II SAB/Wa 276/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Antoniuk, Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak (spr.), , , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 12 czerwca 2025 r. sprawy ze skargi K. N. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz K. N. sumę pieniężną w wysokości 500 (słownie: pięćset) złotych. K. N. (dalej, jako: skarżący) wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej, jako: organ lub PUODO) w przedmiocie skargi z dnia [...] kwietnia 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Skarżący wskazał, że w dniu [...] kwietnia 2024 r. złożył skargę na nielegalne przetwarzanie jego danych osobowych przez Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Siewierzu. W dniu [...] lipca 2024 r. – na żądanie organu – sprecyzował skargę. Skarżący po tym czasie wniósł ponaglenie do PUODO jednak nie przyniosło to skutku. Organ nie wydał rozstrzygnięcia. Zdaniem skarżącego w sprawie nastąpiła przewlekłość, organ nie przedłużał terminu załatwienia sprawy, nie informował skarżącego o powodach opóźnienia w jej załatwieniu. Z uwagi na powyższe skarżący wniósł o stwierdzenie, że organ dopuścił się przewlekłości w sprawie, stwierdzenie, że przewlekłość miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa oraz zasądzenie na rzecz skarżącego sumy pieniężnej w kwocie 2000 złotych. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Organ wskazał, że do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] kwietnia 2024 r. wpłynęła skarga K. N. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Siewierzu. W dniu [...] czerwca 2024 r. skarżący skierował do organu pismo zatytułowane "Ponaglenie", w którym odniósł się do skargi z dnia [...] kwietnia 2024 r., wskazując na przewlekłość w postępowaniu. Pismem z dnia [...] lipca 2024 r. PUODO w trybie art. 64 § 2 K.p.a. wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych złożonej skargi. Pismem z dnia [...] lipca 2024 r. skarżący uzupełnił braki formalne skargi. Następnie pismami z dnia [...] października 2024 r. PUODO wszczął postępowanie wyjaśniające i zwrócił się do OPS w Siewierzu o ustosunkowanie się do zarzutów skargi i złożenie wyjaśnień w sprawie. Pismem z tego samego dnia organ poinformował skarżącego o wszczęciu postępowania administracyjnego w związku z jego skargą. Pismem z dnia 9 lutego 2025 r. skarżący za pośrednictwem Prezesa UODO złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na przewlekłość postępowania w niniejszej sprawie. W ocenie PUODO skarga jest bezzasadna. Organ wskazał na uregulowania art. 35-37 K.p.a. oraz art. 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), dalej, jako RODO, i uznał, że podjął w tej sprawie czynności niezwłocznie w określonym w art. 78 ust. 2 RODO terminie. PUODO podniósł, że datą wszczęcia postępowania administracyjnego na żądanie strony jest dzień doręczenia organowi administracji publicznej żądania spełniającego wymagania z art. 63 § 2 K.p.a. Nadto na PUODO spoczywa statuowany w art. 77 K.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości organu musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Organ wskazał, że w żadnym razie nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie. Przeciwnie - organ do spraw ochrony danych osobowych przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Prowadzenie postępowania administracyjnego jest zależne od konkretnych okoliczności sprawy. Gdy strona wraz z żądaniem wszczęcia postępowania przedstawia określone dowody, to konieczna jest weryfikacja tych dowodów oraz ocena ich kompletności i wiarygodności. Działania podejmowane przez PUODO miały na celu fachowe i wnikliwe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. W ocenie organu przedmiotowej sprawy nie można uznać za sprawę nieskomplikowaną. Postępowania przed organem właściwym do spraw ochrony danych osobowych, w tym także przedmiotowa sprawa, charakteryzują się skomplikowanym charakterem, wymagają wnikliwej analizy zarzutów i wyjaśnień składanych w odpowiedzi na wezwania organu, a także wnikliwej analizy przepisów i ich zastosowania do ustalonego w sprawie stanu faktycznego. W postępowaniach tych, w przeciwieństwie do innych postępowań administracyjnych, niemożliwym jest wydanie rozstrzygnięcia bez wezwania podmiotu skarżonego o wyjaśnienia, ponieważ organ zobowiązany jest zgromadzić wewnętrznie spójny i wystarczający do wydania decyzji materiał dowodowy, co konieczne było także w przedmiotowej sprawie. Zważając na powyższe w okolicznościach niniejszej sprawy nie można zarzucić PUODO przewlekłości oraz bezczynności. Wbrew zatem twierdzeniom skarżącego, kolejne czynności w sprawie podejmowane były przez organ niezwłocznie z uwzględnieniem ciążących na organie obowiązków wynikających z przepisów K.p.a. Ponadto organ z uwzględnieniem specyfiki i stopnia skomplikowania przedmiotowej sprawy przekazywał skarżącemu informacje o postępach w jej prowadzeniu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga jest zasadna. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, sprawowaną pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje między innymi orzekanie w sprawach skarg na przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4 P.p.s.a. w tym aktów i czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Wyjaśnić również należy, że celem skargi na przewlekłość organu administracji publicznej jest zwalczanie opieszałości w załatwianiu sprawy administracyjnej. Przy badaniu zasadności skargi nie ma istotnego znaczenia z jakich powodów określony akt czy czynność została dokonana przez organ opieszale. Z uwagi na to, że przedmiotem złożonej skargi jest przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 119 pkt 4 P.p.s.a. W myśl bowiem tego przepisu, a także art. 120 P.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym Sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. Skarga na przewlekłość może być wniesiona po upływie terminu przewidzianego do załatwienia sprawy, po wyczerpaniu środków zaskarżenia. Skarga spełnia wymogi formalne, wniesiona została bowiem po wyczerpaniu przysługującego środka zaskarżenia – ponaglenia – pisma z dnia [...] czerwca 2024 r. – a także nie została obwarowana ograniczeniem w zakresie terminu jej wniesienia. Zgodnie z art. 149 § 1 P.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a P.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 P.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. Stosownie do treści art. 12 K.p.a., organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Zasada szybkości postępowania wyrażona w ww. przepisie - ściśle związana z regulacjami zawartymi w art. 35-38 K.p.a. - nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązkiem organu dokładnego wyjaśnienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywatela. Zgodnie z art. 35 § 1 K.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 K.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Przepis art. 37 § 1 pkt 2 K.p.a. wprost stanowi, że przewlekłość ma miejsce, gdy postepowanie jest prowadzone dłużej niż to jest niezbędne do załatwienia sprawy. Od dnia [...] maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz RODO - które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez PUODO, stosuje się przepisy K.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o. W myśl natomiast do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści tego przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował"). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej (por. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn.. akt III OSK 1959/22, wyrok NSA z dnia 7 lipca 2023 r., sygn. akt III OSK 4754/21). W ocenie Sądu, powyższe świadczy o tym, że art. 78 ust. 2 RODO określa graniczny termin rozpoznania skargi przez organ nadzorczy. Jak wynika z akt sprawy skarżący w dniu [...] kwietnia 2024 r. złożył do PUODO skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jego danych osobowych. Skarga została wniesiona za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pomimo tego organ pozostał bierny, co skutkowało wniesieniem przez skarżącego ponaglenia pismem z dnia [...] czerwca 2024 r. Zauważyć trzeba, iż już na tym etapie PUODO pozostawał bezczynny blisko 2 miesiące, nie pojął jakiejkolwiek aktywności w związku ze złożoną przez skarżącego skargą. Pierwszą aktywność organ podjął w piśmie z dnia [...] lipca 2024 r., w którym wezwał skarżącego – w trybie art. 64 § 2 K.p.a. – do uzupełnienia braków formalnych skargi z dnia [...] kwietnia 2024 r. Skarżący braki te uzupełnił już w dniu [...] lipca 2024 r. jednakże PUODO w dalszym ciągu nie podjął żadnych czynności aż do dnia [...] października 2024 r. kiedy to zwrócił się do Ośrodka Pomocy Społecznej w Siewierzu o złożenie wyjaśnień w sprawie. Skarżony organ (OPS w Siewierzu) udzielił wyjaśnień w piśmie z dnia [...] października 2024 r. lecz również i po tym fakcie PUODO nie podjął żadnych czynności procesowych. Organ wydał decyzję w dniu [...] maja 2025 r., a więc już po wniesieniu przez skarżącego skargi do sądu na przewlekłość postępowania (skarga z dnia [...] lutego 2025 r.). W świetle powyżej przedstawionego stanu faktycznego, nie sposób przyjąć, iż organ dotrzymał trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO. Biorąc pod uwagę, że skarga skierowana do PUODO drogą elektroniczną wpłynęła w dniu [...] kwietnia 2024 r., to postępowanie w sprawie powinno zakończyć się do [...] lipca 2023 r. Jeżeli nawet organ uznałby, że sprawa wymaga przeprowadzenia szczegółowego postępowania wyjaśniającego, winien każdorazowo zawiadomić o tym stronę, podając przyczynę zwłoki oraz wskazać jej termin załatwienia sprawy wynikający z przepisów K.p.a., czego w tej sprawie nie uczynił. W ocenie Sądu, organ dopuścił się przewlekłości w prowadzonym postępowaniu albowiem podejmował w sprawie czynności opieszale i nieefektywnie, bowiem wyraźnie zauważalne są przestoje w działaniach organu, czynności podejmowane było w dużych odstępach czasu. Nie sposób zatem mówić w tym przypadku o efektywnym prowadzeniu przez PUODO postępowania. W kontrolowanej sprawie nastąpiły znaczne bo aż trzy-miesięczne okresy przewlekłości, a decyzja wydana została po niemal 11 miesiącach od dnia złożenia skargi, a po niemal 7 miesiącach od ostatniej aktywności organu udokumentowanej w aktach sprawy (czyli od [...] października 2024 r.). W świetle powyższego, Sąd orzekł, iż przewlekłe prowadzenie postępowania przez PUODO miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak wskazał NSA w wyroku z dnia [...] stycznia 2025 r., sygn. akt [...], rażącym naruszeniem prawa jest stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań oraz bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Taka sytuacja ma miejsce, gdy w sposób jednoznaczny i znaczący doszło do przekroczenia terminów określonych przepisami prawa na dokonanie danej czynności, a zarazem nie zachodzą okoliczności ekskulpujące bezczynność (przewlekłość). Według Sądu, zaistniałe w przedmiotowej sprawie okresy bierności PUODO należy uznać za kwalifikowaną postać przewlekłości z uwagi na znaczne i niezaprzeczalne opóźnienie w podejmowanych czynnościach, pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. Odnosząc się do wniosku o przyznanie sumy pieniężnej od organu Sąd wskazuje, że zgodnie z art. 149 § 2 P.p.s.a. przyznanie sumy pieniężnej od organu oraz wymierzenie grzywny organowi jest uprawnieniem dyskrecjonalnym Sądu. Te dodatkowe środki służą wzmocnieniu instytucji przeciwdziałających bezczynności oraz przewlekłemu prowadzeniu postępowania, ich celem jest zatem w pierwszej kolejności zdyscyplinowanie organu do załatwienia sprawy. Instytucja sumy pieniężnej ma ponadto charakter kompensacyjny, chodzi o rodzaj zadośćuczynienia wnioskodawcy za oczekiwanie na rozstrzygnięcie sprawy. Biorąc pod uwagę okoliczności związane z prowadzeniem sprawy oraz fakt, iż ostatecznie decyzja w tej sprawie została wydana, zdaniem Sądu, zachodzą przesłanki do zrekompensowania skarżącemu w formie pieniężnej czasu oczekiwania na rozstrzygnięcie poprzez zasądzenie sumy pieniężnej w kwocie 500 złotych. Mając powyższe na względzie, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając w oparciu o art. 149 § 1 pkt 3, art. 149 § 1a oraz art. 149 § 2 P.p.s.a. orzekł, jak w sentencji wyroku.