia jego zgodności z prawem materialnym i procesowym. Oceniając przedmiotową decyzję według powyższych kryteriów, uznać należy, iż powinna zostać wyeliminowana z obrotu prawnego jako wadliwa. W pierwszym rzędzie należało wyjaśnić, iż co do zasady adresat wniosku jest podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej a żądane dane miały taki charakter. Powyższe nie było z resztą kwestionowane na żadnym etapie postępowania. Istota sprawy w niniejszym postępowaniu sprowadzała się do oceny tego, czy organ w sposób wyczerpujący uzasadnił swoje rozstrzygnięcie. Ocenę ową należało oczywiście zacząć od kluczowej dla sprawy materii tj. kwestii tego, czy żądana informacja ma charakter przetworzony. Skoro zaś, pytany organ przyjął, że o przetworzonym charakterze żądanej informacji przesądza przede wszystkim znaczna pracochłonność przy wykonywaniu pracy związanej z jej udostępnieniem, to od zbadania tej przesłanki należało rozpocząć ocenę skarżonego aktu. Co się tyczy materii pracochłonności przy udzielaniu informacji to decyzja w której organ powołuje się na taką okoliczność powinna szczegółowo wskazywać na pełne ustalenia stanu faktycznego, z których powinno wynikać, jakie dokładnie czynności i obejmujące jaki zakres działań, oraz w odniesieniu do ilu dokumentów, konieczne są do podjęcia, aby udostępnić żądaną informację publiczną. Jeśli w ocenie organu dla wyszukania danych niezbędnych do udzielenia odpowiedzi konieczne będzie np. przejrzenie określonej liczby dokumentów czy akt spraw, należy wskazać, ile takich dokumentów czy akt spraw wymaga przejrzenia. Twierdzenie, że żądana we wniosku informacja publiczna stanowi informację przetworzoną wymaga dokonania przez organ pełnej oceny, która to ocena nie może być dowolna. Ewentualne ustalenie organu, że wykonanie zadania w postaci udostępnienia żądanych danych zakłóci jego funkcjonowanie, wymagać będzie wyczerpującego uzasadnienia z wykazaniem m.in. tego, jaka (choćby w przybliżeniu) liczba pracowników zostałaby przez organ skierowana do wykonania tego zadania i przez jaki czas. W ocenie tut. Sądu realia faktyczne niniejszej sprawy świadczą o tym , że organ nie podołał obowiązkowi wykazania powyższych okoliczności. Przede wszystkim adresat wniosku inicjującego przedmiotowe postępowanie nie udowodnił (ani nawet nie uprawdopodobnił) by udzielenie żądanej informacji musiało się wiązać z pracami na tyle czasochłonnymi, by destabilizowały pracę organu. Nie podał bowiem (nawet w przybliżeniu) tego, przez jak długi czas realizowano umowę objętą przedmiotem zainteresowania wnioskodawcy, ile spotkań projektowych i spotkań Komitetu Sterującego odbyto w trakcie realizacji umowy (względnie z jaką częstotliwością odbywały się owe spotkana w cyklu np. tygodniowym, miesięcznym lub kwartalnym), jaka ilość produktów podlegała odbiorowi który został potwierdzony konkretnym protokołem odbioru. Organ nie podał też tego, w jakiej dokumentacji biurowej znajdują się dane niezbędne dla udzielenia żądanej informacji (czy jest to dokumentacja papierowa czy też sporne dane są zdigitalizowane i zgrupowane w systemie komputerowym o określonych cechach). Jest to zaś o tyle istotne w realiach niniejszej sprawy, że niektóre systemy informatyczne posiadają tego rodzaju funkcjonalność, która umożliwia łatwe wyodrębnienie konkretnych danych przy zastosowaniu odpowiednich filtrów (np. dotyczących nadawcy, odbiorcy czy przedmiotu). W skarżonej decyzji organ nie sprecyzował także tego, jaka ilość pracowników i przez jak długi czas musiałaby pracować nad realizacją spornego wniosku, jak też nie sprecyzowano tego, czy odpowiedz na wniosek przygotowywaliby pracownicy zatrudnieni w komórce zajmującej się m.in. udostępnianiem informacji publicznej (jeśli oczywiście taka komórka organizacyjna istnieje w strukturze pytanego podmiotu), czy też byliby to pracownicy zatrudnieni w innych działach i zajmujący się innymi obowiązkami służbowymi. Bez przybliżenia przywołanych okoliczności niemożliwym było dokonanie rzetelnej oceny omawianej materii czasochłonności. To zaś autor decyzji musi wykazać, lub choćby uprawdopodobnić postawioną przez siebie tezę. Tylko wtedy Sąd administracyjny będzie posiadał konkretny materiał nadający się do oceny. Tego jednakże zabrakło w skarżonej decyzji. Jej uzasadnienie w omawianej części ma charakter wielce ogólnikowy i nie zawierający szczegółowego nawiązania do materii niniejszej sprawy. Organ w zdecydowanej większości uzasadnienia ograniczył się do przywołania tez z orzecznictwa Sądów administracyjnych. Konkretyzację swoich twierdzeń podsumowywał zaś wyłącznie przy użyciu określenia "szereg spotkań" czy "szereg produktów". Podsumowując materię potencjalnej pracochłonności przy realizacji spornego wniosku nie posłużył się tez stwierdzeniem stanowczym a użył określenia "mogłoby zakłócić tok pracy odpowiedniej komórki organizacyjnej UKE". Rekapitulując, uzasadnienie skarżonej decyzji jawiło się jako niespełniające minimalnych wymogów opisanych w art.107 K.p.a. Zawierało bowiem w dużej mierze poglądy orzecznictwa i judykatury (z którymi co do zasady tut. Sąd się zgadza), ale których organ nie osadził szczegółowo w realiach faktycznych niniejszej sprawy. Z uwagi na powyżej stwierdzone braki, które uniemożliwiały Sądowi weryfikację twierdzenia o przetworzonym charakterze żądanej informacji, przedwczesnym było odnoszenie się do problematyki istnienia szczególnie istotnego interesu przemawiającego za udostępnieniem informacji przetworzonej. Do czasu bowiem skutecznego udowodnienia przez organ tezy, o posiadaniu przez żądane dane tego typu charakteru, nie zachodzi faktyczna konieczność wykazywania przez wnioskodawcę, że po jego stronie istnieje szczególnie istotny interes przemawiający za udostępnieniem informacji przetworzonej. W tym stanie sprawy, Wojewódzki Sad Administracyjny w Warszawie orzekł jak w sentencji wyroku na podstawie art.145 par.1 pkt.1c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz.1270 z późn. zm.) Ponownie rozpoznając sprawę organ będzie zobowiązany do szczegółowego i wnikliwego zbadania wniosku strony z uwzględnieniem uwag poczynionych w niniejszym uzasadnieniu.