II SAB/Wa 407/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Sędzia WSA Andrzej Góraj (spr.), Sędzia WSA Joanna Kube, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 października 2025 r. sprawy ze skargi K. N. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] lipca 2024 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania nie miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. oddala skargę w pozostałym zakresie. W dniu [...] lipca 2024 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej jako: "organ" lub "Prezes UODO") wpłynęła skarga K. N. (dalej jako: strona skarżąca lub skarżący) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Szpital Powiatowy w [...] przy ul. [...] (dalej: Szpital), polegające na udostępnieniu danych Skarżącego na rzecz Ośrodka Pomocy Społecznej w [...]. Pismem z [...] lipca 2024 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej również Prezes UODO lub Prezes Urzędu) w trybie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572; dalej: k.p.a.), wezwał Skarżącego do uzupełnienia braków formalnych złożonej skargi. Dnia [...] lipca 2024 r. Skarżący uzupełnił braki formalne skargi. Dnia [...] lipca 2024 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącego o wszczęciu postępowania i czynnościach podjętych w sprawie oraz na podstawie art. 63 § 2 k.p.a. zwrócił się do niego o doprecyzowanie żądania. Jednocześnie tego samego dnia Prezes UODO zwrócił się do Szpitala o złożenie wyjaśnień w sprawie. Dnia [...] lipca 2024 r. Skarżący odpowiedział na wezwanie Prezesa UODO z [...] lipca 2024 r., nie udzielając jednak odpowiedzi na pytanie, czy żąda także wszczęcia postępowania w przedmiocie niespełnienia wobec niego obowiązku informacyjnego z art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119z4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35; dalej: RODO). Wobec powyższego pismem z [...] września 2024 r. Prezes Urzędu, działając na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., pozostawił bez rozpoznania podanie Skarżącego w zakresie niespełnienia wobec niego obowiązku informacyjnego z art. 15 ust 3 RODO. W dniu [...] września 2024 r. Skarżący zwrócił się o przywrócenie terminu i wniósł o wszczęcie postępowania wobec Szpitala w przedmiocie niespełnienia wobec niego obowiązku informacyjnego z art. 15 ust 3 RODO. Pismem z [...] lipca 2024 r. (wpływ do Urzędu [...] sierpnia 2024 r.) Szpital odniósł się do skargi Skarżącego i przedstawił wyjaśnienia w sprawie. Dnia [...] września 2024 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Szpitala o uzupełnienie braków formalnych złożonych wyjaśnień. Szpital uzupełnił braki [...] września 2024 r. W dniu [...] lutego 2025 r. Skarżący za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na przewlekłość postępowania w sprawie z jego skargi z [...] lipca 2024 r. Dnia [...] lutego 2025 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przekazał do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ww. skargę na przewlekłość wraz z odpowiedzią w której zwrócił uwagę na brak upomnienia. Dnia [...] kwietnia 2025 r. Skarżący złożył ponaglenie i jednocześnie ponowną skargę na przewlekłość postępowania wnosząc o stwierdzenie przewlekłości mającej miejsce z rażącym naruszeniem prawa, zasądzenie od organu kwoty 2000 zł. i o zwolnienie z opłaty od skargi. Skarżący oraz Szpital, zostały poinformowane pismem z [...] kwietnia 2025 r. że w niniejszej sprawie zebrany został materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji, która ostatecznie została wydana w dniu [...] września 2025r. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu wyjaśnił, że jest zobowiązany do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, co wymaga zebrania materiału dowodowego, przede wszystkim w postaci wyjaśnień od skarżonych podmiotów, gdyż wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa Urzędu musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. W dniu [...] września 2025r. organ wydał w sprawie decyzję. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) oraz art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. W myśl art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Stosownie do treści art. 119 pkt 4 i art. 120 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. W myśl art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organów w przypadkach określonych w pkt 1 - 4a tego przepisu, tj. w sytuacjach, gdy organ ma obowiązek wydać decyzję administracyjną, postanowienie w postępowaniu administracyjnym, egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służą odwołanie bądź zażalenie, inne akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (...) oraz pisemne interpretacje przepisów prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, opinie zabezpieczające i odmowy wydania opinii zabezpieczających. Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4: 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (§ 1a). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w §1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. W myśl art. 53 § 2b p.p.s.a. skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. Stosownie do art. 37 § 1 pkt 1 i 2 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli: nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność) bądź jeżeli postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Ponaglenie, o którym mowa we wskazanym przepisie, równoznaczne jest ze środkiem zaskarżenia i spełnia kryterium "wyczerpania środków zaskarżenia" w rozumieniu art. 52 § 2 p.p.s.a. Z treści tego przepisu wynika zatem, że uprzednie ponaglenie stanowi niezbędny warunek złożenia skargi do sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W niniejszej sprawie powyższy warunek został spełniony, bowiem w sprawie objętej przedmiotową skargą strona skarżąca wystąpiła do Prezesa UODO z ponagleniem na niezałatwienie sprawy w terminie. Mając na uwadze przywołane przepisy prawa Sąd stwierdził, że badana skarga jest dopuszczalna, a także merytorycznie uzasadniona. Bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania zachodzi wówczas, gdy zwłoka w rozpoznaniu sprawy przez organ przekracza rozsądne granice i nie znajduje uzasadnienia w obiektywnych okolicznościach sprawy. Powyższe pojęcia obejmują zatem opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Ocena, czy postępowanie trwa dłużej niż to konieczne powinna być dokonywana na podstawie analizy charakteru podejmowanych czynności, jak i stanu faktycznego sprawy (por. wyrok NSA z dnia 5 lipca 2012 r. sygn. akt II OSK 1031/12; postanowienie NSA z dnia 26 lipca 2012 r. sygn. akt II OSK 1360/12; publ. CBOSA). Z art. 78 ust. 2 RODO (który to przepis stanowi lex specialis wobec regulacji art.35 k.p.a.) wynika, że bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Przepis ten pozostaje w związku z art. 77 ust. 2 i art. 57 ust. 1 lit. f ww. rozporządzenia, w których jest mowa o informowaniu skarżącego - w rozsądnym terminie - o postępach i wynikach prowadzonych postępowań, w szczególności jeżeli niezbędne jest dalsze prowadzenie postępowań lub koordynacja działań z innym organem nadzorczym. Biorąc pod uwagę utartą w sprawach tego rodzaju linię orzeczniczą Naczelnego Sądu Administracyjnego, że norma art. 78 ust. 2 RODO w pierwszej kolejności odnosi się do rozpoznania skargi i musi być traktowana jako norma szczególna w rozumieniu art. 35 §.4 k.p.a. uznać należało, że organ procedując naruszył regulację omawianego przepisu art. 78 ust. 2 RODO. Co prawda w początkowej fazie postępowania organ podejmował czynności w rozsądnych terminach, jednakże z akt sprawy nie wynika, by od dnia [...] września 2024 r. –kiedy to organ otrzymał od Szpitala uzupełnienie braków, do dnia [...] kwietnia 2025r. – kiedy to organ powiadomił strony o zebraniu materiału wystarczającego do rozstrzygnięcia sprawy, organ podejmował jakiekolwiek czynności zmierzające do załatwienia sprawy. Odnosząc się do w/w okresu pamiętać należy jedynie o tym, że do jego długości przyczyniła się także strona skarżąca wywodząc skargę do Sądu bez uprzedniego zgłoszenia upomnienia, co bez wątpienia musiało absorbować czas organu i odrywało od merytorycznego rozpoznawania skargi. Jako wykraczający poza rozsądne granice rozpoznawania sprawy należało też uznać czas pomiędzy w/w dniem [...] kwietnia 2025r. a [...] września 2025r. kiedy to wydano decyzję. W tym okresie również brak jest danych świadczących o tym, by organ podejmował jakiekolwiek działania zmierzające do merytorycznego zakończenia postępowania. W świetle powyższych okoliczności należy stwierdzić, że Prezes UODO procedując w sprawie, nie dochował terminu z art. 78 ust. 2 RODO w związku z czym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 orzekł jak w punkcie 1 sentencji wyroku. Skoro bowiem na dzień orzekania w obrocie prawnym funkcjonowało już rozstrzygnięcie kończące sprawę, nie istniała podstawa do zobowiązania organu do jego wydania. Długość okresów przewlekłości, jak też przyczynienie się do wydłużenia tych terminów przez stronę (w/w materia przedwczesnego wywiedzenia pierwszej skargi na bezczynność) świadczy zaś w ocenie tut. Sądu o tym, że prowadzenie postępowania przez organ charakteryzowało się przewlekłością nie mającą cechy rażącego naruszenia prawa - o czym orzeczono w pkt. 2 wyroku na podstawie art. 149 § 1a p.p.s.a. W tym zakresie przychylić należało się do wyjaśnień organu zawartych w odpowiedzi na skargę, iż długość trwania postępowania nie miała charakteru intencjonalnego i nie wynikała z jego złej woli. Jej powodem był zaś skomplikowany charakter sprawy, konieczność dokładnego zebrania i przeanalizowania obszernego materiału dowodowego jak i fakt, że organ jest jedynym w całej Polsce organem rozpoznającym sprawy z zakresu ochrony danych osobowych co powoduje jego wielkie obciążenie pracą. Konsekwentnie do rozstrzygnięcia zawartego w pkt. 2 wyroku Sąd administracyjny nie mógł uwzględnić żądania przyznania stronie skarżącej sumy pieniężnej. Z tego też powodu Sąd w pkt.3 wyroku zawarł rozstrzygnięcie oparte na normie art. 151 p.p.s.a.